fulltime và partime tại Hà Nội, TP HCM, Việt Nam
Hình 3.3: Bài đăng tuyển nhân viên kinh doanh trên trang Batimex
Dưới đây là số liệu tổng hợp được nguồn tuyển dụng của công ty TNHH thương mại Thủy Phát 6 tháng đầu năm 2018 được phòng nhân sự ghi nhận lại.
12%
38% 50%
Website công ty Các trang tuyển dụng Người quen giới thiệu
Đơn vị: %
(Nguồn: Phòng Nhân sự)
Có thể thấy cơng ty TNHH thương mại Thủy Phát thu hút và tìm kiếm ứng viên thơng qua rất nhiều hình thức tuyển mộ khác nhau tùy thuộc vào từng đối tượng tuyển dụng. Trong tổng số nhân viên được tuyển vào cơng ty thì có 50% qua sự giới thiệu của người quen, 38% là qua các trang tuyển dụng, 12% là qua website công ty và 8% là thuộc các nguồn tuyển khác. Trong đó qua người quen giới thiệu, cụ thể là sự giới thiệu của nhân viên công ty là nguồn chủ yếu để tiếp cận và thu hút ứng viên. Từ đây cho thấy nguồn tuyển dụng công ty chủ yếu là bên ngồi, mặc dù có sự khai thác ứng viên từ bên trong nhưng chưa thực sự chú trọng nên không đem lại hiệu quả cao.
Bảng 3.6: Chi phí đăng tin tuyển dụng 6 tháng đầu năm 2018
Đơn vị tính: Triệu đồng
Chỉ tiêu Số lần Chi phí
Quảng cáo trên mạng xã hội 8 12
Đăng tin trên các trang mạng tuyển dụng 10 18
Tổng 18 30
(Nguồn: Phòng Nhân Sự)
Công ty đã chi cho bên tuyển dụng một phần không hề nhỏ, điều này cho thấy công ty rất đầu tư cho tuyển dung. Tuy nhiên công ty tập chung tiếp cận ứng viên từ nguồn bên ngoài mà chưa tận dụng tốt nguồn bên trong để giúp cắt giảm chi phí tuyển dụng và đạt hiệu quả hơn. Chi phí chi cho quảng cáo và đăng tin trên mạng xã hội là 30 triệu đồng trong 6 tháng đầu năm 2018 nhưng lại chỉ đem lại 38% tổng số nhân viên tuyển vào. Có thể thấy kênh tuyển dụng này tuy tốn kém cho phí nhưng đem lại hiệu quả chưa cao.
Ngồi ra, nội dung và hình thức của thơng báo tuyển dụng cũng góp phần quan trọng trong việc xác định hiệu quả nguồn tuyển dụng. Thông báo tuyển dụng với mỗi nguồn tuyển dụng khác nhau phải có những thay đổi khác nhau để phù hợp hơn với nguồn ứng viên được tiếp cận. Dưới đây là số liệu đánh giá của nhân viên về nội dung và hình thức thơng báo tuyển dụng mà tác giả thu được từ phiếu điều tra khảo sát:
15%
55% 22%
8%
Rất ấn tượng, đủ nội dung Bình thường
Khơng ấn tượng, thiếu nội dung
Khác
Biểu đồ 3.2: Đánh giá của nhân viên về nội dung và hình thức của thơng báo tuyển dụng của công ty
(Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra khảo sát)
Có thể thấy thơng báo tuyển dụng của cơng ty cịn đơn giản, mặc dù đã cung cấp đầy đủ thơng tin cho ứng viên nhưng cịn khá dài dịng và chưa có tính sáng tạo nhiều dẫn đến khơng gây ấn tượng cho ứng viên.
3.3.4. Thực trạng về thu nhận và xử lý hồ sơ tại công ty
Căn cứ vào bản mơ tả cơng việc cho các vị trí chức danh, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng phịng ban cũng như tiêu chuẩn đặt ra trong thơng báo tuyển dụng mà cán bộ nhân sự chịu trách nhiệm sẽ tiếp nhận hồ sơ phù hợp. Cán bộ tuyển dụng thu nhận hồ sơ tại Phịng NS của Cơng ty trong thời hạn nộp hồ sơ. Ngồi ra ƯV có thể nộp hồ sơ thông qua nộp CV qua email tuyển dụng.
Cơng ty áp dụng cả hai hình thức nhận hồ sơ giấy trực tiếp tại văn phòng và hồ sơ online CV. Đối với nộp hồ sơ online thì cơng ty chưa có thiết kế mẫu CV chung mà để cho ứng viên sáng tạo thiết kế CV riêng cho mình và gửi về công ty. Việc tiếp nhận hồ sơ online thuận tiện và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều tuy nhiên hầu như chỉ áp dụng những vị trí tuyển dụng những LĐ khối văn phòng và đội ngũ nhà quản trị. Hầu hết nhân viên CSKH đều nộp hồ sơ trực tiếp tại công ty trong buổi phỏng vấn hoặc nhờ NV công ty nộp hộ. Lượng hồ sơ online chiềm khoảng 45% số lượng hồ sơ mà cơng ty nhận được.
Phịng NS xác định khoảng thời gian tiếp nhận hồ sơ, chuẩn bị địa điểm và người tiếp nhận hồ sơ, xác định cách thức tiếp nhận hồ sơ. Cách thức nộp hồ sơ: ứng viên nộp trực tiếp tại công ty, gửi qua đường bưu điện, qua mail công ty hoặc qua mạng tuyển dụng. Theo quy định của cơng ty thì hồ sơ xin việc u cầu phải có: Đơn xin việc, sơ
yếu lý lịch, ảnh chân dung, bản sao giấy khai sinh, các loại văn bằng, các chứng chỉ, bản sao sổ hộ khẩu, bản sao chứng minh thư nhân dân. Trường hợp nộp hồ sơ qua mail thì có thể bổ sung giấy tờ cịn thiếu khi phỏng vấn.
Trong q trình tiếp nhận hồ sơ, phịng NS nhập thơng tin vào bảng theo dõi thu nhận hồ sơ ứng viên theo các yêu cầu trong hồ sơ xin việc, tiến hành lọc và đánh dấu mức độ thiếu đủ của hồ sơ từ đó rút ra kinh nghiệm cho lần tuyển dụng kế tiếp. Do số lần tuyển dụng trong năm ít, cơng ty quy mơ cịn nhỏ, u cầu kỹ thuật chun mơn khơng q cao. Vì vậy cơng tác chọn và lọc hồ sơ cũng khơng q khó khăn khi số lượng hồ sơ ứng viên không quá lớn.
Hộp 3.3: Bảng theo dõi ứng viên
STT Ngày nhập dữ liệu Họ tên Số điện thoại Hẹn phỏng vấn Nhận xét Kết quả phỏng vấn Kết quả thử việc ( Nguồn: Phỏng Nhân sự)
Sau khi xử lý và sàng lọc những hồ sơ đủ điều kiện thì Phịng Nhân sự sẽ gửi thư thông báo mời phỏng vấn đến mail cá nhân của ứng viên (nếu ứng viên nộp hồ sơ online) hoặc gọi điện thoại lại cho ứng viên (nếu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua người quen giới thiệu để xác nhận với ứng viên thời gian và địa điểm phỏng vấn. Trường hợp ứng viên không thể phỏng vấn được thời gian đã hẹn thì Phịng Nhân sự có thể linh động thời gian phỏng vấn cho ứng viên nếu lý do ứng viên đưa ra là hợp lý.
3.3.5. Thực trạng phỏng vấn tuyển dụng
Theo thông tin từ dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thì trong quá trình TDNL cơng ty chỉ sử dụng hình thức thi tuyển lý thuyết đối với nhân viên kinh doanh, cụ thể nhân viên kinh doanh oto sẽ được phỏng vấn và thi tay lái; nhân viên kinh doanh dịch vụ vas sẽ được phỏng vấn, việc kiểm tra trình độ và năng lực và phẩm chất của ứng viên đều qua phỏng vấn và giải quyết tình huống. Riêng với nhân viên CSKH thì sẽ trải qua bài test giọng nói và phỏng vấn.
Bảng 3.7: Quy định về phỏng vấn và thi tuyển của công ty
STT Vị trí Hình thức
thi tuyển
Hình thức phỏng vấn
1 Nhân viên kinh doanh ô tô Thi tay lái Phỏng vấn hội đồng 2 Nhân viên kinh doanh dịch vụ VAS Không thi Phỏng vấn hội đồng
3 Nhân viên CSKH Test giọng nói,
tình huống Phỏng vấn hội đồng
(Nguồn: Phịng Nhân sự)
Q trình phỏng vấn tại cơng ty TNHH thương mại Thủy Phát bao gồm 02 giai đoạn là phỏng vấn sơ bộ, cụ thể:
Phỏng vấn sơ bộ: là một cuộc nói chuyện trao đổi tầm 15 phút giữa cán bộ tuyển
dụng với ứng viên để có thể xác định những tố chất, phẩm chất phù hợp với công việc hoặc không. Buổi phỏng vấn này thường diễn ra qua điện thoại đối với những ứng viên có hồ sơ đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng. Trong buổi phỏng vấn này, cán bộ tuyển dụng kiểm tra lại thông tin ứng viên và đặt lịch hẹn phỏng vấn chuyên sâu.
Phỏng vấn chuyên sâu: hội đồng phỏng vấn thường gồm 3 người trưởng phòng
Nhân sự, chuyên viên tuyển dụng và trưởng bộ phận có vị trí cần tuyển. Trong một số trường hợp như phỏng vấn tuyển nhà quản trị cơng ty thì sẽ có đại diện ban giám đốc tham gia phỏng vấn. Mỗi cuộc phỏng vấn thường diễn ra trong khoảng thời gian 30 đến 45 phút. Bộ câu hỏi phỏng vấn thường được chuẩn bị trước, đó là những câu hỏi giúp tìm kiếm ứng viên phù hợp nhất với vị trí cần tuyển
Đơn vị: % 35% 25% 35% 5% Thái độ Tác phong làm việc Năng lực Khác
Biểu đồ 3.3: Đánh giá của nhân viên về hội đồng phỏng vấn
Qua phỏng vấn anh Phạm Minh Quang nhân viên mới được tuyển vào Phòng Kinh doanh của công ty, anh cho biết: “Cách thức và nội dung phỏng vấn của công ty
rất chặt chẽ thông qua việc phỏng vấn 2 lần. Thái độ và tác phong làm việc của cán bộ nhân sự chuyên nghiệp, hòa nhã.”
3.3.5. Thực trạng quyết định tuyển dụng tại công ty
Công ty sử dụng cách thức đánh giá đơn giản. Chị Nguyễn Thị Anh trưởng phòng NS cho biết: “ Sai lầm chủ yếu khi đánh giá ứng viên là sự so sánh. Sai lầm này
gặp phải khi người tuyển dụng đánh giá ứng viên này bằng cách so sánh với ứng cử viên khác”. Cơng ty chưa đưa ra được tiêu chí đánh giá ứng viên trong suốt q trình
tuyển dụng một cách rõ ràng, chỉ đánh giá ứng viên một cách định tính, cảm quan. Vì thế, nhiều khi người tuyển dụng đã đánh giá một ứng viên trung bình là xuất sắc nếu ứng viên trước đó kém về chất lượng. Qua phỏng vấn anh Phạm Minh Quang nhân viên mới được tuyển vào phịng kinh doanh của cơng ty, anh cho biết: “Công ty nên thực
hiện phỏng vấn đánh giá theo phương pháp thang điểm để có thể đánh giá chính xác ứng viên”.
Đối với những ứng viên ứng tuyển vị trí nhà quản trị hoặc nhân viên khối văn phòng trúng tuyển Phòng NS sẽ gửi thư thông báo trúng tuyển đến mail cá nhân của từng người hẹn lịch đi làm và bổ sung thêm hồ sơ (nếu còn thiếu). Những ứng viên khơng trúng tuyển thì khơng thơng báo và khơng trả lại hồ sơ. Đối với nhân viên CSKH thì sẽ được gọi điện xác nhận lại lịch làm việc và hẹn đi thử việc.