5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
1.2. Kế toán bán hàng theo Chuẩn mực và Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành
1.2.2. Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại theo Chế độ kế toán
tốn doanh nghiệp Việt Nam hiện hành (Thơng tư 133/2016/TT-BTC)
1.2.2.1. Chứng từ sử dụng:
Theo điều 10 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định: “Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu và phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn Luật Kế toán”.
Như vậy: Các doanh nhiệp tự thiết kế mẫu Chứng từ kế toán phù hợp với doanh nghiệp nhưng nội dung phải có các nội dung chủ yếu và cung cấp đầy đủ thơng tin.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế tốn dùng trong kế tốn bán hàng có:
- Hóa đơn GTGT áp dụng với DN tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Hóa
hóa có cùng mức thuế xuất. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu vào sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng làm chứng từ kế tốn.
- Hóa đơn bán hàng thơng thường áp dụng với DN tính thuế theo phương pháp
trực tiếp.
- Hợp đồng cung cấp, hợp đồng mua bán, giấy cam kết.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Là loại chứng từ dùng để theo dõi
số lượng hàng hóa di chuyển từ kho này sang kho khác trong nội bộ doanh nghiêp.
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy
nhiệm thu, giấy báo có của Ngân hàng, bảng sao kê của Ngân hàng…)
- Bảng kê thanh toán, bảng kê bán lẻ, bảng tổng hợp nhâp – xuất – tồn. - Các chứng từ liên quan khác: hóa đơn thuê kho bãi, bốc dỡ hàng hóa,…
Trình tự ln chuyển chứng từ:
Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ:
Các quy định cần tuân theo khi lập chứng từ: - Lập chứng từ:
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán và chỉ lập 1 lần. Nội dung chứng từ kế toán phải rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác với nội dung nghiệp vụ phát sinh.
- Viết chứng từ:
Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không được ngắt quãng, phần trống phải gạch chéo.
Trên chứng từ khơng được viết tắt, khơng tẩy xóa, sửa chữa. Chứng từ viết sai phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ. Đối với các chứng từ liên quan trực tiếp đến tiền, khi phát hành sai không được xé rời cuống mà chỉ được gạch chéo.
- Chứng từ nhiều liên:
Chứng từ kế toán phải lập đủ theo số liên quy định. Các liên chỉ được lập 1 lần cho tất cả các liên theo cùng 1 nội dung bằng máy tính hoặc viết lồng bằng giấy than.
Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết 1 lần cho tất cả các liên thì phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
- Chữ ký trên chứng từ:
Mọi chứng từ kế tốn phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định, ký bằng bút bi, bút mực, không được ký bằng mực đỏ. Chữ ký của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đăng ký theo quy định.
Doanh nghiệp chưa có kế tốn trưởng thì cử người phụ trách kế tốn thực hiện các giao dịch và ký thay kế toán trưởng.
Kế tốn trưởng hoặc người được ủy quyền khơng được ký "thừa ủy quyền" của người đứng đầu doanh nghiệp.
Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp và kế tốn trưởng và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại Ngân hàng.
Bước 2: Kiểm tra chứng từ kế tốn
Để tăng tính thận trọng trong kế tốn, trước khi làm căn cứ ghi sổ kế toán, các chứng từ kế toán phải được kiểm tra và phê duyệt.
Những nội dung cần kiểm tra tring chứng từ, bao gồm:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép
trên chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh đã ghi trên chứng từ.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế toán.
- Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý chứng từ trong phạm vi nội bộ (đối
với chứng từ do đơn vị lập).
Nếu chứng từ kế tốn có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước hoặc lập khơng đúng, khơng rõ ràng thì phải từ chối thực hành hiện và xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.
Bước 3: Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán
Chứng từ kế toán sau khi kiểm tra được sử dụng để cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho các bộ phận liên quan được thể hiện qua công tác luân chuyển chứng từ.
Mỗi chứng từ kế tốn có trình tự ln chuyển tới các bộ phận liên quan phù hợp để không gây trở ngại cho công tác kế tốn. Do đó cần xây dựng sơ đồ luân
chuyển chứng từ kế toán cho từng loại chứng từ, quy định đường đi của chúng từ, thời gian cho mỗi bước lưu chuyển, nhiệm vụ của người nhận được chứng từ.
Ngoài ra, kế tốn cần cải tiến cơng tác kế tốn theo hướng giảm số lượng chứng từ, đơn giản hóa nội dung cũng như hợp lý hóa thủ tục, ký, xét duyệt chứng từ.
Bước 4: Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm căn cứ vào sổ, chứng từ kế tốn phải được sắp xếp theo trình tự, đóng gói cẩn thận và phải được bảo quản lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra.
Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng từ được sắp xếp, phân loại để thuân tiện cho việc tìm kiếm và đảm bảo khơng bị hỏng, mất.
Thời gian bảo quản, lưu trữ hay hủy chứng từ kế toán được căn cứ vào Luật kế toán và các quy định pháp luật có liên quan.
1.2.2.2. Tài khoản kế toán
Để phản ánh các khoản liên quan giá bán, doanh thu, và các khoản ghi giảm doanh thu về bán hàng cùng với doanh thu thuần về bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau đây:
Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản
này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất, kinh doanh
Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Bên Nợ:
- Các khoản thuế gián thu phải nộp (GTGT, TTĐB, XK, BVMT); - Các khoản giảm trừ doanh thu;
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
Bên Có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và cung cấp
dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế tốn. Tài khoản 511 khơng có số dư cuối kỳ.
- Tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng hóa: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng hàng hóa được xác định là đã bán trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp. Tài khoản này chủ yếu dùng cho các ngành kinh doanh hàng hóa, vật tư, lương thực,...
- Tài khoản 5112 - Doanh thu bán thành phẩm: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm (thành phẩm, bán thành phẩm) được xác định là đã bán trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp. Tài khoản này chủ yếu dùng cho các ngành sản xuất vật chất như: Công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp, ngư nghiệp, lâm nghiệp,...
- Tài khoản 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng dịch vụ đã hoàn thành, đã cung cấp cho khách hàng và được xác định là đã bán trong một kỳ kế toán. Tài khoản này chủ yếu dùng cho các ngành kinh doanh dịch vụ như: Giao thông vận tải, bưu điện, du lịch, dịch vụ công cộng, dịch vụ khoa học, kỹ thuật, dịch vụ kế toán, kiểm toán,...
- Tài khoản 5118 - Doanh thu khác: Tài khoản này dùng để phản ánh về doanh thu nhượng bán, thanh lý bất động sản đầu tư, các khoản trợ cấp, trợ giá của Nhà nước…
Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán: tài khoản này dùng để phản ánh trị
giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư; giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (đối với doanh nghiệp xây lắp) bán trong kỳ. Ngồi ra, tài khoản này cịn dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư như: Chi phí khấu hao; chi phí sửa chữa; chi phí cho thuê BĐSĐT theo phương thức cho thuê hoạt động; chi phí nhượng bán, thanh lý BĐSĐT…
Kết cấu tài khoản 632 – Gía vốn hàng bán
Bên Nợ:
- Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ.
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân cơng vượt trên mức bình thường
và chi phí sản xuất chung cố định khơng phân bổ được tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ;
- Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do
trách nhiệm cá nhân gây ra;
- Số trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho (chênh lệch giữa số dự phòng
giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết).
- Chi phí phát sinh từ nghiệp vụ cho thuê hoạt động BĐSĐT trong kỳ; - Giá trị còn lại của BĐSĐT bán, thanh lý trong kỳ;
Bên Có:
- Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”;
- Khoản hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (chênh lệch giữa số dự phịng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước);
- Trị giá hàng bán bị trả lại;
- Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán nhận được sau khi hàng mua đã tiêu thụ;
- Các khoản thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ mơi trường đã tính vào giá trị hàng mua, nếu khi xuất bán hàng hóa mà các khoản thuế đó được hồn lại.
Tài khoản 632 khơng có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 632-“ Giá vốn hàng bán” khơng có tài khoản cấp 2
Tài khoản 156 - Hàng hóa
Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 156 - Hàng hóa
Bên Nợ:
- Trị giá mua vào của hàng hóa theo hóa đơn mua hàng (bao gồm các loại thuế khơng được hồn lại);
- Chi phí thu mua hàng hóa;
- Trị giá của hàng hóa th ngồi gia cơng (gồm giá mua vào và chi phí gia cơng);
- Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại; - Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê;
- Trị giá hàng hóa bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư sang;
- Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
- Trị giá của hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị hạch toán phụ thuộc; th ngồi gia cơng hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh;
- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ; - Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng;
- Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng;
- Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế tốn hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư bên Nợ: Giá gốc của hàng hóa tồn kho.
Tài khoản 156 – “Hàng hóa” khơng có tài khoản cấp 2.
Tài khoản 131-“Phải thu của khách hàng” Tài khoản này dùng để phản
ánh các khoản nợ phải thu khách hàng và tình hình thanh tốn các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.
Kết cấu tài khoản 131: Bên nợ:
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kì khi bán sản phẩm, dịch
vụ.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc
ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC
Bên có:
- Số tiền khách hàng đã trả nợ
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
- Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của khách hàng. - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại
Số dư bên Nợ: Số tiền phải thu của khách hàng.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có: Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
Tài khoản 131-“Phải thu khách hàng” khơng có tài khoản cấp 2.
Các tài khoản khác sử dụng trong kế toán bán hàng: TK 111 “Tiền mặt”, TK112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK3331 “Thuế GTGT phải nộp Nhà nước”, TK 6421 “Chi phí bán hàng”, TK 1381 “Tài sản thiếu chờ xử lý”.
1.2.2.3. Trình tự kế tốn một số nghiệp vụ chủ yếu
Kế tốn bán bn qua kho
- Khi xuất kho hàng hoá giao cho bên mua, đại diện bên mua đã ký nhận đủ
hàng hoá và đã thanh toán tiền mua hàng hoặc chấp nhận nợ, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho mà kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán (TK 632), đồng thời ghi giảm trị giá hàng hóa xuất kho (TK 156).
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Trị giá thực tế của hàng xuất kho bán.
Từ hóa đơn GTGT, phiếu thu hay giấy báo có của ngân hàng… kế tốn ghi tăng doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT (TK 511), ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK 333, chi tiết cho TK 33311), đồng thời ghi tăng tiền hoặc các khoản phải thu theo giá thanh tốn đã có thuế GTGT (TK 111, 112, 131…).
Nợ TK 111, 112, 131…: Tổng giá thanh toán của hàng bán
Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (33311).
- Khi thanh tốn có phát sinh khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng do
khách hàng thanh toán tiền hàng trước thời hạn trong hợp đồng, kế tốn ghi tăng chi phí tài chính (TK 635) số chiết khấu thanh toán người mua được hưởng, tăng tiền (TK 111,112) số tiền người mua thanh toán và ghi giảm công nợ của khách hàng (TK 131)
Nợ TK 111,112,…
Nợ TK 635 - Số chiết khấu thanh toán khách hàng được hưởng
Khi phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu như giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại thì kế tốn ghi giảm doanh thu bán hàng (TK 511), giảm thuế và các khoản phải nộp nhà nước (TK 333, chi tiết TK 33311) và ghi giảm các khoản tiền và công nợ khách hàng (TK 111, 112, 131,..)
Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nợ TK 33311- Thuế GTGT đầu ra (Số thuế được điều chỉnh giảm) Có TK 111, 112, 131 (Số tiền giảm trừ)
- Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán ghi giảm doanh thu bán hàng (TK
511), giảm thuế và các khoản phải nộp nhà nước (TK 333, chi tiết TK 33311) và ghi