Chiến lược của công ty là không ngừng đẩy mạnh việc phân phối các sản phẩm mà công ty hiện đang cung ứng nhằm thu hút khách hàng và mở rộng thị trường mới, hướng tới nhiều đối tượng khách hàng hơn nữa trong tương lai. Chính vì vậy đặt ra u cầu đối với hoạt động quản trị nhân lực đó là tuyển dụng được nguồn nhân lực có chất lượng cao, đào tạo phát triển người lao động nâng cao năng lực chuyên môn cũng như các kỹ năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu công việc cơng ty xây dựng quy trình tuyển dụng sao cho phù hợp với cơ cấu tổ chức, chiến lược, chính sách, kế hoạch nhân lực theo từng giai đoạn để đáp ứng yêu cầu SXKD, xây dựng và triển khai kế hoạch tuyển dụng nhân lực đảm bảo cung cấp đủ số lượng chất lượng nhân lực đúng thời điểm DN cần.
Chiến lược nguồn nhân lực chịu ảnh hưởng của chiến lược kinh doanh sau đó chi phối đến công tác tuyển dụng nhân lực của DN. Sau khi quyết địch được chiến lược kinh doanh sẽ xác định được chiến lược nguồn nhân lực. Từ đó, phịng nhân sự sẽ xây
dựng được một quy trình tuyển dụng nhân lực sao cho đáp ứng được chiến lược nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong từng thời kì.
Trong 6 tháng đầu năm 2018 công ty TNHH thương mại Thủy Phát mở rộng kinh doanh dịch vụ VAS và kênh thuê ngoài CSKH cho các đơn vị khác. Đồng nghĩa với việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh là việc cơng ty phải có kế hoạch tuyển thêm nhân lực để có thể thực hiện hoạt động này. Thực tế là đầu năm 2018 công ty đã tuyển thêm gần 30 lao động. Để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng mới, tuyển dụng mới, phòng Nhân sự của cơng ty đã xây dựng được quy tình tuyển dụng nhân lực để phù hợp với từng vị trí cần tuyển sao cho đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng của cơng ty.
3.2.5. Văn hóa cơng ty
Cơng ty TNHH thương mại Thủy Phát hướng tới xây dựng một doanh nghiệp trẻ, từ con người tới phong cách làm việc. Do vậy, công ty khá coi trọng sự sáng tạo và sức trẻ. Trong quá trình xây dựng quy trình tuyển dụng nhân lực thì phịng Nhân sự cũng căn cứ vào văn hóa này của cơng ty để tuyển nhân lực trẻ, năng động, sáng tạo phù hợp với tiêu chí của cơng ty. Đầu năm 2018 công ty tuyển dụng gần 30 lao động đều có độ tuổi từ 18 đến 25. Đây là minh chứng cho thấy hoạt động tuyển dụng đang đi đúng hướng mà văn hóa doanh nghiệp đã xây dựng. Để làm được điều này, khi xây dựng quy trình tuyển dụng nhân lực, Phịng Nhân sự đã có những lưu ý trong khi xây dựng tiêu chí tuyển dụng cũng như quyết định tuyển dụng.
3.2.6. Tính chất cơng việc
Ngành phân phối ô tô là một ngành đặc thù, do vậy, khi xây dựng quy trinh tuyển dụng nhân lực phịng nhân sự phải ln cân nhắc tới nhân tố tính chất cơng việc để xây dựng quy trình cho hợp lý và phụ hợp với vị trí tuyển dụng, nhằm giúp cho quy trình được vận hành thuận tiện khi đưa ra thực tiễn. Để tuyển được nhân sự phù hợp với tính chất cơng việc thì phịng nhân sự đã phải xây dựng các bản phân tích cơng việc và bản mơ tả cơng việc sao cho sát nhất với vị trí cần tuyển dụng. Ví dụ, với vị trí nhân viên kinh doanh các dịch vụ VAS, khi tuyển dụng vị trí này thì phịng nhân sự xây dựng mơ tả cơng việc gồm nhiều tiêu chí gắn liền với tính chất cơng việc như: “có đam mê kinh doanh”, “có hiểu biết về dịch vụ VAS”, “có ít nhất 1 năm kinh nghiệm”…
3.3. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp và sơ cấp về thực trạng quy trìnhtuyển dụng nhân lực của cơng ty TNHH thương mại Thủy Phát tuyển dụng nhân lực của công ty TNHH thương mại Thủy Phát
Trong giai đoạn 2015-2018, công ty đã tuyển dụng khá nhiều nhân lực để phù hợp hơn với hoạt động kinh doanh của công ty. Dễ dàng nhận thấy sự phân hóa cơ cấu tuyển dụng tại cơng ty khi công ty chủ yếu tuyển dụng nhân viên CSKH còn nhân viên khối văn phịng và nhà quản trị thì lại tuyển rất ít. Có sự phân hóa này là do bộ máy tổ chức của công ty đã hồn thiện và cơng ty có chiến lược kinh doanh rõ ràng. Hoạt động tuyển dụng của công ty đang được triển khai dựa trên hoạt động kinh doanh của công ty qua từng thời kì.
Bảng 3.3. Kết quả tuyển dụng nhân lực tại Công ty TNHH thương mại Thủy Phát giai đoạn 2015-2017
Đơn vị tính: Người
Vị trí tuyển Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Nhà quản trị 1 1 1
Nhân viên khối văn phòng 2 2 4
Nhân viên CSKH 5 11 17
Tổng 8 14 22
(Nguồn: Phịng Nhân Sự)
Bảng 3.4. Chi phí tuyển dụng của Công ty TNHH thương mại Thủy Phát giai đoạn 2015 -2017 Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu 2015 2016 2017 So sánh 2016/2015 2017/2016 Chênh lệch Tỷ lệ (%) Chênh lệch Tỷ lệ (%) Tổng chi phí tuyển dụng 14 26,6 42,9 12,6 190 16,3 258,4% Số lượng nhân viên
nhận vào 8 14 22 6 175 8 157
Chí phí tuyển dụng bình
qn 1,75 1,9 1,95 0,15 108,6 0,05 102,6
Theo dõi bảng kê chi phí tuyển dụng của cơng ty TNHH thương mại Thủy Phát giai đoạn 2015-2017 có thể thấy chi phí tuyển dụng bình quân tăng qua các năm: năm 2016 tăng 108,6% so với 2015, năm 2017 tăng 102,6% so với năm 2016. Chi phí tăng do chi phí cho các khâu truyền thơng và tuyển mộ chiếm phần lớn ngân sách dành cho tuyển dụng, nhưng vẫn chưa tạo ra được một lượng ứng viên chất lượng cao, đăng tuyển trên internet trên các trang tuyển dụng vẫn chưa đạt hiệu quả tối đa.
Với đặc thù ngành nghề kinh doanh, cơng ty đã xây dựng một quy trình tuyển dụng cho tồn cơng ty. Quy trình này áp dụng cho cơng tác TDNL tồn cơng ty qua Phịng nhân sự, các bộ phận và không áp dụng đối với nhân sự thời vụ.
(Nguồn: Phòng Nhân sự)
Sơ đồ 3.2: Quy trình tuyển dụng của Cơng ty3.3.1. Thực trạng đề xuất nhu cầu tuyển dụng 3.3.1. Thực trạng đề xuất nhu cầu tuyển dụng
Cơng ty sử dụng hai quy trình tuyển dụng từ dưới lên và từ trên xuống.
Với việc xác định nhu cầu tuyển dụng thực hiện theo quy trình từ dưới lên cơng ty sử dụng phương pháp phân tích. Quy trình từ dưới lên được tiến hành bài bản khi nhu cầu cơng việc gia tăng hoặc có nhân viên nghỉ việc, lúc này trưởng phòng các bộ phận sẽ gửi yêu cầu nhân lực lên bộ phận nhân sự, phịng Nhân sự chi tiết hóa gửi TGĐ duyệt. Việc xác định nhu cầu lao động chủ yếu dựa trên ý kiến của cán bộ lãnh đạo trực tiếp phịng ban. Từ đó, trưởng phịng các phịng ban sẽ lập phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự ghi chi tiết cụ thể về số lượng cần tuyển, giới tính, trình độ, kinh nghiệm, năng lực và chuyển cho phòng NS để đề nghị lên ban lãnh đạo công ty. Phiếu yêu cầu tuyển dụng của cơng ty nhìn chung là khá đầy đủ thể hiện rõ được đối tượng cần tuyển, số lượng cũng như các yêu cầu tối thiểu đối với từng vị trí cơng việc.
Ngồi ra, cơng ty cịn xác định nhu cầu tuyển dụng theo quy trình từ trên xuống. Quy trình từ trên xuống dưới thường gắn liền với q trình xây dựng dự án của cơng ty nên không theo chu kỳ mà thường đột xuất.
Đề xuất nhu cầu TDNL Lập kế hoạch TDNL Thu nhận và xử lý hồ sơ Phỏng vấn Hội nhập nhân lực mới Ra quyết định tuyển dụng Thông báo và đăng tin TDNL Tổng kết và đánh giá
Hộp 3.1: Phiếu yêu cầu tuyển dụng
Bộ phận/Đơn vị: ........................................................................................................ Lý do: .........................................................................................................................
CHI TIẾT YÊU CẦU
Vị trí cần nhân sự: Số lượng yêu cầu: Thời gian cần:
Yêu cầu:....................................................................................................................... Người yêu cầu: ........................................ Ngày ........ tháng ....... năm 20............... Ký tên: .................................................
(Nguồn: Phòng Nhân sự)
Căn cứ tình hình nhân lực trong các năm trước, căn cứ chiến lược phát triển của Công ty năm tới và đề xuất của các phòng ban, phòng NS đề xuất dự thảo kế hoạch tuyển dụng cho từng tháng trong năm và trình BGĐ phê duyệt. Sau khi phê duyệt giám đốc sẽ giao cho phòng Nhân sự để bố trí cán bộ chuẩn bị và lập kế hoạch tuyển dụng LĐ.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh khi phát sinh những vị trí trống hoặc do thay đổi chiến lược kinh doanh, các phòng ban và phòng NS đề xuất yêu cầu tuyển dụng (với vị trí quản lý cần báo trước ít nhất 60 ngày, vị trí nhân viên ít nhất trước 15 ngày cho ban giám đốc công ty). Tuy vậy quy định này chưa thực sự hợp lý với vị trí quản lý. Theo Bà Nguyễn Thị Anh trưởng phịng nhân sự thì “60 ngày là thời gian quá
dài cho một đợt tuyển dụng. Ứng viên ứng tuyển vị trí này đều là những người có năng lực. Khơng ai muốn mất thời gian quá dài để chờ một công việc”.
Theo số liệu từ bảng 3.4 có thể thấy cơng ty TNHH thương mại Thủy Phát ln có nhu cầu tuyển dụng nhân lực tăng qua các năm, trong năm 2015 cơng ty có nhu cầu tuyển 8 người, đến năm 2018 nhu cầu này là 29 người. Có thực trạng này là do cơng ty đang ngày càng mở rộng mơ hình kinh doanh. Thực trạng mở rộng kinh doanh dẫn đến một yêu cầu tất yếu là phải có đủ nhân lực để thực hiện các nhiệm vụ nhằm hoàn thành chiến lược kinh doanh mà công ty đã đề ra. Do đó, cần phải tuyển dụng để đáp ứng nhân lực để thỏa mãn yêu cầu nguồn nhân lực, đảm bảo cho chiến lược kinh doanh được thực hiện theo đúng kế hoạch.
Bảng 3.4: Nhu cầu tuyển dụng nhân lực công ty TNHH thương mại Thủy Phát giai đoạn 2015- 2018
STT Bộ phận Nhu cầu tuyển dụng
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 1 Phịng Tài chính- kế tốn 0 1 1 1 2 Phịng Kinh doanh 6 11 18 25 3 Phòng Kỹ thuật 0 0 1 2 4 Phòng Nhân sự 1 1 1 1 5 Nhà quản trị 1 1 1 0 Tổng 8 14 22 29 (Nguồn: Phòng Nhân sự)
3.3.2. Thực trạng lập kế hoạch tuyển dụng nhân lực
Sau khi phiếu yêu cầu tuyển dụng được trình lên ban giám đốc căn cứ vào dữ liệu thực tế, xem xét và duyệt nhu cầu tuyển dụng. Khi đã xác định xong nhu cầu về nhân lực, đã chốt được số lượng LĐ cần tuyển và các vị trí chức danh cần tuyển cán bộ Phịng Nhân sự kết hợp các phòng ban sẽ lập kế hoạch tuyển dụng nhân lực chi tiết cho lần tuyển dụng đó để đạt được mục tiêu cụ thể cho từng đợt tuyển dụng.
Hộp 3.2 : Kế hoạch tuyển dụng
KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC
Người lập kế hoạch: ......................... Phịng/Ban:.................................
STT Vị trí Số lượng Lý do tuyển Thời gian dự kiến tuyển
(Nguồn : Phòng Nhân sự)
Qua đề xuất của các phòng ban về nhu cầu tuyển dụng. Phòng Nhân sự kết hợp các phòng ban để xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng cụ thể về kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng, phẩm chất cho từng vị trí tuyển dụng. Tùy thuộc vào đặc thù các vị trí cần tuyển mà việc lựa chọn nguồn tuyển mộ của công ty diễn ra khác nhau đối với các vị trí khác
nguồn tuyển phong phú và đa dạng. Ngồi ra, cơng ty cịn có các hình thức truyền thơng gián tiếp thu hút được nhiều lao động biết đến và mong muốn làm việc tại công ty thông qua sự giới thiệu từ NLĐ đã và đang làm việc trong DN. Từ đó cơng ty lựa chọn phương án thơng báo tuyển dụng truyền tải thông điệp đến NLĐ cho phù hợp tương ứng với nguồn tuyển mộ.
Về phương án tuyển dụng thiết kế riêng cho từng đối tượng tuyển dụng xác định. Đối với nhân viên kinh doanh ô tô sẽ tiến hành phỏng vấn và thi tay lái, thi kiến thức về oto đối với nhân viên kinh doanh dịch vụ VAS sẽ phỏng vấn và thi trắc nghiệm; đối với nhân viên CSKH sẽ phỏng vấn và test IQ. Thời gian tuyển dụng theo nhu cầu cần bổ sung nhân lực và thường tiến hành tại văn phịng cơng ty cho tất cả chức danh, cơng việc. Đối với từng vị trí thì cơng ty thành lập hội đồng tuyển dụng riêng và dự trù kinh phí cho từng đợt tuyển dụng.
Nhìn chung kế hoạch tuyển dụng nhân lực của cơng ty là khá đầy đủ. Tuy nhiên hiện nay cơng ty chưa có kế hoạch tuyển dụng chi tiết cho từng vị trí. Do đó, q trình tuyển dụng cịn gặp nhiều khó khăn dẫn đến đơi khi việc tuyển dụng khơng diễn ra theo đúng thời gian quy định. Từ đó làm cơng tác tuyển dụng bị gián đoạn, lãng phí thời gian và khơng đem lại hiệu quả như mong muốn.
3.3.3. Thực trạng thông báo tuyển dụng và đăng tin tuyển dụng nhân lực
Việc xác định nguồn tuyển mộ, thiết kế thông báo tuyển dụng và lựa chọn phương tiện cũng như hình thức đăng thơng báo tuyển dụng do phịng NS đảm nhận và có sự khác nhau tùy thuộc vào từng đợt và từng vị trí tuyển dụng.
Bảng 3.5: Số lượng nhân lực tuyển dụng từ các nguồn tuyển dụng của công ty TNHH thương mại Thủy Phát giai đoạn 2015-2017
Đơn vị: người
Nguồn Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 So sánh
2016/2015 So sánh 2017/2016 Bên Trong 2 2 4 100% 200% Bên Ngoài 6 12 18 200% 150% (Nguồn: Phịng Nhân sự)
Có thể thấy, số lượng lao động được tuyển qua các năm từ nguồn bên ngoài là chủ yếu. Trong 6 tháng đầu năm 2018 số nhân lực được tuyển từ nguồn bên trong là 3
quả nhưng số lượng không nhiều, chưa đáp ứng được nhu cầu của các đơn vị. Chính vì thế, chưa tận dụng được nhiều nguồn ứng viên chất lượng hơn, hiệu quả chưa thực sự cao và thời gian đáp ứng chưa được như kỳ vọng và yêu cầu của các bộ phận. Sau khi đã xác định được nguồn tuyển mộ đối với từng chức danh, công ty tiến hành tiếp cận nguồn tuyển mộ. Hiện tại, cơng ty có 3 nguồn tuyển mộ là nội bộ công ty, qua sự giới thiệu của người quen hoặc nhân viên công ty và qua các trang mạng tuyển dụng.
3.3.3.1. Tiếp cận và thu hút ƯV nội bộ
Với mỗi vị trí Cơng ty đều ưu tiên, tạo cơ hội phát triển, thăng tiến cho nhân viên của Cơng ty được ứng tuyển vào vị trí khác đang trống, thường là các vị trí phụ trách bộ phận, chi nhánh. Thông báo tuyển dụng công khai trong nội bộ công ty qua bảng tin nội bộ công ty. Khi số lượng ứng tuyển trong nội bộ công ty chưa đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng đề ra Công ty mới đăng tin tuyển dụng ra bên ngồi.
Hình 3.1: Thơng báo tuyển dụng trên bảng tin nội bộ cơng ty TNHH thương mại Thủy Phát
Có thể nhận thấy bảng tin nội bộ của cơng ty cịn khá sơ sài, không bắt mắt. Bảng tin chỉ thể hiện những nội dung cần chú ý. Thơng báo tuyển dụng đặt ở vị trí khơng dễ nhìn, khó gây chú ý.
Khi nhận được nguyện vọng của CBNV muốn chuyển vị trí, cán bộ nhân sự sẽ xác nhận năng lực, phẩm chất và sự phù hợp của ƯV qua trưởng phòng của họ trước khi tiếp nhận hồ sơ. Đồng thời cũng cân nhắc giữa vị trí hiện tại của họ và vị trí muốn thuyên chuyển. Các nhân viên của công ty vẫn trải qua q trình tuyển dụng bình
thường. Khi có nhiều nhân viên cùng ứng tuyển vào 1 vị trí người phù hợp nhất sẽ được chọn. Trong đợt tuyển dụng tháng 8 năm 2018, cơng ty có nhu cầu tuyển nhân viên kinh doanh, có 05 nhân viên CSKH muốn được ứng tuyển vị trí này. Qua sàng lọc, đánh giá, Phịng Kinh doanh đã quyết định chọn 01 ứng viên thuyên chuyển lên vị trí nhân viên kinh doanh.
3.3.3.2. Tiếp cận và thu hút ƯV qua sự giới thiệu của người quen
Đây là nguồn tuyển mộ chủ yếu của công ty. Công ty luôn tạo điều kiện cho nhân viên được giới thiệu người thân, bạn bè của mình vào làm việc tại Cơng ty. Các