PHẦN I TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.2.2 Quy trình sử dụng phần mềm
Cách sử dụng phần mềm khá đơn giản, hầu hết các phân hệ đều có hướng dẫn sử dụng, nhân viên chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào, hệ thống sẽ tự tính tốn và hiện ra kết quả trên màn hình cho nhân viên xem trực tiếp hoặc in báo cáo. Cụ thể cách sử dụng các phân hệ như sau:
-Phân hệ Tuyển dụng được tiến hành như sau:
Hình 3.3: Sơ đồ hệ thống phân hệ tuyển dụng
-Phân hệ Quản lý đào tạo:
Lập và theo dõi kế hoạch đào tạo Xây dựng danh mục đào tạo tương ứng với các chức danh Tổ chức lớp học Kết quả đào tạo Xây dựng danh mục đào tạo tương ứng với các chức danh Lưu quá trình đào tạo vào hồ sơ nhân sự.
-Phân hệ Đánh giá, xếp loại nhân viên:
Xác lập tiêu chí đánh giá Lập kế hoạch đánh giá Thiết lập và theo dõi kế hoạch phát triển cá nhân Thống kê kết quả đánh giá theo cá nhân, phịng ban để từ đó làm cơ sở tăng lương hoặc thưởng cho nhân viên.
+Phân hệ Quản lý nhân sự hoạt động như sau:
-Quản lý hợp đồng lao động: Ghi nhận ngày tuyển, ngày hết thử việc, lịch sử hợp đồng, thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… Hỗ trợ nhắc nhở những hợp đồng đến hạn ký lại… Cho phép in hợp đồng với thông tin nhân viên có sẵn theo mẫu luật lao động Việt Nam,…
-Quản lý hành chính nhân sự: Quản lý thơng tin cá nhân của nhân viên. Quản lý lịch sử, q trình làm việc của nhân viên: chi nhánh, phịng ban, chức vụ (lưu trữ hồ sơ cũ nếu là nhân viên cũ, nghỉ việc và đi làm lại…). Quản lý đào tạo, trình độ học vấn của nhân viên: ghi nhận trình độ học vấn, thơng tin đào tạo bên trong hoặc bên ngồi cơng ty. Khi đánh giá và thăng chức cho nhân viên, trưởng bộ phận có thể trích lọc các nhân viên đáp ứng yêu cầu về kỹ năng, đã tham gia các lớp đào tạo… Khen thưởng, kỷ luật: Quản lý quá trình khen thưởng, kỷ luật của nhân viên. Báo cáo quá trình khen thưởng, kỷ luật của nhân viên. Tai nạn lao động: Ghi nhận thông tin lao động của nhân viên. Báo cáo tỉ lệ tai nạn lao động. Ngoài các loại Bảo hiểm theo quy định, hệ thống cung cấp chức năng quản lý các loại bảo hiểm khác. Bảo hiểm tai nạn, nhân thọ theo chính sách của Ngân hàng.
Hình 3.4. Sơ đồ hệ thống phân hệ quản lý nhân sự
-Phân hệ Chấm công:
Thiết lập quy tắc chấm công: Ngày lễ, ngày nghỉ, số ngày làm việc trong tháng, ca làm việc, các hệ số phụ cấp ca… Chấm công tự động: Kết xuất dữ liệu từ
máy chấm công, nhận biết vào ra, ca làm việc, đi muộn về sớm… Quản lý quy trình hiệu chỉnh chấm cơng: Dữ liệu khơng hợp lệ được lọc và đánh dấu. Hệ thống cho phép in danh sách nhân viên có ngày giờ sai lệch để được phê duyệt hiệu chỉnh và nhắc nhở nhân viên. Hỗ trợ đăng ký và phê duyệt ngày phép, tăng ca, yêu cầu tuyển dụng, đào tạo qua hệ thống website và email. Nhân viên đăng nhập vào hệ thống để đăng ký ngày phép, tăng ca... Hệ thống gởi email thông báo đến cho cấp trên xét duyệt. Kết quả xét duyệt sẽ được phản hồi cho người đăng ký. Hệ thống cho phép định nghĩa ngày nghỉ, chế độ lương hoặc bảo hiểm xã hội cho ngày nghỉ.
-Phân hệ Tính lương và thuế:
Hình 3.6: Sơ đồ hệ thống phân hệ tính lương và thuế
Tiền lương là một phần chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh của Chi nhánh. Bởi vậy Nhà quản lý luôn muốn biết: Tổng quỹ lương hiện nay là bao nhiêu? Nó đang biến động (thay đổi, tăng giảm) như thế nào? Cấu thành tiền lương của doanh nghiệp gồm những khoản gì? Tỷ trọng đã hợp lý chưa? Tổng quỹ lương sẽ tăng bao nhiêu nếu tăng lương cho một số bộ phận hoặc tăng số lượng nhân viên.
Bên cạnh đó việc tính lương nhanh chóng, chính xác, cơng bằng sẽ góp phần khuyến khích và tạo niềm tin cho người lao động. Chính vì vậy, việc sử dụng cơng cụ nhằm trợ giúp cho các Nhà quản lý có được một hệ thống để quản lý và tính lương một cách chuyên nghiệp là rất cần thiết và sẽ mang lại những lợi ích và hiệu quả cực kỳ to lớn cho sự phát triển của Chi nhánh.
Phân hệ tính lương hỗ trợ nhiều loại lương như lương cơ bản. Lương cơ bản, lương khốn, lương cơng nhật. Lương kinh doanh theo chỉ tiêu, theo doanh số. Hệ thống được thiết kế mở cho phép tích hợp với hệ thống hoạt động kinh doanh của Chi nhánh để liên kết số liệu chỉ tiêu doanh số, doanh số kinh doanh thực sự đạt được.
Lương theo trạng thái hoặc loại lương như lương nhân viên thử việc. Lương nhân viên chính thức. Lương nhân viên nghỉ việc. Cho phép định nghĩa các nhóm lương: nhóm lương nhân viên, lương thời vụ, người nước ngồi.
Thiết lập phụ cấp, chính sách tính lương. Thiết lập số ngày tính cơng trong tháng. Tính lương bao gồm cấu hình phụ cấp, chính sách phụ cấp, khoản giảm trừ… theo các cấp bậc nhân viên. Cung cấp chức năng cho phép ứng trước lương, cơng tác phí. Thiết lập các khoản trừ các loại phí: phí cơng đồn… Thiết lập các loại nhân viên có tính tăng ca hay khơng, có tính đi trễ về sớm hay không.
Thiết lập và xử lý thuế thu nhập cá nhân. Cho phép thay đổi các mức thuế thu nhập cá nhân…
Hệ thống phân tích và báo cáo lương, báo cáo chi tiết diễn biến lương của từng nhân viên. Bảng thanh toán tiền lương tổng hợp. Bảng các khoản phụ cấp, thu nhập khác. Bảng trích nộp thuế thu nhập cá nhân. Báo cáo nguồn thanh toán lương cho các bộ phận. Báo cáo tổng hợp thanh toán tiền lương cho tồn Chi nhánh...