IV. Nội dung xây dựng Văn hóa doanh nghiệp
2.Các bước xây dựng Văn hóa doanh nghiệp
Xây dựng Văn hóa doanh nghiệp là một quá trình tổng thể chứ không chỉ đơn giản là việc lãnh đạo đưa các giá trị vào doanh nghiệp một cách rời rạc. Vậy để xây dựng Văn hóa doanh nghiệp một cách tổng thể thì cần phát triển theo những bước cụ thể nào? Có nhiều mơ hình thực thi được các nhà nghiên cứu đề xuất, tuy nhiên mơ hình được áp dụng nhiều nhất là mơ hình 11 bước của hai tác giả Julie
Heifetz và Richard Hagberg6.
6
Julie Heifetz và Richard Hagberg là hai thành viên quan trọng của Tập đoàn Hagberg Consulting Group, chuyên nghiên cứu đánh giá hiệu quả tổ chức và phát triển kỹ năng lãnh đạo.
23
Hình 1.2: Mơ hình 11 bước xây dựng Văn hóa doanh nghiệp
Nguồn: TS. Phan Quốc Việt và ThS. Nguyễn Huy Hoàng (2005), Xây dựng Văn
24
Bước 1: Tìm hiểu mơi trường và các yếu tố ảnh hưởng.
Trước hết cần tìm hiểu mơi trường và các yếu tố ảnh hưởng đến chiến lược của doanh nghiệp trong tương lai, xem xét có yếu tố nào làm thay đổi chiến lược hay khơng. Trong xu thế hội nhập tồn cầu như hiện nay, có rất nhiều yếu tố có ảnh hưởng đến chiến lược của doanh nghiệp và gián tiếp tác động đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó. Việc nghiên cứu và tìm ra những yếu tố có tầm ảnh hưởng quan trọng tới chiến lược của doanh nghiệp là một nhu cầu cần thiết, phải nhanh chóng được tiến hành. Có như thế thì từ vị trí thụ động, doanh nghiệp sẽ chủ động đón nhận những luồng ảnh hưởng, từ đó có thể đưa ra hướng giải quyết an tồn và tích cực.
Bước 2: Xác định đâu là giá trị cốt lõi làm cơ sở cho thành công.
Đây là bước cơ bản nhất để xây dựng Văn hoá doanh nghiệp. Các giá trị cốt lõi phải là các giá trị khơng phai nhịa theo thời gian (tự nó như là chân lý hiển nhiên, có ý nghĩa như động lực chủ yếu nhất) kết tụ ở từng cá thể của một tổ chức trong suốt quá trình vận động và phát triển, nhờ đó có thể liên kết và hội tụ được các mục tiêu cá nhân, giúp khẳng định bản sắc riêng của một doanh nghiệp trong mối quan hệ với môi trường. Cần hết sức cẩn thận và trung thực trong khi xác định các giá trị cốt lõi, nếu lập ra q nhiều giá trị cốt lõi thì có khả năng doanh nghiệp sẽ lúng túng không biết đâu là điều cơ bản nhất, dễ bị nhầm lẫn giữa giá trị cốt lõi bất biến với những thực hành, chiến lược kinh doanh – là những cái cần thay đổi liên tục cho phù hợp với bên ngoài. Sẽ là đúng đắn khi một doanh nghiệp khơng thay đổi giá trị cốt lõi của mình để phù hợp với thị trường, mà ngược lại thay đổi thị trường (nếu có thể) để ln giữ vững những giá trị cốt lõi của bản thân nó.
Ở bước thứ hai này cần đặc biệt lưu ý: không được nhầm lẫn coi các giá trị cốt lõi của các công ty hàng đầu là nguồn để xác định giá trị cốt lõi cho bản thân doanh nghiệp mình. Hay nói một cách khác, các tư tưởng cốt lõi không bao giờ đến từ việc bắt chước tư tưởng của người khác, mỗi doanh nghiệp phải tự quyết định cho nó những giá trị cốt lõi không phụ thuộc vào môi trường bên ngoài, những yếu tố cạnh tranh hay những trào lưu và phong cách quản trị hiện đại.
25
Bước 3: Xây dựng tầm nhìn mà doanh nghiệp sẽ vươn tới.
Tầm nhìn chính là bức tranh lý tưởng về doanh nghiệp trong tương lai, là định hướng để xây dựng Văn hố doanh nghiệp. Có thể doanh nghiệp mà lãnh đạo mong muốn xây dựng hoàn toàn khác biệt so với doanh nghiệp hiện có. Có thể hiểu tầm nhìn là mục tiêu dài hạn mà trên cơ sở đó, doanh nghiệp xác lập được vị thế vững chắc của mình trong xã hội. Một khi doanh nghiệp xác lập được viễn cảnh cho mình, đồng thời chia sẻ cho mọi thành viên trong doanh nghiệp thì khi đó, mọi nỗ lực và cố gắng của toàn bộ tổ chức sẽ trở thành nội lực tiềm tàng, góp phần xây dựng doanh nghiệp ngày càng tiến gần đến những giá trị mong muốn đã được định hình trong tầm nhìn đó.
Bước 4: Đánh giá văn hóa hiện tại và xác định những yếu tố cần thay đổi. Sự thay đổi hay xây dựng Văn hoá doanh nghiệp thường bắt đầu bằng việc đánh giá xem văn hoá hiện tại như thế nào và kết hợp với chiến lược phát triển doanh nghiệp, xem xét những yếu tố văn hóa cần thay đổi. Đánh giá văn hố là một việc cực kỳ khó khăn vì văn hố thường khó thấy và dễ nhầm lẫn về tiêu chí đánh giá. Những ngầm định khơng nói ra hay khơng viết ra thì càng khó đánh giá. Thường thì con người hồ mình trong văn hố và khơng thấy được sự tồn tại khách quan của nó. Tuy nhiên Văn hóa doanh nghiệp cũng có những biểu hiện hữu hình, phải dựa trên việc tìm hiểu, xem xét những dấu hiệu đó để có thể xác lập những căn cứ nhằm phát huy hay loại bỏ những giá trị văn hóa phù hợp hoặc khơng phù hợp.
Bước 5: Thu hẹp khoảng cách giữa những giá trị hiện có và những giá trị mong muốn.
Đây là bước tiếp theo khi doanh nghiệp đã xác định được một văn hoá lý tưởng cho mình và cũng đã có sự thấu hiểu về văn hoá đang tồn tại trong doanh nghiệp. Lúc này cần tập trung vào việc làm thế nào để thu hẹp khoảng cách giữa những giá trị hiện có và những giá trị mong muốn. Các khoảng cách này nên đánh giá theo 4 tiêu chí: phong cách ứng xử, truyền thơng, ra quyết định, đối xử.
26
- Phong cách ứng xử hàng ngày: Đó là cách các thành viên ứng xử hàng ngày. Phong cách có thể niềm nở hay nghiêm túc, vui đùa xuề xịa hay cơng thức, trang trọng, giữ khoảng cách hay thân mật, ăn nói thoải mái có phần bỗ bã hay hình thức hàn lâm…
- Phương pháp truyền thông: Thông tin ý kiến được truyền đạt như thế nào, qua thư điện tử e-mail, hay trực tiếp, thông tin hai chiều hay chỉ một chiều. Các thông tin nội bộ được phổ biến rộng rãi, ai cần cũng có thể được cung cấp hay phân cấp khắt khe…
- Phương pháp ra quyết định: Ra quyết định tập thể cùng bàn bạc tập trung dân chủ hay độc đốn; Có các cơng cụ hỗ trợ bài bản hay ngẫu hứng; dám làm dám chịu hay né tránh trách nhiệm, đùn đẩy…
- Phong cách làm việc: Làm việc vì đam mê, u thích hay vì đồng tiền, bát gạo. Làm cho xong chuyện tránh sai lầm hay tìm kiếm sự tuyệt hảo, đam mê sáng tạo, chấp nhận rủi ro; làm việc là sống có ích nhất hay chỉ chăm chăm nhìn đồng hồ chờ giờ nghỉ… Làm việc với tinh thần đồng đội cao, hay là ganh đua, đố kị…
Bước 6: Xác định vai trò của lãnh đạo trong việc dẫn dắt thay đổi Văn hóa. Lãnh đạo đóng vai trị cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng Văn hoá doanh nghiệp. Lãnh đạo là người đề xướng và hướng dẫn các nỗ lực thay đổi. Lãnh đạo chịu trách nhiệm xây dựng tầm nhìn, truyền bá cho nhân viên hiểu đúng, tin tưởng và cùng nỗ lực để xây dựng Văn hóa doanh nghiệp. Lãnh đạo cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xua tan những mối lo sợ và thiếu ổn định của nhân viên. Ở nhiều doanh nghiệp, thành cơng có được là nhờ tài năng lãnh đạo, chèo lái của những cán bộ quản lý cấp cao. Điều này cũng không loại trừ khả năng doanh nghiệp lụn bại cũng là do ảnh hưởng từ nhà quản lý. Do vậy, việc xác định vai trò của những nhà lãnh đạo là vô cùng cần thiết.
Bước 7: Khi khoảng cách đã được xác định thì việc tiếp theo là soạn thảo một kế hoạch hành động bao gồm các mục tiêu, hoạt động, thời gian, điểm mốc và trách nhiệm cụ thể.
27
Để vạch ra được kế hoạch hành động cần đặt ra những câu hỏi: Cái gì là ưu tiên? Đâu là chỗ cần tập trung nỗ lực? Cần những nguồn lực gì? Ai chịu trách nhiệm về những công việc cụ thể? Thời hạn hoàn thành? Sự phân công hợp lý nguồn lực và xác định rõ những gì cần làm đóng vai trị khơng kém phần quan trọng. Đây là bước cụ thể hóa mọi suy diễn, đánh giá sau khi xem xét tình hình Văn hóa doanh nghiệp hiện tại của doanh nghiệp, đóng vai trị bước đầu tiên trong chu trình hành động.
Bước 8: Phổ biến nhu cầu thay đổi, kế hoạch hành động và động viên tinh thần nhân viên, tạo động lực cho sự thay đổi.
Sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến đời sống nhân viên. Họ cần được biết sự thay đổi đó đem lại điều tốt đẹp cho họ. Sự động viên, khuyến khích sẽ dễ dàng hơn khi mọi người được biết vai trò của mình là đóng góp và xây dựng tương lai doanh nghiệp.Với nhiều doanh nghiệp, có những giá trị văn hóa đã trở thành nếp sống, thói quen, tinh thần ăn mòn trong tư tưởng của mọi thành viên dù nó là phù hợp hay chưa thực sự phù hợp. Do đó, việc thuyết phục họ từ bỏ dần những văn hóa ấy sẽ gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên, một khi được doanh nghiệp khuyến khích và nhân viên thấy được tầm quan trọng của việc cần phải thay đổi những giá trị văn hóa ấy, mọi khó khăn chỉ cịn là vấn đề thời gian. Bước thứ 8 này có thể được rút ngắn nếu công tác tuyên truyền và chia sẻ trong doanh nghiệp được tiến hành tốt.
Bước 9: Nhận biết các trở ngại và nguyên nhân từ chối thay đổi, xây dựng các chiến lược để đối phó.
Lơi kéo mọi người ra khỏi vùng thoải mái của mình là một cơng việc rất khó. Vì vậy người lãnh đạo phải khuyến khích, động viên và chỉ cho nhân viên thấy lợi ích của họ tăng lên trong q trình thay đổi. Có như vậy nhân viên mới có động lực để cải thiện bản thân, hịa mình vào q trình đổi mới.
Bước 10: Thể chế hóa, mơ hình hóa và củng cố sự thay đổi văn hóa.
Các hành vi, quyết định của lãnh đạo phải thể hiện là mẫu hình cho nhân viên noi theo và phù hợp với mơ hình văn hố đã xây dựng. Trong giai đoạn này các
28
hành vi theo mẫu hình lý tưởng cần được khuyến khích, động viên. Hệ thống khen thưởng phải được thiết kế phù hợp với mơ hình xây dựng Văn hố doanh nghiệp. Sau bước này, q trình xây dựng Văn hóa doanh nghiệp gần như được hồn chỉnh, đây chỉ là công tác củng cố và tiếp tục phát triển những giá trị văn hóa mới được thay đổi.
Bước 11: Tiếp tục đánh giá Văn hóa doanh nghiệp và thiết lập các chuẩn mực mới để không ngừng học tập và thay đổi.
Ngoại trừ giá trị cốt lõi là bất biến thì những biểu hiện cụ thể của nó cần phải ln vận động, biến đổi khơng ngừng để thích ứng với thị trường. Vì vậy, khi ta đã xây dựng được một nền văn hố phù hợp thì việc quan trọng là phải liên tục đánh giá và duy trì các giá trị tốt, truyền bá những giá trị đó cho nhân viên mới; đồng thời phát hiện và chuyển đổi những giá trị khơng cịn thích hợp. Việc đánh giá Văn hóa doanh nghiệp liên tục khơng chỉ giúp doanh nghiệp củng cố được tinh thần làm việc cho nhân viên, mà nó cịn là cơng cụ hiệu quả để phát hiện ra những khuyết điểm và chỗ hổng trong hệ thống quản trị doanh nghiệp.
Văn hóa doanh nghiệp có bền vững hay khơng, có trở thành sức mạnh, nội lực hùng hậu tạo đà cho những bước nhảy vọt tương lai của doanh nghiệp hay khơng, điều đó phụ thuộc khơng chỉ vào bước cuối cùng này mà doanh nghiệp liên tục phải trải qua quy trình 11 bước xây dựng mới có thể củng cố và phát triển nền Văn hóa doanh nghiệp đặc trưng riêng của mình.
29
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI VIỆT NAM