5. Kết cấu khóa luận
2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH thiết bị điện
2.2.1.2. Quản lý nguyên vật liệu
Khi Công ty được Nhà nước giao hoặc trúng thầu một cơng trình xây dựng thì bộ phận kế hoạch sẽ lên kế hoạch, đồng thời lập dự tốn cho cơng trình. Khi cơng trình chuẩn bị thi cơng theo yêu cầu thiết kế thì bộ phận kỹ thuật dựa vào dự tốn cơng trình để bóc tách vật tư theo định mức đã được xây dựng. Sau đó, bộ phận vật tư dựa trên hạn mức cơng trình làm giấy xin mua vật tư trình lên cho Giám đốc duyệt; nếu được Giám đốc chấp nhận thì sẽ cử người đi mua vật tư.
Thường thì khi mua ngun vật liệu, Cơng ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với bên cung cấp vật liệu. Trong hợp đồng này, các bên sẽ soạn thảo các điều khoản quy định quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên. Chẳng hạn, bên cung cấp vật liệu phải đảm bảo về số lượng, chất lượng, quy cách mẫu mã, các quy định về kỹ thuật, phải cung cấp đúng thời hạn. Cịn đối với bên mua vật liệu thì phải đảm bảo thanh toán tiền đầy đủ, đúng hạn, đúng phương thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận với nhau.
Nếu vật tư mua về nhập kho thì thủ kho cùng đại diện của phịng vật tư, kế tốn kiểm tra trước khi nhập kho, nếu thấy đủ tiêu chuẩn thì tiến hành nhập kho, đối với vật tư có số lượng và giá trị lớn thì phải lập biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Đối với nguyên vật liệu mua ngồi khơng thơng qua nhập kho mà đưa thẳng đến chân cơng trình thì thủ tục nhập kho được tiến hành như sau: khi nguyên vật liệu về đến chân cơng trình thì người lĩnh vật liệu sẽ kiểm nghiệm và ghi số lượng thực nhập vào hai liên phiếu nhập kho và một giấy giao nhận vật tư, cùng với người giao vật tư người nhận cũng sẽ ký vào các phiếu đó. Một phiếu nhập kho và một phiếu giao nhận vật tư được chuyển cho phịng vật tư, một phiếu nhập kho và hố đơn mua hàng được chuyển lên phịng kế tốn. Kế tốn thanh toán căn cứ vào chứng từ thanh toán cho người bán; sau đó, phiếu nhập kho được chuyển cho kế tốn vật tư để theo dõi chi tiết trên sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu.