PHẦN I TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng vấn đề quản lý nhân sự tại Ngân hàng Nông
2.2.2. Phân tích thực trạng việc quản lý nhân sự tại Ngân hàng Nông Nghiệp và
Nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh Long Biên
2.2.2.1. Chính sách nhân sự tại Ngân hàng Nơng Nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh Long Biên
"Nguồn nhân lực mạnh là giá trị cốt lõi của Ngân hàng", với phương châm đó Agribank chú trọng phát triển nguồn nhân lực nội bộ và đội ngũ kế thừa đồng thời thu hút các ứng viên có năng lực từ bên ngồi vào Agribank bằng chính sách lương cạnh tranh và phúc lợi đa dạng.
Với quan điểm coi nguồn nhân lực là lợi thế cạnh tranh hàng đầu, nguyên tắc tuyển dụng của Ngân hàng là lựa chọn những ứng viên tốt nhất vào vị trí phù hợp dựa trên phẩm chất, khả năng, thái độ, năng lực, kinh nghiệm của ứng viên. Chính
sách việc làm của Ngân hàng tạo cơ hội công bằng và hợp lý cho tất cả mọi nhân viên của Ngân hàng.
Bên cạnh việc đầu tư và phát triển đội ngũ nhân viên về chuyên môn – nghiệp vụ, Ngân hàng cũng chú trọng việc đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ sẵn sàng tiếp bước, duy trì và phát triển Agribank đến tầm cao mới.
2.2.2.2. Tình hình phát triển nhân sự qua các năm.
* Tính đến 31/12/2016, Agribank Long Biên có 106 lao động trong đó 100 người có trình độ từ Đại học trở lên, 6 người có trình độ dưới Đại học. Số lao động được bố trí tại các phịng ban như sau:
-Ban giám đốc : 03 người
-Phòng kế hoạch, kinh doanh: 13 người -Phịng Kế Tốn và ngân quỹ: 21 người -Phịng Kiểm tra,kiểm sốt nội bộ: 05 người -Phịng Hành chính, nhân sự: 09 người -Phòng Dịch vụ và marketing: 08 người -Phòng kinh doanh ngoại hối: 04 người -Phòng giao dịch Bắc Long Biên: 11 người -Phòng giao dịch Nguyễn Sơn : 10 người -Phòng giao dịch Lương Yên: 11 người -Phòng giao dịch Chương Dương : 11 người
Biểu đồ 2.3: Biểu đồ tăng trưởng nhân sự qua các năm
2.2.2.3. Khảo sát về mức độ quan tâm về vấn đề quản lý nhân sự của BLĐ Ngân hàng Agribank- Chi nhánh Hà Nội.
Hiện nay theo khảo sát từ phiếu điều tra thì tại Chi nhánh Long Biên của Ngân hàng vẫn chưa có phần mềm nào chuyên dụng để quản lý nhân sự, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự. Vì vậy, yêu cầu cấp thiết hiện nay là có một hệ thống thơng tin quản lý nhân sự đáp ứng được nhu cầu quản lý, sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả của Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn – Chi nhánh Long Biên.
Từ nhu cầu thực tiễn trên, em đã tiến hành khảo sát nhu cầu triển khai các phần mềm quản lý nhân sự tại Ngân hàng bằng cách phát phiếu điều tra cho 10 cán bộ trong ngân hàng. Dưới đây là thống kê kết quả của một số câu hỏi:
(1) Cán bộ ngân hàng có quan tâm đến vấn đề quản lý nhân sự của doanh nghiệp mình khơng?
Biểu đồ 2.4: Kết quả mức độ quan tâm đến vấn đề quản lý nhân sự tại Chi nhánh
Với câu hỏi này thì có 8 người được điều tra trả lời là có và 2 người trả lời là khơng. Điều nay cho thấy Ngân hàng cũng rất quan tâm đến vấn đề quản lý nhân sự của mình.
(2) Ngân hàng có đang sử dụng phần mềm nào để quản lý nhân sự không?
7 cán bộ được điều tra trả lời là không và 3 người trả lời là không rõ. Hệ thống thơng tin cho các chức năng : giao dịch, tín dụng, kế tốn… của Ngân hàng được
đầu tư với trang thiết bị hiện đại, tuy nhiên với chức năng quản lý nhân sự hiện Ngân hàng vẫn chưa chú trọng đầu tư.
(3) Việc quản lý nhân sự bằng phương pháp hiện tại có hiệu quả khơng?
Cả 10 cán bộ được phỏng vấn đều cho rằng phương pháp quản lý nhân sự như hiện tại cịn nhiều nhược điểm, hay mắc những lỗi khơng đáng có, cần được nâng cấp.
(4) Mức độ quan tâm của ban lãnh đạo ngân hàng đến vấn đề triển khai phần mềm quản lý nhân sự.
Biểu đồ 2.5: Kết quả đánh giá mức độ quan tâm đến việc triển khai phần mềm
quản lý nhân sự tại Chi nhánh
Từ biểu đồ trên, ta thấy sự quan tâm của ban lãnh đạo đối với việc triển khai phần mềm quản lý nhân sự tại Chi nhánh Hà Nội của Ngân hàng ở mức cao chiếm tỷ lệ 50%, ở mức quan tâm chiếm 40%, ở mức Bình Thường chỉ chiếm 10% và khơng có nhân viên nào khơng quan tâm đến vấn đề này. Điều này chứng tỏ, cán bộ quản lý tại ngân hàng đã dành những sự quan tâm và đầu tư chú trọng cho công tác quản lý nhân sự.
(4) Khoảng chi phí có thể sử dụng cho việc ứng dụng phần mềm mới và khoảng chi phí có thể sử dụng cho việc đào tạo cán bộ sử dụng phần mềm mới:
Về ngân sách Ngân hàng Agribank có thể sử dụng cho việc áp dụng phần mềm quản lý nhân sự là khá cao, vào khoảng 5,000 – 10,000$ trong đó bao gồm chi phí
có thể sử dụng cho việc ứng dụng phần mềm mới và chi phí có thể sử dụng cho việc đào tạo cán bộ sử dụng phần mềm mới.
(5) Theo anh/chị, Phầm mềm và hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới cần đáp ứng những chức năng gì cho doanh nghiệp?
Phần lớn những cán bộ được hỏi đều cho rằng hệ thống quản lý mới cần duy trì và phát triển các chức năng sẵn có của hệ thống quản lý nhân sự hiện tại , đồng thời khắc phục những tồn tại của hệ thống cũ : quản lý hồ sơ, quản lý chấm công, quản lý lương thưởng, quản lý tuyển dụng , …
(6) Theo anh chị, giữa việc tự phát triển một phần mềm quản lý nhân sự mới và ứng dụng một phần mềm quản lý nhân sự chun nghiệp có sẵn thì phương pháp nào hiểu quả, tiết kiệm hơn?
Biểu đồ 2.6. Kết quả của việc giải pháp cho phần mềm quản lý nhân sự
Dựa vào câu trả lời phỏng vấn của 10 cán bộ, ta thấy hầu hết nhân viên trong chi nhánh đều hiểu rằng việc phát triển một phần mềm mới rất tốn kém, mất nhiều thời gian mà hiệu quả đem lại chưa chắc bằng so với việc ứng dụng một phần mềm sẵn có được phát triển bởi các chuyên gia hàng đầu .
2.2.2.4. Khảo sát hoạt động của hệ thống quản lý nhân sự tại Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông thôn – Chi nhánh Long Biên.
Các hoạt động quản lý nhân sự tại ngân hàng do phịng Hành chính - Nhân sự đảm nhận thực hiện chính cùng sự tham gia của bộ phận Kế toán.
Thực tế hiện nay việc quản lý nhân sự tại Ngân hàng chỉ đuợc xây dựng và quản lý trên Microsoft Access và Excel 2010 nên gây khó khăn rất nhiều cho cán bộ quản lý nhân sự như: theo dõi và cập nhật hệ số đánh giá năng suất lao động cho cán bộ nhân viên thì nhân viên phịng Hành chính – Nhân sự vẫn chỉ thực hiện thủ cơng trên Excel; việc tính lương được nhân viên phịng Kế tốn và ngân quỹ thực hiện trên bảng tính của chương trình Excel; do làm việc thủ cơng trên Excel nên chương trình khơng thể xuất báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo cáo về q trình cơng tác của nhân viên theo yêu cầu của Ban giám đốc. Theo đánh giá của các nhân viên trả lời phiếu điều tra thì việc quản lý nhân sự bằng phương thức như hiện nay chưa hiệu quả còn nhiều bất tiện và hạn chế.
Biểu đồ 2.7. Các cơng đoạn chính trong hoạt động quản lý nhân sự
Dựa trên số liệu và câu trả lời qua phiếu khảo sát và phỏng vấn, có thể tóm tắt hoạt động quản lý nhân sự tại Ngân hàng được tiến hành với 3 cơng đoạn chính là: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý chấm công và quản lý lương, thưởng.
Các hoạt động nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty được tiến hành như sau:
-Hoạt động quản lý hồ sơ nhân viên.
Khi cơng ty có nhu cầu và đã thực hiện tuyển dụng để đưa ra quyết định tuyển dụng một nhân viên mới từ Ban Giám đốc, phịng Hành chính - Nhân sự sẽ lưu lại hồ sơ cá nhân của nhân viên mới này. Với nhiệm vụ theo dõi hồ sơ nhân viên nên khi giám đốc có quyết định cho một nhân viên trong công ty thay đổi mức lương,
phịng Hành chính - Nhân sự sẽ tiến hành điều chỉnh mức lương của nhân viên đó, các thơng tin về điều chỉnh này được ghi vào hồ sơ nhân viên để làm cơ sở cho việc tính lương của phịng Kế tốn và ngân quỹ. Ban đầu, Ngân hàng chỉ có gần 40 cán bộ nhân viên nên phương pháp này vẫn có thể áp dụng hiệu quả. Nhưng hiện nay với khối lượng nhân viên ngày càng lớn thì lượng cơng việc của các nhân viên P. Hành chính - Nhân sự cũng trở nên khó khăn và phức tạp hơn. Do đó để tránh các lỗi tính lương sai hoặc tình trạng thiếu sót thơng tin khi làm thủ cơng trên Excel và Access , Ngân hàng cần sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng để công tác quản lý hồ sơ nhân viên dễ dàng, chính xác hơn.
-Hoạt động quản lý chấm cơng.
Hàng ngày, P. Hành chính - Nhân sự cập nhật thông tin ngày công làm việc của nhân viên thông qua bảng chấm công ở Excel. Bảng chấm công này được nhân viên kiểm tra với thực tế ngày làm việc của mình. Khi cơng ty có nhu cầu tăng cường nhân lực làm thêm cho cơng việc nào đó, Ban Giám đốc sẽ ra quyết định cho phòng nhân sự điều động nhân viên làm thêm giờ. Việc điều động của P. Hành chính - Nhân sự phải dựa trên cơ sở cập nhật thông tin về ngày làm thực tế của nhân viên trong tháng để bố trí, sắp xếp phù hợp. Khi nhân viên đã làm thêm giờ, P. Hành chính - Nhân sự sẽ cập nhật tiếp ngày công làm thêm vào bảng chấm công, và sắp xếp thời gian nghỉ bù cho nhân viên đó. Cuối tháng P. Hành chính – Nhân sự sẽ dựa trên bảng theo dõi công đã kiểm tra để lập ra báo cáo chấm cơng để trình lên Ban Giám đốc kí duyệt. Đây là q trình được thực hiện liên tục nên chỉ cần một lỗi nhỏ khi nhập số liệu hoặc khi chấm cơng cũng có thể dẫn đến những sai sót trong cơng tác tính lương , thưởng làm ảnh hưởng tới tinh thần làm việc nhân viên cũng như hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
-Hoạt động quản lý lương, thưởng.
Hoạt động tính và lập các báo cáo lương, thưởng được thực hiện bởi Phịng kế tốn ngân quỹ. Cuối tháng, P. Kế tốn ngân quỹ sẽ nhận báo cáo chấm cơng đã được Ban Giám đốc kí duyệt của phịng nhân sự, đồng thời cập nhật thơng tin về mức thưởng và các khoản phụ cấp và các khoản BHYT, BHXH…để làm cơ sở tính lương. Dựa vào các thơng tin trên, P. Kế toán và ngân quỹ sẽ làm lương cho từng nhân viên với đầy đủ mức lương, thưởng và khấu trừ các khoản phải nộp. Sau đó, kế tốn phải thống kê để lên bảng lương – là mức lương thực hưởng của mỗi nhân
viên trình lên Giám đốc kí duyệt. Sau khi Giám đốc kí duyệt, nhân viên sẽ được nhận lương; kế toán sẽ phải lập các báo cáo về lương, thưởng, báo cáo về thuế thu nhập, BHYT, BHXH phải nộp hàng tháng. Các báo cáo này sẽ được trình cho Ban Giám đốc xem để nắm bắt tình hình lương, thưởng…của chi nhánh; đồng thời phải trình cho các cơ quan chức năng kiểm tra. Do tính chất cơng việc địi hỏi sự chính xác, tỉ mỉ và khối lượng công việc rất lớn nên hầu hết các nhân viên P. Kế toán ngân quỹ cho rằng Ngân hàng cần ứng dụng một phần mềm hỗ trợ hoạt động tính lương mới để thay thế cho phương pháp tính lương truyền thống đã có phần lạc hậu.