PHƯƠNG PHÁP KKTX
(Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)
1.4.4. Sổ kế toán :
Tuỳ theo điều kiện cụ thể (quy mơ hoạt động, loại hình kinh doanh, nhu cầu phân cơng lao động kế tốn…) mà doanh nghiệp lựa chọn một trong bốn hình thức ghi sổ kế tốn và mỗi hình thức có một hệ thống sổ sách riêng, trình tự hạch tốn cũng khác nhau. Để vận dụng có hiệu quả khi chọn một trong bốn hình thức này, doanh nghiệp cần phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu quản lý, quy mơ hoạt động cũng như trình độ kế toán viên để áp dụng sao cho phù hợp. Các hình thức sổ đó là:
Hình thức Nhật ký chung
Điều cần biết đầu tiên về việc ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung đó là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh
Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cơ sở để ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ nhật ký chuyên dùng là căn cứ vào các chứng từ gốc hợp pháp, hợp lý tiến hành lập định khoản rồi ghi trực tiếp vào sổ Nhật ký chung theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản.
Số liệu ở sổ Nhật ký chung được sử dụng để ghi vào Sổ cái các tài khoản liên quan. Cụ thể trình tự ghi sổ kế tốn ngun vật liệu trong hình thức Nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 1.3: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN NHẬT KÝ CHUNG
Hình thức Chứng từ ghi sổ
- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
+ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
+ Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
+ Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế tốn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế tốn.
Chứng từ ghi sổ;
Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái;
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
- Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Biểu số 03) + Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
+ Cuối tháng, phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
+ Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
SƠ ĐỒ 1.4: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐNCHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Hình thức Nhật ký - Sổ cái
Căn cứ chứng từ về thu mua nguyên vật liệu, kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ gốc sau đó lấy số liệu ghi vào Nhật ký - Sổ cái của các tài khoản 152, 611. Căn cứ chứng từ xuất kho vật tư hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, trị giá trực tiếp của vật liệu xuất kho được ghi vào Nhật ký - Sổ cái, sau đó ghi vào sổ thẻ kế tốn chi tiết.
SƠ ĐỒ 1.5: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ- SỔ CÁI
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hình thức Nhật ký chứng từ
- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký-Chứng từ (NKCT)
+ Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
+ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hố các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).
+ Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế tốn và trong cùng một q trình ghi chép.
+ Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế tốn sau:
+ Nhật ký chứng từ, + Bảng kê;
+ Sổ Cái;
+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi
trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Báo cáo kế tốn Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký sổ cái TK 152
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan.
Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.
+ Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối
chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế tốn chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
SƠ ĐỒ 1.6: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐNNHẬT KÝ- CHỨNG TỪ NHẬT KÝ- CHỨNG TỪ
Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế tốn trên máy vi tính: Phần mềm kế tốn được thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN THĂNG LONG
2.1. Tổng quan về công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long
2.1.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh của đơn vị
Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long tự hào là nhà sản xuất các thiết bị điện và là phân phối chính thức, phân phối độc quyền của các thương hiệu hàng đầu thế giới: SCHNEIDER, BOSCH, CADIVI,...Dịng sản phẩm và dịch vụ chính là:
Thiết bị phịng cháy chữa cháy
Cung cấp, thi công lắp đặt thiết bị, hệ thống điện, cơ điện cho các cơng trình. Với đội ngũ nhân sự chất lượng cao giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp, tận tình và với kinh nghiệm triển khai cung cấp giải pháp quản lý hệ thống thiết bị điện phòng cháy chữa cháy các cơng trình lớn. Cơng ty cam kết cung cấp cho quý khách hàng sản phẩm tốt nhất, giá cả cạnh tranh nhất, dịch vụ tốt nhất và luôn là người bạn tin cậy của quý khách hàng.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn
Bộ máy tổ chức kế toán được tổ chức theo kiểu trực tuyến, kế toán trưởng điều hành các nhân viên phần hành khơng thơng qua khâu trung gian nào. Tồn bơ cơng tác kế tốn được tập trung tổ chức tại phịng kế tốn của cơng ty. Hình thức tổ chức cơng tác này thuận tiện cho việc chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất từ ban lãnh đạo.
2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty
SƠ ĐỒ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN THĂNG LONG
( Nguồn: Hồ sơ năng lực của Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long)
- Kế toán trưởng: Tổ chức quản lý, phân công công việc, giám sát thực hiện
cơng việc kế tốn và cơng việc của nhân viên kế toán, thủ quỹ. Đảm bảo và chịu trách nhiệm về tính trung thực kịp thời, chính xác số liệu trên báo cáo và trên sổ sách kế toán .Tuân thủ các quy định luật thuế và luật kế tốn.Tìm kiếm, dự trữ và cân đối, điều hịa nguồn vốn cho Cơng ty. Tham mưu cho lãnh đạo của mình trước khi quyết định hoặc ra quyết định về chi tiêu tài chính. Quản lý các hoạt động tài chính của Cơng ty
- Kế tốn tiền lương: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, chính xác thời gian và kết
quả lao động của cán bộ cơng nhân viên tồn Cơng ty. Hàng tháng căn cứ vào phiếu giao nhận thanh tốn tiền lương cho cán bộ cơng nhân viên đồng thời tính trích các khoản bảo hiểm cho CBCNV. Quản lý chặt chẽ việc sử dụng, chi tiêu quỹ lương, tính tốn phân bổ hợp lý…
- Kế tốn khấu hao TSCĐ: Theo dõi tình hình khấu hao TSCĐ của cơng ty
- Kế toán nguyên vật liệu: Ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu một cách chính
xác và kịp thời về số lượng và giá cả của nguyên vật liệu, giám sát chặt chẽ việc mua sắm nguyên vật liệu . Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Kế toán khấu hao TSCĐ Kế toán nguyên vật liệu Kế toán
- Kế toán thanh toán: Theo dõi tồn bộ cơng tác hạch tốn bao gồm thanh toán
TM, kiểm tra các chứng từ thanh toán, chịu trách nhiệm cập nhập số liệu và cung cấp kịp thời những thông tin thuộc lĩnh vực được giao, phục vụ cho Giám đốc và kế tốn trưởng cơng ty.
- Thủ quỹ:Là người nắm giữ ngân sách của công ty, theo dõi tiền mặt tại quỹ,
tiền mặt ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý…Bảo quản tiền mặt, thu tiền và thanh toán chi trả cho các đối tượng theo chứng từ được duyệt. Hàng tháng vào sổ quỹ, lên các báo cáo quỹ, kiểm kê số tiền thực tế trong két phải khớp với số dư trên báo cáo quỹ. Thủ quỹ phải có trách nhiệm bồi thường khi để xảy ra thất thoát tiền mặt do chủ quan gây ra và phải nghiêm chỉnh tuân thủ các quy định của nhà nước về quản lý tiền mặt. Hàng tháng tổ chức đi thu tiền ở các tổ chức hay cá nhân còn thiếu và rút tiền mặt ở tài khoản ngân hàng về nhập quỹ.
2.1.2.2. Chính sách kế tốn
Cơng ty áp dụng ghi sổ kế toán là nhật ký chung với sự hỗ trợ của máy tính ( phần mềm fast). Hình thức này phù hợp với đặc điểm, quy mơ hoạt động kinh doanh và đội ngũ cán bộ nhân viên kế tốn của cơng ty. Cơng ty thực hiện quyết tốn theo từng tháng trong năm
- Liên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12, kỳ kế toán là từng tháng trong năm
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong kế toán là tiền Việt Nam đồng, các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ khác được quy đổi về Việt Nam đồng theo tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo
- Chế độ kế toán áp dụng theo: chế độ kế tốn Việt Nam
- Phương pháp tính thuế: Cơng ty là đơn vị tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, áp dụng luật thuế GTGT theo đúng qui định của Bộ tài chính.
- Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc; Giá hàng xuất kho và hàng tồn kho được tính theo phương pháp tính giá FIFO; hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính KHTSCĐ: Cơng ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Căn cứ để tính khấu hao TSCĐ là nguyên giá và thời gian sử dụng kinh tế của TSCĐ.
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: Trong các năm nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển sang VNĐ thực tế tại ngày phát sinh theo tỷ giá thông báo của Ngân hàng Việt Nam.
Hiện nay công ty đang áp dụng phần mềm fast trong tổ chức kế toán, phần mềm này được tổ chức theo hình thức nhật ký chung. Phần mềm này cho phép nhân viên kế toán kiểm soát và cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhanh chóng, lập báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị cuối niên độ một cách kịp thời.
2.2. Thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty TNHH thiết bị điện Thăng Long
2.2.1. Đặc điểm, quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH thiết bị điệnThăng Long Thăng Long
2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu
- Đặc điểm chung của ngành điện là cơ nhiều mặt hàng nên thường xuyên sản xuất lưu động, lực lượng sản xuất phân tán không tập trung. Với đặc điểm như vậy nên NVL sử dụng cho sản xuất sản phẩm của công ty cũng mang những đặc điểm đặc thù khác nhau.
Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý NVL của Cơng ty có những khó khăn riêng biệt. Vấn đề đặt ra cho công ty là phải đưa ra những biện pháp quản lý chặt chẽ NVL và sử dụng một cách hợp lý, giúp nâng cao kết quả sản xuất, đó cũng chính là mục tiêu phấn đấu của Cơng ty.
2.2.1.2. Quản lý nguyên vật liệu
Khi Công ty được Nhà nước giao hoặc trúng thầu một cơng trình xây dựng thì bộ