5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.1 Quá trình hình thành và phát triển
2.1.2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH thương mại và sản xuất
2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH thương mại và sản xuất nhôm nhựa Đông Nam Á
Để phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh như trên, Công ty tổ chức quản lý bộ máy hoạt động theo mơ hình sau:
`
Sơ đồ 2.1 Bộ máy quản lý của công ty
(Nguồn : Phịng Tài chính - kế tốn của Cơng ty TNHH thương mại và sản xuất nhôm nhựa Đông Nam Á)
Chức năng và quyền hạn nhiệm vụ của các bộ phận
➢ Giám đốc
Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là người điều hành quản lý vĩ mơ tồn cơng ty. Giám đốc Cơng ty có quyền sau
■ Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty.
■ Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty. ■ Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty.
■ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty. ■ Ký kết hợp đồng nhân danh Công ty.
■ Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức Công ty.
■ Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh. ■ Tuyển dụng lao động.
■ Các điều khác được quy định tại Điều lệ Công ty. ➢ Phịng tài chính- kế tốn:
- Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm, theo dõi sự biến động của tài sản và nguồn vốn của Công ty.
- Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụng vật tư, theo dõi đối chiếu cơng nợ.
Giám đốc Phịng Tài chính- Kế tốn Phịng Hành chính Bộ phận cơng nhân kỹ thuật Bộ phận kinh doanh và CSKH
- Tham mưu giúp Giám đốc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho các đơn vị trực thuộc.
- Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế tốn, thống kê, cơng tác quản lý thu chi tài chính của cơ quan Văn phịng Cơng ty, thực hiện thanh tốn tiền lương và các chế độ khác cho Cán bộ công nhân viên (CBCNV) khối Văn phòng theo phê duyệt của Giám đốc.
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước phản ánh trung thực kết quả hoạt động của Công ty.
- Hướng dẫn các đơn vị tự kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách và kỷ luật thu chi tài chính để hạn chế và tránh những sai sót trong việc sử dụng vốn và quản lý tài sản.
- Giám sát kiểm tra lĩnh vực tài chính, kế toán của các đơn vị sự nghiệp kinh tế, các đơn vị hoạt động cơng ích.
- Tham gia kiểm tra quyết toán năm của các đơn vị.
- Kiểm tra định kỳ về công tác kế tốn, thực hiện chế độ chính sách, kỷ luật thu chi tài chính, kế tốn vốn và các loại tài sản khác trong tồn cơng ty nhằm thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước đã quy định.
- Tổng hợp báo cáo quyết tốn tài chính và các báo cáo tài chính khác của cơng ty theo quy định trình GĐ duyệt. Xây dựng dự tốn và lập báo cáo quyết tốn tài chính.
➢ Phịng hành chính
- Lập kế hoạch tuyển dụng, sử dụng, đánh giá, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ. Tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý, sắp xếp bố trí cán bộ theo phân cấp.
- Chủ trì lập quy hoạch đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cán bộ để đáp ứng yêu cầu sản xuất và quản lý.
- Chủ trì lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác đào tạo về kỹ thuật, kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng quản lý cho CBCNV và các đơn vị thành viên.
theo phân cấp. Quản lý và lưu trữ thông tin về hồ sơ lý lịch của người lao động như: hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm, lý lịch công tác và các thông tin cần thiết khác;
- Chủ trì thực hiện việc ký kết hợp đồng lao động, thỏa ước lao động, xây dựng nội quy, quy chế và các chế độ về trả lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ khác có liên quan.
- Chủ trì xây dựng và trình duyệt cơ chế trả lương và quỹ lương, của Công ty và các đơn vị trực thuộc Cơng ty.
- Chủ trì xây dựng và thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật đối với nhân sự trong công ty.
- Đánh giá năng lực, thành tích CBCNV để phục vụ cơng tác tiền lương, cơng tác đào tạo, công tác quy hoạch phát triển nhân sự.
➢ Bộ phận công nhân kỹ thuật
- Là đơn vị sản xuất trực tiếp của Công ty
- Quản lý về thời gian, chất lượng và kinh tế các sản phẩm của mình trước Giám đốc Cơng ty và khách hàng.
- Nghiên cứu tài liệu và các chương trình thiết kế, quy hoạch, tính tốn kết cấu cũng như các chương trình liên quan phục vụ cho việc thiết kế.
- Sử dụng máy móc, trang thiết bị và những phương tiện khác của Công ty để thực hiện những công việc thuộc kế hoạch sản xuất hoặc công tác do Công ty giao tại vào mọi thời điểm và đảm bảo kế hoạch sản xuất.
➢ Bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng Phụ trách 4 bộ phận: dự án, dịch vụ, phân phối, bán lẻ
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, xác lập và thống nhất áp dụng các chỉ tiêu định mức kinh tế kỹ thuật của các loại hình sản xuất kinh doanh trong tồn Cơng ty.
- Thống nhất quản lý và cung ứng vật tư, thiết bị chính cho nhu cầu về hoạt động xây lắp, kinh doanh và dịch vụ của Công ty.
- Khi các dự án, hợp đồng đi vào triển khai, lập dự tốn thi cơng để làm cơ sở ứng vốn cho dự án, cơng trình và thanh quyết toán sau này
Mỗi bộ phận quản lý là một phòng ban riêng hoạt động theo từng lĩnh vực có chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Song tất cả đều vì mục tiêu chung, vì lợi ích của cơng ty. Do vậy các phịng ban có mối quan hệ mật thiết với nhau, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, cung cấp thông tin cho cấp trên một cách nhanh chóng, chính xác và hiêu quả.
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức công ty gọn nhẹ, linh hoạt, phân công theo phịng ban, chức năng, mỗi người đều có cơng việc cụ thể. Như vậy, sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí mà hiệu quả quản lý cao.
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty TNHH thương mại
và sản xuất nhôm nhựa Đông Nam Á
Sơ đồ 2.2 Tổ chức sản xuất
(Nguồn: Phịng Tài chính - kế tốn của Công ty TNHH thương mại và sản xuất nhôm nhựa Đông Nam Á)
Nhiệm vụ của từng bộ phận
Một trong những nhân tố được các nhà quản lý đặc biệt quan tâm nhằm góp phần giúp q trình hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên và liên tục đó là việc tổ chức sắp xếp, phân công công việc một cách rõ ràng hợp lý giữa các phòng ban, đảm bảo cho việc hồn thành cơng việc đạt hiệu quả và chất lượng cao nhất.
Công ty đã tiến hành phân công, phân nhiệm đối với từng khâu, từng việc, từng bộ phận:
- Khi tiến hành thu mua vật tư, nguyên vật liêu thì việc tìm kiếm, khảo sát, thu mua là do các cán bộ phụ trách chuyên môn như cán bộ kỹ thuật, cán bộ phụ trách kho.
- Tiếp đến khi nguyên vật liệu đã được tìm hiểu, thu mua thì việc kiểm tra, kiểm định số lượng cũng như chất lượng của nguyên vật liệu để đảm bảo yêu cầu đã đặt ra được giao trực tiếp cho cơng nhân, người lao động đã có kinh nghiệp làm, tiếp xúc với những vật liệu đó để họ đánh giá chất lượng của chúng, và cũng là để kiểm tra tính phù hợp của loại ngun liệu đó đối với cơng trình, dịch vụ mà cơng ty sẽ tiến hành thực hiện.
- Khâu sản xuất: công nhân tiến hành xây dựng, sửa chữa các cơng trình được giao
- Và cuối cùng đó là việc kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm cơng trình, dịch vụ sau khi đã hồn thành. Việc này được giao cho phòng chức năng như phòng kiểm
Thu mua nguyên vật liệu Kiểm tra nguyên vật liệu
Sản xuất Kiểm tra, đánh giá lại và
tra, phịng này với chức năng của mình sẽ kiểm tra chất lượng sản phẩm để đảm về an tồn chất lượng cơng trình, dịch vụ và bàn giao lại cho khách hàng
Hiện tại công ty đang sử dụng 2 loại nhơm chính để đưa vào sản xuất đó là Nhơm PMI và nhơm Xingfa. Dưới đây là 1 số hình ảnh minh họa cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty:
2.1.3 Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Để đáp ứng như cầu quản lý tình hình tài sản và nguồn vốn cũng như hoạt động kinh doanh, công ty đã xây dựng bộ máy kế tốn theo mơ hình tập trung. Xuất phát từ đặc điểm này thì cơng ty đã tiến hành tuyển dụng và đào tạo một đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, tâm huyết và trách nhiệm với nghề. Với số lượng lao động có trình độ, năng lực cũng như kinh nghiệm làm việc lao động kế tốn của cơng ty hồn tồn có khả năng đạt được năng suất lao động cũng như kết quả sản xuất kinh
doanh cao trong những năm tới và có điều kiện khai thác, sử dụng mọi tiềm năng sẵn có của mình.
Ngồi ra, do là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên quy mô hoạt động không lớn, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh khơng nhiều nên trong phịng Tài chính Kế tốn thì một nhân viên kế tốn có thể đảm nhận từ hai đến ba phần hành kế toán cụ thể như sau:
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán của cơng ty
(Nguồn: Phịng Hành chính Nhân sự của Cơng ty TNHH thương mại và sản xuất nhôm nhựa Đông Nam Á)
Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
Kế toán trưởng: Là người tổ chức chỉ đạo chung tồn bộ cơng tác kế tốn,
phân công nhiệm vụ và chỉ đạo công tác hạch tốn kế tốn, xét duyệt báo cáo tài chính của tồn cơng ty trước khi gửi lên cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính.
Kế tốn tổng hợp: Có nhiệm vụ hỗ trợ cùng kế toán trưởng để thực hiện
nhiệm vụ chung của phòng mà giám đốc giao và chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của phịng khi được kế tốn trưởng uỷ quyền. Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu kế tốn, lập báo cáo tài chính, tổ chức hệ thống tài khoản được sử dụng trong công ty, thực hiện các phần hành kế tốn cịn lại chưa phân cơng, phân nhiệm cho các bộ phận kế toán trên.
Kế toán TM, TGNH kiêm kế toán tiền lương: Hạch toán, theo dõi các
khoản thu chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Đánh giá chênh lệch tỉ giá cuối kỳ, kết chuyển lỗ lãi ngoại tệ.
Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế tốn tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế tốn chi phí Kế tốn tiền lương Kế toán cơng nợ Kế tốn thuế Kế toán hàng hoá, doanh thu Thủ quĩ
Kiểm tra bảng chấm cơng, xếp loại lao động,… tính lương và các khoản trích theo lương của người lao động, lập quyết tốn thu chi kinh phí cơng đồn từ các đơn vị.
Kế toán hàng hoá và doanh thu kiêm kế tốn chi phí: Chịu trách nhiệm
theo dõi tình hình lưu chuyển hàng hố, xuất nhập tồn hàng hố. Xử lý các chứng từ, hoá đơn ghi nhận doanh thu, giá vốn hàng bán thực tế phát sinh, theo dõi là sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 156, 511,632…
Theo dõi, phân loại, tập hợp, phân bổ chi phí cho từng bộ phận trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua các chứng từ, hố đơn.
Kế tốn cơng nợ: Theo dõi tiến độ thực hiện công nợ với khách hàng và nhà
cung cấp từ đó phản ánh lên sổ cái tài khoản 131, 331. Căn cứ vào các khoản phải thu thực tế tiến hành đề xuất mức dự phòng phải thu nhằm đảm bảo khoản thu hồi của khách hàng.
Kế tốn thuế: Theo dõi tình hình thanh tốn, nghĩa vụ kê khai và nộp các
khoản thuế với Nhà nước, theo dõi, phản ánh lên sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 133, 333.
2.1.3.2 Chính sách kế tốn chung
- Cơng ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 cùng năm - Kỳ kế toán theo năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn: Việt Nam Đồng (VNĐ)
- Hình thức sổ sách kế tốn áp dụng: Nhật ký chung cơ sở dùng phần mềm kế tốn 3TSoft
- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp hạch toán chi tiết HTK: phương pháp ghi thẻ song song - Phương pháp tính giá xuất HTK: phương pháp Nhập trước – Xuất trước - Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng
+ TSCĐ hữu hình, TSCĐ vơ hình được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, TSCĐ hữu hình, TSCĐ vơ hình được ghi nhận theo ngun giá, hao mịn lũy kế và giá trị còn lại.
- Nguyên tắc ghi nhận tiền: quy đổi theo tỉ giá thực tế tại ngày phát sinh theo tỉ giá thông báo của Ngân hàng.
- Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tại thời điểm cuối năm các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tế được quy đổi theo giá bình quân.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
+ Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá trị gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
+ Giá trị hàng tồn kho được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước. + Hàng tồn kho được tính theo phương pháp kê khai thường xuyên.
+ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ đi chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thu chúng.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
+ Phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa đã được chuyển giao cho người mua.
+ Cơng ty khơng cịn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm sốt hàng hóa.
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
+ Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.