6. Kết cấu đề tài
2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng cơng tác quản trị chất lượng sản phẩm của
2.2.2 Thực trạng công tác đánh giá chất lượng sản phẩm của công ty TNHH Quang
Quang Quân
2.2.2.1 Mục đích của việc đánh giá thực trạng chất lượng sản phẩm của công ty TNHH Quang Quân
Trên thực tế có nhiều lý do khác nhau để đánh giá chất lượng nhưng với Công ty TNHH Quang Quân, ban lãnh đạo cơng ty xác định rất rõ ràng mục đích của việc đánh giá chất lượng tại công ty cụ thể như sau:
- Lập kế hoạch đánh giá chất lượng sản phẩm giúp kiểm sốt tất cả các hoạt động có liên quan đến q trình sản xuất kinh doanh của cơng ty như hoạt động mua bán nguyên vật liệu, các cơng đoạn chính phụ…đảm bảo các tiêu chuẩn đặt ra ban đầu
- Kiểm sốt các cơng đoạn trong quy trình sản xuất tạo sản phẩm: Quy trình kiểm sốt chất lượng sản phẩm sẽ giúp kiểm soát được chất lượng trong từng công đoạn tạo ra sản phẩm giúp phát hiện ra những sai sót trong kỹ thuật ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Nhờ quy trình kiểm sốt có thể phát hiện kịp thời những lỗi trong từng công đoạn sản xuất để đưa ra những biện pháp điều chỉnh kịp thời.
- Việc lập kế hoạch quy trình kiểm sốt chất lượng sẽ giúp các nhà lãnh đạo phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh của cơng ty từ đó đưa ra những sự điều chỉnh quản lý phù hợp hơn. Tạo nên hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của công ty, giảm thiểu rủi ro và tránh những lãng phí khơng cần thiết. Thơng qua quy trình kiểm sốt chất lượng sản phẩm thì các nhà lãnh đạo của cơng ty sẽ luôn nắm bắt được thực trạng chất lượng sản phẩm của công ty như thế nào? Đã đạt được các mục tiêu đề ra chưa? Hoàn thành được bao nhiêu mục tiêu và mục tiêu nào chưa được thì có các giải pháp
khắc phục kịp thời. Ngồi ra, thơng qua quy trình kiểm sốt chất lượng sản phẩm giúp công ty hạn chế những rủi ro về chất lượng. Làm giảm chi phí sửa chữa sai hỏng sản phẩm.
2.2.2.1 . Loại hình đánh giá cơng ty đang áp dụng a. Công tác đánh giá chất lượng thuê từ bên thứ ba
Để có thể nhận được các chứng nhận đạt các hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015 và 14001:2015, thì cơng ty phải tiến hành thuê bên thứ ba đánh giá cho công ty. Công ty đã thuê bên thứ ba là tổ chức Viện nghiên cứu phát triển tiêu chuẩn chất lượng tiến hành đánh giá chất lượng tại cơng ty. Qua q trình tư vấn cùng hỗ trợ của bên đánh giá, công ty đã đạt được 2 chứng nhận trên và cơng ty đã có những điều chỉnh phù hợp với các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015 về các chính sách chất lượng cũng như các q trình sản xuất tại cơng ty. Sau quá trình đánh giá, các tổ chức đánh giá cịn chỉ ra các điểm cịn thiếu sót và cần tiến hành khắc phục.
Bảng 2.3 : Các loại hình đánh giá chất lượng cơng ty đang áp dụng
STT Loại hình đánh giá Mục đích Thực hiện bởi
1 Đánh giá chất lượng nội bộ Cung cấp thông tin cho ban giám đốc từ đó đưa biện pháp cải tiến, hành động phòng ngừa hoặc khắc phục
Quản đốc, thủ kho, kế tốn trưởng của cơng ty.
2 Đánh giá của bên thứ ba Để doanh nghiệp đạt chứng chỉ, cấp giấy đăng ký dựa theo tiêu chuẩn quy định
Viện nghiên cứu phát triển tiêu chuẩn chất lượng
b. Tiến hành đánh giá nội bộ
Đánh giá lao động
Qua tiến hành điều tra, kết quả cho thấy rằng tới công tác đánh giá lao động được tiến hành không thường xuyên (15/16 phiếu chỉ ra điều này), trong khi đó, việc đánh giá chỉ là phía trên đánh giá cấp dưới mà khơng có sự đánh giá chéo giữa các bộ phận, cá nhân trong bộ phận (14/16 phiếu) khiến sự đánh giá khơng được khách quan, phụ thuộc vào ý chí chủ quan của tổ trưởng.
Thông qua dữ liệu thứ cấp tại cơng ty có thể thấy rằng, cơng ty có tiến hành đánh giá nhà cung cấp. Các tiêu chí đánh giá của cơng ty bao gồm 3 tiêu chí:
- Chất lượng: Duy trì được chất lượng tốt của sản phẩm/dịch vụ. Khơng có sản phẩm trả lại do lỗi của nhà cung cấp.
- Giá cả: Đảm bảo cung các mặt hàng có giá cả phù hợp khơng phụ thuộc thị trường
- Dịch vụ sau bán của nhà cung cấp.
Việc đánh giá nhà cung cấp được công ty tiến hành đánh giá lại sau 6 tháng. Tuy nhiên, công tác đánh giá nhà cung cấp vẫn chưa đạt được hiệu quả tối đa. Lý do là khi tiến hành khảo sát thì thấy rằng có tới 56,25% cơng nhân sản xuất (9/16 phiếu khảo sát) là đã từng kiểm tra được nguyên vật liệu kém chất lượng. Những phiếu cịn lại (43,75% cơng nhân) là chưa gặp. Mọi người đã từng gặp phải vấn đề về vật liệu nhựa kém chất lượng, khơng đủ độ dẻo, dễ dịn gẫy, sản phẩm lên khuôn bị cong vênh, nhiều tạp chất pha trộn…Đây là vấn đề mà cơng ty cịn gặp phải hiện nay.
Sau khi tiến hành đánh giá, các bộ phận đánh giá đều chỉ ra lỗi cần khắc phục và đề xuất các giải pháp có thể giải quyết các vấn đề còn đang mắc phải cho ban giám đốc để tiến hành khắc phục.
c. Tiến hành đánh giá của bên thứ hai
Khi khách hàng có u cầu đặt hàng, cơng ty ln bàn bạc đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt nhất. Tuy nhiên, sau q trình bán hàng, cơng ty chưa thực sự quan tâm tới công tác thu thập được ý kiến phản hồi từ phía khách hàng. Trang web vủa cơng ty đã lập một thời gian nhưng hoạt động trên trang web chưa được tốt, chưa có sự trao đổi với khách hàng qua kênh tiềm năng này. Nguyên nhân là do quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức chưa được hồn thiện, nguồn nhân lực cịn chưa đủ tốt đặc biệt là bộ phận marketing chưa có nên việc hỗ trợ, liên lạc khách hàng đa phần vẫn thực hiện qua chính ban giám đốc và phịng kế tốn. Tuy nhiên sản phẩm của công ty vẫn đáp ứng tốt các yêu cầu của khách hàng nên khách hàng luôn đánh giá cao chất lượng sản phẩm, tỷ lệ khách hàng quay lại với doanh nghiệp trong các đơn hàng sau là rất lớn. Những phản ánh của khách hàng về mẫu sản phẩm mới hay chất lượng sản phẩm mà khách hàng đã dùng đều được công ty tiếp nhận và đưa ra cách khắc phục lỗi hay bổ sung thêm mẫu mã mới.
2.2.2.2 . Quy trình đánh giá của công ty
Sau khi tiến hành đánh giá chất lượng và đưa ra các biện pháp giải quyết thì quy trình hành động khắc phục được tiến hành như sơ đồ 2.3
Xác định yêu cầu thực hiện HĐKP/ PN
Thực hiện HĐKP/ PN Xem xét – Phê duyệt NOT OK
Đóng phiếu – Tổng kết
OK OK
Kiểm tra kết quả và hiệu lực
Lưu hồ sơ NOT OK
Xem xét – Phân cơng xử lý
Phân tích nguyên nhân, đề xuất HĐKP/ PN
Sơ đồ 2. 3. Quy trình hành động phịng ngừa
Sau khi nhận được thơng tin sản phẩm không hợp lý và các đề xuất khắc phục, ban giám đốc sẽ xem xét rồi tiến hành phân cơng nhiệm vụ cho mọi người. Tiến hành phân tích ngun nhân gây lỗi, xác định biện pháp khắc phục. Biện pháp khắc phục được phê duyệt thì sẽ tiến hành hoạt động khắc phục hoặc biện pháp phòng ngừa. Kết quả khắc phục / phòng ngừa sẽ được tiến hành kiểm tra xem đã hay chưa và kết thúc, tiến hành lưu hồ sơ tại bộ phận văn phòng.
Các biện pháp khắc phục được nhận từ kết quả đánh giá cúa bên đánh giá thứ ba là các tổ chức đánh giá hoặc từ bên phía trong cơng ty phát hiện ra lỗi, sản phẩm hỏng. Đơi khi, các phản hồi từ phía khách hàng cũng là nguồn thông tin để công ty tiến hành khắc phục lỗi. Chẳng hạn khi công ty nhận được thông tin từ khách hàng rằng, sản phẩm hộp nhựa của công ty bị cong vênh, bề mặt thô ráp và màu bị đục. Từ thơng tin đó, cơng ty tìm ra được ngun nhân là do trong q trình nấu nhựa và ép khn có sự sai sót dẫn tới các sản phẩm bị lỗi hỏng. Biện pháp mà công ty đưa ra đó là trước khi tiến hành nấu nhựa phải kiểm tra kỹ nguyên liệu, tỷ lệ pha trộn phải chuẩn và đo đạc kỹ các thông số của máy cắt và hộp nhựa trước khi tiến hành cắt hộp. Từ đó, hiện tượng sản phẩm hộp nhựa màu đục, cong vênh sẽ khơng cịn nữa.