5. Kết cấu khóa luận
3.1.2. Hạn chế, nguyên nhân
3.1.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu
- Về phân loại nguyên vật liệu: Công ty vẫn chưa xây dựng được một hệ thống phân loại vất liệu đầy đủ.
- Về công tác bảo quản vật liệu kho: Do nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng mà việc bố trí kho chưa được khoa học nên gây nhiều khó khăn trong việc vận chuyển nguyên vật liệu vào các phân xưởng sản xuất.
3.1.2.2. Tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá
Việc khơng sử dụng tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường làm cho kế tốn khơng phản ánh hết được các nghiệp vụ phát sinh đối với nguyên vật liệu trong trường hợp khi mà hóa đơn về mà hàng chưa về nhập kho vào cuối kỳ. Điều này khiến cho công ty không quản lý được tài sản của mình.
3.1.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công tác luân chuyển chứng từ của cơng ty chưa được nhanh chóng, kế tốn mất 5 tới 6 ngày mới xuống kho lấy chứng từ về phịng kế tốn, với nghiệp vự nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra liên tục thì thời gian đó là q dài, dẫn đến các thơng tin kế tốn được phản ánh và xử lý chậm
3.1.2.4. Về cơng tác kế tốn nguyên vật liệu
Thẻ kho của Công ty không cộng luỹ kế ở phần tồn kho nên khó theo dõi được lượng hàng tồn sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất.
- Về cơng tác ứng dụng tin học:
Hiện nay ở phịng Tài vụ chỉ được trang bị một số lượng máy tính rất hạn chế, trong khi khối lượng cơng việc kế tốn lớn, giá trị mỗi lần nhập xuất vật liệu cũng như mật độ nhập - xuất vật liệu thường xuyên. Những máy vi tính mà phịng Tài vụ đang sử dụng cũng chưa được trang bị phần mềm kế toán đầy đủ nên chưa tận dụng được hết ưu điểm cũng như tiện ích của việc sử dụng máy vi tính.
3.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện cơng tác kê tốn ngun vật liệu tại cơng ty TNHH thiết bị điện Thăng Long
Việc hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu là rất cần thiết song khơng thể tùy tiện đưa ra các giải pháp hoàn thiện mà phải dựa trên các điều kiện thực tế và cụ thể của từng đơn vị. Tại Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long, khi hồn thiện cơng tác kế toán nguyên vật liệu cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Các giải pháp đưa ra phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phải dựa trên các quy định của Bộ tài chính về hệ thống phương pháp thực hiện hạch toán kế toán, thực hiện đúng các biểu mẫu kế toán, các tài khoản sử dụng, chứng từ, sổ sách…
- Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, các chính sách của cơng ty nói riêng và của ngành thiết bị điện nói chung
- Hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu phải căn cứ vào trình độ của kế tốn viên thực hiện hay nhân viên kế toán của đơn vị. Phương án đưa ra phải đảm bảo nhân viên hiểu được và có khả năng thực hiện chính xác và hiệu quả
- Mục đích cuối cùng của việc hồn thiện cơng tác kế tốn là giúp cho cơng ty đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn. Vì vậy các giải pháp đưa ra phải mang lại hiệu quả kinh tế tối ưu và có tính khả thi cao
3.3. Giải pháp hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tại công ty TNHH thiết bịđiện Thăng Long điện Thăng Long
Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn cơng tác kế tốn ngun vật liệu ở Cơng ty em xin có một số ý kiến đề xuất sau, mong rằng Cơng ty sẽ xem xét để hồn thiện và phát huy hơn nữa vai trò của cơng tác kế tốn ngun vật liệu trong Cơng ty.
Ý kiến 1: Hồn thiện Thẻ kho ở Cơng ty
Thường thì Cơng ty mở Thẻ kho cho cả năm để theo dõi tình hình từng loại nguyên vật liệu. Tuy nhiên việc chỉ cộng vào cuối trang để chuyển sang trang sau chưa phản ánh kịp thời số tồn kho tại một thời điểm; vì vậy Cơng ty nên áp dụng phương pháp công luỹ kế ở cột tồn kho thì sẽ ln ln phản ánh được số lượng tồn trong kho. Khi đó, sẽ thuận lợi cho việc cung cấp cũng như mua vật liệu về kho, đảm bảo đầy đủ kịp thời vật tư cung cấp cho sản xuất.
THẺ KHO
Số thẻ: 1 Tờ số 09 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Kim loai màu
Mã số: 152.1
Đơn vị tính: kg Ngày
tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Số lượng Ghi chú
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
Kiểm kê ngày 01/03 27.500
2/03 05 Ông Minh mua nhập kho
100.000 127.500
8/03 110 XN xây dựng số 5 3.210 124.290
14/03 115 XN xây dựng số 4 6.420 117.870
16/03 118 XN duy tu Đông Anh 6.420 111.450
18/03 125 XN duy tu Gia Lâm 11.770 99.680
22/03 130 XN duy tu Sóc Sơn 11.770 87.910
Cộng luỹ kế cuối tháng 87.910
Ý kiến 2: Hồn thiện cơng tác quản lý nguyên vật liệu
Do nguyên vật liệu của công ty rất nhiều chủng loại và đa dạng nên cơng ty cần phải bố trí lại vị trí của các nguyên vật liệu sao cho hợp lý. Các loại nguyên vật liệu nào hay dùng cho sản xuất thì cần chú ý đặt ở vị trí dễ dàng lấy được để đảm bảo tránh mất thời gian và công sức cho việc vận chuyển các nguyên vật liệu tới các phân xưởng sản xuất. Cần trang bị thêm hệ thống quạt thơng gió để giúp cho khơng khí trong kho ln được thoáng mát, tránh ẩm mốc.
Ý kiến 3: Về việc lập Sổ danh điểm vật liệu
Để đảm bảo quản lý tốt và hạch tốn một cách xác chính xác từng loại vật liệu, Công ty nên sử dụng Sổ danh điểm vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp tồn bộ các loại ngun vật liệu mà Cơng ty đang sử dụng. Sổ này phản ánh chi tiết đến từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách có hệ thống, giúp cho doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ, rõ ràng. Theo sổ này, thì mỗi loại nguyên vật liệu có một mã riêng và sắp xếp có trật tự nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm những thơng tin về một loại một nhóm, một thứ nguyên vật liệu nào đó.
Sổ danh điểm có thể được mở bằng cách: ký hiệu mỗi loại vật liệu theo nguyên tắc dựa vào số loại vật liệu trong mỗi loại, dựa vào một số thứ vật liệu, số nhóm vật liệu trong mỗi loại, dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ nhưng nhưng trên cơ sở phải được kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán.
Việc xây dựng hệ thống sổ danh điểm và mã hoá vật liệu trên sổ danh điểm vật liệu theo thứ tự các loại vật liệu sẽ giúp cho việc quản lý, hạch toán vật liệu được thuận tiện, chính xác. Cơng việc này thực hiện tốt sẽ giảm bớt khối lượng cơng việc tính tốn sau này, khi Cơng ty có sự phân cấp quản lý tài chính thì Sổ danh điểm vật liệu vẫn phát huy tác dụng là thống nhất mã, ký hiệu vật liệu trong tồn Cơng ty.
Căn cứ vào ngun vật liệu chính mà Cơng ty sử dụng, ta lập Bảng danh điểm vật liệu chính như bảng sau:
Ý kiến 4: Tài khoản sử dụng
Em kiến nghị công ty nên sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường vào cơng tác hạch tốn kế tốn của mình
Trong nhiều trường hợp, kế tốn ghi nhận hóa đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì kế tốn chưa tiến hành ghi sổ ngay mà đối chiếu với hợp đồng kinh tế và lưu hóa đơn vào cặp hồ sơ “ Hàng mua đang đi đường” . Trong kỳ nếu hàng về nhập kho, kế tốn căn cứ vào hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho để vào sổ TK 152 như bình thường. Nếu cuối tháng hàng chưa về nhập kho đủ thì căn cứ vào hóa đơn mua hàng, các chứng từ khác có liên quan để phản ánh nghiệp vụ này vào TK 151. Mặc dù nghiệp vụ này ít
xảy ra nhưng việc sử dụng tài khoản 151 là rất hữu ích, cho phép theo dõi tình hình thu mua của công ty một cách kịp thời.
Ý kiến 5: Chứng từ, luân chuyển các chứng từ
Công ty cần phải đẩy nhanh tốc độ luận chuyển các chứng từ một cách nhanh chóng để đảm bảo thơng tin giữa các phịng ban ln ln được thống suốt, đầy đủ, kịp thời, tránh làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của cơng ty
Ý kiến6: Hồn thiện việc ứng dụng tin học vào cơng tác hạch tốn vật liệu Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế ngày càng phát triển, quy mơ hoạt động của các đơn vị ngày càng lớn, tính chất hoạt động phức tạp thì việc thu nhận, xử lý thơng tin kế tốn ngày càng khó khăn và phức tạp. Bên cạnh đó, khơng chỉ có các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm, sử dụng thơng tin kế tốn mà cịn có rất nhiều các đối tượng khác cũng quan tâm đến thơng tin kế tốn của doanh nghiệp. Do đó, kế tốn của doanh nghiệp phải được tổ chức sao cho cung cấp đầy đủ thông tin cho các đối tượng khác đó. Việc thu nhận, xử lý, hệ thống hố và cung cấp thông tin theo cách thủ công hoặc các phương tiện máy tính đơn giản trong kế tốn sẽ khơng thể đáp ứng được u cầu phát triển của nền kinh tế, yêu cầu kiểm soát của mỗi đơn vị.
Để giải quyết triệt để và lâu dài vấn đề trên, việc ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn là một yêu cầu tất yếu.
Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý
Đây chính là cơng tác lập sổ danh điểm
Việc mã hoá này cho phép nhận diện và tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác các đối tượng trong q trình xử lý thơng tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý, giảm thời gian nhập số liệu.
Tổ chức chứng từ kế toán
Xây dựng được hệ thống danh mục chứng từ cài trong phần mềm kế toán, từ chứng từ gốc kế tốn có thể vào máy. Chương trình phải được lập để tự động luân chuyển, xử lý các chứng từ đó và các sổ sách thích hợp (từ các phiếu xuất nhập kho vật liệu máy sẽ tự động vào Bảng kê nhập xuất tồn kho, các NKCT tự động chuyển vào Bảng kê số 3…), đảm bảo tính hợp lý và dễ kiểm tra.
Cung cấp thơng tin
Cuối cùng, từ máy tính sẽ cho ra các báo cáo cũng như các sổ kế tốn tổng hợp. Chương trình phải được lập sao cho kế toán viên dễ dàng lấy ra các báo cáo cần thiết nhằm cung cấp thông tin theo đúng yêu cầu của ngươi sử dụng.
Đây thực sự là một bước tiến lớn trong cơng tác quản lý, phản ánh trình độ phát triển của xã hội và sẽ là một xu hướng tất yếu mà các doanh nghiệp phải tuân theo. Công tác kế toán được thực hiện một cách khoa học, đảm bảo độ chính xác cao, đỡ mất nhiều cơng sức trong việc ghi chép sổ sách mà vẫn đảm bảo việc cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời cho cơng tác quản lý.
KẾT LUẬN
Qua nghiên cứu công tác ke tốn ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH thiết bị điện Thăng Long em thấy không chỉ riêng với Công ty mà đối với các doanh nghiệp sản xuất điện nói chung việc tổ chức hợp lý, khoa học, chính xác khâu hạch tốn vật liệu là hết sức cần thiết, nó là tiền đề cho những khâu tiếp theo của quá trình sản xuất vì khoản chi phí về vật liệu trực tiếp chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất (65 – 70 %). Thơng qua cơng tác hạch tốn vật liệu giúp cho đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản tốt vật tư ngăn ngừa các hiện tượng tiêu hao, lãng phí, mất mát làm thiệt hại đến tài sản của doanh nghiệp đồng thời góp phần giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng tốc độ chu chuyển của vốn.
Sau một thời gian tìm hiểu thực tế tại Cơng ty em thấy cơng tác hạch tốn vật liệu đóng vai trị vơ cùng quan trọng trong công tác quản lý vật tư của Công ty. Tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu tốt chính là cơng cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo Cơng ty nắm được tình hình và chỉ đạo sản xuất hiệu quả. Do đó, cơng tác hạch tốn vật liệu nói riêng và cơng tác kế tốn nói chung phải khơng ngừng được hồn thiện và nâng cao.
Những kết quả nghiên cứu được trong thời gian thực tập đã giúp bản thân em củng cố thêm những kiến thức học được ở nhà trường và có điều kiện vận dụng lý thuyết vào thực tế. Với mong muốn đóng góp một phần nhỏ vào việc hồn thiện hơn nữa công tác kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH thiết bị điện Thăng Long, do đó phần kiến nghị của báo cáo em đã mạnh dạn nêu ra một số đề xuất được rút ra từ thực trạng của Công ty.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của Thầy giáo- Ts. Nguyễn Viết Tiến và các cán bộ nhân viên trong phịng tài vụ của Cơng ty TNHH thiết bị điện Thăng Long đã giúp đỡ em hồn thành bài khóa luận này.
Hà Nội, tháng 4 năm 2014 Sinh viên
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chủ biên: PGS.TS Trần Thế Dũng (năm 2008), Phân tích kinh tế doanh nghiệp
Thương mại, NXB Thống kê, Đại học Thương Mại.
2. Tác giả: GS.TS. Đặng Thị Loan (2009), Giáo trình kế tốn tài chính, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân, Hà Nội
3. Tác giả: Đinh Văn Sơn (năm 2007), Giáo trình Tài chính doanh nghiệp, NXB Thống kê, Đại học Thương Mại.
4. Bộ tài chính (năm 2008), Chế độ Kế tốn doanh nghiệp – Báo cáo tài chính, NXB Thống kê
5. Các tài liệu, chứng từ tham khảo của Công ty TNHH thiết bị điện Thăng Long 6. Khóa luận của các khóa 44, 45 trường Đại học Thương mại