1 .7Kết cấu khóa luận
2.1 .2Khái niệm về quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
3.3 Phân tích thực trạng quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng ống
3.3.1 Thực trạng việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu ống thép
không gỉ của công ty cổ phần quốc tế Sơn Hà
Theo kết quả phỏng vấn các nhân viên tại bộ phận XNK phịng kinh doanh cơng nghiệp của cơng ty Sơn Hà, cho thấy các hợp đồng xuất khẩu được ký kết bởi các nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu, thì việc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát điều hành bởi chính họ. Cịn đối với những hợp đồng mà Ban giám đốc cơng ty ký thì sẽ được phân cơng xuống từng phịng ban và trưởng phịng sẽ là người chịu trách nhiệm thực hiện.
Chuẩn bị lập kế hoạch
Sau khi tiến hành ký kết hợp đồng thì nhân viên kinh doanh XNK phịng KDCN sẽ bắt đầu vào công tác thu thập và phân tích thơng tin về đối tác, thị trường Brazil, và các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện, nội dung các điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu. Từ đó xem xét và đánh giá thơng tin về đối tác sau khi đã phân tích. Mà các thơng tin này có được là chủ yếu đến từ quá trình thực hiện đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu ống thép không gỉ với đối tác Brazil, cùng với kinh nghiệm có được trong q trình hợp tác lâu năm.
Để lập được kế hoạch tốt hơn thì nhân viên XNK phịng KDCN còn đánh giá cả khả năng cung cấp nguyên vật liệu từ phòng vật tư để xác định số lượng nguyên liệu còn là bao nhiêu, cần mua là bao nhiêu để sản xuất đủ lượng hàng mà đối tác Brazil đã đặt hàng.
Tiến hành lập kế hoạch
Từ công tác chuẩn bị lập kế hoạch các nhân viên tiến hành lập kế hoạch bao gồm các công việc cần làm, thời điểm tiến hành, kết thúc, cách thức thực hiện và phân bổ nguồn lực để thực hiện công việc.
Đầu tiên là lập kế hoạch sản xuất ống thép không gỉ bao gồm các điều kiện sau: Số lượng là bao nhiêu ống, sản lượng bao nhiêu tấn, chủng loại ống, kích thước của ống, thời gian bắt đầu sản xuất và thời gian hồn thành để giao hàng.
Về bao bì và đóng gói sản phẩm: Do đặc thù của mặt hàng là ống thép nên sản phẩm được bó lại từng bó và đóng vào từng container do đó nhân viên XNK phịng KDCN sẽ lên kế hoạch về số lượng container để đóng đủ lơ hàng và thời gian đóng hàng lên container.
Kế hoạch kiểm tra hàng hóa: Do bộ phận kiểm tra chất lượng thực hiện, chất lượng của ống thép không gỉ sẽ được kiểm tra cẩn thận trong cả quá trình sản xuất và kiểm tra chất lượng ống sau khi sản xuất xong. Kiểm tra xem ống đã đạt tiêu chuẩn quy định và tiêu chuẩn về kích thước cũng như bề dày của ống mà đối tác Brazil yêu cầu hay chưa. Bên cạnh việc kiểm tra chất lượng còn phải kiểm tra cả về
bảo cho việc đóng bó ống thép được thực hiện chính xác hơn và tránh những sai xót gặp phải trong q trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Cịn bộ phận XNK sẽ kiểm tra quy cách bó ống thép và đóng từng bó ống thép lên container, mã ký hiệu trước khi vận chuyển ống thép ra cảng Hải Phòng để giao hàng.
Các kế hoạch về làm thủ tục hải quan, giao hàng và thanh toán phụ thuộc vào thời gian nhà nhập khẩu Brazil yêu cầu ở mỗi hợp đồng. Tiến hành các công việc này do các nhân viên phịng XNK thực hiện.
Trình duyệt kế hoạch
Kế hoạch sau khi được các nhân viên phòng KDCN lập xong sẽ được trình lên Ban giám đốc của cơng ty, giám đốc sẽ xem xét yêu cầu sửa đổi và bổ sung kế hoạch, sau đó ký duyệt, giao lại cho trưởng phịng KDCN và phân cơng cơng việc cho từng bộ phận và từng người cụ thể để thực hiện công việc.