Vào cuối tháng, căn cứ vào bảng thanh toán lương của công nhân trong danh sách, bảng thanh tốn lương lao động th ngồi, bảng danh sách đóng bảo hiểm xã hội kế toán sẽ cập nhật dữ liệu vào phần mềm. Cụ thể vào tháng 12, bảng thanh tốn lương cơng nhân trực tiếp sản xuất và bảng danh sách đóng bảo hiểm như sau:
Chứng từ gốc: - Bảng thanh toán lương - Bảng tính các khoản trích theo lương Cập nhật vào phần mềm Bảng kê chứng từ tài khoản 622
- Sổ chi tiết tài khoản 622
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái tài khoản 622
Báo cáo tài chính có liên
Căn cứ vào chứng từ, kế tốn cập nhật vào phần mềm:
Tại ơ số chứng từ ghi số 10
Tại ơ ngày hạch tốn ghi ngày 31/12/2016 Tại ngày lập chứng từ ghi ngày 31/12/2016
Tại ơ diễn giải chung nhập: Hạch tốn tiền lương trực tiếp NHK GD2 Tại ô tỷ giá lựa chọn VNĐ
Tiếp tục nhấn enter nhập dữ liệu chứng từ vào bảng dưới trong giao diện. Dòng 1 tại cột TK ghi tài khoản 622 sau đó phần tên tài khoản sẽ tự động hiện ra: Chi phí nhân cơng trực tiếp. Tại cột phát sinh nợ nhập tổng số tiền lương phải trả tháng 10: 52.903.225. Khi cập nhật diễn giải chung sẽ tự động cập nhật vào cột diễn giải: HT tiền lương trực tiếp NHK GD2.
Dòng 2 tại cột TK ghi tài khoản 622 sau đó phần tên tài khoản sẽ tự động hiện ra: Chi phí nhân cơng trực tiếp. Tại cột phát sinh nợ nhập tổng số tiền lương phải trả tháng 11: 61.033.334. Khi cập nhật diễn giải chung sẽ tự động cập nhật vào cột diễn giải: HT tiền lương trực tiếp NHK GD2.
Dòng 3 tại cột TK ghi tài khoản 622 sau đó phần tên tài khoản sẽ tự động hiện ra: Chi phí nhân cơng trực tiếp. Tại cột phát sinh nợ nhập tổng số tiền lương phải trả tháng 12: 61.403.225. Khi cập nhật diễn giải chung sẽ tự động cập nhật vào cột diễn giải: HT tiền lương trực tiếp NHK GD2.
Dòng 4 tại cột TK ghi tài khoản 334 sau đó phần mềm sẽ tự động hiện ra: Phải trả lao động. ấn vào cột phát sinh Có phần mềm sẽ tự động tính tổng của phát sinh Nợ đã nhập ở trên. Phần diễn giải tự động cập nhật từ diễn giải chung.
Sau khi kiểm tra lại thơng tin đã nhập chính xác, ấn lưu để lưu chứng từ. Ta có bảng thanh tốn bảo hiểm tháng 10,11,12 bao gồm của cả lao động trực tiếp và gián tiếp như sau:
Từ các chứng từ trên, kế tốn nhập dữ liệu vào phần mềm:
Hình 2.13: Giao diện cập nhật chứng từ các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất
Tại ô số chứng từ nhập số chứng từ: 83
Tại ô ngày ht nhập ngày 31/12/2016. Tại ngày lập chứng từ ghi: 31/12/2016
Tại ô diễn giải chung nhập: HT tiền bảo hiểm xí nghiệp phải nộp cho NLĐ trực tiếp T10-12/2016.
Tại ơ tỷ giá chọn VNĐ
Tiếp tục nhấn Enter để nhập dữ liệu vào bảng dưới.
Dòng 1: Tại cột TK ghi 622, phần tên tài khoản sẽ tự động hiện ra chi phí nhân cơng trực tiếp. Tiếp tục nhập số tiền: 14.079.450. Tại cột diễn giải nhập: HT tiền bảo hiểm xí nghiệp phải nộp cho NLĐ trực tiếp T10-T12/2016.
Dòng 2: Tại cột TK nhập 3383, phần tên tài khoản sẽ tự động hiện ra bảo hiểm xã hội. Tiếp tục nhập số tiền vào cột Ps có VND: 11.519.550. Tại cột diễn giải nhập: HT tiền bảo hiểm xí nghiệp phải nộp cho NLĐ trực tiếp T10- T12/2016
Dòng 3: Tại cột TK nhập 3384, phần tên tài khoản sẽ tự động hiện ra bảo hiểm y tế. Tiếp tục nhập số tiền vào cột Ps có VND: 1.919.925. Tại cột diễn giải nhập: HT tiền bảo hiểm xí nghiệp phải nộp cho NLĐ trực tiếp T10- T12/2016.
Dòng 4: Tại cột TK nhập 3389, phần tên tài khoản sẽ tự động hiện ra bảo hiểm thất nghiệp. Tại cột mã khách nhập CTTL1, cột tên khách hàng tự động hiện ra công ty CP XD Thủy lợi I. Tiếp tục nhập số tiền vào cột Ps có VND: 639.975. Tại cột diễn giải nhập như các dòng trên.
Sau khi nhập xong kiểm tra lại thông tin rồi ấn lưu chứng từ.
Sau khi chứng từ được lưu sẽ tự động cập nhật lên bảng kê tài khoản 622, sổ chi tiết tài khoản 622, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 622.
Hình 2.14: Giao diện bảng kê chứng từ tài khoản chi phí nhân cơng trực tiếp
Để xem sổ chi tiết tài khoản 622, từ giao diện chính của phần mềm kích chuột vào phân hệ kế toán tổng hợp, phần mềm sẽ hiện ra giao diện để chọn xem sổ chi tiết:
Hình 2.15: Giao diện lựa chọn sổ chi tiết tài khoản chi phí nhân cơng trực tiếp
Sau khi nhấp chuột vào sổ chi tiết của một tài khoản sẽ hiện ra bảng lựa chọn tài khoản và thời gian muốn xem:
Hình 2.16: Giao diện cửa sổ lựa chọn thời gian xem sổ chi tiết tài khoản chi phí nhân cơng trực tiếp
Nhập tên tài khoản 622 và nhập thời gian từ ngày 01/10/2016 đến ngày 31/12/2016, nhấp vào ô nhận, sổ chi tiết tài khoản 622 sẽ hiện ra:
- Trích sổ nhật ký chung tháng 12/2016:
Tiếp theo, muốn xem sổ cái tài khoản 622, quay lại màn hình chính, chọn phân hệ kế tốn tổng hợp, màn hình hiện ra:
Hình 2.18: Giao diện lựa chọn xem sổ cái tài khoản chi phí nhân cơng trực tiếp
Nhấp vào sổ cái của một tài khoản sẽ hiện ra cửa sổ lựa chọn tài khoản và thời gian xem sổ cái:
Hình 2.19: Giao diện cửa sổ lựa chọn tài khoản và thời gian xem sổ cái tài khoản chi phí nhân cơng trực tiếp
Nhập tên tài khoản 622 và nhập thời gian muốn xem nhấp vào ô nhận, sổ cái tài khoản 622 sẽ hiện ra trên màn hình:
2.1.4. Kế tốn chi phí máy thi cơng
Chi phí sử dụng máy thi cơng là một loại chi phí đặc thù của ngành xây dựng cơ bản. Hiện nay công ty cổ phần xây dựng thủy lợi I đang thực hiện thi cơng cơng trình theo phương thức hỗn hợp vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy. Với một sô lượng thi công tương đối lớn, việc hạch tốn đầy đủ và chính xác chi phí sử dụng máy thi cơng sẽ mang ý nghĩa quan trọng trong việc sử dụng hiệu quả tài sản cố định của chi nhánh, qua đó đánh giá được cơng tác quản lý, điều động và vận hành các loại máy thi công trong sản xuất.
Máy thi công tại đơn vị bao gồm: Máy đầm, máy lu, máy ủi, máy trộn bê tông.... Những máy thi công này do đội cơ giới của đơn vị vận hành và quản lý, phục vụ cho các cơng trình theo lệnh điều động của cấp trên. Trong quá trình thi cơng, do nhiều cơng trình ở xa nên việc vận chuyển máy thi cơng rất vất vả và tốn kém. Vì vậy cơng ty phải th ngồi máy thi cơng và thường thuê trọn gói (thuê máy trong đó đã bao gồm thuê người điều khiển máy và các loại vật tư, chi phí khác để chạy máy). Lúc này chi phí sử dụng máy thi cơng bao gồm tồn bộ các khoản chi phí liên quan để th máy.
2.1.4.1. Chứng từ sử dụng
- Kế toán sử dụng các chứng từ liên quan đến máy thi cơng: Hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, chứng từ mua nhiên liệu, sửa chữa, bảo dưỡng và các chứng từ gốc có liên quan.
- Nếu đơn vị làm cơng trình mà đi th máy thi cơng thì kế tốn phải căn cứ vào các chứng từ sau:
+ Hợp đồng cho thuê máy thỏa thuận với bên ký hợp đồng + Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng thuê máy
+ Hóa đơn giá trị gia tăng được bên cho thuê máy lập
2.1.4.2. Quy trình luân chuyển chứng từ
+ Đối với trường hợp máy thi cơng khơng phải th ngồi thì:
- Quy trình ln chuyển chi phí nhiên liệu máy thi cơng tương tự với quy trình ln chuyển chi phí ngun vật liệu trực tiếp
- Quy trình ln chuyển chi phí tiền lương cơng nhân lái máy tương tự với quy trình ln chuyển chi phí nhân cơng trực tiếp
- Quy trình ln chuyển đối với khấu hao máy thi cơng
Phịng kỹ thuật Kế tốn xí nghiệp Giám đốc xí nghiệp
Sơ đồ 2.6: Quy trình ln chuyển khấu hao máy thi cơng
Hàng ngày, phịng kỹ thuật sẽ theo dõi tình hình tăng giảm máy thi cơng cũng như tình hình sử dụng máy thi cơng tại đội xây dựng sau đó tổng hợp vào sổ nhật trình máy thi cơng chuyển cho phịng kế tốn. Kế tốn căn cứ vào sổ nhật trình máy thi cơng được chuyển sang cộng với biên bản giao nhận và hóa đơn mua được lưu trữ từ trước lập bảng phân bổ và tính khấu hao máy thi cơng chuyển sang cho giám đốc ký duyệt. Sau đó tiến hành bảo quản, lưu trữ.
2.1.4.3. Tài khoản sử dụng
Để hạch tốn chi phí máy thi c cơng tại cơng ty sử dụng tài khoản 623: Chi phí máy thi cơng. Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ Bên Có
Các chi phí liên quan đến hoạt động của máy thi cơng
Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công vào bên nợ tài khoản 154: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Theo dõi tình hình
tăng giảm máy thi cơng và tình hình sử dụng máy thi công tại
đội xây dựng
Lập sổ sách theo dõi tình hình máy thi cơng
Biên bản giao nhận và hóa đơn mua được lưu trữ tại phịng kế tốn
Lập bảng phân bổ và tính khấu hao
Ký duyệt
Bảo quản lưu trữ
Tài khoản 623 tại công ty được mở các tài khoản cấp 2 chi tiết cho từng công trình:
- TK 6231: Chi phí nhân cơng. Ví dụ: Tài khoản 6231-NHKGĐ2, 623- NCXN11
- TK 6232: Chi phí vật liệu. Ví dụ: TK 6232- NHKGĐ2
- TK 6234: Chi phí khấu hao máy thi cơng. Ví dụ: TK 6234-NHKGĐ2 - TK 6237: Chi phí dịch vụ mua ngồi. Ví dụ: TK 6237-NHKGĐ2
2.1.4.4. Quy trình ghi sổ kế tốn chi phí máy thi cơng
Quy trình ghi sổ kế tốn chi phí máy thi cơng vào phần mềm tại công ty cổ phần Xây dựng Thủy lợi I.
Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ kế tốn chi phí máy thi cơng tại cơng ty cổ phần Xây dựng Thủy lợi I
Khi phát sinh đến chi phí liên quan đến máy thi cơng được gửi đến
phịng kế tốn nếu th ngồi sẽ kèm theo hợp đồng thuê máy. Kế toán tiến
Chứng từ gốc:
- HĐGTGT khi thuê máy
- Các chứng từ chi phí liên quan đến máy thi công
- Bảng thanh tốn lương cơng nhân lái máy
Cập nhật vào phần mềm
Bảng kê chứng từ tài
khoản 623
- Sổ chi tiết tài khoản 623
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái tài khoản 623
Báo cáo tài chính có liên
hành nhập dữ liệu vào phần mềm. Sau khi cập nhật chứng từ, phần mềm sẽ tự đông lên bảng kê chứng từ tài khoản 623, sổ chi tiết tài khoản 623, sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 623.
Cơng trình Ngũ Huyện Khê GĐ2 khơng sử dụng máy thi cơng của cơng ty mà đi th ngồi theo phương thức trọn gói: Th máy thi cơng và th lái máy. Vì vậy chi phí máy thi cơng của cơng trình chỉ bao gồm chi phí nhiên liệu phục vụ máy và chi phí th máy thi cơng.
Căn cứ vào hợp đồng th máy và số ngày sử dụng, bên B xuất hóa đơn giá trị gia tăng:
Từ các chứng từ gốc phát sinh đến máy thi cơng, kế tốn tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm. Từ giao diện chính chọn kế tốn tổng hợp, chọn phiếu kế tốn rồi nhập:
Hình 2.21: Giao diện cập nhật chứng từ máy thi cơng đi th ngồi
Từ giao diện màn hình chính chọn kế tốn tổng hợp sau đó chọn phiếu kế tốn rồi tiến hành nhập các thông tin liên quan đến nghiệp vụ phát sinh:
Tại ô Số chứng từ nhập 31/12 Tại ô Ngày ht: nhập 31/12/2016
Tại ô Ngày lập chứng từ nhập 31/12/2016
Tại ô diễn giải chung nhập: HT tiền thuê máy xúc công ty Tiêu Tương Tại ơ tỷ giá chọn VNĐ.
Dịng 1: Nhập tài khoản 6237 phần mềm tự động hiện ra Chi phí dịch vụ mua ngoài tại cột tên tài khoản. Tại cột Ps nợ VND nhập số tiền: 19.818.000. Tại cột diễn giải nhập: HT tiền thuê máy xúc cơng ty Tiêu Tương.
Dịng 2: Nhập tài khoản 13311 phần mềm tự động hiện ra Thuế GTGT được khấu trừ tại cột tên tài khoản. Tại cột Ps nợ VND nhập số tiền:
Dòng 3: Nhập tài khoản 3311 phần mềm tự động hiện ra Phải trả người bán. Tại cột mã khách ấn KH0047 phần mềm sẽ tự động hiện ra mã khách và tên khách hàng: Công ty đầu tư xây dựng Tiêu Tương. Ân vào cột phát sinh có số tiền tự động hiện ra bằng tổng phát sinh nợ đã nhập ở trên. Cột diễn giải nhập: HT tiền thuê máy xúc công ty Tiêu Tương.
Sau khi nhập sau, kiểm tra lại thông tin, số tiền đã nhập rồi ấn Lưu. Về chi phí nhiên liệu phục vụ máy thi công, chứng từ và giao diện nhập được thể hiện tại mục 2.1.2.5, phiếu xuất kho số14, trang số 24 và giao diện 2.1 trang số 25. Số tiền là 138.748.153,05.
Chứng từ sau khi được cập nhật, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào bảng kê tài khoản 623, sổ chi tiết tài khoản 623, sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 623:
Hình 2.22: Giao diện bảng kê chứng từ tài khoản chi phí máy thi công
Để xem sổ chi tiết tài khoản 623, từ giao diện chính của phần mềm kế tốn chọn kế tốn tổng hợp. Màn hình sẽ xuất hiện giao diện để lựa chọn xem sổ chi tiết:
Hình 2.23: Giao diện lựa chọn sổ chi tiết tài khoản chi phí máy thi cơng
Nhấp vào sổ chi tiết của một tài khoản sẽ hiện ra bảng lựa chọn, nhập tên tài khoản 623 và thời gian muốn xem:
Nhập tên tài khoản 623 và nhập thời gian xem từ ngày 1/10/2016 đến ngày 31/12/2016, nhấp vào ô nhận phần mềm sẽ hiện ra sổ chi tiết tài khoản 623:
Hình 2.25: Giao diện sổ chi tiết tài khoản chi phí máy thi cơng
- Trích sổ nhật ký chung tháng 12:
Công ty CP XD Thủy lợi I Xí nghiệp xây dựng thủy lợi 11
NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 1/12/2016 đến ngày 31/12/2016
Ngày ct Mã CT gốc Mã khách Số CT Tên khách hàng Diễn giải TK Ps nợ Ps có Mã cơng trình ………. ………… ………… …….. ………………………….. ………………………….. ………. ………………….. ……………… ……………. 01/12/2016 PX CTTL1 16 Công ty CP XD Thủy lợi I Xuất vật tư thi công CT NHK GĐ2 6232 164.258.287,20 0
01/12/2016 PX CTTL1 16 Công ty CP XD Thủy lợi I Xuất vật tư thi công CT NHK GĐ2 1523 0 164.258.287,20 NHKGD2 06/12/2016 PKT KH0047 06/12 Công ty đầu tư xây dựng Tiêu Tương Hạch toán tiền thuê máy CT NHK GĐ2 6237 40.000.000 0 NHKGD2 06/12/2016 PKT KH0047 06/12 Công ty đầu tư xây dựng Tiêu Tương Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 13311 4.000.000 0 NHKGD2 06/12/2016 PKT KH0047 06/12 Công ty đầu tư xây dựng Tiêu Tương HT tiền thuê máy CT NHK GĐ2 3311 0 44.000.000 NHKGD2 14/12/2016 PKT KH0041 14/12 Cơng ty TNHH Hồng Dương HT tiền thuê máy thi công CT NHK GĐ2 6237 18.436.314 0 NHKGD2 14/12/3016 PKT KH0041 14/12 Cơng ty TNHH Hồng Dương Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 13311 1.843.631,40 0 NHKGD2 14/12/2016 PKT KH0041 14/12 Cơng ty TNHH Hồng Dương HT tiền th máy thi công CT NHK GĐ2 3311 0 20.279.945,40 NHKGD2