6. Kết cấu đề tài
2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng cơng tác quản trị chất lượng sản phẩm của
2.2.1 Thực trạng công tác đảm bảo chất lượng sản phẩm của công ty TNHH Quang
2.2.1 Thực trạng công tác đảm bảo chất lượng sản phẩm của công ty TNHHQuang Quân Quang Quân
2.2.1.1. Hệ thống tiêu chuẩn chất lượng được áp dụng tại công ty hiện nay
Hiện nay, công ty đang áp dụng hai bộ tiêu chuẩn chất lượng đó là ISO 9001 và ISO 14000.
Ngày 15/09/2014, công ty đã thuê bên đánh giá thứ ba là tổ chức QAC tiến hành giám sát, đánh giá chất lượng sản phẩm tại công ty. Ngày 22/12/2014, Công ty Quang Quân đã nhận được giấy chứng nhận của tổ chức này về phạm vi Sản xuất và thương mại các sản phẩm hộp nhựa phù hợp với yêu cầu của ISO 9001:2008. Đến ngày 21/9/2016, công ty nhận được chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2015 do Viện nghiên cứu phát triển tiêu chuẩn chất lượng ISQ cấp. Để đạt được chứng nhận này, cơng ty đã có nhiều cố gắng trong cơng tác quản trị chất lượng nói chung và quản trị chất lượng sản phẩm nói riêng. Chứng nhận đã giúp cho các khách hàng hiện tại và tương lai của công ty tin vào chất lượng sản phẩm của cơng ty hơn.
Ngồi bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ra, ngày 21/9/2016 công ty cũng nhận được chứng nhận đạt các yêu cầu của tiêu chuẩn của ISO 14001:2015, hệ thống tiêu chuẩn về môi trường.
2.2.1.2. Thực trạng thực hiện các nguyên lý của hệ thống đảm bảo chất lượng
Qua q trình nghiên cứu tại cơng ty có thể thấy rằng các nguyên lý của hệ thống đảm bảo chất lượng đã được công ty thực hiện nhưng chưa được tốt và vẫn còn vi phạm các nguyên lý của hệ thống chất lượng này.
Thứ nhất, đối với nguyên lý hệ thống quản lý chất lượng quyết định chất lượng sản phẩm. Nhận thấy rõ nguyên lý quan trọng này nên bộ phận quản trị của công ty đã
tiến hành áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng vào doanh nghiệp để có thể nâng cao chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp mình. Hiện nay, cơng ty áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong quá trình sản xuất để đảm bảo chất lượng sản phẩm; áp dụng tiêu chuẩn ISO 14000 về môi trường để cam kết về công tác quản lý môi trường.
Thứ hai, về ngun lý quản lý theo q trình. Tuy cơng ty đã thực hiện nguyên lý này nhưng các hiện tượng vi phạm nguyên lý vẫn xảy ra. Như quá trình sản xuất, trong khi công ty yêu cầu phải kiểm tra sản phẩm trước khi giao cho công đoạn tiếp theo nhưng qua quá trình khảo sát vẫn cịn 12,5% số cơng nhân họ chọn là kiểm tra sản phẩm cuối cùng. Như vậy, nếu có lỗi ở giai đoạn khơng kiểm tra, sau khi tiến hành chuyển bán thành phẩm cho giai đoạn sản xuất tiếp theo sẽ xuất hiện lỗi tạo ra sản phẩm kém chất lượng.
Thứ ba, nguyên lý phòng ngừa hơn khắc phục. Hiểu được tầm quan trọng của hoạt động phòng ngừa cũng như khoản chi phí tiết kiệm được của hoạt động này mang lại; công ty luôn yêu cầu kiểm tra, nghiên cứu trước khi sản xuất một loạt các sản phẩm. Trong quá trình sản xuất, bộ phận kỹ thuật ln tiến hành kiểm tra máy móc xem nó hoạt động đúng chưa? Điều chỉnh máy để sao cho sản xuất đúng theo yêu cầu như máy cắt,... phải điều chỉnh để đúng tới từng mi-ni-met để tránh sản phẩm sai sót. Đối với việc ra sản phẩm mới, công ty cũng tiến hành tổ chức họp các cấp bậc quản lý phụ trách chính trong phân xưởng sản xuất, các bộ phận liên quan để đưa ra ý kiến về việc tiến hành sản xuất bộ phận này như thế nào, điều chỉnh ra sao để được sản phẩm đúng theo yêu cầu nhất; rồi mọi người tiến hành sản xuất thử một vài sản phẩm; nếu đạt yêu cầu công ty mới tiến hành sản xuất tiếp; nếu có lỗi thì ban lãnh đạo sẽ xem xét và chỉ thị tiến hành khắc phục lỗi đó. Việc ln tiến hành kiểm tra, tìm tịi ngun nhân gây lỗi giúp cho công ty hạn chế những sản phẩm sai hỏng hơn.
Nguyên lý cuối cùng là làm đúng ngay từ đầu. Trong quá trình sản xuất của mình, cơng nhân ln kiểm tra xem các ngun liệu đầu vào của mình có đạt chưa để có thể tiến hành tiếp tục sản xuất. Như trong quá trình nấu nhựa, nếu như nguyên liệu khơng đủ độ mịn và trong thì bộ phận nấu nhựa sẽ loại bỏ để tránh cho sau khi nấu xong rồi chuyển cho bộ phận ép khuôn rồi mới thấy khơng đạt u cầu thì sẽ lãng phí. Hay trong q trình cắt hộp, nếu sản phẩm bị cắt lệch thì bị loại bỏ ln. Mọi người luôn ý thức được, phải kiểm tra các nguyên liệu, yếu tố đầu vào trước khi mà mình sản xuất để tránh gây lãng phí cơng sức cũng như ngun liệu trong quá trình sản xuất.
2.2.1.3. Thực trạng công tác hoạch định đảm bảo chất lượng sản phẩm tại cơng ty
Qua q trình phỏng vấn Ơng Nguyễn Thành Tuấn – Giám đốc cơng ty, có thể nhận thấy công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của chất lượng sản phẩm tới sự gây dựng niềm tin của khách hàng và sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải tự nhiên mà chất lượng sản phẩm tốt mà cần có sự tác động của con người, của nhà lãnh đạo để làm sao có thể đưa ra sản phẩm của mình tốt hơn. Do vậy, cơng ty đã tiến hành xây dựng hệ thống chất lượng theo quy trình chuẩn và áp dụng hệ thống vào quy trình sản xuất của mình để nâng cao chất lượng sản phẩm do cơng ty sản xuất ra. Ông Tuấn cho biết, hiện nay ơng chính là người tiến hành hoạch định hệ thống chất lượng tại cơng ty. Ơng cho rằng, hệ thống tiêu chuẩn ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng vô cùng cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó hướng dẫn mọi doanh nghiệp thực hiện tốt hơn công tác quản trị chất lượng tại doanh nghiệp nên được áp dụng rộng rãi trên thế giới và cả ở Việt Nam. Do vậy, ông quyết đinh áp dụng tiêu chuẩn hệ thống ISO 9000:2015 vào doanh nghiệp mình, phạm vi áp dụng đối với khâu sản xuất bao gồm thu mua nguyên vật liệu, sản xuất tại phân xưởng, bảo quản lưu trữ và xuất ra thị trường tiêu thụ. Thời gian triển khai cũng áp dụng từ lúc thu mua nguyên vật liệu đến khi xuất thành phẩm ra bán. Kế hoạch chi tiết đã được ông họp với ban quản lý cùng với bộ phận kế toán để lên kế hoạch cụ thể.
2.2.1.4. Thực trạng thực hiện hệ thống chất lượng sản phẩm tại công ty
Thành lập lực lượng triển khai
Bảng 2.2 : Số lượng nhân viên phịng quản trị chất lượng của cơng ty Nhân viên QC Số lượng Trình độ chun mơn Trình độ ngoại ngữ
Trưởng phịng 1 Đại học Thành thạo tiếng Anh
Phó phịng 1 Đại học
Chuyên viên 4 Đại học
Chuyên viên 2 Cao đẳng Tiếng Anh kém
Tổng 8 75% Trình độ Đại học
25% Trình độ Cao đẳng
(Nguồn: Phịng kế hoạch )
Theo như phỏng vấn Ơng Nguyễn Thành Tuấn, thì phịng quản trị chất lượng của công ty đã được thành lập tuy bước đầu với quy mơ nhỏ. Báo cáo của phịng kế hoạch về số lượng và trình độ nhân lực phịng quản trị chất lượng của cơng ty cho thấy tổng
số nhân viên là 8 người bao gồm 1 trưởng và 1 phó phịng và có 75% nhân viên đạt trình độ đại học, cịn lại là là trình độ cao đẳng, khơng có trung cấp.
Trưởng phịng: Phụ trách chung về các hoạt động của phòng như xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình chất lượng hàng hóa được nhập về cũng như sản phẩm bán ra của cơng ty.
Các nhân viên có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu khi nhập về, trong quá trình bảo quản trong kho và kiểm tra sản phẩm trước khi xuất bán, hướng dẫn khách hàng sử dụng và bảo quản hàng hóa cho đúng quy cách.
Qua kết quả khảo sát công nhân tại cơng ty thì mọi người đều biết rõ hệ thống tiêu chuẩn chất lượng công ty hiện đang áp dụng là ISO 9001:2008 và ISO 14001:2015 với tỷ lệ là 16/16 phiếu. Về câu hỏi khảo sát việc cơng ty có thành lập lực lượng triển khai hệ thống chất lượng hay không cũng thu về được 16/16 phiếu đều trả lời có. Điều này có thể cho thấy rằng, công ty đã phổ biến rõ công tác áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng và thập lập đôi triển khai tới tồn thể nhân viên trong cơng ty. việc thành lập lực lượng triển khai chất lượng đều được thơng tin tới cơng nhân.
Qua việc tìm hiểu, ta có thể thấy rằng nhân viên chất lượng cịn ít so với lực lượng nhân viên và người lao động th gia cơng trong tồn cơng ty cũng như bên ngồi. Nhưng họ đều có những trình độ khá trở lên, tuy nhiên với số lượng ít như vậy thì cũng không thể giải quyết được hết tất cả những vấn đề liên quan đến chất lượng. Đặc biệt là cơng tác hồn thiện quản trị chất lượng sản phẩmsẽ khó mà thực hiện được. Ngồi ra, trình độ ngoại ngữ của nhân viên kiểm sốt chất lượng cịn kém, chưa đồng đều.
Đào tạo về chất lượng
Cơng ty cũng đầu tư một khóa học cho bộ phận đảm nhận thực hiện hệ thống chất lượng nhằm đảm bảo công tác làm việc hiệu quả nhất. Chương trình đào tạo nhằm trang bị các kiến thức về tiêu chuẩn chất lượng, các kiến thức và kỹ năng để vận hành hệ thống, phổ biến vai trò trách nhiệm của từng người và giúp cho bộ phận này hiểu được lợi ích của nhân viên, doanh nghiệp và khách hàng nhận được khi áp dụng hệ thống chất lượng này.
Qua q trình điều tra các cơng nhân làm việc tại công ty, kết quả thu được về công tác đào tạo được thể hiện qua biểu đồ 2.1
Biểu đồ 2. 1. Công tác đào tạo chất lượng tại công ty Quang Quân
(Nguồn: Kết quả điều tra công nhân tại công ty)
Từ kết quả khảo sát cho thấy rằng, công ty luôn cho mọi người thấy rõ về trách nhiệm và vai trò của mỗi người trong hệ thống chất lượng của doanh nghiệp. Các kiến thức và kỹ năng vận hành hệ thống chất lượng cũng được chú ý đào tạo cho cơng nhân khi mức trả lời có đạt 81,25%. Tuy nhiên, các kiến thức về tiêu chuẩn chất lượng và lợi ích khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng lại ít được đào tạo cho cơng nhân khi tỷ lệ trả lời là có chỉ đạt mức lần lượt 43,75% và 31,25%. Như vậy có thể thấy rằng, hoạt động đào tạo chất lượng cho công nhân tại công ty chưa thực sự tốt; việc đào tạo dường như mới tập trung vào các tổ trưởng, quản lý tại phân xưởng mà chưa phổ biến tới tồn bộ cơng nhân trong cơng ty.
Khảo sát hiện trạng và xây dựng hệ thống tài liệu chất lượng
Qua quá trình khảo sát cho thấy rằng, 100 % cơng nhân tại công ty (16/16 phiếu) đều khẳng định đều có tài liệu chất lượng cho mỗi bộ phận. Các tài liệu như quy định sử dụng lò nấu nhựa, máy cắt, máy ép khuôn,... đều được cung cấp cho các bộ phận liên quan.
Cơng ty đã tiến hành so sánh các q trình sản xuất của mình với các hệ thống tiêu chuẩn của ISO 9001:2015 để tìm ra sự khác biệt và tìm biện pháp khắc phục. Như trước khi áp dụng hệ thống ISO 9000, doanh nghiệp khơng có tài liệu chính thức về quy định của cơng nhân khi sử dụng các thiết bị máy móc như lị nấu nhựa, máy ép khn, máy cắt;… thì hiện nay, cơng ty đã hồn thiện bổ sung và yêu cầu công nhân thực hiện đúng từ yêu cầu đồ bảo hộ lao động đầy đủ như thế nào; yêu cầu trong thao tác và vận hành máy ra sao để đảm bảo đúng quy trình và an tồn trong lao động.
Hệ thống tài liệu chất lượng
Công ty hiện nay cũng đã xây dựng được hệ thống tài liệu chất lượng áp dụng cho đặc thù của đơn vị mình. Do cơng ty đã áp dụng ISO 9001:2015 nên đã bỏ đi sổ tay chất lượng. Các thủ tục quy trình được cơng ty xây dựng bao gồm các quy trình thực hiện hợp đồng - sản xuất - kiểm sốt chất lượng sản xuất; Quy trình đánh giá nội bộ và ban lãnh đạo; Quy trình kiểm sốt tài liệu, Quy trình kiểm sốt hồ sơ.
Bản hướng dẫn công việc bao gồm các bản hướng dẫn tiếp nhận đơn đặt hàng; hướng dẫn tính kích thước, giá thành sản phẩm; hướng dẫn sử dụng máy cắt nhựa A300, máy ép khn, lị nấu nhựa, hướng dẫn về tỷ lệ pha trộn nguyên liệu, các khâu kỹ thuật trong việc đóng gói sản phẩm bảo quản trong kho, Tư liệu về thông số kỹ thuật nguyên vật liệu nhựa đáp ứng đúng nhu cầu sản xuất…
Các biểu mẫu được xây dựng như kế hoạch đánh giá nội bộ; chương trình đánh giá nội bộ; báo cáo đánh giá; báo cáo không phù hợp; biên bản họp xem xét lãnh đạo.. Các biểu mẫu này đều được lưu tại văn phịng.
Kiểm sốt và cải tiến chất lượng
Quá trình khảo sát về việc kiểm tra lỗi của sản phẩm được kết quả như biểu đồ 2.
Biểu đồ 2.2. Thực trạng kiểm tra sản phẩm
(Nguồn: Kết quả điều tra công nhân tại công ty)
Kết quả cho thấy rằng, tất cả các sản phẩm đều được kiểm tra. Tuy nhiên, có những cá nhân lại chỉ kiểm tra ở sản phẩm cuối cùng chiếm 12,5%, số còn lại họ đều kiểm tra sau mỗi giai đoạn sản xuất. Việc kiểm tra sau mỗi giai đoạn trước khi giao sau khi tiến hành ép khn nhựa thành hình hộp, cơng nhân thực hiện ép khuôn sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng nhựa, độ trong của hộp, xác nhận và đo lại kích thước trước
khi giao cho cơng nhân tiến hành cắt hộp. Nếu như có sự sai lệch về kích thước thì sản phẩm hộp đó sẽ được chuyển về cho bộ phận nấu nhựa phân loại để nấu lại hoặc xử lý tận dụng thành nắp hộp nhựa, quai hộp… Việc kiểm tra như vậy sẽ giúp cho việc tiếp kiệm sản phẩm bị hỏng vẫn tái sử dụng lại được và sẽ khơng có chuyện sau khi sản phẩm hồn thành mới phát hiện ra lỗi, khi đó sẽ phải làm lại từ đầu và tốn cơng sức.
Quy trình kiểm sốt một sản phẩm bị lỗi hỏng, không phù hợp tại công ty như sau:
Sơ đồ 2.2 Quy trình kiểm sốt sản phẩm lỗi
(Nguồn: Tài liệu chất lượng tại công ty)
Khi phát hiện ra sản phẩm khơng phù hợp, sản phẩm đó sẽ được ghi nhận phân loại sản phẩm sai hỏng theo từng loại sai hỏng như chất liệu nhựa bị đục, ko đủ độ
NOT OK
NOT OK
Báo cáo kết quả
OK Kiểm tra OK Lưu hồ sơ Phát hiện về sản phẩm lỗi Thực hiện xử lý
Xem xét – Phê duyệt Đánh giá sản phẩm lỗi
Đề xuất biện pháp xử lý
dẻo, sản phẩm bị cong vênh, kích thước sai lệch... Sau đó, các bộ phận có trách nhiệm cùng đánh giá sự sai hỏng, xem xét mức độ, nguyên nhân gây ra sai hỏng là gì rồi đề xuất giải pháp như cắt lại kích thước, chỉnh lại máy cắt, chuyển về nấu lại hoặc cắt thành hộp nhựa... để xử lý được lỗi hỏng đó. Sự sai hỏng gây ra sản phẩm không hợp lý này được công ty ghi lại và lưu vào hồ sơ lưu trữ tại văn phịng.
Cũng thơng qua khảo sát công nhân tại công ty, kết quả thấy rằng, 16/16 phiếu (100% cơng nhân tại cơng ty) đều nhất trí với cách giải quyết khi tìm ra sản phẩm lỗi hỏng thì đều cùng nhau ngồi bàn bạc, tìm kiếm ra nguyên nhân và tìm biện pháp khắc phục nguyên nhân đó mà khơng phải là bỏ mặc lỗi hay tìm người đổ trách nhiệm cho họ.
100% số phiếu đều đồng ý việc mọi người trong công ty đều tham gia vào q trình đóng góp ý kiến cải tiến sản phẩm mà không phải bỏ mặc cho một số cá nhân hay bộ phận nào đó đưa ra ý tưởng cải tiến sản phẩm.