1.6 .Phương pháp nghiên cứu
1.6.2 .Phương pháp cụ thể
3.3. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp và sơ cấp về chất lượng và nâng cao chất lượng
3.3.3. Thực trạng tuyển chọn nhân lực
Thực trạng thu nhận hồ sơ:
Qua phỏng vấn cán bộ phụ trách tuyển dụng Vũ Thị Hà thì tác giả thu thập được thông tin: Cơng ty tiếp nhận hồ sơ dưới hình thức nộp trực tiếp tại Bộ phận hành chính- nhân sự hoặc nộp qua email amy.vu@vihoth.com. Trong quá trình thu nhận hồ sơ, phịng sẽ kiểm tra hồ sơ theo tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể và hồ sơ không hợp lệ sẽ được loại bỏ:
- Xem xét tính hợp lệ của hồ sơ: Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên và các dữ liệu cụ thể để cơng ty có thể liên hệ khi cần thiết.
- Xét về mặt hình thức và nội dung của hồ sơ: Các giấy tờ như: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch hoặc CV, bằng cấp, chứng chỉ có liên quan,...cần phải được sắp xếp và trình bày gọn gàng và đầy đủ. Nội dung phải đầy đủ và chi tiết. Chứng chỉ và bằng cấp phải được công chứng hoặc scan để đảm bảo tính xác thực.
Bảng 3.8. Thống kê số hồ sơ ứng viên nộp qua các kênh từ năm 2014-2016Năm Chênh lệch Năm Chênh lệch 2015/2014 Chênh lệch 2016/2015 2014 2015 2016 Nộp trực tiếp tại công ty 22 27 31 5 4 Nộp qua email 37 41 57 4 16 Tổng: 59 68 88 9 20 (Nguồn: Phịng hành chính- nhân sự) Nhận xét:
Do nhu cầu tuyển dụng ngày càng tăng nên số hồ sơ ứng viên nộp vào công ty tăng qua các năm. Cụ thể năm 2015 tăng 9 hồ sơ so với năm 2014, năm 2016 tăng 20 hồ sơ so với năm 2015. Tỉ lên nộp hồ sơ qua email luôn lớn hơn số hồ sơ nộp trực tiếp tại công ty. Cụ thể năm 2014 số hồ sơ nộp qua email lớn hơn số hồ sơ nộp trực tiếp tại công ty là 15 hồ sơ, năm 2015 là 14 hồ sơ, năm 2016 là 26 hồ sơ.
Thực trạng xử lý hồ sơ ứng viên:
Việc sơ tuyển hồ sơ ứng viên thường được tiến hành trong thời hạn tối đa là 1 tuần kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ. Cán bộ tuyển dụng tiến hành xem xét, kiểm tra tính xác thực của lý lịch, đơn xin việc, bằng cấp và so sánh với yêu cầu cơ bản. Sau quá trình xử lý hồ sơ, cán bộ tuyển dụng sẽ loại bỏ được một loạt các hồ sơ không hợp lệ và hồ sơ khơng thích hợp, đồng thời lập danh sách ứng viên qua vòng sơ tuyển, đánh giá kết quả sơ tuyển và các ghi chú khác.
Bảng thể hiện hồ sơ của ứng viên đáp ứng, không đáp ứng yêu cầu tuyển dụng.
Bảng 3.9. Bảng thống kê số hồ sơ đạt yêu cầu, không đạt yêu cầu từ năm 2014-2016
Năm Chênh lệch 2015/2014 Chênh lệch2016/2015 2014 2015 2016 Hồ sơ đạt yêu cầu 47 52 77 5 25 Hồ sơ không đạt yêu cầu 12 16 11 4 5 (Nguồn: Phịng hành chính- nhân sự)
Nhận xét:
Những hồ sơ không đạt yêu cầu là những hồ sơ không đáp ứng đủ những tiêu chuẩn cơng việc mà vị trí cần tuyển yêu cầu. Ví dụ như vị trí nhân viên Marketing cần có bằng tiếng anh TOIEC 550 hoặc tương đương, ở vị trí giám đốc kinh doanh thì cần có 3 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương...
Năm 2014 số hồ sơ đạt yêu cầu lớn hơn số hồ sơ không đạt yêu cầu là 35 hồ sơ, chiếm gần 80% tổng số hồ sơ, năm 2015 số hồ sơ đạt yêu cầu chiếm 76,47%, năm 2016 số hồ sơ đạt yêu cầu chiếm 87,5%.
Thực trạng thi tuyển: Qua kết quả của phiếu điều tra thì cơng ty khơng tổ chức
thi tuyển mà chỉ tiến hành phỏng vấn ứng viên.
Thực trạng phỏng vấn tuyển dụng:
Qua thu thập dữ liệu thứ cấp của cơng ty thì sau khi tiếp nhận đủ hồ sơ theo yêu cầu cần tuyển, Bộ phận Quản lý lao động sơ tuyển, lựa chọn những ứng viên có hồ sơ phù hợp với vị trí tuyển dụng và tiến hành thông báo lịch phỏng vấn: 02 ngày sau khi lựa chọn ứng viên, Bộ phận Quản lý lao động lên kế hoạch, quyết định ngày và thông báo các ứng viên thời gian tuyển dụng (thông báo trực tiếp bằng điện thoại, email).
Đối với lao động phổ thơng khơng u cầu trình độ, chun mơn thơng thường cơng ty chỉ phỏng vấn sơ bộ, được thực hiện một cách gọn nhẹ. Phỏng vấn chỉ do cán bộ phụ trách tuyển dụng Vũ Thị Hà tiến hành. Các câu hỏi chỉ xoay quanh những nội dung mà ứng viên ghi trong sơ yếu lý lịch như: Tiểu sử phát triển của bản thân, các kỹ năng, tại sao lại ứng tuyển vào cơng ty, mức thu nhập mong muốn,...Các tiêu chí đánh giá ứng viên này chủ yếu dựa vào ngoại hình, sức khỏe qua ngoại hình bên ngồi.
Đối với vị trí cần trình độ, chun mơn thì trải qua 2 lần phỏng vấn, lần phỏng vấn thứ 1, phỏng vấn sơ bộ do cán bộ phụ trách tuyển dụng tiến hành, các câu hỏi cũng tương tự như đối với lao động phổ thơng. Phỏng vấn lần 2, phỏng vấn chun sâu có sự tham gia của Trưởng bộ phận vị trí ứng viên ứng tuyển, Bộ phận Quản lý lao động hoặc có thể có sự tham gia của Giám đốc.
Cơng ty có xây dựng mẫu câu hỏi phỏng vấn cho các vị trí, ví dụ mẫu câu hỏi dành cho nhân viên kế toán:
PHIỂU ĐÁNH GIÁ PHỎNG VẤN ỨNG VIÊN
Họ và tên ứng viên:......................................................................................................... Chức danh thi tuyển:....................................................................................................... Cán bộ phỏng vấn:.......................................................................................................... A: Đánh giá của cán bộ phỏng vấn Cán bộ phỏng vấn:.......................................................................................................... STT Chỉ tiêu Nhận xét Đánh giá (5.Xuất sắc - 1.Yếu) Trọng số 1 Ngoại hình 1 2 3 4 5 2 Sự tự tin 3 Động cơ làm việc 4 Tính trung thực 5 Tính trách nhiệm 6 Kinh nghiệm làm việc 7 Kiến thức/Kỹ năng chuyên
môn ............................................... ............................................... ............................................... ............................................... 8 Kiến thức/Kỹ năng khác Ngoại ngữ Tin học
Khả năng giải quyết vấn đề Khả năng thích ứng linh hoạt Mức độ phù hợp với công việc
9 Tổng điểm = Điểm * Trọng số
B: Các điều kiện của ứng viên 1. Mức lương mong muốn
2. Sẵn sàng đi cơng tác
a. Có thể (trong thời gian...............) b. Không
3.Những điều kiện và đề nghị của ứng viên C: Nhận xét của cán bộ phỏng vấn
........................................................................................................................................ .........................................................................................................................................
Kết luận: a. Đồng ý tiếp nhận b. Cần xem xét thêm c. Khơng đồng ý
Hình 3.3. Phiếu đánh giá phỏng vấn ứng viên
Nguồn: Đề xuất của tác giả
Sau khi phỏng vấn sơ bộ, Giám đốc, Bộ phận Quản lý lao động và Trưởng phịng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng dựa vào kết quả, những nhận xét và lưu ý của mỗi ứng viên trong phỏng vấn sơ bộ để chuẩn bị các câu hỏi cho mỗi ứng viên ở vịng này. Những câu hỏi thường liên quan đến trình độ chun mơn, các câu hỏi tình huống cụ thể để ứng viên xử lý, qua đó đánh giá kiến thức, kỹ năng của ứng viên.
13.33 10 6.67 20 26.67 23.33 16.67 20 30 33.34 33.33 40 20 23.33 36.66 20 10 10 6.67 Khơng tốt Bình thường Khá tốt Tốt Rất tốt
Biểu đồ 3.1:Kết quả điều tra đánh giá về việc tổ chức phỏng vấn của cơng ty
Nhìn vào biểu đồ ta thấy được: Lượng phiếu đánh giá hài lòng về các nội dụng trong tổ chức phỏng vấn của công ty khá cao, cụ thể: về cách thức phỏng vấn có 20% tổng số phiếu;câu hỏi phỏng vấn có 23.33% tổng số phiếu; cán bộ phỏng vấn có 36.66% tổng số phiếu;trang thiết bị, hậu cần được chuẩn bị trong buổi phỏng vấn 20% tổng số phiếu, các nội dung đều có trên 30% tổng số phiếu đánh giá khá tốt. Điều này cho thấy, việc tổ chức phỏng vấn của công ty thực hiện khá tốt, được cho là mang lại hiệu quả trong việc tuyển chọn ứng viên cho công ty.
Kết quả về mức độ hài lòng của nhân viên đối với quy trình tuyển chọn mà cơng ty đang áp dụng được thể hiện rõ qua:
10%
40% 30%
10% 10%
Khơng hài lịng Bình thường Khá hài lòng Hài lòng Rất hài lòng
Biểu đồ 3.2. Mức độ hài lịng của nhân viên về quy trình tuyển chọn của cơng ty
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Qua hình vẽ trên, tỷ lệ nhân viên rất hài lòng và hài lịng đối với quy trình tuyển chọn mà cơng ty đang áp dụng thấp, cả hai đều 10 % trên tổng số 30 người được điều tra. Trong khi đó, mức độ khá hài lịng và bình thường chiếm tỷ lệ khá cao lần lượt là 30% và 40% trên tổng số 30 phiếu điều tra. Điều này cho thấy công ty cần thay đổi quy trình tuyển chọn sao cho khoa học và hợp lý.
Thực trạng quyết định tuyển dụng
Đánh giá ứng viên:
Qua phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp của tác giả và kết quả của phiếu điều tra cho thấy: 100% phiếu điều tra cho kết quả công ty sử dụng phương pháp giản đơn và dựa vào các tiêu chuẩn kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng giao tiếp, tính trung thực, trách nhiệm cơng việc và động cơ làm việc để đánh giá ứng viên. Mỗi thành viên trong hội đồng phỏng vấn đưa ra ý kiến, nhận xét về các ứng viên bằng
cách tích vào các ơ khơng hài lịng, hài lịng, tốt trong Phiếu thơng tin phỏng vấn. Việc đánh giá này giúp tiết kiệm về thời gian, công sức và tiền của.
Tuy nhiên, hội đồng tuyển dụng, ngồi nhân viên chun về tuyển dụng thì cịn có sự tham gia của đại diện các phịng ban có nhu cầu tuyển dụng, khơng được đào tạo bài bản về tuyển dụng, chưa được hướng dẫn về những sai lầm thường gặp trong đánh giá ứng viên. Vì vậy, hội đồng tuyển dụng của công ty đôi khi mắc một số sai lầm như: tác động của “hào quang”, sai xót nhân bản,... Họ thường có ấn tượng với những ứng viên có vẻ ngồi lịch lãm, ăn mặc chun nghiệp và dành thiện cảm, ưu ái cho những người cùng quê, người thân, người quen. Và đôi lúc, trong đánh giá ứng viên thì có sự trái lập giữa các thành viên trong hội đồng tuyển dụng, điều này gây khó khăn khi đưa ra kết luận có tuyển dụng ứng viên hay khơng.
Ra quyết định tuyển dụng:
Qua thu thập dữ liệu thứ cấp và phỏng vấn cán bộ phụ trách tuyển dụng Vũ Thị Hà, thì Bộ phận Quản lý lao động lập danh sách ứng viên trúng tuyển trình Giám Đốc phê duyệt. Khi danh sách ứng viên trúng tuyển được phê duyệt, cán bộ tuyển dụng gọi điện cho ứng viên trúng tuyển và gửi email cho ứng viên không trúng tuyển.
Cán bộ tuyển dụng hồn thành tốt cơng tác truyền thơng đối với các ứng viên không trúng tuyển, giúp cơng ty để lại hình ảnh tốt đối với ứng viên.
Dưới đây là bảng kết quả ứng viên được tuyển từ năm 2014-2016
Bảng 3.10. Kết quả ứng viên trúng tuyển từ năm 2014-2016
Năm Chênh lệch 2015/2014 Chênh lệch 2016/2015 2014 2015 2016 ứng viên trúng tuyển 11 15 19 4 4 ứng viên không trúng tuyển 34 36 51 2 15 Tổng số ứng viên tham gia phỏng vấn
45 51 70 6 19
Hội nhập nhân lực mới:
Thông qua thu thập dữ liệu thứ cấp thì thời gian thử việc tuỳ theo từng vị trí và quy định của Cơng ty: lao động có trình độ chun mơn, lao động có trình độ từ cao đẳng trở lên 30 ngày và sau đó tiến hành đánh giá sau thử việc, nếu đạt thì tiến hành ký kết hợp đồng lao động. Trong khoảng thời gian này, nhân viên chủ yếu được làm quen với công việc về sau phải đảm nhận. Công ty không tiến hành tổ chức các buổi đào tạo, giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển, tầm nhìn, sứ mệnh của cơng ty, các hoạt động sinh hoạt tập thể,...mà chỉ biết được các chính sách trả lương, thưởng và thời gian làm việc thông qua buổi phỏng vấn.
Hội nhập môi trường làm việc diễn ra đơn giản, nhân viên mới được trưởng phòng giới thiệu với đồng nghiệp trong ngày đầu tiên, giới thiệu vị trí làm việc và hướng dẫn sơ qua về nội quy của công ty. Và chỉ khi cơng ty có các hoạt động, sinh hoạt tập thể như kỷ niệm ngày thành lập cơng ty, các ngày lễ hội,... thì nhân viên mới có cơ hội tiếp cận, làm quen với đồng nghiệp, truyền thống của cơng ty.
Trong q trình hội nhập nhân lực mới có nhân viên hội nhập thành cơng, có nhân viên do khơng thích nghi với mơi trường làm việc nên đã nghỉ. Số nhân viên hội nhập thành công, không thành được thể hiện dưới bảng sau:
Bảng 3.11. Thống kê số nhân viên hội nhập thành công, không thành công từ năm 2014-2016
Năm Chênh lệch
2015/2014 Chênh lệch2016/2015 2014 2015 2016
Số nhân viên hội nhập thành công
10 15 18 5 3
Số nhân viên hội nhập không
thành công 1 0 1 1 1
Tổng số nhân viên được hội nhập
11 15 19 4 5
(Nguồn: phịng hành chính- nhân sự)
Nhận xét:
Số nhân viên hội nhập thành công chiếm tỉ lệ cao, số nhân viên hội nhập không thành cơng chiếm tỉ lệ rất ít là 1 người năm 2014 và 2016. Năm 2015 khơng có nhân viên nào hội nhập không thành công. Do nhu cầu tuyển mỗi năm một thay đổi nên số
nhân viên hội nhập thành công qua các năm cũng thay đổi, năm 2015 nhiều hơn so với năm 2014 là 5 nhân viên, ít hơn so với năm 2016 là 3 nhân viên.
Đối với hội nhập cơng việc, tùy vào cách đánh giá, nhìn nhận năng lực của trưởng phòng, nhân viên mới sẽ được đảm nhận những công việc phù hợp dưới sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của nhân viên đã có kinh nghiệm trong công ty. Trong thời gian làm quen với công việc, nhân viên mới sẽ được giao nhiều việc khác nhau, từ mức cơ bản trở lên và có thể được thử sức với các cơng việc khó hơn để phát huy được hết khả năng của bản thân. Đánh giá của các nhân viên sau khi được tuyển dụng về quá trình hội nhập nhân lực của công ty được thể hiện qua biểu đồ dưới đây.
20 6.67 63.33 20 16.67 40 20 13.33
Khơng hài lịng Bình thường Khá hài lịng Hài lòng Rất hài lòng
Biểu đồ 3.3. Mức độ hài lịng của nhân viên về q trình hội nhập nhân lực
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Qua biểu đồ, có thể thấy mức độ hài lịng của nhân viên về cơng tác hội nhập công việc cao hơn so với hội nhập môi trường làm việc, trong khi 20 nhân viên hài long và 13.33% nhân viên hài lịng về cơng tác hội nhập cơng việc thì 63.33% nhân viên cho rằng hoạt động hội nhập mơi trường làm việc ở mức bình thường và 20% nhân viên đánh giá là khơng hài lịng. Bên cạnh đó, qua phiếu điều tra 16.67% nhân viên cho biết chưa được hội nhập môi trường làm việc. Như vậy, trong q trình hội nhập nhân viên mới, cơng ty chú trọng công tác hội nhập công việc hơn so với hội nhập môi trường làm việc. Công ty đạt hiệu quả cao trong việc giúp nhân viên hiểu rõ và thích nghi với cơng việc mới nhanh chóng. Tuy nhiên, cơng ty chưa giúp nhân viên
3.3.4. Đánh giá tuyển dụng nhân lực
Số lượng và cơ cấu nhân lực mà công ty tuyển dụng từ năm 2014 đến năm 2016 được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 3.12. Cơ cấu nhân lực tuyển dụng từ năm 2014 đến năm 2016
Đơn vị: Người
Vị trí tuyển Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Nhà quản trị 0 0 1
Nhân viên khối văn phòng 4 8 8
Kĩ thuật 6 7 9
Tổng 10 15 18
Nguồn: Phịng hành chính- nhân sự
Qua bảng trên ta thấy: Số lượng nhân lực công ty tuyển dụng tăng qua các năm: 10 người (năm 2014), 15 người (năm 2015) và năm 2016 là 18 người. Vị trí tuyển dụng: nhà quản trị khơng thay đổi năm 2014-2015, năm 2016 tăng lên 1 người. Nhân viên khối văn phịng năm 2015 so với 2016 là khơng tăng, và tăng 4 người so với năm 2014. Nhân viên kĩ thuật năm 2015 tăng 1 người so với 2014, năm 2016 tăng 2 người.
Bảng 3.13. Chi phí tuyển dụng của cơng ty năm từ năm 2014 đến năm 2016