6. Kết cấu đề tài nghiên cứu
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt bán hàng tại cơng ty
TNHH Marksys Việt Nam.
2.2.1. Thực trạng cơng tác kiểm sốt bán hàng tại cơng ty công ty TNHH Marksys Việt Nam.
2.2.1.1. Thực trạng cơng tác xây dựng tiêu chuẩn kiểm sốt hoạt động bán hàng
Bảng 2.3: Tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng tại khu vực thị trường Hà Nội
Tiêu chuẩn Cụ thể Tiêu chuẩn kết quả bán hàng Doanh số bán hàng 247 600 000/ tháng Doanh số bán hàng cho khách hàng mới 754 000/tháng Số lượng khách hàng mới 2000/tháng Số lượng khách hàng mất đi 300 khách/tháng Số lượng đơn đặt hàng 656 763 đơn/tháng Chi phí bán hàng 30 700 000/tháng Tiêu chuẩn nền tảng
Hình thức, trang phục Bắt buộc mặc đồng phục khi đi làm, kể cả trên văn phòng hay tại điểm bán
Không mặc đồng phục sẽ bị phạt Ý thức tổ chức kỷ
luật
- Đi làm muộn bị trừ lương từ 200-1 triệu - Nghỉ ốm dài ngày phải có giấy nhập viện
Kiến thức sản phẩm Không thuộc quá 50% kiến thức sản phẩm sẽ phải đào tạo lại
Nhân viên ham hiểu kiến thức sản phẩm của công ty và đối thủ sẽ được biểu dương
Kỹ năng đàm phán -Nếu đạt mục tiêu doanh số bán hàng tháng=> kỹ năng tốt
- Vượt mục tiêu về doanh số=> kỹ năng rất tốt - Không đạt mục tiêu=> kỹ năng kém
( Nguồn: phịng kinh doanh)
Có thể thấy cơng ty đã có những tiêu chuẩn nhất định cho công tác bán hàng, bao gồm cả tiêu chuẩn nền tảng và tiêu chuẩn kết quả bán hàng.Các tiêu chuẩn về kết quả bán hàng tương đối cụ thể, các định mức bán hàng được kiểm soát theo từng tháng.
Tuy nhiên thì các tiêu chuẩn nền tảng vẫn cịn ít. Một số chỉ tiêu vẫn cịn chưa cụ thể ví dụ như tiêu chuẩn về đồng phục, ý thức tổ chức kỷ luật vẫn còn chưa rõ ràng.
Thị trường ở Hà Nội là thị trường có nhiều tiềm năng, có nhiều khách hàng lớn và nhu cầu cao, đây là những cơ hội cho cơng ty. Bên cạnh đó thì đối thủ cạnh tranh của cơng ty cũng khơng hề ít có thể nhắc đến như cơng ty Á Mỹ Gia, và tập đồn Unilever với những sản phẩm thay thế đã có danh tiếng và giá cả cạnh tranh với sản phẩm của công ty thì cơng ty TNHH Marksys Việt Nam cần phải kiểm sốt chặt chẽ hơn hoạt động bán hàng của mình, cần làm rõ các tiêu chuẩn và bổ sung thêm các tiêu chuẩn khác.
2.2.1.2. Thực trạng đánh giá kết quả hoạt động bán hàng
Các công cụ sử dụng trong đánh giá bán hàng của công ty TNHH Marksys Việt Nam: + Báo báo kết quả hoạt động bán hàng: được nhân viên phòng kinh doanh trên thị trường nộp báo cáo bán hàng theo từng ngày rồi nộp lại cho bộ phận hỗ trợ kinh doanh tại văn phòng. Bộ phận này sẽ tổng hợp và báo lên trưởng phòng theo từng ngày, tuần và tháng,…
BÁO CÁO TỔNG HỢP DOANH THU THÁNG 12/2015 KHU VỰC HÀ NỘI CÔNG TY TNHH MARKSYS VIỆT NAM
Ngày 31 tháng 12 năm 2015
STT Mặt hàng Số lượng Tổng tiền ( triệu
đồng)
10ml 30ml 100ml
1 Tinh dầu sả chanh 197 1025 1578 2550
2 Tinh dầu quế 194 9782 1453 2310
3 Tinh dầu sạ hương 132 9468 1350 2110
4 Tinh dầu lavender 101 9127 1210 1950
5 Tinh dầu dứa 1283 371 245 1540
6 Tinh dầu cà phê 1543 117 1237 1750
7 Tinh dầu ngọc lan 312 200 432 812
8 Tinh dầu nhài 256 784 526 553
9 Tinh dầu hoa hồng 178 345 519 692
10 Tinh dầu lily 341 567 1546 2120
Người giao tiền
Trần Xuân Nam Nguyễn Thị LinhKế toán trưởng Nguyễn Thị NgaNgười nhận tiền
(Nguồn: phịng kinh doanh)
+Thư khiếu nại:
Hình 2.2: Sơ đồ thể hiện số lượng thư khiếu nại của khách hàng trong năm 2015 của cơng ty TNHH Marksys Việt Nam ( Nguồn: phịng kinh doanh)
các tháng 11, tháng 12, tháng 1 và giảm xuống các tháng còn lại. Từ các tháng 2 đến tháng 10 lượng thư ổn định ở mức từ 2 đến 6 thư. Lượng thư cao nhất là khoảng 17 thư vào tháng 1 và ít nhất là 2 thư vào tháng 5. Điều này tương đối dễ hiểu bởi, từ tháng 11 đến đầu tháng 2, đây là khoảng thời gian khách hàng tiêu thụ nhiều tinh dầu nhất, lượng khách hàng tiêu dùng tăng thì sự kiểm sốt sẽ khó hơn, và phàn nàn về sản phẩm là điều tất yếu nếu không có chiến lược kiểm sốt phù hợp.
+Báo cáo tình hình thị trường: Báo cáo này do các giám sát bán hàng thực hiện. Giám sát có nhiệm vụ tìm hiểu rõ tình hình đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp…. Các báo cáo này được nộp định kỳ hàng tháng cho giám đốc công ty.
BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG KHUYẾN MẠI CỦA ĐỐI THỦ CẠNH TRANH Khu vực: Siêu thị Bigc Thăng Long
Ngày 12 tháng 10 năm 2015
Công ty Sản phẩm Cơ cấu khuyến
mại Thời gian áp dụng Đối tượng khuyến mại Cách thức truyền thông Công ty Á Mỹ Gia Sản phẩm sáp Ami Giảm giá từ 35 xuống 32 nghìn Từ 10/10/2015- 20/10/2015 Tất cả khách hàng
Quảng cáo tại lối vào, và tại gian hàng trong siêu thị Sản phẩm xịt phòng Ami Tặng túi thơm khi mua 1 chai 280ml
10/10/2015-
20/10/2015 Tất cả khách hàng Quảng cáo tại lối vào, và tại gian hàng trong siêu thị Công ty Unilever Sản phẩm sáp Glade Giảm giá từ 55 nghìn xuống 54 nghìn 1/10/2015- 25/10/2015 Tất cả khách hàng
Quảng cáo tại gian hàng Sản phẩm xịt phịng glade Giảm giá từ 63 nghìn xuống 60 nghìn 1/10/2015- 25/10/2015 Tất cả khách hàng
Quảng cáo tại gian hàng
Người lập biểu
Nguyễn Thị Trúc Giám sát bán hàngTrần Xn Nam
(Nguồn: phịng kinh doanh)
Hình 2.3: Báo cáo hoạt động khuyến mại của đối thủ cạnh tranh của công ty TNHH Marksys Việt Nam.
+Hiện tại công ty TNHH Marksys Việt Nam đang sử dụng phương pháp phân tích dữ liệu thống kê thơng qua các báo cáo tổng hợp doanh thu ngày, biên bản kiểm tra, hóa đơn bán hàng, thư khiếu nại. Đây là phương pháp kiểm soát khá đơn giản và được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Thông qua các báo cáo này, giám đốc và quản lý sẽ có cái nhìn tồn diện về tình hình bán hàng trong ngày, từ đó kiểm sốt nhanh chóng và kịp thời hơn.
+ Công ty cũng sử dụng một số phần mềm như MISA, EXEL để hỗ trợ công việc tổng hợp dữ liệu, tất cả dữ liệu trong báo cáo bán hàng sẽ được nhập vào máy tính, sau đó được xử lý bởi phần mềm, như vậy công việc phân tích, đánh giá sẽ tiết kiệm thời gian và cho kết quả chính xác, tiết kiệm được chi phí.
2.2.2. Thực trạng cơng tác đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của lực lượng bán hàng tại công ty TNHH Marksys Việt Nam
2.2.2.1. Thực trạng xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá
Bảng 2.5: Một số tiêu chuẩn dùng để đánh giá nhân viên bán hàng của công ty TNHH Marksys Việt Nam
Tiêu chuẩn Cụ thể
Tiêu chuẩn kết quả bán hàng
Doanh số bán hàng bằng tiền 30 triệu/nhân viên/ tháng Doanh số bán cho khách hàng
mới
10 triệu/nhân viên/tháng
Tổng doanh số bán hàng 500-1000 sản phẩm/ nhân viên/tháng Số lượng khách hàng mới 70-150 khách mở mới/nhân viên/
tháng
Số lượng khách mất đi 20-30 khách/ nhân viên/tháng Chi phí bán hàng 2-5 triệu/nhân viên/ tháng Tiêu chuẩn
nền tảng
Tổng số lượng hàng dự trữ 50-100 chai/ nhân viên/ tuần
Đồng phục -Luôn luôn phải mặc đồng phục
-Khơng mặc sẽ bị phạt tài chính Tinh thần làm việc nhóm Nhân viên khuyến khích tham gia các
hoạt đơng tập thể, đội nhóm
Kiến thức sản phẩm Bắt buộc phải thuộc các đặc điểm sử dụng, cấu tạo, giá cả của sản phẩm Ý thức tổ chức kỷ luật -Nghỉ tối đa 3 buổi/ tháng/ nhân viên
-Nghỉ lâu phải có xác nhận của giám đốc
Số lần gọi điện cho khách hàng Mỗi nhân viên gọi khoảng 10-120 cuộc/ngày
viên
( Nguồn: phòng kinh doanh)
Các tiêu chuẩn đánhg giá lực lượng bán hàng của cơng nhìn chung khá đầy đủ. Các tiêu chuẩn đánh giá gồm cả các chỉ tiêu về đánh giá con người và đánh giá hiệu quả công việc. Tuy nhiên ở cơng ty có hai lực lượng bán hàng chính, đó là lực lượng bán hàng tại thị trường và tại văn phòng. Đặc điểm của hai loại này là khác nhau. Nhân viên bán hàng tại văn phịng thì điểm bán là tại văn phòng, họ bán hàng qua các cuộc điện thoại cho khách. Cơng việc chủ yếu là chăm sóc khách hàng. Cịn loại cịn lại thì thường xun phải đi ngồi thị trường, gặp gỡ và tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Vì vậy nếu sử dụng cùng loại chỉ tiêu để đánh giá thì mức độ chính xác sẽ khơng cao. Công ty cần đề ra các định mức cụ thể cho từng loại lực lượng bán, như thế kiểm soát sẽ dễ hơn và nhân viên sẽ nắm được cụ thể mục tiêu cơng việc của mình, như vậy họ sẽ làm việc hiệu quả hơn.
2.2.2.2. Thực trạng công tác tổ chức thực hiện đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của lực lượng bán hàng.
- Bước 1: Giao nhiệm vụ cho nhân viên: Nhiệm vụ được giao cho từng nhân viên. Ở công ty TNHH Marksys Việt Nam, mỗi nhân viên bán hàng sẽ chịu trách nhiệm bán hàng tại một khu vực nhất định. Các nhân viên được ấn định mục tiêu về doanh số và thời gian trước khi bắt đầu thực hiện công việc.
- Bước 2: Sau thời gian thử thách, thường là một tháng. Nếu nhân viên hoàn thành hoặc vượt mức mục tiêu thì sẽ được khen thưởng và nếu nhiều lần như vậy sẽ được cân nhắc lên vị trí mới. Cịn nếu nhân viên khơng đạt được mục tiêu tối thiểu, thì sẽ được nhắc nhở và chỉ dẫn mặt cịn yếu kém để nhân viên đó tiếp tục cố gắng.
- Bước 3: Sau thời gian được nhắc nhở nếu hồn thành tốt cơng việc thì sẽ quay lại bước 2 tức là khen thưởng và cân nhắc thăng tiến. Cịn nếu vẫn chưa đạt được thì sẽ bị kỷ luật và đưa ra thời gian thử thách cuối cùng.
- Bước 4: Sau thời hạn thử thách cuối cùng, nếu nhân viên thực hiện được cơng việc thì sẽ giữ ở lại, đào tạo thêm. Nhưng nếu vẫn khơng thể hồn thành cơng việc thì buộc phải nghỉ việc
Hình 2.4: Sơ đồ quy trình đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của lực lượng bán hàng cơng ty TNHH Marksys Việt Nam.
(Nguồn: phịng kinh doanh)
Giao nhiệm vụ cho nhân viên
Nhắc nhở, chỉ dẫn mặt yếu kém
Đào tạo chuyên sâu, thăng chức, tăng lương
Kỷ luật, đưa ra thời gian thử thách
Kiểm sốt q trình thực hiện
Tiếp tục kiểm sốt
Khen thưởng, thưởng tài chính, biểu dương
Cho thôi việc Tiếp tục đánh giá sự tiến bộ Thực hiện tốt Chưa đạt yêu cầu Thực hiện tốt Thực hiện tốt Thực hiện tốt Chưa đạt yêu cầu Chưa đạt yêu cầu Chưa đạt yêu cầu
2.2.2.3. Phương pháp đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của lực lượng bán hàng.
- Phương pháp mức thang điểm:
Bảng 2.6: Bảng đánh giá nhân viên qua mức thang điểm công ty TNHH Marksys Việt Nam
Các chỉ tiêu Mức điểm tối
đa Chỉ tiêu kết quả bán hàng Doanh số hàng bán 15 Số lượng hợp đồng 15 Số khách mở mới 10 Số lượng phàn nàn của khách 5 Số lượng khách mất đi 10 Chi phí bán hàng 10 Lợi nhuận bán hàng 10 Chỉ tiêu nền tảng Xây dựng kế hoạch bán hàng 5
Thực hiện quy định công ty 10
Nộp báo cáo bán hàng 10
( Nguồn:Phịng nhân sự- Cơng ty TNHH Marksys Việt Nam
- Công ty đưa ra mẫu điểm cho từng chỉ tiêu. Tổng mức điểm cho mỗi nhân viên là 100 điểm. Các nhân viên có số điểm dưới 60 điểm được đánh giá là yếu kém, sẽ bị nhắc nhở và được hướng dẫn, chỉ ra mặt yếu kém. Từ 60-80 điểm là bình thường, được đào tạo và nâng cao kiến thức, kỹ năng. Từ 80-95 điểm là thực hiện tốt, và trên 95 điểm là thực hiện xuất sắc, ở mức điểm này nhân viên sẽ được khen thưởng và được theo dõi để thăng tiến. Có thể thấy các chỉ tiêu này bao gồm hai loại đó là đặc điểm liên quan đến cơng việc và đặc điểm liên quan đến cá nhân .Tuy nhiên thì các chỉ tiêu về tiêu chuẩn nền tảng thì cịn hạn chế, mới chỉ có một vài chỉ tiêu và chưa đánh giá cụ thể cho từng nhân viên trong phịng kinh doanh. Cơng ty cần xây dựng bảng đánh giá cho từng nhân viên để có thể biết được chính xác năng lực của họ.
- Ngồi ra thì các phương pháp như xếp hạng hay đánh giá theo cặp cũng được công ty sử dụng, tuy nhiên không thường xuyên và chỉ sử dụng đối với một số nhân viên, tùy theo giám sát hoặc giám đốc chỉ định theo dõi.
2.3.Các kết luận về thực trạng cơng tác kiểm sốt bán hàng của công ty TNHH Marksys Việt Nam.
2.3.1. Những thành cơng trong hoạt động kiểm sóat bán hàng của cơng ty:
Trong những năm vừa qua hoạt động kiểm sốt bán hàng của cơng ty diễn ra tương đối hiệu quả, thể hiện ở kết quả hoạt động kinh doanh bảng 1, lợi nhuận của công ty tăng liên tục qua các năm. Cụ thể :
- Cơng ty có các giám sát bán hàng ở từng khu vực, các giám sát này làm việc tích cực với nhân viên của mình. Thường xuyên theo dõi tình hình bán hàng của nhân viên và doanh số đạt được từ đó có cái nhìn chính xác cho việc kiểm sốt và định hướng chiên lược cho công ty.
- Công ty xây dựng và duy trì được hệ thống nhà cung cấp, khách hàng cũ khá tốt. Điều đó làm giảm những rủi ro, và giúp hoạt động kiểm sốt bớt khối lượng cơng việc.
- Văn hóa của cơng ty mạnh, có nét đặc trưng nên tạo được động lực lớn cho nhân viên làm việc
- Cơng tác đánh giá, chính sách đãi ngộ tương xứng với năng lực, nên tào đạo được nhiều nhân viên bán hàng giỏi.
Những thành tích này của cơng ty đạt được , một phần là do chiến lược đúng đắn của ban quản trị cơng ty, mặt khách là nhờ có sự kiểm sốt chặt chẽ từ phía lãnh đạo đã làm cho nhân viên làm việc hiệu quả, đem lại lợi ích cho công ty.
2.3.2. Các hạn chế và nguyên nhân
Một số hạn chế:
- Các tiêu chuẩn kiểm sốt của cơng ty cịn khá đơn giản, số lượng các chỉ tiêu cịn ít và chưa rõ ràng, cụ thể. Đa số công ty chỉ sử dụng các tiêu chuẩn về kết quả bán hàng để đánh giá, chưa quan tâm nhiều đến các tiêu chuẩn nền tảng.
- Phần đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên cơng ty đánh giá gộp cho cả hai lực lượng bán hàng tại thị trường và lực lượng trên văn phòng, như vậy bị chồng chéo, khơng đánh giá được chính xác, và nhân viên cũng khó có mục tiêu cụ thể để làm việc.
sự theo quy trình. Đặc biệt quy trình đánh giá thành tích của nhân viên cịn đơn giản,chưa thể hiện được sự kỳ vọng hay khơi gợi tinh thần làm việc trong nhân viên.
Nguyên nhân:
- Công ty TNHH Marksys Việt Nam là công ty mới ra đời, quy mơ cịn nhỏ nên hoạt động kiểm sốt chưa chun nghiệp, cơng ty cũng chưa chú trọng hoạt động này.
- Lợi nhuận tăng trong khi cơng ty chưa q chú trọng hoạt động kiểm sốt, đó là do tình hình kinh tế của nước ta trong những năm hội nhập đều có sự phát triển đi lên,