Hình 2.35 : Giao diện lựa chọn xem sổ cái tài khoản chi phí sản xuất chung
2.1. Thực trạng kế tốn chi phí sản xuất tại cơng ty Cổ phần Xây dựng Thủy
2.1.1. Phân loại chi phí sản xuất, đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản
TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY
DỰNG THỦY LỢI I
2.1. Thực trạng kế tốn chi phí sản xuất tại cơng ty Cổ phần Xâydựng Thủy lợi I dựng Thủy lợi I
2.1.1. Phân loại chi phí sản xuất, đối tượng và phương pháp tập hợpchi phí sản xuất chi phí sản xuất
2.1.1.1. Phân loại chi phí sản xuất
Tại cơng ty cổ phần Xây dựng Thủy lợi I, sản phẩm thường là các cơng trình, hạng mục cơng trình có thời gian thi cơng dài, vì vậy để phục vụ cho cơng tác tính giá thành cho sản phẩm xây lắp, kế tốn đã phân loại chi phí sản xuất theo mục đích cơng dụng của chi phí. Cụ thể: Chi phí sản xuất tại cơng ty được chia thành các khoản mục sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Nguyên vật liệu hình thành nên chi phí ngun vật liệu trực tiếp bao gồm nhiều loại khác nhau. Căn cứ vào tác dụng và vai trị của ngun vật liệu trong q trình sản xuất, vật liệu công ty được chia thành:
+ Nguyên vật liệu chính: Xi măng, cát vàng, cát đen, thép trịn các loại, thép ống...
+ Vật liệu phụ: vôi, đinh, que hàn.... + Nhiên liệu: Các loại xăng, dầu mỡ....
- Chi phí nhân cơng trực tiếp: Bao gồm các khoản lương chính, các khoản lương phụ cấp lương, thưởng cho công nhân trực tiếp tham gia xây dựng, lao động th ngồi.
- Chi phí sử dụng máy thi công: Bao gồm tiền lương công nhân điều khiển máy, chi phí vật liệu, nhiên liệu phục vụ máy, chi phí khấu hao máy thi cơng.
- Chi phí sản xuất chung: Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý đội xây lắp, ngồi ra cịn có khoản trích theo lương của cơng nhân lái máy thi cơng; chi phí vật liệu, cơng cụ dụng cụ phục vụ quản lý đội; chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ chung cho cả đội, chi phí dịch vụ mua ngồi và các chi phí khác...
2.1.1.2. Đối tượng tập hợp chi phí và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất
Kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành được chính xác kịp thời thì cơng việc đầu tiên mà nhà quản lý phải làm là xác định đối tượng kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành. Đối với công ty cổ phần Xây dựng thủy lợi I sản phẩm xây lắp là các cơng trình có kết cấu phức tạp quy mơ lớn mang tính đơn chiếc, mỗi cơng trình lại bao gồm nhiều hạng mục cơng trình. Do đó, đối tượng tập hợp chi phí của cơng ty là từng cơng trình hay hạng mục cơng trình. Về phương pháp tập hợp chi phí sản xuất, cơng ty đã sử dụng phương pháp trực tiếp để tập hợp chi phí sản xuất. Theo phương pháp này thì chi phí phát sinh cho cơng trình nào thì được hạch tốn vào cơng trình đó bao gồm chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí máy thi cơng, chi phí sản xuất chung.
Để làm rõ cơng tác hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành tại cơng ty cổ phần Xây dựng Thủy lợi I em xin lựa chọn cơng trình Ngũ Huyện Khê GĐ2 do xí nghiệp xây dựng thủy lợi 11 thuộc chi nhánh công ty thực hiện để làm ví dụ minh họa.
Như đã nói ở chương 1, tại cơng ty và các xí nghiệp khơng sử dụng phần mềm kế tốn thống nhất. Tại xí nghiệp thủy lợi 11- chi nhánh của công ty sử dụng phần mềm kế tốn Foxman.
2.1.2. Kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp tại cơng ty cổ phần Xây dựng Thủy lợi I
Công ty cổ phần Xây dựng thủy lợi I là một đơn vị xây dựng cơ bản nên vật liệu được sử dụng trong sản xuất của cơng ty có những đặc thù riêng. Để xây dựng cơng trình cơng ty phải sử dụng một khối lượng vật liệu, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tới khoản 60%-70% trong giá thành sản phẩm hoàn thành.
Nguyên vật liệu được sử dụng trong công ty là các loại vật liệu xây dựng nên chúng rất đa dạng về chủng loại và quy cách. Nguyên vật liệu công ty bao gồm: Nguyên vật liệu chính: cát, sỏi, xi măng..., vật liệu phụ và nhiên liệu.
Nguyên vật liệu của công ty được thu mua từ nhiều nhà cung cấp nên việc thu mua, vận chuyển, bảo quản các vật liệu có đặc điểm riêng khác nhau. Cơng ty có thể mua ngay tại các đại lý vật liệu xây dựng trong địa bàn thi cơng cơng trình nhằm vận chuyển thuận tiện và nhanh chóng hơn. Một số loại vật liệu phải được bảo quản trong kho như xi măng, sắt, thép... song có những loại vật liệu phải đến tận nơi khai thác để mua và không bảo quản trong kho mà phải để ngồi trời (vì khối lượng quá lớn) như cát, sỏi, đá... gây khó khăn trong việc bảo quản, dễ xảy ra hao hụt, mất mát ảnh hưởng đến q trình thi cơng và tính giá thành.
2.1.2.1. Chứng từ sử dụng
- Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu - Phiếu xuất kho
- Hóa đơn giá trị gia tăng - Phiếu chi
2.1.2.2. Quy trình ln chuyển chứng từ chi phí ngun vật liệu trực tiếp tại công ty Cổ phần Xây dựng thủy lợi I
Khi phát sinh về chi phí ngun vật liệu trực tiếp, có hai trường hợp xảy ra: Nguyên vật liệu có sẵn trong kho và ngun vật liệu khơng có sẵn trong kho mà mua ngồi đưa ngay vào sản xuất.
• Ngun vật liệu có sẵn trong kho:
Đội trưởng đội thi cơng
Giám đốc xí nghiệp, nhà máy
Kế tốn vật tư tại xí nghiệp, nhà máy
Thủ kho
Sơ đồ 2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất
Kiểm tra, xác minh khối lượng
vật tư cần sử dụng
Lập phiếu yêu cầu vật
liệu Kiểm tra, phê duyệt Lập phiếu xuất kho
Phê duyệt Xuất kho nguyên vật liệu, ghi thẻ kho Cập nhật phần mềm, bảo quản, lưu trữ
• Ngun vật liệu mua ngồi đưa ngay vào sử dụng
Đội trưởng đội thi công Giám đốc xí nghiệp, nhà máy
Kế tốn vật tư tại xí nghiệp, nhà máy
Sơ đồ 2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ mua vật tư đưa ngày vàosử dụng sử dụng
Việc sử dụng vật tư là do các xí nghiệp cơng trường tự sử dụng hàng ngày dựa trên cơ sở khối lượng cơng việc phải làm. Trong q trình thi cơng, căn cứ vào định mức, nhu cầu vật tư thực tế, đội trưởng đội thi công sẽ kiểm tra, xác định khối lượng vật tư cần sử dụng sau đó lập phiếu yêu cầu nguyên vật liệu và chuyển cho giám đốc ký duyệt. Nếu nguyên vật liệu được u cầu có sẵn trong kho, kế tốn vật tư sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào phiếu xuất kho được duyệt thủ kho sẽ tiến hành xuất kho. Đối với những vật tư khơng có sẵn trong kho hoặc khơng thể nhập kho thì từ phiếu u cầu được duyệt đội trưởng thi công sẽ tiến hành mua hàng và chuyển hóa đơn mua hàng cho kế tốn vật tư. Căn cứ
Yêu cầu nguyên vật liệụ
Kiểm tra, ký duyệt
Mua hàng
Hóa đơn giá trị gia tăng Lập phiếu chi, chuyển khoản, ghi nhận nợ Ký xác nhận, nhận vật tư Cập nhật phần mềm, bảo quản, lưu trữ
vào hình thức trả tiền hàng mà kế toán lập phiếu chi hoặc ghi nhận nợ, sau đó cập nhật vào phần mềm đồng thời bảo quản lưu trữ.
2.1.2.3. Tài khoản sử dụng
Để hạch tốn khoản mục chi phí ngun vật liệu trực tiếp, tại cơng ty sử dụng tài khoản 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Kết cấu của tài khoản:
Bên Nợ Bên Có
Trị giá nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất, thi cơng cơng trình
Kết chuyển chi phí ngun vật liệu trực tiếp để tính giá thành cơng trình Tài khoản 621 khơng có số dư cuối kỳ.
Tại cơng ty, tài khoản 621 được mở chi tiết cho từng cơng trình, ví dụ: + TK 621 – NHKGĐ2: Chi phí ngun vật liệu trực tiếp cơng trình Ngũ Huyện Khê GD2
+ TK 621 – NCXN11: Chi phí ngun vật liệu cơng trình Nặm Cắt + TK 621 – NKXN11: Chi phí ngun vật liệu trực tiếp cơng trình Ngọ Khổng
2.1.2.4. Sổ sách sử dụng
♦ Sổ chi tiết
- Sổ chi tiết tài khoản 621 ♦ Sổ tổng hợp
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái tài khoản 621
2.1.2.5. Quy trình ghi sổ chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Quy trình ghi sổ chi phí ngun vật liệu trực tiếp trên phần mềm tại công ty cổ phần Xây dựng Thủy lợi I:
Sơ đồ 2.3. Quy trình ghi sổ kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế tốn: phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu chi kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Chẳng hạn như từ phiếu xuất kho ngày 28/12/2016:
Chứng từ gốc:
- Phiếu chi, HĐGTGT - Phiếu xuất kho
Cập nhật vào phần mềm
Bảng kê chứng từ tài khoản
621
- Sổ chi tiết tài khoản 621
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái tài khoản 621
Báo cáo tài chính có liên
Kế tốn nhập thơng tin trên phiếu vào phần mềm. Tại giao diện làm việc của phần mềm kế toán Foxman, lựa chọn phân hệ kế toán hàng tồn kho, chọn phiếu xuất kho và bắt đầu nhập dữ liệu:
Hình 2.1: Giao diện cập nhật chứng từ kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Tại ô Mã giao dịch nhập mã giao dịch là số 4: xuất cho sản xuất
Tại ô Mã khách nhập: CTTL 1 phần mềm sẽ tự động hiện ra Công ty CP XD Thủy lợi I
Sau khi nhập ô Mã khách phần địa chỉ cũng sẽ tự động hiện ra: Khu 2, Đại Phúc, TP Bắc Ninh, T Bắc Ninh
Tại ô diễn giải ghi: Xuất kho vật tư thi công CT NHK GĐ2 Tại ô số px ghi số của phiếu xuất là số 14
Tại ơ ngày ht ghi ngày hạch tốn là ngày ghi trên chứng từ: 28/12/2016 Tại ô tỷ giá lựa chọn VNĐ
Tiếp tục nhập dữ liệu chứng từ vào bảng trong giao diện
cơng trình: NHKGD2. Tại ơ số lượng nhập số lượng ghi trên phiếu xuất: 498,50. Tại ô Giá VNĐ nhập: 293.137,26.
Dòng 2, tại cột Mã hàng nhập mã DA1X2 sẽ tự động hiện ra tên hàng: đá 1x2, đvt chuẩn: m3 và mã kho: NLC. Tại ơ Mã cơng trình nhập mã cơng trình NHKGD2. Tại ơ Số lượng nhập số lượng trên phiếu xuất: 1.629,94. Tại ơ Giá VNĐ nhập: 230.365,05.
Dịng 3, tại cột Mã hàng nhập mã DAHOC sẽ tự động hiện ra tên hàng: Đá hộc, đvt chuẩn: m3 và mã kho: NLC. Tại ơ Mã cơng trình nhập mã cơng trình NHKGD2. Tại ơ Số lượng nhập số lượng trên phiếu xuất: 1.076,42. Tại ơ giá VNĐ nhập 224.094,38.
Dịng 4, tại cột Mã hàng nhập DIEZEL sẽ tự động hiện ra tên hàng: Dầu diezel, đvt chuẩn: lit và mã kho: NLC. Tại ơ Mã cơng trình nhập mã cơng trình NHKGD2. Tại ơ số lượng nhập số lượng trên phiếu xuất: 12.961. Tại ô giá VNĐ nhập 10.705,05.
Sau khi cập nhật xong chứng từ, kiểm tra các thơng tin nhập đã chính xác chưa: số lượng, tổng số tiền; cuối cùng nhấp chuột vào ô lưu để lưu chứng từ.
Chứng từ sau khi cập nhật sẽ tự động cập nhật vào bảng kê chứng từ tài khoản 621, sổ chi tiết tài khoản 621, sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 621. Phiếu xuất kho này xuất cả nguyên vật liệu và nhiên liệu phục vụ cho sản xuất trực tiếp và cho máy thi cơng. Vì vậy số tiền trên sổ cái tài khoản 621, sổ chi tiết tài khoản 621, bảng kê và nhật ký chung khơng phải là tồn bộ 901.577.959,28 mà sẽ là 762.829.806,23 hay chính là tổng số tiền của cát vàng, đá 1x2 và đá hộc cộng lại. Còn số tiền 138.748.153,05 sẽ khơng được cộng vào phần chi phí sản xuất trực tiếp vì nó phục vụ cho máy thi cơng
Hình 2.2: Giao diện bảng kê chứng từ tài khoản chi phí nhân cơng trực tiếp trực tiếp
Để xem sổ chi tiết tài khoản 621, từ giao diện chính của phần mềm kế tốn Foxman nhấp chuột vào chứng từ tổng hợp, màn hình sẽ hiện ra:
Hình 2.3: Hình giao diện lựa chọn sổ chi tiết tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Tiếp tục nhấp chuột vào sổ chi tiết của một tài khoản sẽ hiện ra bảng lựa chọn tài khoản và thời gian muốn xem:
Hình 2.4: Hình giao diện cửa sổ lựa chọn tài khoản và thời gian xem sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nhập tài khoản 621 và thời gian từ ngày 01/12/2016 đến ngày 31/12/2016, ấn nhận sổ chi tiết tài khoản 621 sẽ hiện ra:
Hình 2.5: Hình giao diện sổ chi tiết tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Tiếp theo, khi muốn mở sổ nhật ký chung, tại giao diện chính của phần mềm cũng chọn kế tốn tổng hợp và nhấp chuột:
Hình 2.6: Giao diện lựa chọn sổ nhật ký chung
Nhấp chuột vào sổ nhật ký chung, trên phần mềm sẽ xuất hiện cửa sổ để lựa chọn thời gian xem:
Sau khi nhập thời gian xem từ ngày 01/12/2016 đến ngày 31/12/2016 và nhấp vào ơ nhận, sổ nhật ký chung sẽ hiện ra:
Hình 2.8: Hình giao diện sổ nhật ký chung
Tiếp đến mở sổ cái tài khoản 621, ta cũng làm tương tự khi muốn xem các sổ trên. Đầu tiên tại giao diện chính chọn kế tốn tổng hợp, nhấp chuột vào phần mềm sẽ hiện ra:
Khi nhấp chuột vào sổ cái của một tài khoản sẽ hiện ra của sổ lựa chọn:
Hình 2.10: Cửa sổ lựa chọn thời gian xem sổ cái tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nhấp vào ô nhận, sổ cái tài khoản 621 sẽ hiện ra:
Hình 2.11: Hình giao diện sổ cái tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trực tiếp
2.1.3. Chi phí nhân cơng trực tiếp tại cơng ty cổ phần xây dựng Thủy lợi I
Chi phí nhân cơng trực tiếp tại cơng ty là một trong những yếu tố cơ bản cấu thành nên giá thành sản phẩm, thường chiếm khoản 15%-20%, đứng thứ hai sau chi phí ngun vật liệu trực tiếp. Vì vậy, quản lý tốt chi phí nhân cơng trực tiếp cũng như việc hạch tốn đúng và đầy đủ có tác dụng giúp công ty sử dụng tốt nguồn lao động và hạ giá thành sản phẩm.
Chi phí nhân cơng trực tiếp tại cơng ty cổ phần Xây dựng Thủy lợi I bao gồm: Tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp của công nhân trong danh sách; tiền nhân công trả cho lực lượng lao động thuê ngoài và các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp trích theo lương của công nhân trong danh sách.
Đối với bộ phận cơng nhân có trong danh sách cũng như lực lượng lao động th ngồi cơng ty đều áp dụng hình thức trả lương khốn. Cơng thức tính: Lương khốn = Đơn giá tiền lương x Số cơng trong tháng.
Đơn giá tiền lương được xác định như sau: Kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp các công việc liên quan đến xây lát, dựa vào số lượng đơn giá công việc (đơn giá này được phịng kinh doanh dự tốn từ khi cơng ty tham gia đấu thầu) để tính ra thành tiền. Đơn giá tiền lương bình qn được tính bằng cách lấy tổng thành tiền chia cho tổng số công này được lấy từ bảng chấm công). Số tiền phải trả cho mỗi công nhân sẽ bằng đơn giá tiền lương nhân với số công tương ứng của mỗi người.
2.1.3.1. Chứng từ sử dụng
- Bảng chấm cơng
- Bảng thanh tốn lương
- Bảng xác nhận công nhật, cơng ốm, cơng ngày nghỉ có lý do - Bảng xác nhận khối lượng làm khoán, làm tăng giờ