3.3. Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty
3.3.2 Hồn thiện cơng tác phân quyền của công ty
Mạnh dạn hơn trong công tác phân quyền: Giám đốc cần giao bớt quyền hành và trách nhiệm cho Phó giám đốc trên từng lĩnh vực; tăng thêm quyền quyết định cho các trưởng phòng. Việc làm này giúp cho Giám đốc giảm áp lực công việc, tập trung giải quyết cơng việc cấp bách hơn. Mặt khác, nó cịn là cơ hội cho nhà quản trị các cấp có cơ hội thể hiện mình và rèn luyện kỹ năng quản lý tổng hợp.
Tăng cường sự phối hợp giữa ban giám đốc với phịng ban; giữa các phịng ban với nhau trong cơng ty.
Sự phối hợp giữa các cấp quản lý có những lợi ích nhất định khi triển khai hoạt động kinh doanh. Giữa nhà quản trị với các phòng ban, sự phối hợp đó giúp cho cơng tác ra quyết định và tiếp nhận quyết định được chính xác và hiệu quả. Cịn giữa các phịng ban, sự phối hợp nhịp nhàng cho phép cơng việc của từng bộ phận diễn ra suôn sẻ cũng như của hoạt động của toàn bộ cơng ty… Do đó, cơng ty cần tăng cường khai thác thế mạnh của từng mối quan hệ này. Để có thể làm đạt được mối quan hệ tốt đẹp đó, cơng ty cần chú ý những điều sau:
- Lãnh đạo luôn phải gương mẫu để nhân viên học tập; luôn thân thiện cởi mở tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên. Lãnh đạo là người có trách nhiệm cao, khơng thối thác đùn đẩy cho cấp dưới.
- Quan hệ giữa lãnh đạo với cấp dưới phải tạo ra sự chân thành, cởi mở. Cấp dưới tuân thủ chỉ đạo của cấp trên, ngược lại cấp trên cần tơn trọng lắng nghe ý kiến đóng góp của cấp dưới.
- Trong việc phân công nhiệm vụ, giao quyền cho cấp dưới phải dựa trên cơ sở phân công một cách khoa học, rõ ràng, hợp lý tránh gây sự chồng chéo cơng việc giữa các phịng ban, giữa các nhân viên với nhau và tình trạng phân phối quyền lợi không công bằng. Ban lãnh đạo cần đánh giá kết quả kết quả đạt được của nhân viên một cách chính xác để trên cơ sở đó có chính sách thưởng phạt cơng minh, tránh tình trạng mất đồn kết trong cơng ty.
- Cơng ty cần xây dựng cho mình một kênh thông tin khoa học và thông suốt từ cấp cao cho đến các nhân viên; thiết lập một chế độ báo cáo đồng bộ trong các phòng ban; tăng cường sự giao lưu giữa các phịng ban trong cơng ty.
- Công ty đặc biệt quán triệt tư tưởng “hợp tác vì lợi ích chung” cho từng nhân viên trong công ty.
3.3.3 Một số giải pháp khác
3.3.3.1. Nâng cao chất lượng công tác bố trí và sử dụng nhân sự trong cơng ty.
Như đã đề cập ở trên, công ty gặp một số vấn đề trong việc sử dụng nhân sự, như là: số lượng nhân viên trong một số phòng ban còn thiếu; phân cơng nhiệm vụ cho nhân viên chưa phù hợp với trình độ năng lực của họ. Trước tình hình đó, cơng ty nên:
- Bổ sung nhân viên có kỹ năng văn phịng và nhân viên có kiến thức, kinh nghiệm trong cơng tác quản trị nhân sự vào phịng hành chính nhân sự.
- Giám đốc cũng như trưởng các bộ phận chức năng cần dựa vào năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân để giao nhiệm vụ cho phù hợp và tạo động lực cho nhân viên khi làm việc.
- Trong quá trình kinh doanh, tránh các đột biến về nhân sự từ vấn đề hưu trí, bỏ việc, thuyên chuyển công tác… công ty nên chủ động xây dựng cơ cấu lao động đa dạng về thâm niên công tác cũng như độ tuổi lao động của nhân viên từng phòng ban.
3.3.3.2 Giáo dục và đào tạo
Giáo dục và đào tạo là một giải pháp hữu ích, giúp cho doanh nghiệp nâng cao trình độ của cán bộ cơng nhân viên, từ đó giúp cơng ty tận dụng tốt hơn những ưu điểm của bộ máy quản trị của cơng ty. Do đó cơng ty có điều kiện hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Do đó cơng ty nên chú trọng giải pháp giáo dục đào tạo. Nâng cao trình độ của nhà quản lý, cử người đi học các công nghệ tiên tiến về để đào tạo công nhân, nhân viên.
3.3.3.3 Xây dựng mơi trường văn hóa của cơng ty
Mơi trường làm việc là yếu tố tác động trực tiếp đến quá trình và kết quả làm việc của cơng nhân viên. Đặc biệt mơi trường văn hóa của cơng ty có ảnh hưởng rất quan trọng đến hiệu quả phối hợp hoạt động của các phịng ban, giữa các cá nhân trong cơng ty. Công ty xây dựng được mơi trường văn hóa sẽ giúp gắn kết được các thành viên và
các phịng ban của cơng ty với nhau, sự phối hợp trở lên nhịp nhàng hơn, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc. Nhân viên coi cơng ty như gia đình thứ hai của mình, họ sẽ gắn bó và làm việc cống hiến hết năng lực cho cơng ty, góp phần làm cho cơng ty ngày càng phát triển.
3.3.3.4 Hồn thiện cơng tác đãi ngộ cơng nhân viên
Cơng tác đãi ngộ nhân viên có vai trị rất quan trọng, nó góp phần đảm bảo đời sống vật chất và tinh thần cho cơng nhân viên, từ đó nâng cao tinh thần làm việc và trách nhiệm của họ với công việc và nhiệm vụ được giao. Để hoàn thiện được cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty, công ty cũng nên xem xét hồn thiện cơng tác đãi ngộ cơng nhân viên. Cải thiện chính sách tiền lương, tăng các khoản hỗ trợ, phúc lợi cho công nhân viên để họ yên tâm làm việc. Họ gắn bó hơn với cơng ty, họ có tinh thần làm việc tốt hơn, có trách nhiệm cao hơn với cơng việc và nhiệm vụ của họ, và họ sẽ hồn thành nhiệm vụ tốt hơn. Từ đó góp phần nâng cao sự tín nhiệm của ban lãnh đạo đối với nhân viên, cơng tác phân quyền được thực hiện nhiều hơn và có hiệu quả hơn.