Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế tốn: phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu chi kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Chẳng hạn như từ phiếu xuất kho ngày 28/12/2016:
Chứng từ gốc:
- Phiếu chi, HĐGTGT - Phiếu xuất kho
Cập nhật vào phần mềm
Bảng kê chứng từ tài khoản
621
- Sổ chi tiết tài khoản 621
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái tài khoản 621
Báo cáo tài chính có liên
Kế tốn nhập thơng tin trên phiếu vào phần mềm. Tại giao diện làm việc của phần mềm kế toán Foxman, lựa chọn phân hệ kế toán hàng tồn kho, chọn phiếu xuất kho và bắt đầu nhập dữ liệu:
Hình 2.1: Giao diện cập nhật chứng từ kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Tại ô Mã giao dịch nhập mã giao dịch là số 4: xuất cho sản xuất
Tại ô Mã khách nhập: CTTL 1 phần mềm sẽ tự động hiện ra Công ty CP XD Thủy lợi I
Sau khi nhập ô Mã khách phần địa chỉ cũng sẽ tự động hiện ra: Khu 2, Đại Phúc, TP Bắc Ninh, T Bắc Ninh
Tại ô diễn giải ghi: Xuất kho vật tư thi công CT NHK GĐ2 Tại ô số px ghi số của phiếu xuất là số 14
Tại ơ ngày ht ghi ngày hạch tốn là ngày ghi trên chứng từ: 28/12/2016 Tại ô tỷ giá lựa chọn VNĐ
Tiếp tục nhập dữ liệu chứng từ vào bảng trong giao diện
cơng trình: NHKGD2. Tại ơ số lượng nhập số lượng ghi trên phiếu xuất: 498,50. Tại ô Giá VNĐ nhập: 293.137,26.
Dòng 2, tại cột Mã hàng nhập mã DA1X2 sẽ tự động hiện ra tên hàng: đá 1x2, đvt chuẩn: m3 và mã kho: NLC. Tại ơ Mã cơng trình nhập mã cơng trình NHKGD2. Tại ơ Số lượng nhập số lượng trên phiếu xuất: 1.629,94. Tại ô Giá VNĐ nhập: 230.365,05.
Dòng 3, tại cột Mã hàng nhập mã DAHOC sẽ tự động hiện ra tên hàng: Đá hộc, đvt chuẩn: m3 và mã kho: NLC. Tại ơ Mã cơng trình nhập mã cơng trình NHKGD2. Tại ơ Số lượng nhập số lượng trên phiếu xuất: 1.076,42. Tại ơ giá VNĐ nhập 224.094,38.
Dịng 4, tại cột Mã hàng nhập DIEZEL sẽ tự động hiện ra tên hàng: Dầu diezel, đvt chuẩn: lit và mã kho: NLC. Tại ơ Mã cơng trình nhập mã cơng trình NHKGD2. Tại ơ số lượng nhập số lượng trên phiếu xuất: 12.961. Tại ô giá VNĐ nhập 10.705,05.
Sau khi cập nhật xong chứng từ, kiểm tra các thơng tin nhập đã chính xác chưa: số lượng, tổng số tiền; cuối cùng nhấp chuột vào ô lưu để lưu chứng từ.
Chứng từ sau khi cập nhật sẽ tự động cập nhật vào bảng kê chứng từ tài khoản 621, sổ chi tiết tài khoản 621, sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 621. Phiếu xuất kho này xuất cả nguyên vật liệu và nhiên liệu phục vụ cho sản xuất trực tiếp và cho máy thi cơng. Vì vậy số tiền trên sổ cái tài khoản 621, sổ chi tiết tài khoản 621, bảng kê và nhật ký chung khơng phải là tồn bộ 901.577.959,28 mà sẽ là 762.829.806,23 hay chính là tổng số tiền của cát vàng, đá 1x2 và đá hộc cộng lại. Còn số tiền 138.748.153,05 sẽ khơng được cộng vào phần chi phí sản xuất trực tiếp vì nó phục vụ cho máy thi cơng
Hình 2.2: Giao diện bảng kê chứng từ tài khoản chi phí nhân cơng trực tiếp trực tiếp
Để xem sổ chi tiết tài khoản 621, từ giao diện chính của phần mềm kế toán Foxman nhấp chuột vào chứng từ tổng hợp, màn hình sẽ hiện ra:
Hình 2.3: Hình giao diện lựa chọn sổ chi tiết tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Tiếp tục nhấp chuột vào sổ chi tiết của một tài khoản sẽ hiện ra bảng lựa chọn tài khoản và thời gian muốn xem:
Hình 2.4: Hình giao diện cửa sổ lựa chọn tài khoản và thời gian xem sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nhập tài khoản 621 và thời gian từ ngày 01/12/2016 đến ngày 31/12/2016, ấn nhận sổ chi tiết tài khoản 621 sẽ hiện ra:
Hình 2.5: Hình giao diện sổ chi tiết tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Tiếp theo, khi muốn mở sổ nhật ký chung, tại giao diện chính của phần mềm cũng chọn kế tốn tổng hợp và nhấp chuột:
Hình 2.6: Giao diện lựa chọn sổ nhật ký chung
Nhấp chuột vào sổ nhật ký chung, trên phần mềm sẽ xuất hiện cửa sổ để lựa chọn thời gian xem:
Sau khi nhập thời gian xem từ ngày 01/12/2016 đến ngày 31/12/2016 và nhấp vào ô nhận, sổ nhật ký chung sẽ hiện ra:
Hình 2.8: Hình giao diện sổ nhật ký chung
Tiếp đến mở sổ cái tài khoản 621, ta cũng làm tương tự khi muốn xem các sổ trên. Đầu tiên tại giao diện chính chọn kế tốn tổng hợp, nhấp chuột vào phần mềm sẽ hiện ra:
Khi nhấp chuột vào sổ cái của một tài khoản sẽ hiện ra của sổ lựa chọn:
Hình 2.10: Cửa sổ lựa chọn thời gian xem sổ cái tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nhấp vào ô nhận, sổ cái tài khoản 621 sẽ hiện ra:
Hình 2.11: Hình giao diện sổ cái tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trực tiếp
2.1.3. Chi phí nhân cơng trực tiếp tại cơng ty cổ phần xây dựng Thủy lợi I
Chi phí nhân cơng trực tiếp tại cơng ty là một trong những yếu tố cơ bản cấu thành nên giá thành sản phẩm, thường chiếm khoản 15%-20%, đứng thứ hai sau chi phí ngun vật liệu trực tiếp. Vì vậy, quản lý tốt chi phí nhân cơng trực tiếp cũng như việc hạch tốn đúng và đầy đủ có tác dụng giúp công ty sử dụng tốt nguồn lao động và hạ giá thành sản phẩm.
Chi phí nhân cơng trực tiếp tại cơng ty cổ phần Xây dựng Thủy lợi I bao gồm: Tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp của công nhân trong danh sách; tiền nhân công trả cho lực lượng lao động thuê ngoài và các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp trích theo lương của cơng nhân trong danh sách.
Đối với bộ phận cơng nhân có trong danh sách cũng như lực lượng lao động th ngồi cơng ty đều áp dụng hình thức trả lương khốn. Cơng thức tính: Lương khốn = Đơn giá tiền lương x Số cơng trong tháng.
Đơn giá tiền lương được xác định như sau: Kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp các công việc liên quan đến xây lát, dựa vào số lượng đơn giá công việc (đơn giá này được phịng kinh doanh dự tốn từ khi cơng ty tham gia đấu thầu) để tính ra thành tiền. Đơn giá tiền lương bình qn được tính bằng cách lấy tổng thành tiền chia cho tổng số công này được lấy từ bảng chấm công). Số tiền phải trả cho mỗi công nhân sẽ bằng đơn giá tiền lương nhân với số công tương ứng của mỗi người.
2.1.3.1. Chứng từ sử dụng
- Bảng chấm cơng
- Bảng thanh tốn lương
- Bảng xác nhận công nhật, cơng ốm, cơng ngày nghỉ có lý do - Bảng xác nhận khối lượng làm khoán, làm tăng giờ
2.1.3.2. Quy trình ln chuyển chứng từ chi phí nhân cơng trực tiếp
Đội trưởng đội thi cơng Kế tốn tiền lương tại xí nghiệp, nhà máy Giám đốc xí nghiệp, nhà máy Kế tốn thanh tốn tại xí nghiệp, nhà máy Thủ quỹ