Điều đầu tiên ảnh hưởng đến việc đàm phán giữa doanh nhân Việt Nam và doanh nhân Nhật Bản, đó chính là rào cản về ngơn ngữ.Trong tiếng Nhật, có nhiều cách nói khác nhau để diễn đạt cùng một nội dung.Sắc thái tôn ti trật tự trong xã hội Nhật Bản thểhiện rõ trong ngôn ngữ xưng hơ và hình thức chào hỏi
đối với từng đối tượng cụ thể.Việc này được thực hiện nhờ một loại từgọi là kính ngữ. Kính ngữ được sử dụng trong các tìnhhuống khác nhau để thể hiện sựlễ phép, kính trọng hoặc khiêm nhường. Và doanh nhân Việt Nam khi sử dụng tiếng Nhật để đàm phán với người Nhật cũng phải tuân thủ những lối nói này.
3.Ảnh hưởng của cách ứng xử đến giao tiếp và đàm phán:
Những biểu hiện đầu tiên trong quá trình giao tiếp của người Nhật là thực hiện những nghi thức chào hỏi.Tất cả các lời chào của người Nhật bao giờ cũng phải cúi mình và kiểu cúi chào như thế nào phụ thuộc vào địa vị và mối quan hệ của mỗi người.Một quy tắc bất thành văn là “người dưới” bao giờ cũng phải chào “người trên” trước.
Khi bước vào tiếp xúc, sau những lời chào xã giao, với cương vị chủ nhà, họ thường chủ động đi vào vấn đề cần bàn bạc trước.Lúc câu hỏi được đưa ra có nghĩa là cơng việc đã chính thức bắt đầu.Trong khơng khí căng thẳng, nếu bạn tạo được tình huống vui vẻ gây cười thì bạn có được ấn tượng tốt đối với họ, nhưng nên dừng lại đúng lúc.Bạn không nên đưa ra những ý kiến chệch với vấn đề đang bàn trong lúc người Nhật đang thực thi nhiệm vụ hoặc đang suy nghĩ.Bạn sẽ bị đánh giá là thiếu nghiêm túc, thậm chí sẽ gây ác cảm với họ.
Người Nhật ln coi đàm phán như một cuộc đấu tranh nhưng đồng thời người Nhật lại khơng thích tranh luận chính diện với đối thủ đàm phán.Khi họ cho rằng mình đúng mà đối phương tiếp tục tranh luận thì họ nhất định sẽ không phát biểu thêm.Họ cũng tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp, co cụm và không áp dụng hành động nếu như họ cho rằng họ chưa suy nghĩ được thấu đáo mọi vấn đề.
4.Ảnh hưởng của phong cách làm việc đến giao tiếp và đàm phán:
Nhật Bản tuy là một nước Châu Á nhưng lại là một nước công nghiệp phát triển và phong cách làm việc của họ phần nào mang tính cơng nghiệp cao của phương Tây. Điều đó thể hiện rõở tính chính xác vềgiờgiấc của người Nhật. Người Nhật Bản luôn đúng hẹn. Nhân viên công ty luôn được yêu cầu phải đến đúng giờ, tuyệt đối không được để khách chờ. Việc đến trước giờ hẹn ít nhất 5 phút được coi là ý thức cơ bản đối với người đi làm. Tuy nhiên cũng khơng nên có mặt q sớm so với giờ hẹn, nên cách tốt nhất là đến nơi hẹn sớm trướcmột chút nhưng chỉ xuất hiện đúng vào giờ đã hẹn.Một điều nữa cần lưu ý là nên hẹn qua điện thoại trước khi đến thăm một công ty. Đó được coi là phép lịch sựtrong giao tiếp cơng việc ở Nhật Bản. Nếu vì lý do gì đó khơng thể đến đúng giờhẹn
thì phải gọi điện thoại trước. Các doanh nhân Việt Nam khi đến làm việc ở Nhật Bản cần chú ý điều này.
5.Nghi thức trong giao tiếp với người Nhật Bản:
Khơng ít doanh nhân nước ngoài nêu lên tầm quan trọng của danh thiếp trong xã hội Nhật Bản, và các thương gia Việt Nam cũng biết điều này. Trong nền văn hóa Nhật Bản, một người thường giới thiệu bản thân cùng với tên cơng ty của họ, ví dụ “Tôi là Suzuki của công ty Sony”, nên danh thiếp có một ý nghĩa quan trọng. Khi gặp gỡ người Nhật Bản, đầu tiên nên cúi chào và bắt tay nhẹ, tránh giao tiếp bằng mắt, sau đó thì trao danh thiếp. Điều này đặc biệt quan trọng với lần gặp gỡ đầu tiên: khi làm quen lần đầu, bao giờ người Nhật cũng trao đổi danh thiếp, từ đó bắt đầu quan hệ. Một quy tắc bất di bất dịch là bạn phải luôn mang theo danh thiếp để có thể trao khi cần. Qn khơng mang danh thiếp ở một cuộcgặp gỡ công việc thật là một sai lầmtai hại. Nếu một người trao cho bạn danh thiếp của họ mà bạn khơng có để trao lại thì bạn bị coi là khơng quan tâm đến việc tạo dựng mối quan hệ với họ.
Cùng với sự phát triển của kỹ thuật tiên tiến, rất nhiều phương tiện phục vụ cho kinh doanh như điện thoại di động, máy nhắn tin, máy tính cá nhân xách tay, sổ tay điện tử... dần dần trở nên phổ biến, xong có những thứ ln giữ vị trí quan trọng, đó là danh thiếp và con dấu. Ở Việt Nam, chúng ta dùng con dấu song song với việc dùng chữ ký. Nhưng ở Nhật Bản thì quy định phải đóng dấu trên các văn bản chính thức chứ khơng dùng chữ ký. Chữ ký khơng có hiệu lực pháp lý, do vậy các cá nhân cũng như cơng ty đều có con dấu riêng của mình và dùng nó trong các văn bản chính thức.