CHƯƠNG I : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
4.1.2. Mục tiêu của công ty về công tác đánh giá thực hiện công việc
Xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc trong Cơng ty chun nghiệp, có căn cứ khoa học phản ánh chính xác tình hình thực hiện cơng việc của cán bộ công nhân viên trong công ty.
Nâng cao nhận thức của ban lãnh đạo, nhà quản trị, cán bộ quản lý trong công ty về tầm quan trọng của ĐGTHCV đối với các vị trí cơng việc.
Sớm có những giải pháp khắc phục những điểm còn yếu kém trong đánh giá thựu hiện công việc tại công ty như là về việc xây dựng tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc, xác định phương pháp đánh giá, lựa chọn người đánh giá, đào tạo người đánh giá, thực hiện công tác phỏng vấn sau đánh giá…
Đẩy mạnh nâng cao và đa dạng các phương thức truyền thông đánh giá nhằm nâng cao nhận thức về quyền lợi trách nhiệm của cán bộ công nhân viên trong công ty khi thực hiện đánh giá thực hiện cơng việc.
4.2. Một số đề xuất giải pháp hồn thiện đánh giá thực hiện công việc tại công ty TNHH Mizuho Precision Việt Nam
4.2.1. Hoàn thiện xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá thực hiện côngviệc việc
Hiện nay, công ty TNHH Mizuho Precision Việt Nam đã xây dựng được bảng tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc với những nội dung cơ bản nhất. Tuy nhiên, các tiêu chuẩn này vẫn chưa được xây dựng một cách chi tiết cho từng bộ phận hay vị trí nhất định, cịn chung chung. Bên cạnh đó, hệ thống tiêu chuẩn này cịn chưa thật sự đầy đủ, chưa cho thấy được sự ghi nhận những sáng tạo của người lao động để kích thích tinh thần làm việc của họ. Để công tác đánh giá thực hiện cơng việc được thực hiện đảm bảo sự chính xác và hiệu quả thì việc cần làm của Mizuho Precision Việt Nam là cần xây dựng bản tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cho tất cả các chức danh công việc.
Đề xuất tiêu chí đánh giá thực hiện cơng viêc cho công ty TNHH Mizuho Precision Việt Nam (Phụ lục VI)
4.2.2. Hồn thiện về phương pháp đánh giá thực hiện cơng việc tại công ty
Một trong số các nguyên nhân dẫn đến các vấn đề cịn tồn tại trong cơng tác đánh giá thực hiện công việc của Công ty TNHH Mizuho Precision Việt Nam là việc sử dụng quá ít phương pháp đánh giá cho tồn bộ cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty. Do đó, cơng ty cần kết hợp sử dụng thêm các phương pháp để xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá nhân viên tương ứng phù hợp.
Đối với cơng ty TNHH Mizuho Precision Việt Nam, có thể áp dụng các phương pháp đánh giá như: Phương pháp nhật ký ghi chép và hoàn thiện hơn phương pháp thang điểm. Cụ thể như sau:
Phương pháp thang điểm:
Các tiêu chuẩn và mức thang điểm cần cụ thể, rõ ràng hơn nữa. Ví dụ:
Bảng 4.1: Đề xuất tiêu thức đánh giá theo phương pháp thang điểm tại Công ty TNHH Mizuho Precision Việt Nam cho vị trí cơng nhân xưởng sản xuất
Tiêu thức Điểm Điểm tối đa
Mức độ hoàn thành công việc được giao Thời gian hồn thành cơng việc Trước hạn 20 20 Đúng hạn 16 Chậm 1 ngày 13 Chậm 2 ngày trở lên <=10 Chất lượng cơng việc Tốt 20 20 Khá 13-18 Trung bình <=13
Kỹ năng Ln trau dồi kiến thức, kĩ năng 8-10 10 Khơng có tinh thần học hỏi, ỉ lại <=6
Thái độ, ý thức Tốt 10 10
Khá 8
Trung bình 5
Tinh thần kỷ luật Khơng vi phạm kỉ luật 10 10 Vi phạm 1 lần 8
Vi phạm 2 lần trở lên <=6
Tính chuyên cần 15
Tổng 100 Đối với tính chuyên cần, đi làm đầy đủ, nghỉ đúng quy định ( ngày lễ, cắt phép năm). Nghỉ 1 buổi sai quy định trừ 2điểm.
Đối điểm cộng và điểm trừ các thành tích/ kỷ luật khác tùy mức độ và những điểm khác. Điểm cộng không quá 15.
Phương pháp nhật ký ghi chép
Lí do áp dụng phương pháp này tại Cơng ty TNHH Mizuho Precision Việt Nam là vì khoảng thời gian giữa mỗi lần đánh giá nhân viên của công ty cách xa nhau. Chu kì dài sẽ khiến người tham gia đánh giá nhân viên quên, nhầm lẫn một số sự kiện, vụ việc của từng nhân viên. Do đó, cần thiết phải có một phương pháp đánh giá mà có thể theo sát các hoạt động của nhân viên hàng ngày, lưu lại các sự kiện quan trọng để đánh giá cuối kì.
Phương pháp này được tiến hành như sau: Các trưởng bộ phận trực tiếp cập nhật kí ghi lại các thành tích cũng như sai sót lớn trong vụ việc của nhân viên trong q trình thực hiện cơng việc của họ trong kì. Những ghi chép này là những dữ liệu quan trọng phục vụ quá trình đánh giá, cho phép đưa ra các chứng cứ xác thực khi đánh giá một nhân viên.
Cuối kỳ trưởng bộ phận sẽ tiến hành đánh giá nhân viên của bộ phận mình theo hai nhóm: Nhóm thực hiên tốt cơng việc và nhóm có sai lầm lớn. Sau đó, trưởng bộ phận sẽ tổng hợp và sử dụng kết quả đánh giá. Các phiếu ghi chép hành vi có sai sót của nhân viên sẽ được lưu lại, phục vụ cho buổi phỏng vấn đánh giá, khi nhân viên và trưởng bộ phận có cơ hội gặp gỡ trực tiếp, nếu có thắc mắc sẽ dùng làm bằng chứng đối chiếu.
Tuy nhiên khi áp dụng cần lưu ý việc ghi chép phải tiến hành liên tục, tránh bỏ qua các sựu kiện quan trọng và đôi khi sử dụng phương pháp này khiến cho nhân viên cảm thấy không thoải mái do bị quan sát và ghi lại những điểm yếu kém.
Kết quả thu được khi sử dụng phương pháp này là: Về phía nhà quản trị sẽ có sự theo dõi liên tục quá trình nhân viên, và các bằng chứng cụ thể sử dụng khi cần thiết, cần đối chứng. Về phía nhân viên, họ sẽ có thái độ làm việc nghiêm túc, mọi
lúc, mọi nơi, mọi thời điểm chứ không chỉ vào thời gian cuối cùng gần ngày đánh giá, nhân viên mới nỗ lực làm việc như hiện nay.
4.2.3. Hồn thiện cơng tác đào tạo người đánh giá thực hiện công việc
Một trong những nguyên nhân dẫn đến công tác đánh giá thực hiện công việc tai công ty chưa thực sự hiệu quả đó là do đội ngũ đánh giá của cơng ty chưa có đủ kiến thức, kinh nghiệm trong đánh giá trong khi cơng tác đào tạo đánh giá thì cơng ty lại thực hiện hời hợt, chưa chú trọng.
Công ty cũng cần mở những lớp đào tạo cán bộ đánh giá cơng việc để những cán bộ quản lí này có thêm những hiểu biết, kinh nghiệm trong cơng tác đánh giá. Các cán bộ quản lí cũng nên trao đổi những thơng tin với nhau về công việc, để rút ra những kinh nghiệm trong khi đánh giá và thực hiện phỏng vấn sau khi kết thúc đánh giá.
Đề xuất chương trình đào tạo người đánh giá cho Cơng ty TNHH Mizuho Precision Việt Nam: (Phụ lụcVII)
4.2.4.Nâng cao hiệu quả phỏng vấn đánh giá và thông tin phản hồi
Công ty cần phải khẳng định lại rằng bước phỏng vấn đánh giá và thông tin phản hồi là bước cuối cùng nhưng lại rất quan trọng trong tiến trình đánh giá, vì thế cơng ty cần phải tổ chức phỏng vấn đánh giá quy mô, kỹ lưỡng hơn; cần phải gia tăng những buổi phỏng vấn trực tiếp giữa người lãnh đạo và NLĐ, thực hiện đầy đủ nội dung mà phỏng vấn đánh giá cần phải có là cùng thảo luận, trao đổi về kết quả đánh giá, đồng thời phải thu thập thông tin phản hồi một cách đầy đủ để hiểu thêm tâm tư nguyện vọng của NLĐ và từ đó xem xét ngun nhân gây ra kết quả khơng tốt và đưa ra những biện pháp hiệu quả giúp NLĐ khắc phục chúng. Cán bộ đánh giá cần phải để nhân viên thấy được ý nghĩa thực sự của phỏng vấn đánh giá là tìm ra biện pháp giúp NLĐ thực hiện công việc tốt hơn trong tương lai chứ không phải là để tìm ra những sai sót cho NLĐ để kỉ luật.
Chuẩn bị phỏng vấn:
Sau khi kết quả đánh giá từng nhân viên đã được kiểm tra và phê duyệt bởi lãnh đạo công ty, các kết quả đánh giá được lưu tại Phòng Nhân sự 1 bản và 1 bản được gửi cho cán bộ quản lý các phòng ban. Các trưởng đơn vị thu thập đầy đủ thông tin cần thiết cho cuộc phỏng vấn bao gồm: Kết quả đánh giá, tiêu chí đánh giá, tiêu chuẩn thực hiện cơng việc cho từng chức danh cơng việc trong phịng, các
tài liệu sổ sách ghi chép quá trình kiểm tra giám sát nhân viên và các tài liệu khác có liên quan.
Cấp trên trực tiếp lập danh sách cán bộ nhân viên theo trình tự phỏng vấn tùy thuộc vào kết quả đánh giá và mức độ nghiêm trọng của các hành vi lao động. Những nhân viên có kết quả đánh giá thấp sẽ được phỏng vấn trước để kịp thời đưa ra các quyết định kỉ luật hay những biện pháp điều chỉnh cần thiết cho hành vi lao động trong tương lai. Tiếp theo trình tự đó là phỏng vấn nhân viên có kết quả cao để đưa ra các quyết định khen thưởng, tạo động lực làm việc cho họ. Hoạt động phỏng vấn đánh giá khơng thể bỏ qua những nhân viên có mức điểm trung bình, đây là nhóm nhân viên ít biến động, khơng cản trở cơng việc chung cũng khơng có nhiều thành tích suất sắc nhưng lại chiếm đa số trong tổ chức.
Lựa chọn địa điểm đánh giá: Các cán bộ quản lý tại Mizuho Precision Việt Nam được bố trí phịng làm việc riêng. Có thể lựa chọn đây làm địa điểm phỏng vấn, đảm bảo được những vấn đề bảo mật và tạo không gian yên tĩnh cho cuộc phỏng vấn.
*Tiến hành phỏng vấn:
Các cán bộ phỏng vấn thông báo kết quả một cách đầy đủ cho nhân viên và đưa ra dẫn chứng cụ thể. Trong cuộc phỏng vấn, người được phỏng vấn thường cho rằng mình trong tư thế bị động nên cảm thấy rất căng thẳng và e dè. Người quản lý cần có cách nói chuyện hợp lí để làm giảm áp lực, tạo ra khơng khí nói chuyện thân thiện. Trong q trình phỏng vấn, Trưởng phịng cần kết hợp ghi chép những điểm chính để làm căn cứ tóm tắt tồn bộ q trình phỏng vấn và để viết báo cáo cho cấp trên.
Do thời gian nghiên cứu đề tài không cho phép nên báo cáo chỉ tập trung xây dựng một số bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc đối với một số vị trí cơng việc tại Mizuho Precision Việt Nam mà không nghiên cứu sâu vào các hoạt động phân tích cơng việc và đưa ra các bản mơ tả và u cầu cơng việc. Bênh cạnh đó, báo cáo này cũng đề xuất kiến nghị các bộ phận chức năng công ty làm tốt hơn cơng tác xác định mục đích đánh giá, tiến hành lựa chọn và đào tạo để nâng cao nhận thức của cán bộ công nhân viên về hoạt động này từ đó làm cơ sở cho hoạt động phỏng vấn đánh giá và ra các quyết định về nhân sự. Với hệ thống đánh giá này, mỗi người được đánh giá sẽ cảm thấy tin tưởng với mức độ cơng bằng do vừa có sự đánh giá cấp trên, đồng nghiệp và bản thân được đánh giá cho mình. Hơn thế nữa, cơng tác phỏng vấn đánh giá sẽ đảm bảo cho mọi thắc mắc của cán bộ công nhân viên về kết
quả đánh giá đều được thảo luận thơng suốt. Tóm lại, một hệ thống đánh giá khoa học tạo công bằng trong đánh giá, góp phần phát triển năng lực nhân viên và tạo động lực trong lao động, đây chính là mục đích sâu xa mà khơng chỉ cơng tác ĐGTHCV tại Mizuho Precision Việt Nam mà rất nhiều các tổ chức khác hướng tới.
4.2.5. Nâng cao hiệu quả truyền thông đánh giá thực hiện công việc tạicông ty công ty
Truyền thông trước, trong và sau đánh giá của công ty hầu hết là chưa được tổ chức thực hiện một cách hiệu quả. Công ty cần tăng cường các kênh thông tin, các phịng ban cũng cần tích cực hơn trong việc tuyên truyền thực hiện công tác này.
Trước hết, trước và trong khi tiến hành đánh giá thực hiện công việc, ban lãnh đạo công ty cũng như các phịng ban cần liên tục thơng báo đến người lao động, phổ biến nội dung, quy trình, mục tiêu, tầm quan trọng,… của đánh giá thực hiện công việc. Đặc biệt là việc truyền thông đến đội ngũ công nhân tại các xưởng cần được chú trọng nhất. Các kênh truyền thông nên sử dụng: qua mail, dán thông báo tại các bảng tin, các trưởng bộ phận, truyền thông qua loa…
Khi đã có kết quả cơng ty cần gửi thông báo kết quả đến từng cá nhân, thu thập thông tin phản hồi từ người lao động. Thơng tin cần có tính hai chiều.
4.3. Một số kiến nghị chủ yếu để hồn thiện cơng tác đánh giá thựchiện công việc tại công ty hiện công việc tại công ty
4.3.1. Kiến nghị với lãnh đạo công ty
Bất cứ cải cách nào cũng cần có sự ủng hộ của lãnh đạo cơng ty. Vì thế sự ủng hộ của lãnh đạo là điều kiện không thể thiếu trong cơng tác hồn thiện ĐGTHCV.
Ban lãnh đạo cơng ty cần có nhận thức đúng đắn hơn về vai trị của cơng tác ĐGTHCV, cần phải thấy đó là cơng tác khơng thể thiếu của cơng ty. ĐGTHCV không chỉ để trả lương, thưởng mà quan trọng hơn đó là sự hồn thiện công tác thực hiện công việc của NLĐ góp phần đạt tới mục tiêu chung của DN. Vì thế, ban lãnh đạo cần ban hành những văn bản cần thiết để thực hiện công tác ĐGTHCV tại công ty cũng như các quy định rõ ràng nhằm đảm bảo các phịng ban, đơn vị có ý thức thực hiện cơng tác ĐGTHCV vì nếu cơng ty có hệ thống ĐGTHCV tốt đến đâu mà các phòng ban đơn vị khơng thực hiện nghiêm túc thì cũng khơng đem
Vì vậy, để hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Mizuho Precision Việt Nam có nhiều thuận lợi và phát triển vững mạnh trong thời gian tới thì các hoạt động về quản trị nhân lực đóng vai trị rất lớn, đặc biệt là cơng tác ĐGTHCV là kim chỉ nam chủ yếu cho các hoạt động khác. Cơng ty cần có những biện pháp thiết thực như:
Các Ban lãnh đạo, Tổng giám đốc cơng ty cần khuyến khích hơn nữa việc cải thiện, nâng cao chất lượng ĐGTHCV tại công ty bằng nhiều biện pháp khả thi, thiết thực hơn nữa.
Đầu tư chi phí để mở các lớp đào tạo, hướng dẫn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ quản lí, người trực tiếp tham gia vào q trình ĐGTHCV.
Có những chính sách, biện pháp khuyến khích tinh thần của nhân viên ủng hộ tích cực, có tinh thần hợp tác trước, trong và sau khi thực hiện ĐGTHCV.
Công ty cũng phải thường xuyên phê duyệt về những tiêu chuẩn được đưa ra, kiểm định lại xem có phù hợp hay khơng, quyết định những chính sách khen thưởng, xử phạt cơng minh sau khi xem xét, tiến hành ĐGTHCV tại Công ty.
4.3.2. Kiến nghị với các phịng ban chức năng trong cơng ty
Về phòng Nhân sự, bộ phận làm nhiệm vụ nhân sự cần có nghiên cứu chuyên sâu từ đó đề ra phương hướng, chính sách cụ thể, kiểm tra thực hiện các chính sách này tại các phịng ban chức năng và các đơn vị trực thuộc. Tức là ngoài việc tư vấn cho giám đốc phịng ban chức năng về cơng tác ĐGTHCV, phòng Nhân sự cần phải giám sát chặt chẽ việc thực hiện ĐGTHCV tại các phòng ban, đơn vị.
Với các phòng ban chức năng khác cần nhận thức đúng đắn về công tác ĐGTHCV và kết hợp với bộ phận quản trị nhân lực, chấp hành và thực hiện nghiêm chỉnh các quy định đề ra. Báo cáo kết quả cho phòng Nhân sự để tính tốn tiền lương cho NLĐ và để lưu trữ, theo dõi mức độ hồn thành cơng việc trong tương lai.
KẾT LUẬN
Đánh giá thực hiện công việc là một trong những hoạt động quản trị ngày càng quan trọng với sự phát triển và tổn tại của DN. Nó góp phần nâng cao hiệu