5. KẾT CẤU KHÓA LUẬN
2.2 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ QUAN
2.2.1 Cơ sở hạ tầng
a) Phần cứng
Cơ sở hạ tầng phần cứng của công ty nội thất đẹp Cát Tường được tổng hợp ở các bảng dưới đây (Dựa trên kết quả phiếu điều tra đính kèm ở PHỤ LỤC và q trình
Bảng 2.3. Thống kế cơ sở hạ tầng phần cứng – máy tính
Phân loại Số lượng Cấu hình
Máy chủ 0
Máy tính
Máy bàn
4
Processor: Intel(R) Xeon(R) CPU E5-2620 v4 @ 2.10GHz 2.10GHz
RAM: 6.0GB
System type: 64-bit Operating System
3
Processor: Intel(R) Core(TM) i7-4790K CPU @ 4.00GHz 4.00GHz
RAM: 16.0GB
System type: 64-bit Operating System
Laptop
1
Laptop DELL M4500
CPU: Intel Core i7-720QM Tốc độ máy 1.60GHz cache, Max Turbo Frequency 2.8GHz).
Memory: 4GB.
Ổ cứng: 320GB 7200rpm.
Màn hình: Độ lớn màn hình 15.6 inch Độ phân giải HD+ (1600 x 900) chống chói. Graphic: NVIDIA Quadro FX 880M Graphic Memory 1GB.
15
Processor: Intel(R) Core(TM) i7-4510U CPU @ 2.00GHz 2.60GHz
RAM: 4.00 GB
System type: 64-bit Operating System, x64- based processor
Bảng 2.4. Thống kế cơ sở hạ tầng phần cứng – Thiết bị truyền nhận thông tin
STT Tên thiết bị Số lượng
1 Modem 1 2 Cáp nối 0 3 Đầu nối 0 4 Hubs 0 5 Switch 0 6 Router 4
- Thiết bị lưu trữ dữ liệu của công ty:
Biểu đồ 2.1. Thực trạng sử dụng thiết bị lưu trữ
Công ty chủ yếu lưu trữ dữ liệu bằng HDD (51%) và SDD (33.33%), số ít cịn lại dành cho các thiết bị USB (14%) và đĩa CD (2%)
- Các thiết bị ngoại vi khác:
Bảng 2.5. Thống kế cơ sở hạ tầng phần cứng – Thiết bị truyền nhận thông tin
STT Tên thiết bị Sốlượng Ghi chú
1 Màn hình 13 Màn hình Asus MX279HR 27Inch IPS
2 Bàn phím 7
3 Chuột 23
4 Loa 2
5 Máy in 3 2 máy in trắng đen, 1 máy in màu
Cấu hình máy in trắng đen Brother DCP-1511
51%
13% 2% 33%
Độ phân giải: 2400 x 600 dpi công nghệ HQ 1200.
Độ phân giải sccan: 600 x 2400 dpi có thể đến 19200 x 19200 dpi.
Bộ nhớ: 16MB.
Giao tiếp USB Hi-Speed 2.0. Khay giấy: 150 tờ.
Cấu hình máy in màu Canon PIXMA iP7270
Tốc độ in: 15 trang/ phút (trắng/ đen), 10 trang/ phút (màu)
Độ phân giải: 9600 x 2400 dpi Khổ giấy: A4
Chế độ in: In 2 mặt tự động, in nhãn đĩa, wifi Kết nối: USB 2.0 tốc độ cao, PictBridge Cartridges: PGI 750BK, CLI 751 BK/C/M/Y
b) Phần mềm - Hệ điều hành
Biểu đồ 2.2. Tình hình sử dụng HĐH trong cơng ty
Có 43,48% số máy tính trong cơng ty sử dụng HĐH Windows 7, trong khi đó, số máy tính sử dụng Windows 10 là 39,13%. Số máy tính cài HĐH Windows 8 là 17,39% (Tương đương với 4 máy tính).
Phần mềm giao tiếp: Cơng ty quy định 100% nhân viên giao tiếp, trao đổi thơng qua nhóm chung trên Skype.
- Phần mềm tiện ích
Biểu đồ 2.3. Phần mềm tiện ích trong cơng ty
Kết quả điều tra cho thấy, 100% nhân sự công ty sử dụng bộ phần mềm Microsoft Office. 17.4% nhân sự sử dụng phần mềm hỗ trợ hoạt động kế toán, ở đây cụ thể là phần mềm kê khai thuế điện tử. 21.7% sử dụng phầm mềm hỗ trợ việc chỉnh sửa Video. 82.6% nhân viên trong công ty sử dụng phần mềm diệt Virus cho máy tính của mình.
- Phần mềm chuyên dụng:
Sau khi xử lý phiếu điều tra, đã có kết quả về việc sử dụng các phần mềm chuyên ngành tại công ty nội thất đẹp Cát Tường như sau:
Biểu đồ 2.4. Phần mềm chuyên dụng trong công ty
Từ biểu đồ trên có thể thấy rằng Photoshop là phần mềm chuyên dụng được sử dụng nhiều nhất trong công ty (80%) sau đó đến phần mềm chỉnh sửa Video – Proshow với 33.3%. Phần mềm thiết kế như 3ds Max, Photoshop, Autocad, Sketchup
MS Office Phần mềm Kế toán Phần mềm chỉnh
sửa Video Phần mềm diệt virus 0.0% 20.0% 40.0% 60.0% 80.0% 100.0% 120.0% 100.0% 17.4% 21.7% 82.6% 3d m ax phot osho p auto cad sket chup ProS how Php Desig ner Note pad+ + Xam pp HTKK 0.0% 10.0% 20.0% 30.0% 40.0% 50.0% 60.0% 70.0% 80.0% 90.0% 26.7% 80.0% 26.7% 26.7% 33.3% 20.0% 20.0% 20.0% 20.0%
được sử dụng cho bộ phận thiết kế (26.7%), phần mềm PHP Designer, Notepad++, Xampp được sử dụng bởi 20% nhân viên (Bộ phận kỹ thuật). HTKK – phần mềm kê khai thuế điện tử được sử dụng bởi nhân viên phịng kế tốn với 20%.
c) Mạng máy tính
- Đơn vị cung cấp mạng máy tính cho cơng ty nội thất đẹp Cát Tường là FPT Telecom.
- Đường truyền ADSL
- Giao thức mạng sử dụng: TCP/IP, HTTP, DHCP
- Khảo sát về mức độ hài lịng về mạng máy tính ở cơng ty, có kết quả:
Biểu đồ 2.5. Mức độ hài lịng về mạng máy tính
Có 60.87% cho rằng mạng hoạt động tốt và ổn định. 26.01% thấy rằng mạng hoạt động ở mức độ bình thường. Và 13.04% nhân viên thấy chưa hài lịng về mạng máy tính ở cơng ty.
d) CSDL
- Thu thập thông tin
Phương pháp thu thập thông tin của công ty:
Khảo sát 29% Phỏn g vấn 9% Thực nghi ệm 13% Quan sát 21% Nghi ên cứu báo cáo, tài liệu 29% Khảo sát Phỏng vấn Thực nghiệm Quan sát
Nghiên cứu báo cáo, tài liệu
Biểu đồ 2.6. Phương pháp thu thập thông tin
Nguồn thông tin nội bộ: Thông tin nội bộ được thu thập thông qua các hồ sơ, báo cáo bằng văn bản của cơng ty; Những buổi họp, thảo luận nhóm; Trao đổi thơng tin qua phần mềm giao tiếp như skype, chia sẻ dữ liệu qua google driver,…
Nguồn Internet, báo chí và các phương tiện truyền thơng khác: Các thơng tin cần thiết có thể được tìm kiếm trên Internet, báo chí và các phương tiện truyền thơng. Lưu ý nguồn tin uy tín như website chính thức của chính phủ, tổ chức luật pháp…
Nguồn thơng tin phản hồi từ khách hàng, đối tác: Phỏng vấn trực tiếp
- Xử lý thông tin
Kết quả khảo sát phương pháp xử lý thông tin
Biểu đồ 2.7. Phương pháp xử lý thông tin
Dữ liệu của công ty chủ yếu được phân loại và xử lý thành các biểu đồ và bảng thống kê để cung cấp thơng tin cho q trình kinh doanh và quản trị doanh nghiệp.
Lưu trữ: Thông tin được thể hiện trên văn bản như báo cáo, hợp đồng, hóa đơn
được phân loại bằng túi đựng tài liệu và cất ở tủ bảo hiểm. Ngoài ra, các dữ liệu được nhập vào máy tính và lưu trữ thành các file đơn lẻ, phân tán ở nhiều nơi.
Truyền nhận thơng tin: Thơng tin có thể được truyền nhận qua giấy tờ, văn
bản (phát cho các thành viên), truyền bằng lời nói, truyền nhận bằng phần mềm giao tiếp, email, driver. Truyền thông tin tới khách hàng được thực hiện qua e-mail, mạng xã hội, điện thoại và gặp mặt trực tiếp.
Bảo mật dữ liệu: Phân loại 44% Thống kê 35% Biểu đồ 21% Phân loại Thống kê Biểu đồ
Biểu đồ 2.8. Phương pháp bảo mật dữ liệu
Hoạt động bảo mật chủ yếu sử dụng phương pháp sao lưu, backup dữ liệu (40.4%) và phân quyền người dùng (40.4%). Tiếp đó là phương pháp đặt mật khẩu cho tài liệu và mã hóa tài liệu chiếm lần lượt 10.5% và 7%. Cuối cùng là phương pháp bảo mật IP chưa thức sự phổ biến với 1.8%.
Khảo sát về những khó khăn về CSDL cơng ty gặp phải, ta có biểu đồ kết quả
Biểu đồ 2.9. Khó khăn về CSDL
100% nhân viên cho rằng dữ liệu công ty bị dư thừa và có tính bảo mật kém. Ngồi ra, nó cịn thiếu tính linh hoạt và khả năng chia sẽ dữ liệu hạn chế (69.6%).
e) Website
Website noithatcattuong.vn được phát triển bằng ngôn ngữ PHP trên nền tảng Wordpress, hệ quản trị CSDL mySQL. Website của Cát Tường thuộc loại website giới
40.4% 40.4% 10.5% 7.0% 1.8% Backup Phân quyền Mật khẩu tài liệu Mã hóa tài liệu Bảo mật IP
TT dư thừa Thiếu linh hoạt Bảo mật kém Thiếu tính chia sẻ 0.0% 20.0% 40.0% 60.0% 80.0% 100.0% 120.0% 100.0% 69.6% 100.0% 69.6%
thiệu thơng tin doanh nghiệp (Thơng tin về sản phẩm, dịch vụ và về công ty). Hosting được thuê của đơn vị thứ 3 – Mắt Bão với công cụ cPanel có thể điều chỉnh website đơn giản.
Website noithatcattuong.vn được sử dụng để cung cấp thông tin về sản phẩm dịch vụ và các thông tin về doanh nghiệp. Ngồi ra, nó cịn tương tác và hỗ trợ khách hàng.
Tương tác và hỗ trợ thông tin cho khách hàng.