Trong q trình phỏng vấn có thể thực hiện phân vai phỏng vấn. Trong hội đồng mỗi thành viên có một chun mơn, sở trường khác nhau nên khi phỏng vấn cần có sự phân cơng rõ ràng nhiệm vụ các thành viên, nhằm đánh giá được một cách chính xác và tồn diện về ứng viên. Và quá trình phỏng vấn sẽ khoa học và logic hơn.
Bảng 4.1: Ví dụ về phân vai trong hội đồng phỏng vấn
Vòng phỏng
vấn Thành viên tham gia Trách nhiệm trong hội đồng
Sơ bộ
Trưởng phòng nhân sự
Chịu trách nhiệm chính trong loại hồ sơ ứng viên (gồm cả vị trí quản lý và nhân viên)
Nhân viên tuyển dụng
Điều phối, thư ký hoặc chịu trách nhiệm loại hồ sơ ứng viên (với các vị trí khơng phải quản lý)
Chuyê n sâu
Trưởng phòng nhân sự
Đánh giá mức độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
Đánh giá hiểu biết xá hội Đánh giá tính cam kết, gắn bó Trưởng bộ phận chun mơn cần
chuyển người/ đại diện bộ phận Đánh giá kiến thức, kỹ năng, thái độ phẩm chất về chuyên môn công việc Nhân viên tuyển dụng Điều phối, thư ký
Ra quyết
định
Tổng giám đốc Quyết định tuyển dụng với các vị trí quản lý cấp cao hoặc trung gian Trưởng phòng nhân sự
Trưởng bộ phận chuyên môn cần chuyển người/ đại diện bộ phận
Quyết định tuyển dụng với các vị trí thuộc bộ phận chuyên môn
Nhân viên tuyển dụng Thư ký, điều phối
(Nguồn: Đề xuất của sinh viên)
Đưa ra những câu hỏi phỏng vấn liên quan đến nhiều lĩnh vực như: Khả năng giao tiếp, hịa đồng, khả năng làm việc nhóm… Những câu hỏi này phải: ngắn gọn, cô đọng, dễ hiểu nhưng thông tin nhận được là nhiều nhất.
Các thành viên của hội đồng tuyển dụng cần thống nhất với nhau cách nhìn nhận, đánh giá trước khi phỏng vấn để tránh tình trạng bất đồng ý kiến trong việc đánh giá ứng viên. Khi thực hiện phỏng vấn cần tuân thủ các nguyên tắc sau để phỏng vấn có tính khách quan, trung thực và hiệu quả cao:
- Trả lời thẳng thắn các câu hỏi của ứng viên, khơng biểu thị sự khó chịu hay hài lịng khi ứng viên trả lời đúng hay sai.
- Dù nội dung phỏng vấn đã được hoạch định trước nhưng có thể linh hoạt thay đổi theo các câu trả lời của ứng viên. Và phải ghi lại các “chú ý” cần thiết về từng ứng viên để làm cơ sở chấm điểm.
4.2.4. Giải pháp đối với công tác đánh giá tuyển dụng của cơng ty
Tăng cường các tiêu chí đánh giá tuyển dụng nhân lực tại công ty. Công tác đánh
giá sau tuyển dụng tại công ty chưa được chú trọng, chưa có những tiêu chí rõ ràng để đánh giá được q trình từ tuyển mộ, tuyển chọn cho đến khi nhân viên thử việc tại cơng ty nên gây khó khăn cho những đợt tuyển dụng tiếp theo, khó tìm ra ngun nhân thất bại cho một số các đợt tuyển dụng. Chính vì vậy cơng ty cần xây dựng chỉ tiêu đánh giá một cách rõ ràng và cụ thể hơn. Xây dựng chỉ tiêu đánh giá: chỉ tiêu định lượng (chi phí cho từng kênh tuyển dụng, tổng số hồ sơ ứng tuyển trong đợt tuyển dụng, tỷ lệ gồ sơ đạt yêu cầu tuyển dụng, tỷ lệ hội nhập thành công, tỷ lệ trúng tuyển, tỷ lệ tuyển dụng nội bộ) và chỉ tiêu định tính (Sự phù hợp của nhân viên mới với văn hóa doanh nghiệp, mức độ hài lịng của ứng viên trong tuyển dụng).
Một số chỉ tiêu định lượng nên được bổ sung:
Chi phí cho từng kênh tuyển mộ:
Chi phí cho từng kênh tuyển mộ được tính bằng cơng thức: Chi phí cho từng
=
Tổng chi phí cho kênh tuyển mộ
kênh tuyển mộ Tổng hồ sơ nhận được từ kênh
đó
Chỉ tiêu này cho biết với mỗi hồ sơ ứng viên thu được ở từng kênh, doanh nghiệp phải chi bao nhiêu tiền. Từ đó doanh nghiệp có thể so sánh số tiền chi cho từng kênh tuyển mộ để xem xét kênh nào là hiệu quả nhất về mặt chi phí.
Tỉ lệ tuyển dụng nội bộ
Tỉ lệ tuyển dụng nội bộ được tính bằng cơng thức:
Tỷ lệ tuyển dụng =
Số lượng ứng viên được tuyển từ nguồn bên trong
nội bộ Tổng số ứng viên được tuyển dụng
viên từ nguồn bên trong. Trong thời đại kinh tế hiện nay, công ty nên quan tâm đến chỉ tiêu này bởi nó sẽ giúp cơng ty tránh việc sa thải nhân viên đồng thời giúp công ty tiết kiệm được chi phí cho các kênh tuyển mộ bên ngồi.
Một số chỉ tiêu định tính cần bổ sung:
Sự phù hợp của nhân viên mới với văn hóa doanh nghiệp
Nếu nhân viên mới hiểu và thống nhất về mục tiêu tổ chức với mục tiêu cá nhân, chấp nhận các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp sẽ khiến họ hiểu về doanh nghiệp, tự hào về doanh nghiệp và mong muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Các nội dung cụ thể liên quan đến sự phù hợp của nhân viên mới với văn hóa doanh nghiệp thường bao gồm: Triết lý quản lý và kinh doanh. Động lực chung của cá nhân và tổ chức. Quy trình quy định. Hệ thống trao đổi thơng tin. Phong trào, lễ nghi, nghi thức…
Công ty cũng cần nâng cao chất lượng của công tác đánh giá ứng viên thông qua việc đánh giá theo thang điểm, cho điểm ứng viên thơng qua các vịng thi, phỏng vấn và lựa chọn những ứng viên có điểm cao nhất. Có thang điểm rõ ràng trong q trình đưa ra câu hỏi phỏng vấn như sau.
1. Giới thiệu bản thân bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, ví trí hiện tại bạn đang làm (5 điểm).
2. Công ty cũ bạn làm những cơng việc gì. Bạn có thể trình bày cụ thể hơn (5 điểm).
3. Bạn hiểu về công ty đến đâu (5điểm).
4. Vì sao bạn muốn làm việc ở cơng ty chúng tôi (5 điểm).
5. Bạn đã gặt hái được thành công trong công việc chưa. Hãy kể ra? (5điểm). 6. Khả năng giải quyết tình huống, sự cố cơng việc đến đâu. Hãy trình bày rõ hơn sự cố mà bạn đã gặp phải (5 điểm).
7. Khả năng làm việc nhóm của bạn có tốt khơng. Bạn có thể kể ra 1 số cơng việc đã làm.
8. Điều gì trong cơng việc là quan trọng nhất (5 điểm). 9. Mục tiêu nghề nghiệp trong 5 năm tới (5 điểm).
Bảng 4.2: Ví dụ bộ câu hỏi phỏng vấn theo thang điểm
Và có thể kết hợp phiếu đánh giá phỏng vấn ứng viên để có thể đánh giá tổng quát nhất về các ứng viên sau phỏng vấn qua bảng sau:
Bảng 4.3: Mẫu phiếu đánh giá phỏng vấn ứng viên
CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH BĐS HÀ NỘI
PHIẾU ĐÁNH GIÁ PHỎNG VẤN ỨNG VIÊN
Thời gian tuyển dụng…………….
I. Thơng tin ứng viên
Họ và tên:…………………………………………………… Vị trí ứng tuyển:……………………………………………..
II. Đánh giá
STT Các tiêu chí Thang điểm đánh
giá Ghi chú Yếu 0-1 TB 1-2 Khá 2-3 Tốt 3-4
1 Khả năng giao tiếp
2 Kiến thức chuyên môn
3 Kỹ năng chuyên môn
4 Kiến thức và hiểu biết xã hội
5 Tính cam kết
6 Tính chủ động
7 Khả năng tư duy và giải quyết vấn đề 8 Ngoại hình Nhận xét của người phỏng vấn: Ưu điểm Nhược điểm Kết luận: Đồng ý tuyển Cần cân nhắc Không phù hợp Người phỏng vấn (ký và ghi rõ họ tên)
Phòng HC-NS cần thiết lập các mẫu để lưu kết quả của cả q trình tuyển dụng, có các báo cáo trình lên ban lãnh đạo sau mỗi đợt tuyển dụng. Sau khi mỗi đợt tuyển dụng kết thúc thì các nhân viên trong phịng nên họp lại với nhau tìm ra các thiếu xót trong cơng tác tuyển dụng và đưa ra các hướng mới cho những đợt tuyển dụng tiếp theo. Sau đây là đề xuất của tác giả về bảng tổng hợp kết quả tuyển dụng:
Bảng 4.4 Bảng tổng hợp kết quả tuyển dụng nhân lực
STT Vị trí ứng tuyển SL tuyển SL hồ sơ SL phỏng vấn SL trúng tuyển Tỷ lệ NV chính thức Tỷ lệ NV nghỉ sau thử việc Chi phí tuyển dụng 1 2 3
(Nguồn: Đề xuất của sinh viên)
Như vậy, để đạt hiệu quả tốt quá trình tuyển dụng thì Phịng HC-NS khơng chỉ quan tâm đến các bước thực hiện mà cũng phải quan tâm đến bước đánh giá sau cùng để đưa ra giải pháp những đợt tuyển dụng tiếp theo.
4.2.5. Các giải pháp khác
Ngoài các giải pháp chủ yếu nêu trên, để nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng nhân sự công ty cần thực hiện một số giải pháp khác sau đây:
Nghiên cứu kỹ các văn bản quy định của Nhà nước liên quan đến công tác tuyển dụng: như bộ luật lao động, pháp lệnh về hợp đồng lao động, điều lệ tuyển dụng, thôi
việc đối với công nhân viên chức...Đồng thời cũng cần cập nhật những quy định mới liên quan đến hoạt động quản trị nhân sự nói chung và cơng tác tuyển dụng nhân sự nói riêng.
Thực hiện chính sách đào tạo và đãi ngộ tốt hơn cho người lao động: Rõ ràng
với một cơng ty có mức đãi ngộ và đào tạo người lao động tốt hơn cơng ty khác thì sẽ thu hút được nhiều hơn ứng cử viên tham gia tuyển dụng. Mức đãi ngộ này thể hiện qua tiền lương, tiền thưởng và khả năng thăng tiến trong công việc. Mức ưu đãi hợp lý sẽ thu hút được nhiều ứng cử viên có trình độ tham gia, khơng những thu hút nó cịn có tác dụng giữ chân nhân tài. Vì vậy cơng ty cũng cần xem xét để có chế độ lương bổng, đãi ngộ hợp lý đối với cán bộ cơng nhân viên. Cơng ty cũng có thể tham khảo
thêm cách trả lương cũng như mức lương mà các cơng ty khác áp dụng từ đó đưa ra quyết định cho cơng ty mình.
Kiểm tra, giám sát chặt chẽ quá trình tuyển dụng nhân sự: Bởi vì một kế hoạch
tuyển dụng dù được xây dựng chi tiết, cụ thể đến đâu thì có thể khi thực hiện cũng không được như mong muốn. Mỗi hoạt động đều có thể mắc sai lầm với các nguyên nhân khác nhau, điều này có thể làm các mục tiêu đi chệch hướng. Việc kiểm tra giám sát công tác tuyển dụng cho phép xác định các sai lệch so với mục tiêu và các nguyên nhân dẫn đến sai lệch đồng thời có những sửa chữa kịp thời. Trong những năm tới cơng ty cần có biện pháp chặt chẽ giám sát tồn bộ quy trình tuyển dụng nhân sự để hạn chế tối đa các sai lầm trong khi thực hiện.
Tăng cường nâng cao uy tín của cơng ty trên thị trường: Cơng ty đó sẽ được các ứng cử viên quan tâm nhiều hơn so với các công ty khác, nhất là các ứng cử viên có trình độ cao họ sẽ muốn làm việc cho cơng ty vì viễn cảnh về tương lai ở đó tốt hơn so với các cơng ty khác. Vì vậy trong thời gian tới cơng ty cần có các biện pháp để nâng cao uy tín của mình như: Nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành…tạo ra một thương hiệu trong lòng người tiêu dùng.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
(1) ThS. Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2012) Giáo trình
quản trị nhân lực, NXB Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội.
(2) ThS. Vũ Thùy Dương và TS. Hồng Văn Hải (2010) Giáo trình quản trị
nhân lực, NXB Thống kê Hà Nội.
(3) TS. Mai Thanh Lan (2014), Giáo trình tuyển dụng nhân lực, NXB Thống kê Hà Nội.
(4) TS. Mai Thanh Lan và PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn (2016), Giáo trình quản trị nhân lực căn bản, NXB Thống kê Hà Nội.
(5) Báo cáo kết quả công tác tuyển dụng nhân sự của Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh bất động sản Hà Nội năm 2014, 2015, 2016.
(6) Báo cáo kết quả hoạt động của Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh bất động sản Hà Nội năm 2014, 2015, 2016. (7) Các Websites: http://oceanpark.com.vn/ http://oceanpark.com.vn/Tuyen-dung_m2_333.html https://www.timviecnhanh.com/ http://tailieu.vn/
DANH MỤC PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1. Quy trình tuyển dụng nhân sự
PHỤ LỤC 2. Mẫu báo cáo tổng hợp nhu cầu tuyển dụng nhân lực PHỤ LỤC 3. Kế hoạch tuyển dụng nhân viên kinh doanh dự án PHỤ LỤC 4. Phiếu yêu cầu tuyển dụng
PHỤ LỤC 5. Mô tả công việc và tiêu chuẩn cơng việc vị trí Giám sát dịch vụ PHỤ LỤC 6. Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân lực vị trí Nhân viên IT
PHỤ LỤC 7. Thơng báo tuyển dụng trên web công ty PHỤ LỤC 8. Thông báo tuyển dụng trên mạng tuyển dụng PHỤ LỤC 9. Biểu mẫu xử lý đánh giá hồ sơ ứng viên PHỤ LỤC 10. Bộ câu hỏi phỏng vấn
PHỤ LỤC 11. Thư thông báo trúng tuyển PHỤ LỤC 12. Thư mời phỏng vấn
PHỤ LỤC 13. Sổ tay nhân viên
PHỤ LỤC 14. Mẫu xây dựng bản mô tả cơng việc cho vị trí cần tuyển PHỤ LỤC 15. Mẫu xây dựng bản tiêu chuẩn tuyển dụng
PHỤ LỤC 16. Tổng hợp kết quả phiếu điều tra (dành cho cán bộ phịng hành chính nhân sự và trưởng phịng ban)
PHỤ LỤC 17. Tổng hợp kết quả phiếu điều tra (dành cho cán bộ cơng nhân viên tồn cơng ty)
PHỤ LỤC 1
QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ (Nguồn phòng HC-NS)
Bước 1. Giám đốc điều hành và Trưởng phịng chun mơn xác định nhu cầu về nhân sự của Cty
1.1. Đánh giá nhu cầu tuyển dụng
- Nhu cầu ngắn hạn: Theo dự án (Theo thời gian của dự án). - Nhu cầu trung hạn: Phát triển nguồn nhân lực.
- Nhu cầu dài hạn: Từ 03 năm trở lên.
1.2. Thời gian tuyển dụng
- Thời gian từ 01 tháng đến 02 tháng kể từ ngày đăng tin tuyển dụng trên trang web của công ty và trên trang mạng tuyển dụng khác.
- Tuyển dụng nhân sự cho Dự án đột xuất.
1.3. Xây dựng cơ sở tuyển dụng
- Bảng mô tả công việc
- Tiêu chuẩn chức danh, vị trí u cầu cơng việc. - Xem xét số lượng vị trí cần tuyển.
Bước 2. Đăng TBTD và tìm kiếm ứng viên
Thơng báo tuyển dụng trên phương tiện truyền thông qua nhiều nguồn:
2.1. Nguồn nội bộ
- Nhân viên trong cơng ty tự ứng tuyển vào vị trí cần tuyển. - Ứng viên tiềm năng là nhân viên của cơng ty.
2.2. Nguồn bên ngồi
- Do nhân viên của cơng ty giới thiệu.
- Ứng viên có thơng tin đăng tải trên các trang tuyển dụng, các cơ quan tuyển dụng, Cơ sở đào tạo,…
Bước 3. Thu nhận và xử lý hồ sơ
3.1. Sàng lọc hồ sơ
- Kiểm tra và sàng lọc hồ sơ ứng viên thơng qua q trình học vấn, kinh nghiệm mà trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng yêu cầu.
3.2. Tuyển chọn
Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng lựa chọn hồ sơ phù hợp và gửi lại Phòng HC- NS sắp xếp thời gian hẹn lịch phỏng vấn.
Bước 4. Phỏng vấn
4.1. Phỏng vấn sơ bộ
Bộ phận có nhu cầu tuyển dụng
- Sắp xếp thông tin về thời gian, địa điểm và yêu cầu chung đến các ứng viên phỏng vấn sơ bộ; Chuyển cho bộ phận HCNS để gửi thông báo cho ứng viên.
- Lập chương trình phỏng vấn
Phịng HCNS:
- Gửi thơng tin về thời gian, địa điểm và yêu cầu chung đến các ứng viên phỏng vấn sơ bộ qua thư mời, điện thoại, email.
- Chuẩn bị bản mô tả chi tiết thông tin của ứng viên.
4.2. Kiểm tra kỹ năng và Phỏng vấn lần 2
(Bước này do bộ phận nhân sự và có nhu cầu tuyển dụng thực hiện)
1. Kiểm tra kỹ năng
- Kiểm tra chun mơn vị trí cơng việc. - Kỹ năng cơ bản: Ngoại ngữ (nếu cần).
2. Phỏng vấn lần 2
- Các thông tin về sự hợp tác. - Các yêu cầu bổ sung.
3. Thông báo kết quả
- Đối với ứng viên khơng trúng tuyển: hồ sơ khơng hồn trả lại.
- Đối với ứng viên trúng tuyển: trưởng các bộ phận sẽ trình cho tổng giám đốc phê duyệt, tiến hành tiếp nhận ứng viên. Phịng HCNS sẽ thơng báo kết quả qua điện thoại, email trong vòng 03 ngày (kể từ ngày phỏng vấn).
Bước 5. Thử việc
5.1. Gửi thư mời thử việc.
5.2. Phịng HC-NS giải thích các điều khoản trong hợp đồng
(Nếu ứng viên đồng ý ký hợp đồng thử việc 01 tháng)