6 .Kết cấu của đề tài
2.1. Tổng quan về cụng ty TNHH sảnxuất và thƣơng mại Việt Anh
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý tại cụng ty TNHH sảnxuất và thương mại Việt
Hội đồng quản trị
- Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của cụng ty, cú toàn quyền nhõn danh cụng ty để quyết định, thực hiện cỏc quyền và nghĩa vụ của cụng ty.
- Hội đồng quản trị cú cỏc quyền và nhiệm vụ sau đõy:
- Quyết định chiến lược, kế hoạch phỏt triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của cụng ty;
- Quyết định chào bỏn cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bỏn của từng loại, quyết định huy động thờm vốn theo hỡnh thức khỏc để mở rộng quy mụ sản xuất;
- Quyết định giải phỏp phỏt triển thị trường, tiếp thị cụng nghệ.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cỏch chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giỏm đốc hoặc Tổng giỏm đốc và những người quản lý quan trọng khỏc theo Điều lệ của cụng ty quy định, quyết định mức lương và lợi ớch kinh tế khỏc của những người quản lý …
Ban giỏm đốc
- Chịu trỏch nhiệm trước hội đồng quản trị về mọi hoạt động của cụng ty và phải thực thi quyền hạn và trỏch nhiệm của mỡnh theo điều lệ cụng ty để đảm bảo mọi mục tiờu, chớnh sỏch đó được ban hành.
Phũng tổ chức hành chớnh (Phũng TC – HC)
- Thực hiện chức năng, nhiệm vụ về hành chớnh liờn quan đến cỏc hoạt động của cụng ty bao gồm cỏc nội dung cơ bản sau: Quản trị nhõn sự, đào tạo cụng tỏc lễ tõn, văn phũng, cụng nghệ thụng tin và truyền thụng PR, giao dịch đối ngoại, giải quyết cỏc thủ tục hành chớnh, chế độ đối với người lao động, … và thực hiện cỏc quy định của phỏp luật và quy định của cụng ty trong phạm vi quyền hạn của Phũng.
Phũng kế toỏn tài chớnh (Phũng KT - TC) - Thực hiện cỏc chức năng và nhiệm vụ sau:
- Tổ chức bộ mỏy kế toỏn gọn nhẹ, linh hoạt đỏp ứng yờu cầu kế toỏn tài chớnh, kế toỏn quản trị.
- Chủ trỡ xõy dựng và thực hiện cỏc quy chế về quản lý tài chớnh, chớnh sỏch và chế độ kế toỏn.
- Tổ chức cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn. Lập và phõn tớch bỏo cỏo tài chớnh và cỏc bỏo cỏo quản trị theo đỳng chế độ kế toỏn và chuẩn mực kế toỏn Việt Nam.
- Kiểm tra chứng từ, húa đơn và cỏc thủ tục thanh quyết- toỏn.
- Tớnh toỏn giỏ thành, chi phớ và lập cỏc bỏo cỏo sản xuất phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị.
- Chủ trỡ trong việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ kiểm toỏn, dịch vụ bảo hiểm tài sản cụng ty, cung cấp húa đơn chứng từ và cỏc hàng húa, cỏc dịch vụ đặc thự của tài chớnh kế toỏn khỏc.
- Tổ chức bảo quản, lưu dữ chứng từ, thực hiện kế toỏn đảm bảo cung cấp cỏc thụng tin kinh tế - tài chớnh kịp thời, chớnh xỏc và đầy đủ.
Phũng kinh doanh tiếp thị (Phũng KD – TT)
- Cú trỏch nhiệm bỏn hàng, lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về tiờu thụ sản phẩm, tỡm kiếm thị trường và tỡm hiểu thị hiếu của người tiờu dựng.
- Theo dừi quỏ trỡnh mua bỏn trao đổi hàng húa, liờn hệ với cỏc đại lý phõn phối sản phẩm.
Phũng kế hoạch kỹ thuật (Phũng KH – KT)
- Tham mưu với giỏm đốc cụng ty về kế hoạch SXKD và cỏc chiến lược phỏt triển cụng ty.
- Theo dừi và bỏo cỏo ban giỏm đốc về tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch SXKD hàng kỳ.
- Nghiờn cứu cập nhật cỏc vấn đề về cụng nghệ, kỹ thuật phục vụ cho cỏc lĩnh vực SXKD của cụng ty.
- Tỡm kiếm, tiếp thị đấu thầu cỏc dự ỏn.
- Cỏc nhiệm vụ bất thường khỏc do Ban giỏm đốc giao.
Cụng ty TNHH Sản xuất và Thương mại Việt Anh tổ chức bộ mỏy quản lý thành 2 khối: bộ phận quản lý và bộ phận sản xuất.
Trong đú, bộ phận văn phũng thực hiện cỏc nhiệm vụ kinh doanh cũn bộ phận sản xuất làm nhiệm vụ chớnh là sản xuất sản phẩm.
Cỏc thụng tin quản trị về sản xuất được bộ phận sản xuất chịu trỏch nhiệm cung cấp và quản lý cũng như lập dự toỏn cựng định mức sản xuất tại bộ phận.
Bộ phận văn phũng chịu trỏch nhiệm thực hiện phõn phối, kinh doanh sản phẩm và quản lý cụng ty.
Định mức chi phớ sản xuất được thu thập, tiến hành xõy dựng tại bộ phận sản xuất, cũn định mức chi phớ quản lý kinh doanh do bộ phận văn phũng thực hiện. Điều này khiến cho việc tổ chức KTQT CP, DT, KQKD khụng được đồng nhất từ 1 bộ phận.
Cụng tỏc kế toỏn doanh thu tại doanh nghiệp được tổ chức hợp lý, ghi nhận đầy đủ, kịp thời, chớnh xỏc cỏc khoản doanh thu phỏt sinh. Doanh thu được theo dừi chi tiết cho từng loại hàng húa. Từ đú đỏnh giỏ được hiệu quả kinh doanh của từng đối tượng. Hệ thống tài khoản doanh thu chi tiết tới từng đối tượng. Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ và ghi nhận doanh thu khoa học, chặt chẽ, đảm bảo việc hạch toỏn đỳng, đủ doanh thu bỏn hàng, cỏc khoản giảm trừ doanh thu, thu nhập.
Sơ đồ 2.2 Mụ hỡnh tổ chức Cụng ty TNHH sản xuất và thƣơng mại Việt Anh
Thường xuyờn đối chiếu cụng nợ phải thu khỏch hàng, khụng để tồn tại những khoản nợ quỏ hạn.. Cỏc khỏch hàng lớn của cụng ty cú uy tớn, nờn tỡnh hỡnh cụng nợ khỏch hàng rất lành mạnh.
- Kế toỏn chi phớ: Cụng ty cú quy chế tài chớnh chi tiết, cụ thể quy định rừ cỏc quy trỡnh thanh toỏn chi phớ, tạm ứng chi phớ, hoàn ứng giỳp cho việc quản lý chi phớ chặt chẽ hơn. Hội Đồng quản trị Ban Giỏm Đốc Phú Giỏm Đốc Kinh Doanh Phú Giỏm Đốc Kỹ Thuật Phũng TC - HC Phũng KT - TC Phũng KD - TT Phũng KH - KT Phõn xưởng SX Phũng Cụng Nghệ Bộ phận nhiờn liệu Bộ phận nguyờn liệu Bộ phận ộp sấy Bộ phận in trỏng men Bộ phận nung sản phẩm Bộ phận phõn loại Bộ phận cơ điện
Cỏc loại chi phớ được phõn loại theo những tiờu thức nhất định, đảm bảo việc quản lý chi phớ hợp lý.
- Kế toỏn xỏc định kết quả kinh doanh:
Cuối mỗi thỏng kế toỏn tổng hợp đều kết chuyển doanh thu, chi phớ, xỏc định kết quả kinh doanh, lập bỏo cỏo tổng hợp, bỏo cỏo kết quả kinh doanh, bỏo cỏo tài chớnh để bỏo cỏo với ban lónh đạo cụng ty tỡnh hỡnh kinh doanh trong thỏng để cú hướng quản lý trong những thỏng tiếp theo.