6 .Kết cấu của đề tài
2.2. Thực trạng kế toỏn quản trị doanh thu, chi phớ và kết quả kinh doanh tạ
2.2.3. Thu thập, phõn tớch thụng tin kế toỏn quản trị doanh thu, chi phớ và kết
quả kinh doanh cho việc ra quyết định.
2.2.3.1.Thu thập thụng tin quỏ khứ.
a) Thụng tin về doanh thu, chi phớ tại cụng ty TNHH sản xuất và thƣơng mại Cụng ty TNHH sản xuất và thƣơng mại Việt Anh
Tổ chức thu nhận thụng tin doanh thu, chi phớ kết quả kinh doanh trong Cụng ty TNHH sản xuất và thương mại Cụng ty TNHH sản xuất và thương mại Việt Anh được tỏc giả khảo sỏt qua cỏc nội dung: nhận diện và phõn loại chi phớ; hệ thống chứng từ sử dụng ghi nhận thụng tin về doanh thu, chi phớ, kết quả kinh doanh như sau:
Phõn loại chi phớ:
Chi phớ sản xuất kinh doanh được phõn loại và ghi nhận. Việc nhận diện và phõn loại chi phớ theo 2 tiờu thức: nội dung chi phớ và theo khoản mục chi phớ. Cỏc tiờu thức phõn loại khỏc đều khụng phổ biến hoặc khụng ỏp dụng.
Chi phớ sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp chủ yếu được phõn loại và ghi nhận theo yếu tố chi phớ mặc dự trờn sổ sỏch kế toỏn vẫn tiến hành tập hợp theo cỏc khoản mục chi phớ song thực tế việc sử dụng và phõn tớch thụng tin về chi phớ trong doanh nghiệp được thực hiện theo cỏc yếu tố chi phớ:
+ Chi phớ nhiờn, vật liệu: Là toàn bộ chi phớ về vật liệu sử dụng trong quỏ trỡnh sản xuất gạch men, vận hành mỏy múc thiết bị hay cỏc phụ tựng thay thế dựng cho sửa chữa bảo dưỡng mỏy múc thiết bị sản xuất: VD: dầu mỡ, vũng bi… Đối với khoản chi phớ này thường được quản lý theo chi phớ định mức của doanh nghiệp. Trường hợp cỏc chi phớ này phỏt sinh vượt quỏ định mức nếu giải trỡnh hợp lý vẫn được tớnh vào giỏ thành cũn nếu khụng sẽ khụng được tớnh vào giỏ thành mà tớnh thẳng vào giỏ vốn theo quy định của chuẩn mực kế toỏn.
+ Chi phớ về năng lượng động lực:
+ Chi phớ về tiền lương: Là toàn bộ chi phớ tiền lương, tiền cụng cỏc khoản phụ cấp cú tớnh chất lương phải trả cho người lao động tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xỏc định chi phớ tiền lương được căn cứ vào định mức hao phớ lao động tớnh cho từng cụng việc cụ thể…
Ngoài ra để phục vụ cho việc lập bỏo cỏo kế toỏn tài chớnh và hạch toỏn chi phớ theo chế độ kế toỏn, trờn cỏc tài khoản kế toỏn doanh nghiệp cũn phõn loại và
tập hợp chi phớ theo cỏc khoản mục chi phớ để cú thể phục vụ xỏc định giỏ thành sản xuất theo cỏc khoản mục chi phớ, được phỏn ỏnh trờn sổ cỏi theo hỡnh thức nhật ký chung của đơn vị.
Hệ thống chứng từ kế toỏn:
Sử dụng hệ thống chứng từ theo hướng dẫn của chế độ kế toỏn bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn.
Tuy nhiờn qua khảo sỏt tại doanh nghiệp chỉ sử dụng cỏc mẫu chứng từ cú sẵn đó được hướng dẫn để hạch toỏn mà khụng tự xõy dựng cỏc chứng từ cho phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và nhu cầu ghi nhận cỏc phỏt sinh kinh tế tại doanh nghiệp.
Do đặc điểm quy trỡnh sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp với dõy chuyền sản xuất sản phẩm là một quy trỡnh cụng nghệ khộp kớn liờn tục từ khõu đưa nguyờn vật liệu vào đến khi tạo ra sản phẩm cuối cựng nờn đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất là toàn bộ dõy chuyền sản xuất.
Do đặc điểm của quy trỡnh cụng nghệ sản xuất nờn phương phỏp tập hợp chi phớ sản xuất của cụng ty thực hiện theo 2 phương phỏp:
- Đối với chi phớ nguyờn vật liờu trực tiếp và chi phớ nhõn cụng trực tiếp tập hợp chi phớ cho toàn bộ quy trỡnh sản xuất sau đú phõn bổ trực tiếp cho từng loại sản phẩm gạch men ceramic được sản xuất trong kỳ.
- Đối với chi phớ sản xuất chung tập hợp chi phớ theo phương phỏp phõn bổ giỏn tiếp theo giỏ thành định mức của sản phẩm.
Xuất phỏt từ đặc điểm quy trỡnh cụng nghệ sản xuất sản phẩm tại Cụng ty TNHH Sản xuất và Thương mại Việt Anh. Đú là chu kỳ sản xuất ngắn, liờn tục, số lượng sản xuất nhiều, sản xuất hàng loạt, trong ngày luụn cú sản phẩm nhập kho. Do vậy, để thuận tiện cho việc hạch toỏn và quản lý tốt cỏc chi phớ sản xuất phỏt sinh cụng ty thực hiện hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Theo phương phỏp này, cỏc khoản chi phớ sản xuất được kế toỏn tập hợp và tớnh giỏ thành theo từng thỏng để phự hợp với kỳ tớnh giỏ thành sản phẩm vào cuối thỏng. Hiện nay tại Cụng ty TNHH Sản xuất và Thương mại Việt Anh cỏc phần hành kế toỏn đều được thực hiện trờn mỏy vi tớnh với phần mềm kế toỏn BRAVO 6.3.
Hàng ngày, khi cú cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh kế toỏn tiến hành cập nhập cỏc chứng từ (phiếu xuất kho, phiếu chi, húa đơn GTGT, …) vào phần mềm kế toỏn. Mỗi một chứng từ cú một màn hỡnh nhập dữ liệu khỏc nhau với cỏc yếu tố
từ vào mỏy vi tớnh cũng tương tự nhau. Tất cả cỏc chứng từ kế toỏn phỏt sinh hàng ngày sẽ được kế toỏn lần lượt cập nhập theo trỡnh tự thời gian. Cuối thỏng, kế toỏn lần lượt thực hiện cỏc nghiệp vụ cuối kỳ: Tớnh khấu hao TSCĐ, tớnh giỏ vốn, kết chuyển và phõn bổ chi phớ sản xuất, tớnh giỏ thành sản phẩm.
Về vận dụng chứng từ:
Tuỳ theo phương thức bỏn hàng, hỡnh thức thanh toỏn mà kế toỏn sử dụng cỏc chứng từ ban đầu sau:
+ Hoỏ đơn GTGT
+ Bảng kờ bỏn lẻ hàng hoỏ dịch vụ.
+ Phiếu thu, giấy bỏo Cú, cỏc chứng từ ghi nhận nợ…
Đối với phương thức bỏn buụn:Khi khỏch hàng cú yờu cầu mua hàng (căn cứ
vào hợp đồng kinh tế đó ký kết, khỏch hàng cú nhu cầu sẽ đến đặt hàng trực tiếp hoặc fax đơn hàng cho cụng ty), phũng Kinh doanh cú trỏch nhiệm lập lệnh xuất bỏn rồi gửi cựngđơn đặt hàng cho Giỏm đốc phờ duyệt lệnh xuất bỏn rồi gửi lệnh này cho nhõn viờn kế toỏn hàng tồn kho lập phiếu xuất kho xin chữ ký của Giỏm đốc và kế toỏn trưởng. Sau đú, căn cứ vào lệnh xuất bỏn và phiếu xuất kho, thủ kho ghi số lượng và giỏ trị hàng húa thực xuất vào phiếu xuất kho và xuất hàng tại kho của cụng ty với số lượng, chất lượng, chủng loại theo đỳng yờu cầu lệnh xuất bỏn và phiếu xuất kho rồi thủ kho tiếp tục lập biờn bản giao hàng. Tiếp theo, căn cứ vào biờn bản giao hàng của bộ phận kho, nhõn viờn bỏn hàng sẽ lập húa đơn GTGT thành 3 liờn và giao liờn 2 cho khỏch hàng. Cuối cựng, kế toỏn doanh thu, chi phớ sẽ nhập số liệu vào mỏy tớnh để phần mềm kế toỏn ghi nhận đồng thời doanh thu bỏn hàng và giỏ vốn hàng bỏn của nghiệp vụ này vào cỏc sổ sỏch cần thiết (trong đú:húa đơn GTGT là căn cứ để ghi nhận doanh thu bỏn hàng cũn phiếu xuất kho là căn cứ để ghi nhận giỏ vốn hàng bỏn)và viết phiếu thu (nếu khỏch hàng thanh toỏn ngay bằng tiền mặt). Sau đú, tiếp tục chia sẻ thụng tin cho phũng Kế hoạch để xõy dựng kế hoạch bỏn hàng. Đồng thời với quỏ trỡnh trờn, Giỏm đốc cụng ty chỉ đạo phũng Kho vận vận chuyển và giao hàng đến cho khỏch hàng đỳng thời gian, địa điểm (cú thể là ngay tại kho hay địa điểm khỏc) theo thỏa thuận trong hợp đồng của 2 bờn.
Đối với phương thức bỏn lẻ:Khi cú nghiệp vụ phỏt sinh, nhõn viờn bỏn hàng sẽ
lập húa đơn bỏn lẻ theo mẫu của đơn vị. Sau đú, sẽ tập hợp, kờ khai trờn bảng kờ bỏn lẻhàng húatheo từng mặt hàng, chủng loại (trừ khi cú yờu cầu của khỏch hàng, nhõn viờn bỏn hàng sẽ lập húa đơn GTGT).Bảng kờ cú tờn, mó số thuế và địa chỉ của người bỏn, tờn hàng hoỏ, giỏ trị hàng hoỏ bỏn ra, tiờu thức “thuế suất giỏ trị gia
tăng” và “tiền thuế giỏ trị gia tăng”, ngày lập, tờn và chữ ký người lập Bảng kờ. Hàng hoỏ, dịch vụ bỏn ra ghi trờn Bảng kờ theo thứ tự bỏn hàng trong ngày. Cuối mỗi ngày, căn cứ vào bảng kờ bỏn lẻ hàng húa, nhõn viờn bỏn hàng lập một hoỏ đơn giỏ trị gia tăng ghi số tiền bỏn hàng hoỏ trong ngày thể hiện trờn dũng tổng cộng của bảng kờ, ký tờn và giữ liờn giao cho người mua, cỏc liờn khỏc luõn chuyển theo quy định. Tiờu thức “Tờn, địa chỉ người mua” trờn hoỏ đơn này ghi là “bỏn lẻ khụng giao hoỏ đơn”. Cỏc chứng từ cũn lại được lập và luõn chuyển tương tự như phương thức bỏn buụn nhưng được lược bỏ một số chứng từ cho đơn giản như: đơn đặt hàng, lệnh xuất bỏn.
Sơ đồ 2.5:Trỡnh tự lập và luõn chuyển chứng từ trong bỏn hàng Về vận dụng tài khoản kế toỏn:
Cụng ty sử dụng tài khoản 511 “Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ” để để phản ỏnh doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toỏn, bao gồm cả doanh thu bỏn hàng hoỏ, sản phẩm và cung cấp dịch vụ trờn cơ sở cỏc chứng từ kế toỏn được lập như: Húa đơn GTGT, Húa đơn dịch vụ, húa đơn bỏn hàng…
Tài khoản 511 - Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ tại cụng ty TNHH sản xuất và thương mại Việt Anh
Tài khoản này dựng để phản ỏnh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng hàng hoỏ được xỏc định là đó bỏn trong một kỳ kế toỏn của doanh nghiệp. Tài khoản này chủ yếu dựng cho cỏc ngành kinh doanh hàng hoỏ, vật tư...
Phũng kinh doanh Thủ quỹ Giỏm đốc Kế toỏn hàng tồn kho Nhõn viờn bỏn hàng Kế toỏn DT, CP Kế toỏn trưởng Lập lệnh xuất bỏn Thu tiền, ký nhận.ghi sổ quỹ Ký duyệt lệnh xuất bỏn Lập phiếu xuất kho Lập húa đơn GTGT Viết phiếu thu, nhập dữ liệu Kiểm tra và ký duyệt Khỏch hàng Đơn đặt hàng
Sổ chi tiết doanh thu được mở cho từng hoạt động thương mại và doanh thu hoạt động sản xuất. Trong doanh thu hoạt động sản xuất được mở chi tiết cho từng nhúm sản phẩm sản xuất như :
+ Sổ chi tiết TK 511 (Phụ lục 2.2)
Về vận dụng sổ bỏo cỏo trong doanh thu:
Cụng ty TNHH sản xuất và thương mại Việt Anh dựng hệ thống bỏo cỏo sau: Bỏo cỏo chi tiết doanh thu theo mặt hàng.
Doanh thu tài chớnh của cụng ty chủ yếu là khoản tiền lói gửi ngõn hàng, do đú, cụng ty mở sổ theo dừi doanh thu tài chớnh -sổ chi tiết TK 515.
Sổ sỏch kế toỏn sử dụng Sổ Cỏi TK 515 (Phụ lục 2.3)
Nội dung thu nhập khỏc của cụng ty TNHH sản xuất và thƣơng mại Việt Anh: Tại Cụng TNHH sản xuất và thương mại Việt Anh cỏc nghiệp vụ kế toỏn liờn
quan đến thu nhập bất thường như phỏt sinh trong trường hợp nhượng bỏn, thanh lý tài sản cố định, đụi khi cú trường hợp thu nhập khỏc cú được khi nhận được tiền do khỏch hàng thưởng vỡ một vài lý do nào đú.
Do cỏc nghiệp vụ bất thường này rất ớt khi xảy ra trong kỳ nờn cụng ty khụng mở sổ chi tiết cho TK 711.
b) Thụng tin về chi phớ tại cụng ty TNHH sản xuất và thương mại Việt Anh Chi phớ giỏ vốn hàng bỏn
Giỏ vốn hàng bỏn là thực tế xuất kho của số hàng húa đó bỏn được hoặc giỏ thành thực tế dịch vụ hồn thành, đó được xỏc định là tiờu thụ và cỏc khoản khỏc được tớnh vào giỏ vốn để xỏc định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Giỏ vốn hàng bỏn tại Cụng ty TNHH sản xuất và thương mại Việt Anh được xỏc định theo phương phỏp “bỡnh quõn gia quyền cả kỳ”.
Tại Cụng ty TNHH sản xuất và thương mại Việt Anh, kế toỏn vận dụng TK 632 để phản ỏnh giỏ vốn của cả hàng húa và thành phẩm xuất bỏn. TK 632 tại cụng ty chưa được thực hiện mở chi tiết riờng cho giỏ vốn hàng húa, giỏ vốn của thành phẩm.
Chứng từ kế toỏn sử dụng trong hạch toỏn giỏ vốn hàng húa và thành phẩm xuất bỏn là Phiếu xuất kho.
Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ:
Sau khi nhận được lệnh xuất bỏn đó được Giỏm đốc phờ duyệt, nhõn viờn kế toỏn hàng tồn kho lập phiếu xuất kho xin chữ ký của Giỏm đốc và kế toỏn trưởng. Sau đú, căn cứ vào lệnh xuất bỏn và phiếu xuất kho, thủ kho ghi số lượng và giỏ trị hàng húa thực xuất vào phiếu xuất kho và xuất hàng tại kho của cụng ty với số
lượng, chất lượng, chủng loại theo đỳng yờu cầu lệnh xuất bỏn và phiếu xuất kho rồi thủ kho tiếp tục lập biờn bản giao hàng. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toỏn chi phớ nhập số liệu vào mỏy tớnh để phần mềm kế toỏn ghi nhận đồng thời giỏ vốn hàng bỏn, doanh thu bỏn hàng của nghiệp vụ này vào cỏc chứng từ, sổ sỏch cần thiết.
Sổ sỏch kế toỏn sử dụng: Sổ Nhật Ký chung, Sổ chi tiết TK 632 (Phụ lục 2.4 )
Chi phớ bỏn hàng
Chi phớ bỏn hàng tại Cụng ty TNHH sản xuất và thương mại Việt Anh bao gồm tiền lương cho nhõn viờn kinh doanh, tiền BH cho nhõn viờn kinh doanh, tiền khấu hao TSCĐ dựng cho bộ phận kinh doanh như ụ tụ, tiền xăng xe, cước phớ đường bộ khi xe sử dụng, tiền sản phẩm xuất để cho đăng ký quảng cỏo, làm mẫu tại cục xỳc tiến...
Tại văn phũng, kế toỏn sử dụng TK 641 phản ỏnh chi phớ bỏn hàng phỏt sinh. Tài khoản 641 được mở chi tiết thành 04 TK:
6411: Chi phớ nhõn viờn 6414: Chi phớ khấu haoTSCĐ 6417: Chi phớ dịch vụ mua ngoài 6418: Chi phớ bằng tiền khỏc.
Sổ sỏch kế toỏn sử dụng: Sổ Nhật Ký chung, Sổ chi tiết TK 641 (Phụ lục 2.5), sổ Cỏi TK liờn quan..., sổ chi tiết TK 6411, 6414, 6417, 6418.
Chi phớ quản lý doanh nghiệp
Kế toỏn sử dụng tài khoản 642 phản ỏnh cỏc chi phớ quản lý chung của doanh nghiệp gồm chi phớ về lương nhõn viờn ở bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiềncụng, cỏc khoản phụ cấp…), bảo hiểm xó hội, bảo hiểm y tế, kinh phớ cụng đoàn củanhõn viờn quản lý doanh nghiệp; chi phớ vật liệu văn phũng, cụng cụ lao động, khấu haoTSCĐ dựng cho quản lý doanh nghiệp, thuế Mụn bài, khoản lập dự phũng phải thu khú đũi; dịch vụ mua ngoài (Điện, nước, than, điện thoại, fax, xăng, bảo hiểm tài sản, chỏy nổ…);chi phớ bằng tiền khỏc (Hội nghị khỏch hàng…)
Tài khoản kế toỏn sử dụng TK 642: Chi phớ quản lý doanh nghiệp. Tài khoản 642 tại doanh nghiệp được mở chi tiết đến TK cấp 2:
6421: Chi phớ nhõn viờn quản lý 6422: Chi phớ vật liệu quản lý 6423: Chi phớ đồ dựng văn phũng 6424: Chi phớ khấu hao TSCĐ
6427: Chi phớ dịch vụ mua ngoài 6428: Chi phớ bằng tiền khỏc
Sổ sỏch kế toỏn sử dụng: Sổ Cỏi TK 642 (Phụ lục 2.6), sổ chi tiết TK 6421, 6422, 6423, 6427, 6428
Chi phớ tài chớnh
Chi phớ tài chớnh tại cụng ty Trỏch nhiệm Hữu hạn sản xuất và Thương mại Việt Anh hiện hạch toỏn cỏc khoản chi phớ liờn quan đến giao dịch trờn ngõn hàng như phớ chuyển tiền, lói tiền vay.
Tài khoản kế toỏn sử dung TK 635: chi phớ tài chớnh Sổ sỏch kế toỏn sử dụng: Sổ Cỏi TK 635 (Phụ lục 2.7)
Bỏo cỏo kế toỏn sử dụng trong kế toỏn quản trị doanh thu chi phớ và kết quả kinh doanh được lập tại cụng ty: Bỏo cỏo kết quả kinh doanh.
2.2.3.2. Thu nhập thụng tin tương lai.
Việc thu thập thụng tin liờn quan đến tương lai hầu như chưa được cụng ty quan tõm. Phũng kế hoạch chưa kết hợp hiệu quả cựng phũng kinh doanh đề xuất chiến lược kinh doanh trong tương lai cụ thể về kinh doanh truyền thống và kinh doanh theo phương hướng hiện đại là kờnh marketing online.
Việc dự bỏo về cỏc nhõn tố như: phõn tớch đối thủ cạnh tranh trong tương lai, dự bỏo cỏc dũng sản phẩm mới, sự bất ổn trong thị trường sản phẩm…