CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
4.2. Các giải pháp đề xuất
4.2.1. Hoàn thiện xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực
Để xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng cần xây dựng bản kế hoạch tuyển dụng nhân lực cụ thể. Trong bản kế hoạch tuyển dụng nhân lực của công ty mới chỉ đưa ra được số lượng nhân sự cịn thiếu trong Viện, chưa đưa ra được những thơng tin cụ thể.
Bản kế hoạch cần đưa ra những dự báo, khả năng nhân viên sẽ bị sa thải, cần đào tạo, từ đó mới có con số chính xác nhân sự cần tuyển, để làm được điều đó thì phải thực hiện tốt công tác đánh giá thực hiện công việc. Công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực nên được thực hiện theo chu kỳ, xác định đảm bảo tính ổn định trong sắp xếp nhân sự. Đặc biệt, cần phải có định hướng phát triển trong dài hạn, thuận tiện cho việc lập các kế hoạch nhân sự như lập kế hoạch tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo về sau.
Biểu mẫu 4.1: Xác định nhu cầu nhân lực
PHIẾU ĐỀ XUẤT TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ Đơn vị:…………….Số:…………..
Kế hoạch Đột xuất
STT
Vị trí, chức danh Sốlượng Giớitính
Thời điểm cần Lý do tuyển dụng Điều kiện 01 02 ….
PHÊ DUYỆT CỦA BGĐ PHỊNG HÀNH CHÍNH
TỔ CHỨC CÁN BỘ CƠ QUAN ĐƠN VỊ Chức danh:……………… …………………………... Họ và tên: Ngày__/__/______ Chức danh:……………… …………………………... Họ và tên: Ngày__/__/______ Chức danh:……………… …………………………... Họ và tên: Ngày__/__/______
4.2.2. Hoàn thiện tuyển mộ nhân lực
Việc lập kế hoạch tuyển mộ nên được thực hiện một cách cụ thể và chi tiết. Tùy từng đợt tuyển mộ khác nhau mà việc xác định số lượng cần tuyển, số hồ sơ cần thu hút và tỷ lệ sàng lọc là khác nhau. Thường thì theo từng vị trí nên sẽ có các tỷ lệ sàng lọc khác nhau. Cơng ty nên xây dựng tỷ lệ sàng lọc chuẩn cho các vị trí cần tuyển, có được tỷ lệ sàng lọc trong tuyển chọn như vậy cơng tác tuyển mộ sẽ có cơ sở để xác định được số lượng ứng viên mà quá trình thu hút là bao nhiêu.
Trong trường hợp tuyển mộ khơng thu hút được như u cầu thì tỷ lệ sàng lọc cũng cần thay đổi, việc thay đổi này có ý nghĩa quan trọng nhằm giúp cơng ty kịp thời có đủ ứng viên đáp ứng yêu cầu cần tuyền của cơng ty mình.
Để cơng tác tuyển dụng đạt hiệu quả cao thì trước hết phải thực hiện tốt cơng tác lập kế hoạch. Công ty cần lên kế hoạch xác định thời gian cụ thể từng bước trong công tác tuyển dụng. Cải tiến quy trình tuyển dụng ngày càng hồn thiện hơn. Cơng ty cần chú trọng hơn trong việc phân tích cơng việc, xây dựng mô tả công việc, yêu cầu đối với vị trí tuyển dụng một cách chi tiết hơn, đầy đủ chính xác nhất để giúp cơng tác tuyển dụng tại cơng ty đạt hiệu quả nói riêng và nâng cao hiệu quả tại cơng ty nói chung.
Để tăng sự thu hút với các ứng viên trên thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì cơng ty nên đưa ra những hình thức kích thích hấp dẫn tuyển được những người phù hợp. Thực tế người nộp hồ sơ thường bị thu hút bởi mức lương và mức tiền thưởng cao, ngồi ra cịn các chế độ, phúc lợi của công ty với các ứng viên.
Phịng hành chính - nhân sự cần xây dựng cho mình quy trình thơng báo tuyển dụng khoa học và hợp lý hơn, thực tế trong cơng ty việc thơng báo cịn chậm chưa rộng khắp tới toàn bộ các nguồn tuyển dụng. Với nguồn tuyển dụng như vậy công ty cần thông báo một cách đầy đủ và cụ thể, chính xác. Nếu chỉ thơng báo bằng cách niêm yết, dán thông báo tại công ty và thông báo trên các trang tuyển dụng, chưa thông báo hết đến các nguồn lao động nhất là những người mà có khả năng tìm kiếm thuận lợi, dễ dàng và chính xác như mạng internet, hay gửi thông báo đến tận nơi các ứng viên tạo điều kiện cho ứng viên dễ dàng tiếp cận thơng tin sao cho nhanh nhất, chính xác nhất.
Với nguồn tuyển dụng bên trong cơng ty có hiệu quả hơn, phịng hành chính nhân sự cần phải tiến hành dán thơng báo tại các phịng ban và tại bảng thơng báo chung của công ty. Việc thông báo này phải được tiến hành cơng khai cùng với q trình tuyển dụng. Việc thơng báo tới các cán bộ công nhân viên trong công ty phải được đảm bảo sau khi dán thơng báo, mọi người đều được biết và đều có cơ hội tự nộp đơn tham gia tuyển vào vị trí cịn trống đó.
Nguồn bên trong là nguồn ứng viên tốt nhất vì họ có kiến thức trong ngành nghề, thị trường, văn hóa của cơng ty. Việc mở các lớp đào tạo và bồi dưỡng kỹ năng, trình độ chun mơn cho các cá nhân có tiềm năng trong cơng ty sẽ tạo ra cho cơng ty một nguồn ứng viên nội bộ đảm bảo cả về số lượng và chất lượng. Công ty
phải chú trọng vào việc lưu trữ thông tin cá nhân của mỗi nhân viên trong những hồ sơ nhân sự riêng biệt. Đồng thời công ty phải xây dựng hồ sơ phát triển nhân sự và hồ sơ sắp xếp lại nhân sự. Đây là nơi cung cấp thơng tin nhanh chóng và chính xác nhất cho mỗi lần công ty quyết định thuyên chuyển, đề bạt từ nguồn nội bộ.
Sau q trình tuyển mộ thì cơng ty chưa có đánh giá để thấy được những điểm chưa được thực hiện tốt hay thấy được những sai sót cần điều chỉnh và hồn thiện cơng tác này tốt hơn. Mặt khác, công ty chưa xây dựng được căn cứ hay cơ sở để tiến hành thực hiện tuyển mộ. Điều này là những hạn chế mà công ty cần được khắc phục để hồn thiện cơng tác tuyển dụng nhân sự tại cơng ty.
Biểu mẫu 4.2. Hướng dẫn xác lập kế hoạch tuyển dụng KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ
Quý: ______ / ______________ Đơn vị:……………………..Số:…………..
I. TỔNG HỢP NHU CẦU TUYỂN DỤNG:
STT Vị trí, chức danh Sốlượng Giớitính Thời điểmcần Lý do tuyểndụng (Đơn vị đề nghị tuyển dụng)
01 02
…
II. THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG
STT Phương tiện thơngbáo
Dự trù chi phí ( triệu đồng)
Thời điểm đăng tuyển (ngày) Đơn giá Số lượng Tổng Phí 01 02 … Tổn g cộng
PHÊ DUYỆT CỦA
BGĐ PHỊNG HÀNH CHÍNHTỔ CHỨC NGƯỜI LẬP KẾHOẠCH Chức danh: ……………… ………………………….. . Họ và tên: Ngày__/__/____ Chức danh: ……………… ………………………….. . Họ và tên: Ngày__/__/____ Chức danh: ……………… ………………………….. . Họ và tên: Ngày__/__/____
4.2.3. Hoàn thiện tuyển chọn nhân lực
Tiếp nhận và xử lý hồ sơ: số lượng ứng tuyển của công ty chủ yếu là nguồn
bên ngồi, do vậy cơng ty cần phải đưa ra bản thông báo tuyển dụng cụ thể, hấp dẫn, để thu hút các ứng viên tiềm năng có năng lực để giảm thiểu thời gian đào tạo, đồng thời.
Cơng ty nên áp dụng cả hình thức nhận hồ sơ tuyển dụng qua mạng và chuyển phát nhanh để có thêm nhiều nguồn ứng viên mới. Hiện nay, hình thức này cũng đã được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Công nghệ thông tin cũng ngày càng phát triển ở mọi nơi, hình thức tiếp nhận hồ sơ này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các ứng viên ở cách xa công ty muốn nộp hồ sơ xin việc, doanh nghiệp cũng có thêm cơ hội để lựa chọn nhân tài.
Doanh nghiệp cần tăng tương tác giữa người tuyển dụng và ứng viên như thiết lập gửi email tự động cho ứng viên nếu ứng viên nộp hồ sơ qua mạng, phúc đáp những thắc mắc của ứng viên, gọi điện nhắc nhở lịch trình tuyển dụng.
Phỏng vấn: nếu chỉ căn cứ vào thơng tin ghi trong hồ sơ thì có thể dẫn tới việc
thiếu chính xác trong xét tuyển. Vì vậy, để nâng cao tính chính xác trong q trình tiếp nhận hồ sơ công ty nên kết hợp với việc phỏng vấn sơ bộ các ứng viên. Việc này vừa giúp cho cơng ty kiểm tra được tính chính xác thơng tin đưa ra trong hồ sơ, những ứng viên sẽ được sàng lọc nhanh hơn và chính xác hơn, vừa giảm bớt được thời gian cũng như chi phí cho q trình tuyển chọn.
Sự tham gia trực tiếp của ban lãnh đạo cơng ty có thể hạn chế rủi ro khả năng cơng ty sa vào tình trạng năng lực giảm dần, vì nếu có sự tham gia của ban lãnh đạo – cán bộ quản lý cấp cao nhất sẽ ngăn chặn tình trạng sai lệch đi mục tiêu đã đề ra, đồng thời nếu như cán bộ tuyển dụng có tâm lý tuyển những người có năng lực kém hơn mình một chút thì sẽ hạn chế được tình trạng này khi có sự tham gia của cán bộ quản lý cao nhất, trong trường hợp người quản lý này cũng có tư tưởng giống như vậy thì khơng có giải pháp nào là phải tự vượt qua chính cái tơi bé nhỏ của mình để vì hiệu quả của cơng ty. Các vị trí của cơng ty hầu như đều được trải qua 2 vòng phỏng vấn đó là kiểm tra IQ và chun mơn.
Chất lượng nguồn nhân lực và hiệu quả công tác tuyển dụng phụ thuộc rất lớn vào trình độ chun mơn của cán bộ làm cơng tác tuyển dụng cũng như trình độ, chun mơn nghiệp vụ của cán bộ quản trị nhân lực. Khi cán bộ quản trị có trình độ chun mơn kịp thời nắm bắt được nhu cầu nhân sự từ đó có kế hoạch tuyển dụng cụ thể cho từng thời kỳ. Năng lực của cán bộ chuyên môn tốt vừa tiết kiệm thời gian và chi phí cho cơng tác tuyển mộ, tuyển chọn, cơng tác quản trị nhân lực vừa góp phần tạo ra hiệu quả sản xuất kinh doanh cao.
Lựa chọn địa điểm phỏng vấn hợp lý, thuận lợi, xây dựng khơng khí phỏng vấn vui vẻ, cởi mở giúp các ứng viên bình tĩnh và chủ động trong quá trình thể hiện bản thân.
Việc xác định độ dài thời gian phỏng vấn cho mỗi ứng viên cũng nên thay đổi linh hoạt. Thực tế hiện nay tại công ty, thời gian phỏng vấn chuyên môn của mỗi ứng viên là 15 phút, việc này đã gây hạn chế cho quá trình đánh giá ứng viên, nhận thấy nếu ứng vien có năng lực và trình độ, hội đồng có thể kéo dài thời gian phỏng vấn để cho họ thể hiện được hết năng lực của mình.
Đánh giá sau tuyển chọn: việc đánh giá sau tuyển chọn giúp công ty kịp thời
đánh giá kết quả và hiệu quả của công tác tuyển chọn nhân lực của công ty. Công tác tuyển chọn được đánh giá là thực hiện tốt và hiệu quả là cơ sở để công tác tuyển chọn thời gian sau thực hiện tốt hơn. Ngược lại, nếu công tác tuyển chọn được đánh giá là chưa tốt, chưa hiệu quả thì cán bộ tuyển chọn phải nhanh chóng tìm ra ngun nhân và khắc phục tình trạng đó. Đánh giá cơng tác cũng chính là đánh giá khả năng, kỹ năng của cán bộ làm công tác tuyển chọn là cơ sở cho công tác đào tạo và phát triển nhân sự của chính hoạt động quản trị nhân lực tại cơng ty.
4.2.4. Hoàn thiện hội nhập nhân lực mới
Sau khi thử việc công ty sẽ ký kết hợp đồng dài hạn với ứng viên. Lúc này thì họ thực sự là một nhân viên chính thức của cơng ty trong hệ thống nhân sự. Mọi hoạt động trong thời hạn thử việc chưa thể giúp họ hịa nhập vào mơi trường của cơng ty được. Do vậy cơng ty cần có chương trình hội nhập giúp họ làm quen với mơi trường làm việc mới.
Công ty đã thấy được sự cần thiết của hội nhập nhân lực mới nhưng trong q trình thực hiện vẫn cịn một số hạn chế. Nhiều khi nhân viên cũ nóng tính lên làm cho nhân viên mới sợ sệt, lúng túng hay nhiều khi không dám bày tỏ ý kiến, quan điểm của mình, đơi khi họ cịn vướng mắc một số chỗ trong quá trình làm việc nên họ khơng dám hỏi để đến khi làm thì lại khơng đúng theo yêu cầu. Do vậy trong thời gian tới công ty cần chú ý hơn bước hội nhập nhân lực mới trong quy trình tuyển dụng của mình, cơng ty cần theo dõi sát xao, bố trí nhân viên có kinh nghiệm để kèm, bảo ban, hướng dẫn cho những người mới để họ nhanh chóng làm quen được với văn hóa của doanh nghiệp. Những người được phân cơng hướng dẫn cần thực sự nhiệt tình giúp đỡ nhân viên mới trong việc làm quen với công việc, giúp họ tự tin hơn vào khả năng của mình để nhân viên mới khơng bị ngỡ ngàng và chán nản trong môi trường mới và hiệu quả cơng việc được đảm bảo.
Bảng 4.1: Đề xuất chương trình hội nhập nhân lực mới tại Công ty Cổ phần cơ điện xây dựng – thiết bị công nghiệp Hà Đô
Thời gian Đối tượng phụ trách
Nội dung
Hội nhập môi trường làm việc
Hội nhập công việc mới Trước khi nhân viên mới tới - Phòng nhân sự - Trưởng bộ phận, phịng ban có nhân lực mới - Tóm tắt các chính sách chủ yếu và thủ tục - Trao đổi về lương bổng: mức lương và thang lương, tiền nghỉ lễ, lãnh lương như thế nào…
- Phúc lợi tại công ty: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, nghỉ lễ, nghỉ phép, giải trí và hoạt động xã hội, các dịch vụ khác.
- Giải thích chi tiết về cơng việc dựa vào bản mơ tả cơng việc
- Số giờ làm việc trong ngày và số ngày làm việc trong tuần.
Ngày đầu tiên - Phòng nhân sự - Người phụ trách phòng ban có nhân viên mới
- Giới thiệu nhân viên mới
- Giới thiệu công ty, tham quan công ty, cơ sở vật chất.
- Giới thiệu về văn hóa cơng ty, tổ chức cơng đồn,… - Tiến hành kèm cặp, hướng dẫn về quy trình làm việc, cách thức tiến hành công việc
- Giới thiệu về tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành cơng việc Một và tuần đầu - Phịng nhân sự - Trưởng bộ phận, phòng ban có nhân lực mới - Tổ chức cuộc họp cuối ngày - Tổ chức sắp xếp buổi cơm trưa cho nhân viên - Tổ chức hoạt động thể thao, giao lưu giữa các phòng ban
- Xây dựng kế hoạch đào tạo và email. - Tiến hành phân công kèm cặp, hỗ trợ cơng việc tại phịng ban
Sau 1 tháng - Phòng nhân sự Trưởng bộ phận, phịng ban có nhân lực mới
- Tạo các hộp thư để giải quyết thắc mắc của nhân viên
- Đánh giá mức độ hội nhập nhân lực mới - Tổ chức họp cuối tháng
4.2.5. Hoàn thiện đánh giá tuyển dụng nhân lực
Để hoạt động tuyển dụng đạt kết quả cao thì cơng ty phải đánh giá q trình tuyển dụng. Việc đánh giá này ở Hadomee khơng thực hiện thường xuyên. Hơn nữa, việc đánh giá chỉ mang tính hình thức chứ chưa chú ý đến các tiêu thức đánh giá cụ thể như chi phí tài chính cho q trình tuyển mộ, tỷ lệ sàng lọc đã hợp lý chưa?, chưa đánh giá hiệu quả của hoạt động tuyển dụng đối với mục tiêu của tổ chức. Công ty chưa thực hiện đánh giá xem các tiêu chuẩn dùng để loại bỏ những người xin việc đã hợp lý và bao quát hết được các trường hợp chưa?,... Tiêu chuẩn dùng để loại bỏ những người xin việc không hợp lý sẽ khiến công ty mất đi cơ hội tuyển được những người lao động phù hợp với công việc, làm giảm hiệu quả của cơng tác tuyển dụng. Do đó, cơng ty cần thực hiện thường xuyên bước đánh giá quá trình tuyển dụng.
Việc đánh giá sau tuyển chọn giúp công ty kịp thời đánh giá kết quả và hiệu quả của công tác tuyển chọn nhân lực. Công tác tuyển chọn được đánh giá là thực hiện tốt và hiệu quả là cơ sở để công tác tuyển chọn thời gian sau thực hiện tốt hơn. Ngược lại, nếu công tác tuyển chọn được đánh giá là chưa tốt, chưa hiệu quả thì cán bộ tuyển chọn phải nhanh chóng tìm ra ngun nhân và khắc phục tình trạng đó. Đánh giá cơng tác cũng chính là đánh giá khả năng, kỹ năng của cán bộ làm công tác tuyển