6. Bố cục của đề tài
3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÀO TẠO NHÂN LỰC CHO VIỆN SỨC
3.2.1. Hoàn thiện xây dựng kế hoạch đào tạo
3.2.1.1. Hoàn thiện việc xác định nhu cầu đào tạo tại Viện
“Như kết quả phân tích đánh giá về thực trạng công tác đào tạo của Viện: Việc lập kế hoạch đào tạo nguồn lao động tuy được lập dựa trên kế hoạch nhiệm vụ của Viện nhưng lại không tương xứng với mức độ chi tiết ấy.
Viện chỉ xây dựng chiến lược một cách chung chung về số lượng đào tạo trong thời gian tới để đáp ứng nhu cầu hoạt động chứ khơng có sự cụ thể hóa đối với cơng tác đào tạo, do vậy để nâng cao hiệu quả công tác đào tạo của Viện trong thời gian tới, cần hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch đào tạo, theo một số nội dung cơ bản sau:
- Gắn kết chặt chẽ giữa kế hoạch chức năng nhiệm vụ theo từng giai đoạn với kế hoạch đào tạo, tức là trên cơ sở nhu cầu về hoạt động: Quy mô, chất lượng, thời gian cần phải đáp ứng, so sánh với năng lực hiện tại để xác định các chỉ tiêu cụ thể của kế hoạch đào tạo như: Ngành nghề, chun mơn gì? Kỹ năng gì? Mức độ cần đạt như thế nào? Bao giờ cần? Cần bao nhiêu? Cho đối tượng nào? Đào tạo như thế nào? Đào tạo ở đâu? Kinh phí bao nhiêu? Đào tạo bao lâu? i giảng dạy? Hiện nay, Viện đang thực hiện việc xác định nhu cầu đào tạo của mình thơng qua trưởng khoa ở các khoa chuyên ngành, họ tập hợp nhu cầu đào tạo của bộ phận mình thành bảng
kế hoạch rồi trình lên Viện để xét duyệt kế hoạch đào tạo, như vậy việc xác định này vẫn có hạn chế là có thể dựa trên kinh nghiệm chủ quan của mình để xác định các kiến thức kỹ năng cần thiết cho việc thực hiện công việc ở bộ phận mình để lập kế hoạch đào tạo. ”
- “Hoàn thiện xác định nhu cầu đào tạo: Người đứng đầu cần phải xác định nhu cầu đào tạo để đảm bảo cho công tác đào tạo thực hiện đúng người, đúng thời điểm, đúng nội dung từ đó nâng cao được trình độ chun mơn, tiết kiệm thời gian. Để xác định nhu cầu đào tạo, có thể căn cứ vào các nội dung như sau:
+ Căn cứ vào quy hoạch của Viện: Đối với mỗi chức danh quy hoạch có yêu
cầu về tiêu chuẩn riêng, lãnh đạo Viện giao cho một bộ phận thường là bộ phận Tổ chức – Hành chính để rà sốt. Căn cứ vào đó xem xét những cá nhân được quy hoạch cịn thiếu tiêu chuẩn nào để từ đó cử đi học các lớp bồi dưỡng cho phù hợp.
+ Căn cứ vào thông báo đào tạo của cơ quan cấp trên: Hàng năm cơ quan cấp
trên của Viện là Bộ tế có thơng báo rà sốt về nhu cầu đào tạo, Viện có thể tư vấn và khuyến khích cán bộ Viện tham gia đầy đủ các khóa học.
+ Căn cứ vào nhu cầu thực tế cần được đào tạo của cán bộ: Trong quá trình thực tế triển khai cơng việc, cán bộ có thể tự nhận thấy được hạn chế của bản thân để đề xuất được đào tạo. Cuối năm, Viện có thể khảo sát nhu cầu của cán bộ, từ có có thể đề xuất lên cơ quan cấp trên hoặc phối hợp trong và ngoài Viện đào tạo nhân lực.
- Viện cần khuyến khích để cán bộ thường xuyên tự đánh giá năng lực và xác định nhu cầu đào tạo cho chính bản thân, khuyến khích cán bộ tự tìm kiếm cơ hội đào tạo, tự đặt mục tiêu cho cá nhân; tham gia các khóa học bồi dưỡng, chun mơn, nghiệp vụ do cơ quan chủ quản cũng như do bộ ngành tổ chức, tham dự hội thảo tọa đàm, các khóa đào tạo sau đại học trong và ngồi nước. Nhờ vậy công tác đào tạo sẽ đạt hiệu quả cao hơn.
- Hơn nữa Viện chưa có bảng xác định nhu cầu đào tạo của người lao động, người lãnh đạo chỉ có cơ sở là phiếu tự đánh giá của nhân viên và phiếu đánh giá của chính mình để nhận xét việc thực hiện cơng việc của người lao động, do vậy chưa đầy đủ căn để có thể đánh giá đúng kiến thức kỹ năng của người lao động còn
thiếu để thực hiện công việc. ”
“Viện cần tuyên truyền giáo dục nâng cao nhận thức về sự cần thiết của đào tạo và phát triển nhân lực, xây dựng chiến lược phát triển nhân lực, có các chính sách, chế độ ưu tiên cho hoạt động đào tạo nhằm khuyến khích, động viên, tạo điều kiện cho người lao động thường xuyên tự đào tạo để không ngừng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, kịp thời đáp ứng u cầu cơng việc đang địi hỏi ngày càng cao.
Xác định nhu cầu đào tạo là một cơng việc quan trọng cho q trình đào tạo sau này, vì vậy cần có phương pháp xác định hợp lí, phù hợp với thực tế của Viện. Để xác định nhu cầu đào tạo, ta có thể sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp tức là cần phải tiến hành phân tích tổ chức, phân tích con người và phân tích nhiệm vụ.
Phân tích tổ chức xem xét: sự hợp lý của hoạt động đào tạo trong mối liên hệ với chiến lược kinh doanh, nguồn lực có sẵn (thời gian, tài chính, chuyên gia) của tổ chức, cũng như sự ủng hộ của những người lãnh đạo đối với hoạt động đào tạo trong tổ chức. Phân tích con người là việc xem xét: Liệu có phải những yếu kém của kết quả thực hiện công việc là do sự thiếu hụt những kiến thức và kỹ năng khả năng của người lao động hay là do những vấn đề liên quan đến động lực làm việc của người lao động, thiết kế công việc không hợp lý… i là đối tượng cần phải được đào tạo, sự sẵn sàng của người lao động đối với hoạt động đào tạo. Phân tích nhiệm vụ bao gồm việc xác định các nhiệm vụ quan trọng, kiến thức, kỹ năng và hành vi cần phải được chú trọng để đào tạo cho người lao động trong thời gian tới nhằm giúp họ hồn thành cơng việc tốt hơn, nâng cao năng suất lao động.
Hiện nay ở Viện, việc xác định nhu cầu đào tạo chủ yếu là dựa vào kế hoạch hoạt động, kinh doanh từng quý, từng năm, năm nay tập trung vào hoạt động gì thì mới dự báo, tính tốn nhu cầu đào tạo. Thực chất cũng chính là bước phân tích tổ chức trong phương pháp phân tích tổng hợp tuy nhiên Viện mới chỉ dừng lại ở đây mà chưa phân tích con người, phân tích nhiệm vụ nên kết quả nhu cầu đào tạo chưa phản ánh đúng với thực tế của Viện. Vì vậy trong thời gian tới Viện cần phải:
Phân tích con người: xác định kiến thức và kỹ năng dựa vào bản yêu cầu của công việc đối với người lao động. Các trưởng chuyên môn và bộ phận là người đánh giá các nhân viên trong phịng của mình sau đó tổng hợp kết quả gửi lên phịng Tổ chức - Hành chính, sử dụng bảng hỏi, phiếu điều tra để đánh giá.
Phân tích nhiệm vụ: căn cứ bản u cầu của cơng việc đối với người lao động để xác định các kiến thức, kỹ năng cần thiết mà người lao động còn thiếu để đào tạo bổ sung.
Xây dựng bảng so sánh giữa yêu cầu cơng việc và trình độ thực tế của người lao động để biết những kiến thức, kỹ năng họ còn thiếu, còn yếu để đào tạo, bồi dưỡng. Đánh giá sự thực hiện công việc một cách khoa học bằng cách xây dựng một hệ thống đánh giá nhằm tìm ra nguyên nhân khiến họ khơng hồn thành cơng việc, là cơ sở để Viện xác định những kiến thức, kỹ năng cần được đào tạo. Hệ thống đánh giá phải đảm bảo các yêu cầu về độ tin cậy, tính phù hợp, tính thực tiễn. Các tiêu thức của hệ thống đánh giá phải phù hợp với mục tiêu của quản lý, quan điểm quản lý của Viện như muốn đánh giá, củng cố gì, xây dựng tác phong làm việc như thế nào… và phải phù hợp với từng công việc. Hệ thống đánh giá phải đảm bảo mức độ tin cậy, các kết quả đánh giá phải nhất quán, phải có nhiều nguồn đánh giá như: người quản lý trực tiếp, bạn đồng nghiệp cùng phịng (tổ, nhóm), bản thân người lao động đó, nhân viên dưới quyền, khách hàng… Ngồi ra, hệ thống đánh giá phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng (chọn bao nhiêu tiêu thức, thước đo, mức độ ra sao…) thực hiện công việc. Sự thực hiện công việc được đánh giá thông qua: kết quả thực hiện nhiệm vụ, thái độ, hành vi làm việc, tác phong làm việc… Việc đánh giá trên cần được tiến hành định kỳ 6 tháng 1 lần. Sau khi tiến hành đánh giá, bộ phận đào tạo sẽ tổng hợp kết quả và dựa trên mức điểm do nhân viên tự đánh giá và do người quản lý trực tiếp đánh giá. Nếu trường hợp người được đánh giá là cán bộ quản lý thì người quản lý trực tiếp sẽ là lãnh đạo cấp trên của người đó.
Cán bộ đào tạo cần khảo sát để xác định nhu cầu đào tạo cấp thiết trước mắt và lâu dài trong từng phịng trên quy mơ tồn hệ thống dưới hình thức bảng khảo sát
hay phiếu điều tra nhu cầu đào tạo. Có thể xây dựng một bảng khảo sát nhu cầu đào tạo đối với cán bộ trong đơn vị theo mẫu bảng. Qua bảng khảo sát, bộ phận đào tạo có thể nắm bắt được nhu cầu, nguyện vọng của người lao động kết hợp với thực tế yêu cầu công việc của đơn vị, trao đổi với cán bộ quản lý từng phịng mà xác định chính xác đối tượng cần đào tạo trước, số lượng đào tạo, các kỹ năng cần đào tạo trước tiên.
- Vì vậy để xác định đầy đủ chính xác nhu cầu đào tạo, Viện cần bổ sung xác định nhu cầu đào tạo từ phía người lao động, để hồn chỉnh kế hoạch và nội dung chương trình đào tạo, để đạt được điều này, Viện nên lập bảng hỏi để thu thập ý kiến của cán bộ nhân viên. Viện có thể lập bảng hỏi như mẫu sau đây:
Bảng hỏi về nhu cầu đào tạo đối với người lao động
Mục đích: Để nâng cao chất lượng nguồn Lao động của Viện, ban Tổ chức nhân sự tiến
hành nghiên cứu, thăm dò nhu cầu đào tạo của mỗi cá nhân trong Viện. Xin anh chị vui lòng điền vào phiếu này.
Họ và tên:
Ngày sinh: Giới tính:
Bộ phận công tác: Chức danh công việc: Thâm niên cơng tác: Trình độ học vấn: Trình độ chun mơn:
Câu 1: Ngành nghề đã được đào tạo
- Chuyên ngành được đào tạo:
- Trường đào tạo: - Thời gian đào tạo: - Loại hình đào tạo:
Câu 2: Sự hài lịng với cơng việc hiện tại
Rất hài lịng □; Hài lịng □; Bình thường □; Khơng hài lịng □
Rất mong muốn □; Mong muốn □; Bình thường □; Khơng mong muốn □
Câu 4: Ngành nghề muốn được đào tạo (Nếu có mong muốn được đào tạo)
...........................................................................................................................
Câu 5: Để nâng cao hiệu quả trong công việc, anh (chị) mong muốn được học những kiến thức và kỹ năng gì?
.............................................................................................................................
Câu 6: Anh (chị) muốn được đào tạo thêm nhằm mục đích gì?
Thực hiện tốt hơn cơng việc hiện tại □ Tăng lương □ Thăng tiên □ Học hỏi thêm □
Câu 7: Anh (chị) muốn được đào tạo vào thời điểm nào: ............................
Trong bao lâu: ....................................................................................................
Câu 8: Anh (chị) mong muốn được Viện hỗ trợ kinh phí là:
100% □; 75% □; □ 50%; □; 25% □; Không □
Xin chân thành cảm ơn sự cộng tác, giúp đỡ của Anh (chị)!
Nguồn: Tác giả đề xuất
“Từ bảng thăm dò trên ta sẽ thấy được sự phù hợp với công việc hiện tại của cán bộ nhân viên như thế nào? Mong muốn được đào tạo ở những ngành nghề nào? Những kỹ năng cần được đào tạo là gì? Họ có khả năng bỏ chi phí là bao nhiêu? Có phù hợp với yêu cầu công việc của Viện khơng, để đào tạo một cách có hiệu quả nhất, đỡ tốn kém nhất cả về thời gian lẫn kinh phí... vì những người muốn được đào tạo mà Viện tổ chức giúp đỡ cho họ được học thì họ sẽ cố gắng học hỏi để có kiến thức, đạt kết quả cao, đáp ứng u càu cơng việc. ”
3.2.1.2. Hồn thiện việc xác định mục tiêu đào tạo tại Viện
- “Viện cần hoàn chỉnh chiến lược và kế hoạch phát triển nguồn Lao động dài hạn, làm cơ sở để định hướng xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn Lao động hàng năm của Viện có hiệu quả và thiết thực;
- Hiện tại, Viện đã ban hành quy chế tổ chức đào tạo, tuy nhiên để áp dụng quy chế có hiệu quả, bộ phận làm cơng tác đào tạo cần xây dựng hệ thống tiêu chuẩn cụ thể cho đối tượng được cử đi đào tạo, thứ tự ưu tiên giữa các chương trình đào tạo, là cơ sở để xây dựng các chỉ tiêu của kế hoạch đào tạo.
3.2.1.3. Hoàn thiện việc lựa chọn đối tượng đào tạo tại Viện
Viện cần đặt ra những mục tiêu đào tạo cụ thể như sau:
- Đào tạo phải góp phần tăng hiệu quả làm việc của cán bộ nhân viên để hoàn thành kế hoạch đã đề ra.
- Đối với cán bộ quản lý, Lãnh đạo Viện cần khuyến khích tham gia các khóa đào tạo kỹ năng, đặc biệt là bổ sung kiến thức ngoại ngữ.
- Để hoàn thiện những kế hoạch nhiệm vụ đề ra, nhân viên tại Viện phải nỗ lực nghiêm túc thực hiện, dưới sự quan tâm thường xuyên của lãnh đạo Viện, thực hiện tốt các vai trò liên quan đến quản trị nguồn nhân lực như tuyển dụng, đánh giá thực hiện và phân tích cơng việc, các cơng cụ tạo động lực cho người lao động tại Viện. ”