- Chi phí NVL phục vụ quản lý đội: Chi phí này chủ yếu là văn phòng phẩm,
3.2.1.Giải pháp thứ nhất: Về chứng từ
Việc hồn thiện khâu hạch tốn ban đầu nhằm kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, phát hiện ngăn chặn kịp thời những hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ tài chính. Trong doanh nghiệp , kế tốn trưởng phải quy định thời gian luân chuyển chứng từ, để chứng từ kế toán trở thành cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế tốn thì chứng từ kế tốn phải đáp ứng được các yêu cầu sau: Chứng từ phải lập theo mẫu thống nhất được quy định trong chế độ ghi chép ban đầu, phải được bảo quản nơi an toàn, lưu trữ theo thời hạn Nhà nước quy định và đảm bảo tính pháp lý của từng chứng từ
Chứng từ là căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán và quản lý chi phí nên việc luân chuyển chứng từ kịp thời là rất cần thiết. Song do nhiều lý do khách quan và chủ quan nên chứng từ không được tập hợp kịp thời. Có nhiều nguyên nhân nhưng nguyên nhân chủ yếu là do Cơng ty có nhiều cơng trình ở xa trung tâm điều hành, bên cạnh đó một
số đội trưởng không hiểu được tầm quan trọng của các chứng từ kế toán. Hơn nữa, việc mua vật tư trả tiền sau thường các cửa hàng, đại lý đợi khi trả tiền mới xuất hóa đơn cho các đội. Thơng thường các chứng từ được tập hợp theo tháng, thậm chí theo quý, có khi đến lúc các đội lập báo cáo hàng 2 q để gửi về Cơng ty kiểm tra thì mới lấy chứng từ về, điều này dẫn đến thiếu chứng từ để đáp ứng yêu cầu hạch toán kịp thời và chính xác. Để giảm tình trạng ln chuyển chứng từ chậm và giảm bớt khối lượng cơng việc cho kế tốn vào cuối tháng, cuối q và theo dõi, ghi sổ cập nhật chứng từ đầy đủ, kịp thời thì việc giao nộp chứng từ cần được tiến hành thường xuyên, nâng cao hiểu biết của các đội trưởng về tầm quan trọng của các chứng từ kế toán để khi phát sinh nghiệp vụ yêu cầu lấy ngay hóa đơn, chứng từ.
Cơng ty nên có biện pháp đơn đốc việc ln chuyển chứng từ từ phía kế tốn các đội xây lắp cho các đội tạm ứng tiền thu mua nguyên vật liệu, nhân cơng th ngồi…. Để khắc phục tình trạng ln chuyển chứng từ chậm cơng ty cần thực hiện nghiêm túc quy định phải nộp đầy đủ chứng từ thì mới cho tạm ứng tiếp.
Công tác luân chuyển chứng từ rất quan trọng trong q trình hạch tốn kế tốn đặc biệt là kế tốn chi phí xây dựng. Do số lượng chứng từ phát sinh từ các đội xây lắp là rất nhiều, các cơng trình ở xa cơng ty do điều kiện khơng thuận lợi nên chứng từ kế tốn dưới các tổ đội tập hợp đến cuối tháng, cuối quý mới chuyển lên phịng kế tốn để xử lý và phản ánh nghiệp vụ. Chính vì vậy mà khối lượng cơng việc của kế tốn tại trụ sở công ty cuối tháng là rất lớn, có thể làm cho cơng tác hạch tốn kế tốn của cơng ty bị chậm trễ khơng kịp thời. Vì vậy để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch tốn được diễn ra kịp thời và giảm nhẹ cơng việc cho kế tốn cơng ty, khối lượng cơng việc tại phịng kế tốn trụ sở sẽ được giảm bớt, công tác luân chuyển chứng từ được nhanh hơn thì em xin đưa ra ý kiến:
+ Công ty tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán để phù hợp hơn với quy mô tổ chức của cơng ty.
+ Bên cạnh đó phịng kế tốn cũng cần có ý kiến với Ban Giám Đốc quy định về thời hạn nộp chứng từ để có số liệu kịp thời, thời gian nộp căn cứ vào phạm vi địa bàn cơng trình thi cơng. Mặt khác nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của các tổ đội thì cần có chế độ thưởng phạt rõ ràng trong việc nộp chứng từ. VD: có thể quy định các cơng trình trên 300km thì thời hạn nộp chứng từ là 3-4 ngày vi phạm thì phạt 50.000- 100.000 đồng/1chứng từ/1ngày.
+ Kế tốn cũng nên lập bảng giao nhận chứng từ đề ghi nhận việc nộp các chứng từ lên cơng ty từ các đội, từ đó có cơ sở cho xác nhận chứng từ nhanh hay chậm.