Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty

3.3. Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty

3.3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty

Dựa trên quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, khoa học tránh sự chồng

chéo, hợp lý và hiệu quả…cơng ty có thể hồn thiện theo hướng sau:

Chuyển phịng dịch vụ - chăm sóc khách hàng thành phịng marketing, phịng này có nhiệm vụ chăm sóc khách hàng và làm hoạt động marketing, làm giảm bớt cơng việc của phịng kinh doanh. Vì lượng cơng việc hiện tại của phịng kinh doanh khá nhiều và lại kiêm nhiệm trên nhiều lĩnh vực. Cụ thể như: vừa triển khai bán hàng vừa làm hoạt động marketing vừa đảm nhiệm về mặt kỹ thuật.

Gộp phòng xuất – nhập kho và phòng kỹ thuật - vận chuyển thành phịng điều hành vì hai phịng này cùng đảm nhiệm về việc nhập và cung cấp sản phẩm của cơng ty.

Bổ sung nhân lực cho phịng kinh doanh vì nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược mở rộng thị trường mặt khác số lượng nhân viên trong phòng chưa đáp ứng được yêu cầu công việc được giao.

Sau khi tiến hành hoàn thiện cơ cấu theo các hướng trên, cơng ty sẽ có cơ cấu mới với nhiệm vụ chức năng, cơ cấu nhân viên mới ở các phòng ban được điều chỉnh:

(Nguồn:Đề xuất của sinh viên)

Sơ đồ 1.2: Mơ hình cơ cấu tổ chức của cơng ty sau khi hồn thiện

Hội đồng thành viên Giám đốc Phó Giám đốc P. Điều hành P. Tài chính – kế tốn P. Kinh doanh P. Marketing P. Hành chính – Nhân sự P. Xuất – nhập kho P. Bán hàng cơng trình Phịng kỹ thuật – vận chuyển Nhân viên hành chính P. Bán bn – bán lẻ Nhân viên nhân sự

 Phòng điều hành:

Bảng 1.4: Bảng số lượng lao động của phịng điều hành

STT Chức danh Số lượng

(Người)

Trình độ

1 Giám sát 1 Đại học

2 Phòng xuất – nhập kho 2 Cao đẳng/ Trung cấp

3 Phòng kỹ thuật – vận chuyển 4 Lao động phổ thông

(Nguồn: Đề xuất của Sinh viên)

Nhiệm vụ chính của phịng điều hành là:

Phịng điều hành có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc công ty trong việc quản lý, điều hành các công việc thuộc các lĩnh vực xuất – nhập sản phẩm, điều hành công việc, thời gian hợp lý nhất cho kỹ thuật – vận chuyển, tìm kiếm, quản lý và điều hành các sản phẩm, đảm bảo nhân lực, tình hình hàng hóa và thời gian hồn thành tốt các dự án.

 Phòng kinh doanh

Bảng 1.5: Bảng số lượng lao động của phịng kinh doanh

STT Chức danh Số lượng (Người) Trình độ 1 Trưởng phịng 1 Đại học 2 Phó phịng 1 Đại học 3 Nhân viên phòng bán hàng cơng trình 5 Cao đẳng/ Trung cấp 4 Nhân viên phịng bán bn, bán lẻ 5 Cao đẳng/ Trung cấp

(Nguồn: Đề xuất của Sinh viên)

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chính sau:

- Tham mưu giúp Ban giám đốc hoạch định các phương án bán hàng, kinh doanh. - Cùng các phòng ban chức năng xây dựng phương án kinh doanh và tài chính.

- Kết hợp với phòng marketing, nghiên cứu thị trường, nguồn hàng, khách hàng trong và ngoài nước để xúc tiến thương mại, mở rộng thị trường phạm vi bán hàng.

- Trực tiếp quản lý và theo dõi việc sử dụng thương hiệu của công ty.

- Tổng hợp, phân tích và lập báo cáo tình hình hoạt động và tình hình kinh doanh tháng, quý, năm và theo yêu cầu của Ban Giám đốc công ty.

 Phòng marketing

Bảng 1.6: Bảng số lượng lao động của phịng marketing

STT Chức danh Số lượng

(Người)

Trình độ

1 Trưởng phòng 1 Đại học

2 Nhân viên 4 Đại học/ Cao đẳng

(Nguồn: Đề xuất của Sinh viên)

Nhiệm vụ và chức năng của phịng làm hoạt động marketing cho cơng ty, tăng cường quảng bá hình ảnh của cơng ty, tìm kiếm thị trường mới, tạo mới và duy trì quan hệ với nhà cung cấp, chăm sóc khách hàng, phối hợp với phịng kinh doanh và phòng điều hành để đảm bảo cung cấp những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Sự thay đổi của các bộ phận, các phịng ban chức năng trong mơ hình này sẽ giúp nâng cao tính chun mơn hóa cơng tác quản trị của ban lãnh đạo cơng ty cũng như của các phịng ban chức năng. Mơ hình vẫn đảm bảo được tính thống nhất và tập trung trong quá trình ra quyết định.

Quá trình hồn thiện cơ cấu tổ chức sẽ kéo dài xuyên suốt cùng với hoạt động kinh doanh, vì thế cơng ty cần lưu ý đến công tác tổ chức bộ máy quản trị sao cho phù hợp với sự thay đổi của các yếu tố khách quan mà vẫn phù hợp với quy mô và hoạt động kinh doanh của công ty. Khi cơ cấu tổ chức mới đi vào hoạt động, lãnh đạo công ty cần tiến hành kiểm tra thường xuyên và liên tục ở các phịng ban để phát hiện những sai sót, yếu kém trong hoạt động quản lý để từ đó có biện pháp tác động kịp thời nhằm hạn chế những rủi ro và tổn thất gây ảnh hưởng đến lợi ích chung của cơng ty.

cần có bản lĩnh vững vàng, trình độ chun sâu để có thể ứng phó linh hoạt trước những thay đổi. Sau khi xây dựng bộ máy tổ chức mới, cần vạch ra những kế hoạch cụ thể để vận hành bộ máy một cách linh hoạt và mang lại hiệu quả.