5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
3.2. Những kiến nghị để cơng ty hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng trong Cơng
3.2.1. Sự cần thiết của việc hồn thiện kế tốn bán hàng
Với bất kỳ một công ty TM nào đều đặt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận lên hàng đầu. Trong mơi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay thì hoạt động bán hàng trở thành một khâu quan trọng nhất của q trình hoạt động kinh doanh, có ý nghĩa quyết định sự tồn tại và phát triển bền vững lâu dài của công ty. Do vậy, hồn thiện kế tốn bán hàng là sự cần thiết.
Hiện nay, cơ chế thị trường đã mang lại sự bình đẳng cho tất cả các thành phần kinh tế, nhưng cũng đồng thời tạo ra một môi trường cạnh tranh gay gắt bắt buộc các doanh nghiệp phải độc lập, tự chủ trong quá trình hoạt động. Muốn tồn tại và phát triển được trong một mơi trường đầy khó khăn và phức tạp như vậy địi hỏi các doanh nghiệp ln phải cố gắng tổ chức tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Đồng thời nắm bắt được các quy luật kinh tế thi trường như quy luật cung cầu, quy luật giá trị,… để phục vụ cũng như đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người tiêu dùng, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, mà hơn hết là nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Muốn vậy, các nhà quản lý phải nắm bắt và sử dụng đồng thời nhiều công cụ quản lý khác nhau sao cho hợp lý nhất, thiết lập được một bộ máy kế toán bán hàng phù hợp.
Trong thời gian qua, cơng tác kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Công nghệ Đại Bảo đã đạt được những thành tựu đáng kể. Tuy nhiên trong quá trình hạch tốn tiêu thụ hàng hóa vẫn cịn tồn tại những hạn chế cần khắc phục và hồn thiện. Việc khơng ngừng hồn thiện cơng tác kế toán bán hàng là một vấn đề rất cần thiết để nâng cao hiệu quả trong kinh doanh của công ty, để công ty ngày càng phát triển hơn nữa.
3.2.2. u cầu của việc hồn thiện cơng tác kế toán bán hàng
Để đạt được mức lợi nhuận như mong muốn, công ty phải thực hiện tốt tất cả các khâu từ khảo sát thị trường, mua hàng, tồn trữ và đặc biệt là khâu bán hàng. Bán hàng là khâu cuối cùng và quan trọng nhất trong một vòng luân chuyển vốn kinh doanh của các công ty. Do vậy, kế tốn bán hàng đã trở thành một cơng cụ hữu hiệu để phản ánh tình hình kinh doanh tại cơng ty. Việc hồn thiện cơng tác hạch toán kế toán bán nhóm hàng văn phịng phẩm khơng những giúp cho Giám đốc cơng ty có được những thơng tin kịp thời, đầy đủ, chính xác mà cịn đem lại sự quản lý tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của công ty.
Để làm tốt được cơng tác hồn thiện kế toán bán hàng phải đảm bảo các nguyện tắc sau:
- Phải tuân thủ theo đúng chế độ tài chính và chế độ kế tốn hiện hành: Hoạt động trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải chịu sự quản lý, điều hành, kiểm soát của Nhà nước bằng pháp luật, các biện pháp hành chính và các cơng cụ quản lý kinh tế. Vì vậy, các biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức kế tốn phải dựa trên chế độ quản lý tài chính và chế độ kế tốn hiện hành. Việc tuân thủ chế độ kế toán hiện hành thể hiện từ việc tuân thủ các tài khoản sử dụng, chuẩn mực, phương pháp và trình tự kế tốn đến việc sử dụng hệ thống sổ sách kế toán hay lập báo cáo.
- Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, hệ thống quản lý của cơng ty:Một doanh nghiệp thuộc một loại hình cụ thể, mang những đặc điểm hoạt động quản lý, tổ chức kinh tế riêng và có những yêu cầu quản lý riêng nên khi vận dụng chế độ kế toán phải đảm bảo sao cho phù hợp với chế độ kế toán hiện hành đồng thời cũng phải phù hợp với chính bản thân doanh nghiệp. Các quy định chính sách của Nhà nước là hướng dẫn chung cho tất cả các doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp phải biết vận dụng một cách phù hợp với đặc điểm cụ thể của công ty về các mặt như: tổ chức quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và đặc điểm của tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở trình độ của đội ngũ kế tốn viên hiện có,… Việc vận dụng phù hợp cũng cần phải đảm bảo sự thống nhất về phương pháp đánh giá, về việc sử dụng chứng từ, tài khoản cũng như hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo.
- Phải đáp ứng việc cung cấp thơng tin kịp thời, chính xác: Cơng tác kế tốn thực tế có nhiệm vụ cơ bản là cung cấp các thông tin kinh tế cho các nhà lãnh đạo để từ đó có thể ra các quyết định cho sự hoạt động và phát triển của DN. Chính vì vậy, thơng tin cung cấp không những phải hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo luân chuyển số liệu giữa các phần hành của kế tốn có sự liên kết, dễ dàng, tiện lợi cho việc kiểm tra mà cịn địi hỏi phải có trình độ chính xác cao, có tính cập nhật, nhanh chóng, kịp thời phục vụ tốt cho muc đích quản lý cơng tác kế tốn trong cơng ty. Đặc biệt là trong điều kiện hiện nay khi nền kinh tế với sự bùng nổ thơng tin và sự cạnh tranh gay gắt thì yêu cầu này ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
- Tổ chức cơng tác kế tốn phải đảm bảo ngun tắc tiết kiệm, hiệu quả:Tối đa hóa giá trị vốn chủ sở hữu là mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp khi bỏ vốn ra kinh doanh, hoạt động đều mong muốn sẽ thu được hiệu quả cao nhất bằng việc sử dụng đồng vốn một cách tiết kiệm nhất, đạt được lợi nhuận cao nhất và chi phí là thấp nhất. Vì vậy khơng thể thực hiện một phương pháp nào mà khơng tính đến tính khả thi và hiệu quả do nó mang lại. Hồn thiện công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng khơng nằm ngồi mục đích đó. Việc hồn thiện phải cung cấp thơng tin một các hữu ích nhất với thời gian và tiết kiệm chi phí nhất, giảm thiểu các phần việc phức tạp, rườm rà, không cần thiết gây ảnh hưởng đến cơng tác hạch tốn.
Nhìn chung, muốn nâng cao hiệu quả hoạt động của mình thì kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần đánh giá đúng đắn tình hình thực tế của doanh nghiệp, phát huy những mặt mạnh, khắc phục những mặt chưa được tốt, đồng thời phải đảm bảo tính khoa học, chính xác, kịp thời, từ đó có những đóng góp có ích cho doanh nghiệp, tạo điểu kiện cho doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn.
3.2.3. Các ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần TM&DV Công nghệ Đại Bảo em đã có cơ hội vận dụng những kiến thức đã được học vào thực tiễn, nhất là trong cơng tác hạch tốn kế tốn tiêu thụ hàng hóa. Thời gian qua đã giúp em học hỏi được rất nhiều những kinh nghiệm và tác phong làm việc từ sự vận dụng một cách linh hoạt chế độ kế tốn vào thực tế ở cơng ty. Trên cơ sở đó, em xin được đề xuất thêm một số ý kiến nhằm đóng góp một phần nhỏ vào việc hồn thiện hơn cơng tác kế tốn bán
nhóm hàng văn phịng phẩm tại cơng ty để công tác này thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế đắc lực cho công ty.
a) Về cơ sở vật chất
Công ty cần nâng cấp, thay thế một số máy tính và máy in mới để cơng tác kế toán thuận tiện và hiệu quả hơn.
b) Về sổ sách kế toán
Kế tốn cơng ty nên mở thêm sổ chi tiết doanh thu cũng như giá vốn để theo dõi chi tiết, chặt chẽ từng mặt hàng bán ra, thể hiện rõ tình hình tiêu thụ hàng hóa và từ đó đánh giá chính xác kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Theo dõi cụ thể tình hình nhập-xuất-tồn của từng loại sản phẩm, doanh thu của từng loại sản phẩm để theo được chính xác loại sản phẩm nào được tiêu thụ nhiều có ích giúp doanh nghiệp trong q trình nhập hàng hóa, giảm số lượng hàng tồn kho.
c) Về vận dụng tài khoản kế tốn
Kế tốn cơng ty cần mở thêm các tài khoản chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể để tiện cho việc theo dõi và phản ánh tình hình bán hàng, doanh thu, giá vốn hay phải thu khách hàng.
Công ty cũng cần mở thêm tài khoản chi tiết cho TK 632 để kế toán theo dõi và phản ánh kịp thời, đầy đủ nhất về doanh thu, giá vốn hàng bán của từng mặt hàng cụ thể.
d) Về chính sách bán hàng
Cơng ty nên áp dụng hình thức chiết khấu:
- Chiết khấu thanh tốn để khuyến khích khách hàng thanh tốn sớm hơn thời hạn trả.
Khi công ty cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán, nếu chiết khấu thanh toán trực tiếp trên công nợ của bên mua (TK 131) khi bên mua đáp ứng điều kiện được chiết khấu thì khơng cần phiếu chi; nếu cơng ty thanh toán khoản chiết khấu bằng tuền thì viết Phiếu chi. Trong Hợp đồng kinh tế bắt buộc phải có điều khoản về chính sách chiết khấu thanh tốn. Thuế GTGT tính trên tồn bộ trị giá hàng bán chưa chiết khấu.
Khi phát sinh chiết khấu thanh toán, kế toán ghi tăng số chiết khấu khách hàng được hưởng vào chi phí tài chính (TK 635), ghi tăng số tiền thu thực của khách hàng (TK 111, 112), đồng thời ghi giảm số tiền phải thu của khách hàng (TK 131).
- Chiết khấu thương mại đối với những khách hàng mua nhiều để từ đó khuyến khích họ tiêu thụ hàng nhiều hơn. Bộ chứng từ gồm: Hợp đồng kinh tế, Biên bản đối chiếu cơng nợ, Hóa đơn, Phiếu chi (nếu có), Hóa đơn điều chỉnh (nếu có).
Khi công ty cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại, kế toán ghi số tiền chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng (TK 511), ghi số thuế GTGT đầu ra tính trên khoản chiết khấu thương mại (TK 333, chi tiết TK 33311), đồng thời ghi giảm tiền hoặc khoản phải thu đối với khách hàng (TK 111, 112, 131).
e)Trích lập các khoản dự phịng:
- Dự phịng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc ước tính một khoản tiền tính vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị của hàng hóa bị giảm thấp hơn giá trị đã ghi sổ của hàng hóa tồn kho. Do đó việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp bù đắp các khoản thiệt hại xảy ra khi hàng hóa bị giảm giá, đồng thời thể hiện được đúng giá trị thuần có thế thực hiện được của hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính.
Thực hiện trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho tại cơng ty
Khi kiểm kê hàng tồn kho kế toán phát hiện chênh lệch giữa giá trị hàng tồn kho ghi trên sổ kế tốn với giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị ghi trên sổ kế tốn thì cần trích lập một khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
Mức trích dự phịng như sau: Mức trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho = = Lượng vật tư, sản phẩm thực tế tồn kho tại thời điểm
lập BCTC Xx ( Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế tốn - - Giá trị thuần có thể thực hiện được của
hàng tồn kho ) )
Việc trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho cần được thực hiện với từng mặt hàng khác nhau. Kế toán sử dụng tài khoản 2294: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Giải pháp
Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế tốn trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 2294 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho .
Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế tốn hồn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 - Giá vốn hàng bán.
Kế tốn xử lý khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho đối với vật tư, hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, khơng cịn giá trị sử dụng, ghi:
Nợ TK 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn khi (số được bù đắp bằng dự phòng)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phịng) Có các TK 152, 153, 155, 156.
- Trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi: dự phịng phải thu khó địi được hiểu là “khoản dự phịng phần giá trị các khoản nợ phải thu và các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn khác có bản chất tương tự các khoản phải thu khó có khả năng thu hồi”.
Hiện nay, các khoản trích lập chi phí dự phịng của doanh nghiệp vẫn được cơ quan thuế chấp nhận nếu các khoản trích lập đó khơng vượt q Mức quy định của Bộ Tài Chính.
Việc trích lập hoặc hồn nhập khoản dự phịng phải thu khó địi được kế tốn thực hiện ở thời điểm lập Báo cáo tài chính:
Nếu số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phịng nợ phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết, kế tốn trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 229 – Dự phịng tổn thất tài sản (2293) Nếu số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập ở kỳ kế tốn này nhỏ hơn số dự phịng nợ phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết, kế tốn hồn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 – Dự phịng tổn thất tài sản (2293) Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
f) Các giải pháp khác
- Đẩy mạnh công tác marketing, quảng cáo, truyền thông: để đưa hình ảnh cơng ty cũng như hàng hóa đến gần hơn với người tiêu dùng; tạo dựng thương hiệu uy tín, có vị trí trong lịng khách hàng. Cơng ty có thể làm các biển quảng cáo, phát tờ rơi, hay quay clip quảng cáo trên truyền hình để quảng bá về hình ảnh cơng ty. Tại các chi nhánh hay gian hàng của cơng ty có thể xuất hiện những nhân viên tư vấn, hỗ trợ khách hàng lựa chọn và mua sắm với tiêu chí ưa nhìn, giọng nói dễ nghe, am hiểu về công ty cũng như mặt hàng mà công ty kinh doanh để khâu chăm sóc khách hàng cải thiện, gây ấn tượng cho khách hàng.
- Tập trung vào cái mà khách hàng thật sự muốn: Khách hàng nhiều khi không muốn cái mà sản phẩm của công ty làm cho họ. Điều mà họ thật sự muốn là có được cảm giác cụ thể nào đó sau khi mua và sử dụng sản phẩm đó. Do vậy, cơng ty cần tập trung khuếch trương vào những cảm giác mà việc sử dụng sản phẩm có thể đem lại. Ln cập nhật các thiết bị mới, tiên tiến và cung cấp các dịch vụ trước và sau mua để người tiêu dùng tin tưởng,.
- Duy trì mối liên hệ thường xuyên với những khách hàng tiềm năng: Đây là khâu chăm sóc khách hàng cần được chú trọng vì có thể cơng ty sẽ mất nhiều khách hàng nếu như khơng kiên trì chăm sóc những đối tượng khách hàng tiềm năng đó nói riêng và khách hàng của cơng ty nói chung. Đó là việc thường xun giao tiếp với họ bằng cách trực tiếp, gửi thư thơng báo, gửi thơng tin định kỳ, khuyến khích khách đưa ra câu hỏi…
3.3. Điều kiện thực hiện
3.3.1. Về phía doanh nghiệp
Về công tác chuẩn bị:
- Tăng cường áp dụng các kỹ thuật xúc tiến bán hàng để nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng. Công ty nên bổ sung thêm các hình thức bán hàng có thưởng để khuyến khích khách hàng mua hàng nhiều hơn. Chẳng hạn, bất cứ khách hàng