2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty
2.2.2. Phân tích tình hình bố trí nhân sự trong cơ cấu bộ máy của Công ty TNHH sản
xuất và thương mại EFICA
Bảng 1.3: Số lượng lao động các phịng ban
Đơn vị tính: Người
Phịng ban Số lượng
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Ban quản trị 3 3 3 Phịng tài chính - kế tốn 1 2 2 Phịng kinh doanh 7 8 7 Phòng kỹ thuật vận chuyển 2 2 1 Phòng xuất – nhập kho 1 1 2 Phòng bảo hành 0 1 1 Phịng bán hàng cơng trình 6 5 5 Phịng bán bn, bán lẻ 7 6 4 Tổng số lao động 27 28 25 (Nguồn: Phịng Tài chính Kế tốn)
Tuy thời gian thành lập của công ty chưa lâu nhưng số lượng lao động của công ty đến nay ngày càng hướng tới chất lượng hơn là số lượng. Sự phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh của Cơng ty nên lượng lao động có trình độ đại học chiếm chủ yếu. Ngày nay Công ty đang phải đối mặt với thị trường cạnh tranh rất phức tạp, riêng mảng kỹ thuật của cơng ty cần lao động có kinh nghiệm, tay nghề tốt, hiểu biết về vật liệu xây dựng cơ bản. Nhìn chung trình độ nhân viên của Cơng ty đã đáp ứng rất tốt yêu cầu công việc, họ linh hoạt trong việc phối kết hợp với phòng ban khác để đạt được mục tiêu đã đề ra. Do đó, cơ cấu tổ chức của công ty phải là cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng như vậy mới dễ dàng phân công lao động, dễ quản lý và phân quyền,
Theo Ơng Trần Ngun, quy mơ cơng ty cịn nhỏ nên ban quản trị của cơng ty có 3 người là hợp lý. Phịng kế toán với số lượng 1 – 2 người là hợp lý với quy mô của công ty, cũng hợp với đặc điểm tính chất cơng việc của cơng ty. Phịng tài chính kế tốn hiện nay khơng những đảm nhiệm cơng việc tài chính của Cơng ty mà họ cịn đảm nhiệm thêm cả công việc vốn là của phịng nhân sự, vì vậy cần bổ sung thêm phịng nhân sự với số lượng chỉ cần 1 người để quản lý công việc giấy tờ, quản lý chất lượng nhân sự,.... Cịn các phịng ban khác, nhìn vào thì tưởng là thiếu nhưng thực ra, số lượng như vậy là hợp lý.
Nhìn vào bảng 1.3 ở trên, ta thấy được số lượng lao động của 2 phòng bán hàng và phòng kinh doanh từ năm 2015 đến năm 2017 có giảm xuống. Theo như kết quả phỏng vấn Giám đốc Trần Nguyên, cơng ty cũng đã muốn nhân sự của phịng kinh doanh tăng lên (cụ thể là số lượng năm 2016 tăng lên so với năm 2015) để theo kịp với số lượng ngày càng đông của khách hàng, nhưng lý do số lượng lao động của phịng năm 2017 có giảm xuống so với năm 2016 cụ thể là do khâu tuyển dụng nhân sự chưa thực sự sát sao, nhân viên mới vào vì trình độ là Đại học, họ muốn một cơng việc phù hợp, nhẹ nhàng mà cơng việc kinh doanh thì có sự đặc trưng là đi thị trường, tìm và hiểu được thị trường nên họ đã nghỉ việc vì khơng đáp ứng được u cầu cơng việc. Cịn với phịng bán hàng cơng trình và phịng bán bn, bán lẻ có số lao động giảm trong các năm là do Ban Giám đốc muốn tinh gọn nhân sự, tiết kiệm chi phí trả lương lao động hơn nữa hiện nay việc phân phối sản phẩm ở các điểm bán đã có những cơng nghệ mới, sử dụng phần mềm thông minh hơn nên công việc bán hàng cũng dễ dàng và tiết kiệm hơn rất nhiều, công ty không cần phải thuê nhiều nhân sự như các năm trước đây nữa. Việc này đã làm quá trình quản lý bán hàng của cơng ty thêm phần đơn giản, chính xác hơn rất nhiều.
Theo như kết quả phỏng vấn Phó Giám đốc cơng ty – một người đã gắn bó với Cơng ty từ ngày đầu thành lập đến nay, ông cho rằng số lượng nhân viên qua các năm là có sự thay đổi nhưng khơng đáng kể, sự thay đổi ngày càng hướng tới sự tinh gọn này dựa trên sự phù hợp, đáp ứng được yêu cầu, mục tiêu cơng việc. Nhưng cho đến nay thì vẫn rất cần có sự bố trí cho phù hợp hơn nữa với nhiệm vụ đề ra, sao cho đảm bảo được chất lượng công việc, hướng tới mở rộng quy mô doanh nghiệp. Và theo
ơng, việc bố trí nhân sự chưa phù hợp với chun mơn của họ, nguyên nhân do việc tuyển dụng của công ty.
Mảng thương mại của công ty cũng đang trên đà phát triển, theo kết quả phỏng vấn của Giám đốc và các nhân viên khác thì họ cho rằng số lượng nhân viên kinh doanh hiện có chưa đủ đáp ứng nhu cầu, cơng ty cần tăng thêm số nhân viên của phịng kinh doanh. Phịng bảo hành - chăm sóc khách hàng chỉ có 1 nhân viên quá đơn giản, mặt khác cơng ty chưa có phịng marketing, mà hoạt động marketing là rất cần thiết hơn nữa cơng việc chăm sóc khách hàng cũng gần với cơng việc marketing, nên cơng ty nên chuyển phịng này thành phòng marketing và tăng số lượng nhân viên.
Theo như kết quả phỏng vấn Giám đốc và đại diện nhân viên trong Cơng ty thì đều thu được cùng một câu trả lời về mức lương trả cho nhân viên hiện tại đang ở mức phù hợp, đánh giá được đúng hiệu quả công việc và năng lực của từng người. Và cần phải nhắc tới là văn hóa trong cơng ty thì ln được giữ vững do những chính sách đãi ngộ, cơ chế thưởng – phạt, khen thưởng – kỷ luật rất linh hoạt và mang đậm hình ảnh của nhà quản trị.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh và quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ hiệu quả, cơng ty cần có một cơ cấu tổ chức và hoạt động phân quyền hợp lý. Do đó, cần xem xét, hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH sản xuất và thương mại EFICA.
2.2.3. Phân tích tình hình phân quyền của Cơng ty TNHH sản xuất và thương mại EFICA.
Ta thấy tình hình phân quyền của cơng ty cịn nhiều hạn chế. Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm không phù hợp chiếm tới 33,33% ý kiến đánh giá; phân chia nhiệm vụ cho nhân viên chưa phù hợp chiếm 66,67% ý kiến đánh giá. Có lẽ là do bộ máy cơ cấu tổ chức chưa được hoàn thiện và hợp lý dẫn đến việc phân quyền và nhiệm vụ, trách nhiệm không phù hợp. Đặc biệt, qua phỏng vấn, giám đốc cũng đã trả lời là có thể việc phân quyền vẫn chưa hợp lý, nhiều lúc ông thấy q nhiều cơng việc phải đến tay mình giải quyết, giao cho người khác lại không yên tâm.
Các nhân viên trong các phịng ban chưa có sự phối hơp tốt, chưa nhận định được sức mạnh của việc làm việc nhóm, do đó có đa số các ý kiến đánh giá quan hệ giữa các
động giữa các phòng ban còn ở một chừng mực nào đó, chưa có một sự gắn kết chặt chẽ, dẫn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chưa đạt được hiệu quả như mong đợi.
Theo Ông Trần Nguyên cho biết việc phân quyền hiện nay của Công ty cũng chưa thực sự hợp lý. Sự phân quyền chưa rõ ràng, chưa hợp lý, quyền hành tập trung nhiều vào Giám đốc, mức độ phân quyền cho cấp dưới cịn nhiều hạn chế, khơng xác định rõ quan hệ về quyền lợi và trách nhiệm, chức năng nhiệm vụ của các phịng ban, cịn xảy ra tình trạng chồng chéo cơng việc, sự phối hợp giữa các phòng ban vẫn chưa thực sự được tốt. Hơn nữa việc phân chia cơng việc cịn chưa phù hợp với sức của từng người do chưa có căn cứ nào để phân chia công việc mà chủ yếu là do yếu tố chủ quan của Giám đốc khi giao việc. Công việc giao cho nhân viên chưa được lên kế hoạch cụ thể theo đúng lịch trình làm việc mà đơi khi cịn bộc phát, phát sinh liên tục khiến nhân viên rất hay bị động, xử lý công việc kém và dẫn đến hiệu quả thấp. Trang thiết bị của Cơng ty cũng cịn một số yếu kém, cần nâng cấp thêm khá nhiều vì thế nhiều khi xử lý cơng việc chậm và hay gặp trục trặc khi làm việc với máy móc, cơng nghệ. Yếu tố con người là yếu tố rất quan trọng trong tổ chức, để có thể phát huy tối đa khả năng của nhân viên trong công ty, cơng ty cần có q trình phân quyền hợp lý, để có thể phát huy tinh thần sáng tạo trong cơng việc, khơng làm hạn chế tầm nhìn, tăng sự phối hợp trong công việc giữa các bộ phận trong công ty.
Trình độ nhân viên trong cơng ty chưa đồng đều và yếu ngoại ngữ, khả năng giao tiếp hạn chế vì vậy vẫn cịn một số nhân viên chưa đáp ứng được yêu cầu công việc nhất là việc giao tiếp với đối tác. Nhiệm vụ của các nhân viên chưa được phân công rõ ràng nên nhiều lúc khơng kiểm sốt được ai đã làm đến giai đoạn nào của công việc, mức độ đạt được là đến đâu. Từ đó thấy rõ được sự phối hợp giữa các phòng ban chưa thực sự nhịp nhàng, đạt hiệu quả. Vì vậy trong thời gian tới cơng ty có chính sách cho nhân viên đi học một số khóa nghiệp vụ về xuất – nhập hàng hóa, về cách thức thi cơng, vận chuyển,...nhằm nâng cao trình độ, nghiệp vụ cũng như cơng tác xử lý công việc của nhân viên.
Cịn theo kết quả điều tra về phía nhân viên, cũng có đến 90% cùng câu trả lời về tình hình phân quyền. Họ tự nhận thấy rằng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn đã có sự phân định, nhưng cịn có sự chồng chéo, khơng đạt được hiệu quả trong cơng việc
họ đảm nhận, chính vì thế mà nhân viên trẻ được tuyển dụng vào cơng ty khơng được lâu thì nghỉ việc, điều đó cho thấy được năng lực phân chia quyền hạn còn hạn chế. Các phòng ban tổ chức phối hợp chưa thực sự chặt chẽ và chuyên nghiệp, làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc được giao và ảnh hưởng đến tâm lý người lao động. Chính nhân viên cũng nhận thấy được vấn đề: Giám đốc phải đảm nhiệm quá nhiều cơng việc, bị chồng chéo nên ít có thời gian cho việc xây dựng mục tiêu, chiến lược kinh doanh cũng như khơng có thời gian để nhìn lại tình hình cơ cấu tổ chức giữa các phịng ban trong từng giai đoạn. Họ nhận thấy làm việc trong tình hình thị trường đầy tính cạnh tranh, cạnh tranh cả về mẫu mã, chất lượng sản phẩm – dịch vụ, có q nhiều đối thủ từ trong và ngồi nước nên họ rất cần sự chun mơn hóa trong cơng việc, mong muốn được học tập và góp sức hồn thiện bản thân để gắn bó hơn nữa với cơng việc, với công ty.
2.3. Các kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHHsản xuất và thương mại EFICA sản xuất và thương mại EFICA
2.3.1. Những ưu điểm và nguyên nhân
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, cùng với sự biến đổi không ngừng của nền kinh tế, công ty cũng đã đưa ra một số điều chỉnh về cơ cấu tổ chức để có thể phù hợp với tình hình kinh doanh và phát triển. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH sản xuất và thương mại EFICA phần nào đã đáp ứng được yêu cầu của lĩnh vực kinh doanh.
Cơng ty có một đội ngũ các nhà quản trị có trình độ chun mơn, trình độ văn hóa cao, có năng lực,… đủ khả năng để đảm nhận những vị trí đã được giao cho. Đội ngũ nhân viên trong công ty đã phần nào đáp ứng được u cầu của cơng việc, có đủ trình độ chun mơn để đảm nhiệm và phụ trách các công việc được giao, luôn tuân thủ theo đúng chỉ đạo từ cấp trên, có tinh thần trách nhiệm cao.
Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng phù hợp với quy mơ và hình thức kinh doanh của cơng ty, đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung. Tính thống nhất chỉ huy của ban lãnh đạo luôn được đảm bảo hành đầu. Ban lãnh đạo cơng ty có thể quan sát tổng thể và chi tiết hoạt động của cơng ty, để có thể đưa ra những điều chỉnh hợp lý và kịp thời trước sự biến đổi của thị trường, đảm bảo cho hoạt động đầu tư, kinh doanh của công ty
mang lại hiệu quả kinh tế cao và đảm bảo thực hiện thành công các chiến lược kinh doanh của công ty.
Công ty đã xây dựng được một môi trường văn hóa doanh nghiệp tốt, mơi trường làm việc thân thiện, hịa đồng và cùng giúp nhau phát triển.
Công ty ln tạo điều kiện tốt nhất cho các phịng ban chức năng và nhân viên được hồn thành nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó, thái độ nhiệt tình và đồn kết của nhân viên trong cơng ty cũng là một địn bẩy để thực hiện tốt các mục tiêu hoạt động của công ty.
2.3.2. Những nhược điểm và nguyên nhân
Bên cạnh những thành công đạt được, cơ cấu tổ chức của cơng ty cịn có những hạn chế như:
Việc lựa chọn mơ hình cơ cấu tổ chức là phù hợp với quy mô và đặc điểm của công ty, tuy nhiên để đáp ứng được nhu cầu của sự phát triển trong thời gian tới cần phải có sự điều chỉnh về cơ cấu tổ chức cho phù hợp.
Sự phối hợp giữa các phòng ban trong cơng ty cịn chưa thực sự được tốt, chức năng nhiệm vụ cịn bị chồng chéo, q trình truyền đạt và phản hồi thơng tin chưa được tốt dẫn tới hoạt động của các phòng ban chưa mang lại hiệu quả cao.
Hiện tại, khối nghiệp vụ của phòng ban kỹ thuật vận chuyển, phòng bán bn bán lẻ, phịng bán hàng cơng trình, phịng bảo hành đảm nhiệm cơng tác logistic, quản lý chứng từ, tờ khai thuế và hải quan,… đảm bảo quá trình vận chuyển, lưu kho đến các thị trường mới, số lượng công việc khá nhiều và khá phức tạp như hiện nay nên nếu khơng có sự bố trí khoa học và hợp lý sẽ không mang lại hiệu quả cho công việc.
Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là cung cấp các sản phẩm về xây dựng và sau đó là q trình theo dõi để bảo hành khi cần thiết; tìm kiếm khách hàng bán bn bán lẻ, khách hàng cơng trình ở khắp đất nước mà hiện tại cơ cấu tổ chức của cơng ty chưa có phịng ban phụ trách nghiên cứu thị trường và triển khai các hoạt động tại các thị trường khác nhau, công tác này vẫn do khối doanh nghiệp của công ty đảm nhiệm, trong khi đó khối nghiệp vụ thực hiện khá nhiều cơng tác và nhiệm vụ, vì vậy cơng tác tìm kiếm và nghiên cứu thị trường chưa thực sự đạt hiệu quả.
Sự phân quyền chưa rõ ràng, quyền hành vẫn tập trung phần lớn vào Ban giám đốc, mức độ phân quyền cho cấp dưới còn hạn chế. Thiếu một số phịng ban khiến cơng việc trong công ty phân bổ chưa hợp lý, công việc chồng chéo khiến cho năng suất lao động chưa cao.
Do điều kiện cịn khó khăn, quy mơ hoạt động của cơng ty chưa lớn, số lượng công việc lại hạn chế. Vì vậy tạo lên điều kiện làm việc quá tải cho một bộ phận công nhân viên. Bộ máy quản trị phân theo chức năng, các bộ phận làm việc độc lập, việc phân giao quyền cho các bộ phận, phịng ban theo chun mơn song cơ chế chưa quy định thống nhất nên đơi khi sự phối hợp giữa các phịng ban chưa tốt, xảy ra tình trạng bất hợp tác làm ảnh hưởng tới kết quả thực hiện cơng việc.
Do tình hình thay đổi nhanh chóng nên bộ máy quản trị của cơng ty ít nhiều cũng bị ảnh hưởng, chưa kịp thay đổi thích nghi. Ngồi ra cán bộ của cơng ty cịn trẻ chưa nhiều kinh nghiệm, cịn thiếu kĩ năng. Cơng nhân chủ yếu là lực lượng lao động phổ thơng từ nơng thơn ra nên tính kỷ luật chưa cao.
CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CƠNG TÁC HỒN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ
THƯƠNG MẠI EFICA
3.1. Mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty EFICA
3.1.1. Mục tiêu của công ty
- Mục tiêu ngắn hạn: Mục tiêu mà công ty muốn đạt được trong những giai đoạn tới