5. KẾT CẤU KHÓA LUẬN
3.2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ QUAN HỆ
3.2.1 Đặc tả yêu cầu hệ thống
Dưới góc độ của một sinh viên mới ra trường với sự hạn chế về khả năng và yếu tố thời gian, dựa trên thực trạng của công ty và mong muốn của các nhân viên về chức năng của hệ thống mới, em xin đề xuất một số chức năng cơ bản:
a) Quản lý tài khoản
Nhân viên kỹ thuật chịu trách nhiệm tạo tài khoản và phân quyền người dùng. Mỗi nhân viên sẽ được cung cấp một tài khoản truy cập hệ thống. Tài khoản này được phân quyền đúng với chức vụ và quyền hạn.
Nhân viên thực hiện đăng nhập vào hệ thống bằng user và tài khoản được cấp. Mỗi nhân viên khi đăng nhập vào hệ thống sẽ được sử dụng các chức năng chung:
- Đăng xuất khỏi hệ thống
- Báo cáo hàng ngày: Báo cáo đầu công việc, thời gian thực hiện và kết quả của
công việc làm trong ngày.
- Quản lý tiến độ công việc được giao: Hệ thống thông kê công việc của từng cá
nhân, thời hạn hồn thành, tình trạng.
Sử dụng các chức năng tùy theo quyền hạn được nêu trong đặc tả ở dưới.
Ban giám đốc dựa vào báo cáo và kết quả thực tế để phục vụ cho quá trình đánh giá nhân viên.
b) Quản lý bán hàng
- Quản lý thông tin khách hàng: do nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm. Nhân viên thực hiện nhập, cập nhật thông tin khách hàng lên hệ thống. Bao gồm: (Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ liên lạc, Ghi chú về đặc điểm, sở thích, Phân loại, Lịch sử giao dịch). Tất cả nhân viên trong công ty đều xem được thông tin khách hàng.
- Quản lý danh sách hợp đồng: Thông tin về hợp đồng do nhân viên kinh doanh
phụ trách nhập nội dung lên hệ thống. Bao gồm: (Mã HĐ, Mã KH, Yêu cầu của hợp đồng, Người ký, Thời gian ký, Thời gian thực hiện thực tế, thời gian kết thúc thực tế, Còn lại bao nhiêu thời gian, Khoản chưa thu, Khoản đã thu, Ghi chú).
- Quản lý thực hiện hợp đồng: Quản lý các công việc con trong triển khai hợp
đồng, công việc do quản lý bộ phận liên quan tạo lập và phân bổ cho nhân viên. Chức năng này bao gồm: (STT, Yêu cầu, NV Phụ trách, NV quản lý, Trạng thái).
c) Phân tích dữ liệu về khách hàng
Chức năng phân tích dữ liệu về khách hàng thực hiện các công việc:
- Tổng hợp dữ liệu khách hàng từ các nguồn dữ liệu về khách hàng, hợp đồng và
các yêu cầu hỗ trợ.
- Phân loại thông tin khách hàng theo các tiêu chí về độ tuổi, giới tính, sở thích,
địa lý.
- Xác định nhóm khách hàng mục tiêu: Xác định nhóm khách hàng phù hợp với
sản phẩm của công ty.
- Xây dựng chiến lược tiếp cận khách hàng: Với từng nhóm đối tượng khách
hàng mục tiêu, xác định các chiến lược tiếp cận phù hợp.
d) Chăm sóc khách hàng
Hoạt động chăm sóc khách hàng do nhân viên kinh doanh, nhân viên Marketing phụ trách. Bao gồm 2 tính năng chính là:
- Gửi e-mail hàng loạt: Tính năng gửi e-mail hàng loạt cho phép quản lý các mẫu
e-mail, đội Marketing gửi e-mail quảng bá sản phẩm, dịch vụ theo danh sách email khách hàng. Đội kinh doanh tự động gửi e-mail chăm sóc cho khách hàng theo danh sách email.
- Hỗ trợ, xử lý yêu cầu của khách hàng: Nhân viên kinh doanh tiếp nhận yêu cầu
của khách hàng. Sau đó lập yêu cầu trên hệ thống, thông báo đến bộ phận liên quan. Chờ xử lý và phản hồi lại khách hàng. Dữ liệu gồm: (STT, Mã KH, Yêu cầu hỗ trợ, Bộ phận đảm nhiệm, Tình trạng).
- Hệ thống cho phép xuất báo cáo về nhân viên viên, hợp đồng và cơng việc chăm sóc khách hàng để làm cơ sở đánh giá hiệu suất. Từ đó có phương án giải quyết kịp thời.
3.2.2 Phân tích thiết kế
3.2.2.1 Biểu đồ Usecase
a) Xác định tác nhân
Nhân viên: Nhân viên là tác nhân chính của hệ thống, thực hiện các chức năng: Tạo lập tài khoản và xử lý các vấn đề hệ thống, Quản lý thông tin khách hàng, thông tin về hợp đồng, tiến độ thức hiện hợp đồng, các yêu cầu hỗ trợ của KH, Gửi email quảng bá thông qua chức năng gửi email hàng loạt, Tiếp nhận công việc, theo dõi lịch làm việc và xử lý yêu cầu hỗ trợ của KH, Xem và quản lý báo cáo về nhân viên, tình trạng bán hàng, hoạt động chăm sóc khách hàng.
Ban giám đốc: Ban giám đốc sử dụng chức năng báo cáo của hệ thống. b) Biểu đồ Use Case tổng quát
(Xem Biểu đồ 3.1. Biểu đồ Use Case tổng quát, Phụ lục 3, Trang 66)
c) Phân rã Use Case
- Biểu đồ Use Case chi tiết chức năng quản lý tài khoản (Xem Biểu đồ 3.2. Biểu
đồ Use Case chi tiết chức năng quản lý tài khoản, Phụ lục 3, Trang 66)
- Biểu đồ Use Case chi tiết chức năng quản lý tài khoản (Xem Biểu đồ 3.3. Biểu
đồ Use Case chi tiết chức năng Quản lý bán hàng, Phụ lục 3, Trang 67)
- Biểu đồ Use Case chi tiết chức năng CSKH (Xem Biểu đồ 3.4. Biểu đồ Use
Case chi tiết chức năng CSKH, Phụ lục 3, Trang 67)
- Biểu đồ Use Case chi tiết chức năng Báo cáo (Xem Biểu đồ 3.5. Biểu đồ Use
Case chi tiết chức năng Báo cáo, Phụ lục 3, Trang 68)
- Biểu đồ Use Case chi tiết chức năng Phân tích dữ liệu khách hàng (Xem Biểu
đồ 3.6. Biểu đồ Use Case chi tiết chức năng Phân tích dữ liệu khách hàng, Phụ lục 3,
Trang 68)
- Biểu đồ Use Case chi tiết chức năng Phân loại thông tin khách hàng (Xem Biểu
đồ 3.7. Biểu đồ Use Case chi tiết chức năng Phân loại thông tin khách hàng, Phụ lục
3, Trang 69)
d) Mô tả Use Case
tác nhân thực hiện Nhân viên Quản lý tài khoản Đăng nhập
Nhập thông tin user và password để đăng nhập hệ thống
ThemTK: Thêm tài khoản
Nhân viên kỹ thuật chọn chức năng quản lý tài khoản: Khi có nhân viên mới, nhân viên kỹ thuật tiến hành tạo tài khoản.
Đăng nhập hệ thống
Tien do CV duoc giao:
Theo dõi và quản lý công việc được giao
Đăng nhập hệ thống Báo cáo công
việc hàng ngày
Báo cáo đầu việc, thời gian thực hiện mỗi đầu công việc hàng ngày
Đăng nhập hệ thống
Đăng xuất Đăng xuất khỏi hệ thống Đăng nhập
hệ thống
Quản lý bán hàng
Quan ly thong tin khach hang:
Nhân viên thêm, theo dõi và cập nhật thông tin khách hàng
Đăng nhập hệ thống Quan ly Danh
sach HD
Nhân viên thực hiện thêm, chỉnh sửa thông tin hợp đồng vào hệ thống Đăng nhập hệ thống, được phân quyền Quan ly cong viec HD
Nhân viên thêm các công việc nhỏ để thực hiện hợp đồng, tag bộ phận và nhân viên phụ trách. Tiếp nhận và xử lý các đầu công việc trong quan ly cong viec HD. Xác nhận hồn thành cơng việc Đăng nhập hệ thống, được phân quyền, là người lập cơng việc Phân tích dữ liệu về khách hàng Tổng hợp dữ liệu khách hàng
Nhân viên yêu cầu dữ liệu khách hàng tổng hợp. Hệ thống tổng hợp dữ liệu và xuất ra màn hình Đăng nhập hệ thống, được phân quyền
Phân loại thơng tin khách hàng
Phân loại thơng tin khách hàng theo tiêu chí tuổi, giới tính, địa lý, sở thích Đăng nhập hệ thống, được phân quyền Xác định nhóm khách hàng mục tiêu
Nhân viên thiết lập nhóm khách hàng mục tiêu Đăng nhập hệ thống, được phân quyền Xây dựng
chiến lược tiếp cận khách hàng
Nhân viên lên các chiến lược tiếp cận với từng nhóm khách hàng Đăng nhập hệ thống, được phân quyền Chăm sóc khách hàng Gửi email hàng loạt
Nhân viên thiết lập email mẫu. Gửi email theo danh sách khách hàng có sẵn Đăng nhập hệ thống, được phân quyền Ho tro khach hang
Tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ KH. Xử lý yêu cầu hỗ trợ. Thông báo đã xử lý xong Đăng nhập hệ thống, được phân quyền Ban giám đốc Báo cáo
Ban giám đốc yêu cầu hệ thống xuất báo cáo. Các loại báo cáo: Báo cáo về hiệu quả làm việc, Báo cáo về hoạt động hỗ trợ khách hàng, Báo cáo về tình hình bán hàng Đăng nhập hệ thống, được phân quyền 3.2.2.2 Biểu đồ lớp
(Xem Biểu đồ 3.8. Biểu đồ Lớp, Phụ lục 3, Trang 70) 3.2.2.3 Biều đồ tuần tự
- Biểu đồ tuần tự chức năng Đăng nhập (Xem Biểu đồ 3.9. Biểu đồ tuần tự chức
năng đăng nhập, Phụ lục 3, Trang 71)
- Biểu đồ tuần tự chức năng Thêm tài khoản (Xem Biểu đồ 3.10. Biểu đồ tuần tự
- Biểu đồ tuần tự chức năng Báo cáo công việc hàng ngày (Xem Biểu đồ 3.11.
Biểu đồ tuần tự chức năng Báo cáo công việc hàng ngày, Phụ lục 3, Trang 73)
- Biểu đồ tuần tự Thông tin công việc được giao (Xem Biểu đồ 3.12. Biểu đồ tuần
tự Thông tin công việc được giao, Phụ lục 3, Trang 73)
- Biểu đồ tuần tự Quản lý thông tin khách hàng (Xem Biểu đồ 3.13. Biểu đồ tuần
tự Quản lý thông tin khách hàng, Phụ lục 3, Trang 74)
- Biểu đồ tuần tự Quản lý danh sách hợp đồng (Xem Biểu đồ 3.14. Biểu đồ tuần
tự Quản lý danh sách hợp đồng, Phụ lục 3, Trang 75)
- Biểu đồ tuần tự Quản lý công việc hợp đồng (Xem Biểu đồ 3.15. Biểu đồ tuần
tự Quản lý công việc hợp đồng, Phụ lục 3, Trang 76)
- Biểu đồ tuần tự Tổng hợp dữ liệu khách hàng (Xem Biểu đồ 3.16. Biểu đồ tuần
tự Tổng hợp dữ liệu khách hàng, Phụ lục 3, Trang 77)
- Biểu đồ tuần tự Phân loại thông tin khách hàng (Xem Biểu đồ 3.17. Biểu đồ
tuần tự Phân loại thông tin khách hàng, Phụ lục 3, Trang 78)
- Biểu đồ tuần tự thêm nhóm khách hàng mục tiêu (Xem Biểu đồ 3.18. Biểu đồ
tuần tự thêm nhóm khách hàng mục tiêu, Phụ lục 3, Trang 79)
- Biểu đồ tuần tự xác định nhóm khách hàng mục tiêu (Xem Biểu đồ 3.19. Biểu
đồ tuần tự xác định nhóm khách hàng mục tiêu, Phụ lục 3, Trang 80)
- Biểu đồ tuần tự xây dựng chiến lược tiếp cận khách hàng (Xem Biểu đồ 3.20.
Biểu đồ tuần tự xây dựng chiến lược tiếp cận khách hàng, Phụ lục 3, Trang 80)
- Biểu đồ tuần tự Gửi email quảng bá (Xem Biểu đồ 3.21. Biểu đồ tuần tự Gửi
email quảng bá, Phụ lục 3, Trang 81)
- Biểu đồ tuần tự Gửi email CSKH (Xem Biểu đồ 3.22. Biểu đồ tuần tự Gửi email
CSKH, Phụ lục 3, Trang 82)
- Biểu đồ tuần tự hỗ trợ khách hàng (Xem Biểu đồ 3.23. Biểu đồ tuần tự hỗ trợ
khách hàng, Phụ lục 3, Trang 83)
- Biểu đồ tuần tự chức năng Báo cáo (Xem Biểu đồ 3.24. Biểu đồ chức năng Báo
cáo, Phụ lục 3, Trang 84) 3.2.2.4 Thiết kế CSDL
- Mơ hình thực thể liên kết (Xem Sơ đồ 3.1. Mơ hình thực thể liên kết ERD, Phụ
lục 3, Trang 85) 3.2.2.5 Giao diện
- Giao diện đăng nhập (Xem Hình 3.1. Giao diện đăng nhập, Phụ lục 4, Trang
86)
- Giao diện trang chủ (Xem Hình 3.2. Giao diện màn hình chính, Phụ lục 4,
Trang 86)
- Giao diện chức năng Báo cáo hàng ngày (Xem Hình 3.3. Giao diện chức năng
Báo cáo hàng ngày, Phụ lục 4, Trang 87)
- Giao diện chức năng Quản lý thơng tin khách hàng (Xem Hình 3.4. Giao diện
chức năng Quản lý thông tin khách hàng, Phụ lục 4, Trang 87)
- Giao diện Chức năng hỗ trợ khách hàng (Xem Hình 3.5. Giao diện Chức năng
hỗ trợ khách hàng, Trang 87)