2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang
2.2.1. Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty CP Xây dựng Xuân Quang qua kết
kết quả nghiên cứu dữ liệu sơ cấp:
Bao gồm: 25 phiếu điều tra Nhân viên trong Công ty với 17 câu hỏi và 15 phiếu điều tra Nhà quản trị mỗi phiếu 20 câu hỏi.
2.2.1.1. Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty CP Xây dựng Xuân Quang.
Bảng 2.7: Kết quả điều tra về cơ cấu tổ chức của Công ty CP Xây dựng Xuân Quang 3 năm 2012, 2013, 2014.
STT Các tiêu chí đánh giá Số phiếu Tỷ lệ (%)
1. Cơ cấu tổ chức tốt 2/40 5%
2. Cơ cấu tổ chức khá tốt 15/40 38%
3. Cơ cấu tổ chức trung bình 16/40 40%
4. Cơ cấu tổ chức kém 7/40 17%
(Kết quả phiếu điều tra trắc nghiệm)
Dưới đây là đánh giá của các nhân viên và Nhà quản trị về thực trạng hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức tại Công ty như sau:
Cụ thể các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của cơ cấu tổ chức như sau:
- Hiệu quả kinh tế: Theo kết quả phiếu điều tra các Nhà Quản trị của Công ty CP
Xây dựng Xuân Quang cho thấy 35% trong số những người điều tra cho rằng tình hình kinh doanh của Cơng ty trong 3 năm qua là tốt. Như vậy, thông qua kết quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty, có thể nói cơ cấu tổ chức hoạt động có hiệu quả.
- Số lượng, trình độ lao động của Cơng ty: Mặt bằng chung về trình độ của đội
ngũ cán bộ, cơng nhân viên trong Cơng ty cịn ở mức thấp, cụ thể theo điều tra khảo sát các Nhà quản trị của Công ty, 65% số người cho rằng hiệu quả làm việc của nhân viên đáp ứng u cầu của cơng việc ở mức độ trung bình và thấp. Số lượng lao động hiện tại của Công ty khá hợp lý với 360 người (năm 2014) và 45% các Nhà quản trị
- Mức độ chun mơn hóa trong cơ cấu tổ chức: Mỗi phịng ban đều có cơng việc, chức năng, nhiệm vụ cụ thể, hoạt động trong phạm vi quyền hạn của mình. Theo kết quả điều tra thu được từ các Nhà quản trị 60% trong số các Nhà quản trị được hỏi cho rằng mức độ chuyên môn hóa trong cơng việc cao trong cơng việc.
- Mối quan hệ về quyền hạn và sự phân bổ quyền hạn trong Công ty: Một số nhân viên được phân công công việc chưa phù hợp với chuyên môn và hạn chế trong việc trao quyền theo đúng phạm vi nhiệm vụ của họ và yêu cầu của công việc, theo kết quả điều tra nhân viên có 35% trong số họ cho rằng khơng phù hợp với năng lực và trình độ chun mơn của họ.
- Mức độ phối hợp hoạt động giữa các phịng ban trong Cơng ty: Giữa các phòng
ban chức năng đã có sự liên hệ, giúp đỡ nhau trong quá trình làm việc. Qua điều tra nhân viên của Cơng ty cho thấy, 35% nói rằng các phịng ban trong Cơng ty có mối liên hệ rất thân thiết với nhau. Chứng tỏ đã có sự phối hợp, chia sẻ thơng tin nhịp nhàng trong q trình làm việc giữa các phịng ban chức năng trong Công ty.
- Điều kiện tổ chức nơi làm việc trong Công ty: Là một doanh nghiệp tồn tại và phát triển trên 15 năm nên máy móc, trang thiết bị đã lạc hậu và hư hỏng, không đáp ứng được yêu cầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, qua điều tra cho thấy 70% cho rằng cơ sở vật chất kỹ thuật chưa đáp ứng được yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, điều kiện tổ chức nơi làm việc cho nhân viên còn nhiều hạn chế.
- Mơi trường văn hóa của Cơng ty: Phát huy truyền thống q báu của mình,
Cơng ty đã xây dựng một mơi trường văn hóa thân thiện, tạo điều kiện cho các thành viên phối hợp, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc
2.2.1.2. Các nhân tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty
Bảng 2.8: Kết quả điều tra mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty CP Xây dựng Xuân Quang.
Chỉ tiêu đánh giá Số phiếu Tỷ lệ (%)
1.Cơ cấu tổ chức 12/40 30%
2.Trình độ nhân lực. 8/40 20%
3.Phương thức kinh doanh 10/40 25%
4.Trình độ phát triển cơ sở vật chất và ứng dụng khoa học 7/40 18%
5.Các nhân tố khác 3/40 7%
Dưới đây là đánh giá của các Nhân viên và Nhà quản trị về mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến kết quả hoạt động Kinh doanh của Công ty như sau:
Biểu đồ 2.2: Mức độ ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động Kinh doanh
- Cơ cấu tổ chức của Công ty:
Cơ cấu tổ chức có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các phòng ban, các chức vụ trong doanh nghiệp, sự sắp xếp này nếu hợp lý, khoa học thì thế mạnh của từng bộ phận và của từng cá nhân được phát huy tối đa hiệu quả bao trùm cả Doanh nghiệp. Ngược lại nếu cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp bất hợp lý, có sự chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ khơng rõ ràng, thì kết quả hoạt động SXKD sẽ khơng cao.
- Trình độ nhân lực: Lực lượng lao động là nhân tố quan trọng liên quan đến
năng suất lao động và hiệu quả hoạt động SXKD. Công tác tuyển dụng được tiến hành nhằm đảm bảo trình độ và tay nghề của người lao động. Công tác tổ chức lao động hợp lý là điều kiện đủ để doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh hiệu quả.
- Trình độ phát triển cơ sở vật chất và ứng dụng khoa học: Doanh nghiệp tự vận động, đổi mới và áp dụng những tiến bộ khoa học hiện đại liên quan đến lĩnh vực SXKD của Doanh nghiệp mình. Sản phẩm, dịch vụ tiên tiến, hiện đại mới có chỗ đứng trong thị trường. Khoa học cơng nghệ phải áp dụng đúng thời điểm, đúng quy trình để tận dụng hết những lợi thế vốn có của nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động đưa sản phẩm dịch vụ chiếm ưu thế trên thị trường.
- Phương thức kinh doanh: Phương thức kinh doanh được xem như một bộ
khung của Doanh nghiệp, nếu có phương thức kinh doanh tốt, khoa học, phù hợp thì Doanh nghiệp mới đạt hiệu quả kinh doanh cao và ngược lại. Đặc biệt là đối với Công ty trong lĩnh vực Xây dựng và Kinh doanh vật liệu thì phương thức kinh doanh càng
2.2.1.3. Bảng kết quả điều tra về số lượng phòng ban:
Bảng 2.9: Kết quả điều tra mức độ phù hợp về số lượng phòng
ban của Cơng ty
Tiêu chí đánh giá Số phiếu Tỷ lệ (%)
Phù hợp 10/40 25%
Chưa phù hợp 30/40 75%
(Nguồn: Kết quả điều tra phiếu trắc nghiệm)
Dưới đây là đánh giá của các Nhân viên và Nhà quản trị về mức độ phù hợp về số lượng phịng ban của Cơng ty như sau:
Theo kết quả điều tra cho thấy 75% các nhân viên và Nhà quản trị cho rằng số lượng các phịng ban trong Cơng ty là chưa hợp lý. Thứ nhất, Cơng ty cần bổ sung thêm Phịng Marketing. Vì hiện tại chức năng và nhiệm vụ của Phòng Marketing đang được Phòng Kinh doanh đảm nhận. Thứ hai, để cơ cấu tổ chức gọn nhẹ và linh hoạt hơn, Công ty nên gộp phòng Kinh doanh VLXD, phòng cơ giới vào Phòng Kinh doanh.
2.2.1.4. Bảng kết quả điều tra về mức độ đóng góp kinh doanh của các phịng ban
Bảng 2.10: Bảng kết quả điều tra về mức độ đóng góp kinh doanh
của các phòng ban. STT Phòng ban Số phiếu Tỷ lệ (%) 1. Phịng kinh doanh 10/40 25% 2. Phịng tài chính kế tốn 3/40 8% 3. Phịng tổ chức hành chính 2/40 5% 4. Phịng Kế Hoạch Kỹ Thuật 4/40 10% 5. Phòng Cơ giới 4/40 10% 6. Phịng nhân sự 3/40 8% 7. Các BCH Cơng trường 10/40 24 %
8. Phòng kinh doanh VLXD 4/40 10%
(Nguồn: Kết quả điều tra phiếu trắc nghiệm)
Dưới đây là đánh giá của các Nhân viên và Nhà quản trị về mức độ đóng góp vào hoạt động Kinh doanh của các phịng ban trong Cơng ty:
Nhận xét: Theo kết quả điều tra, khảo sát ta thấy, Phòng Kinh doanh là phòng
đóng góp vào kết quả hoạt động SXKD của Cơng ty là lớn nhất (khoảng 25%). Với nhiệm vụ của phịng Kinh doanh là tìm hiểu thị trường chủ yếu trong lĩnh vực thầu thi cơng xây dựng, có phương án tăng doanh thu cho Công ty thông qua các kế hoạch cũng như chiến lược kinh doanh phù hợp với từng giai đoạn của thị trường.
- Các Ban chỉ huy Cơng trường có nhiệm vụ lập kế hoạch thi cơng cơng trình theo đúng tiến độ của Hợp đồng, huy động nhân công, tập kết máy thi công, tập kết vật tư phù hợp, hiệu quả, tránh lãng phí cả về nhân lực và vật lực, góp phần to lớn trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Phòng Kinh doanh VLXD và phòng Kế hoạch kỹ thuật: Phịng kinh doanh
VLXD có nhiệm vụ tìm hiểu, theo dõi thị trường về giá các loại VLXD và sự biến động về giá vật tư và các yếu tố đầu vào của Ngành Xây dựng, từ đó có phương án phù hợp để tìm kiếm nguồn hàng sao cho có lợi nhất cho Cơng ty.
- Phòng Kế hoạch kỹ thuật đảm nhận chất lượng và tiến độ các cơng trình thi
cơng, góp phần quan trọng trong việc nâng cao uy tín và gia tăng thị phần cho Cơng ty. - Phòng Cơ giới được đánh giá về mức độ đóng góp kinh doanh là 10%, phịng
- Phịng Tổ chức hành chính có nhiệm vụ chủ yếu trong lĩnh vực tổ chức hội
nghị, các cuộc họp, quản lý tồn bộ tài sản khối văn phịng, ít liên quan về mảng kinh doanh của Cơng ty nên đóng góp ít hơn vào hoạt động kinh doanh của Công ty.
2.2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty CP Xây dựng Xuân Quang quakết quả nghiên cứu dữ liệu thứ cấp: kết quả nghiên cứu dữ liệu thứ cấp:
2.2.2.1. Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Xây dựng Xuân Quang Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
(Nguồn : Phịng tổ chức hành chính)
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Xây dựng Xuân Quang.
GIÁM ĐỐC CƠNG TY
PHĨ GIÁM ĐỐC
KỸ THUẬT PHĨ GIÁM ĐỐCKINH DOANH
Các BCH Cơng trường Phịng Tài Chính Kế Tốn Phịng Tổ Chức Hành chính Phịn g Kinh doanh Phịng Cơ giới Đội Xây dựng số 1 Đội Xây dựng số 3 Đội Xây dựng số 2 Phòng Nhân sự Đội Xây dựng số 4 Đội Xây dựng số 5 Đội Xây dựng số 6 Kho bãi VLXD số 1 Phòng kinh doanh VLXD Phòng Kế Hoạch Kỹ Thuật Kho bãi VLXD số 2 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH HĐQT - TGĐ
Nhận xét: Theo kết quả điều tra, mơ hình tổ chức của Cơng ty là mơ hình cơ cấu
tổ chức trực tuyến chức năng, các bộ phận của Cơng ty được hình thành dựa trên chức năng, nhiệm vụ.
- Ưu điểm:
Thứ nhất: Cơ cấu tổ chức giúp san bớt gánh nặng công việc cho các Nhà quản trị
cấp cao, giúp họ tập trung thời gian và trí tuệ vào những mục tiêu chiến lược của Cơng ty.
Thứ hai: Với cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Cơng ty có thể phát
huy năng lực chun mơn của từng phịng ban mà vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống chức năng, các phịng ban tuy có chức năng riêng nhưng ln gắn kết thống nhất, phối hợp hoạt động với nhau một cách chặt chẽ và đạt hiệu quả trong suốt quá trình SXKD
Thứ ba: Cơ cấu tổ chức giúp tạo ra môi trường thân thiện và dân chủ trong mọi
hoạt động của Công ty.
- Hạn chế:
Thứ nhất: Cơ cấu tổ chức còn quá cồng kềnh, phức tạp, kém linh hoạt gây lãng
phí về thời gian, lãng phí nhân lực và vật lực, làm tăng chi phí quản lý và hạn chế khả năng truyền đạt và phản hồi thông tin, làm giảm hiệu quả hoạt động của Công ty.
Thứ hai: Việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các phòng ban chưa hợp
lý. Về số lượng lao động ở các phòng ban cũng như số lượng các Phòng ban chức năng thì vừa thừa lại vừa thiếu gây nên tình trạng phải làm thêm giờ ở một số phòng ban khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi và hiệu quả làm việc không cao.
Thứ ba: Hạn chế đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên bởi họ chỉ làm tốt
trong lĩnh vực hoạt động chun mơn của mình, bộ phận mình chứ khơng nắm được hoạt động của các bộ phận, phòng ban khác.
2.2.2.2. Kết cấu lao động của các phòng ban:
a. Bảng kết cấu lao động Phịng tổ chức hành chính:
Bảng 2.11: Bảng kết cấu lao động Phòng tổ chức hành chính
(Đv: Người)
STT Chức năng, nhiệm vụ Số lượng Ngành đào tạo Trình độ
1. Trưởng phịng 1 Hành chính (Học viện
Hành chính quốc gia)
Đại học
2. Nhân viên 4 Kinh tế Đại học
5 Cao đẳng
Nhận xét:
- Về chức năng, nhiệm vụ của phịng hành chính như vậy là khá đầy đủ. Tuy
nhiên cần khắc phục những khâu trung gian sao cho các văn bản chỉ đạo của cấp trên được đưa xuống các bộ phận một cách nhanh nhất.
- Về trình độ chun mơn: Trưởng phịng và các nhân viên của Cơng ty đều tốt
nghiệp cao đẳng trở lên, khối chuyên ngành Quản trị và Kinh tế, trong có 5 nhân viên có trình độ Đại học, do vậy đội ngũ nhân sự đã đảm bảo về mặt kiến thức. Tuy nhiên vẫn cần phải thường xuyên đào tạo để đáp ứng yêu cầu công việc.
- Về số lượng nhân sự: Trong phòng cịn thiếu cán bộ pháp chế (người có
chun mơn về luật) để đảm bảo các hợp đồng cũng như các văn bản thực hiện theo đúng thể thức pháp luật quy định.
b. Bảng kết cấu lao động của các Ban chỉ huy công trường:
Bảng 2.12: Bảng kết cấu lao động của Các Ban chỉ huy công trường.
(Đv: Người)
STT Chức năng, nhiệm vụ Số lượng Ngành đào tạo Trình độ
1. Chỉ huy trưởng 6 Quản trị Kinh doanh Đại học
2. Chỉ huy phó 12 Kỹ thuật Đại học
3. Công, nhân viên 30 Kỹ thuật Đại học
163 Cao đẳng
(Nguồn: Phòng nhân sự)
Nhận xét:
- Chức năng, nhiệm vụ: Nhìn chung, các Ban chỉ huy công trường là một bộ
phận quan trọng của Cơng ty. Vì trong điều kiện kinh doanh hiện nay, đặc biệt là trong lĩnh vực Xây dựng thì việc đảm bảo chất lượng, tiến độ các Cơng trình là vơ cùng quan trọng để có thể cạnh tranh với các đối thủ. Với số lượng cán bộ và công nhân là 211 người là hoàn toàn phù hợp với nhiệm vụ mà Cơng ty giao phó.
- Về trình độ bằng cấp: Cơng ty có 48 người có trình độ Đại học, cịn 163 người
mới chỉ tốt nghiệp trung học cơ sở. Như vậy, số lượng lao động của Phòng còn thiếu, chưa đáp ứng đầy đủ về mặt chun mơn nghiệp vụ, trình độ lao động của cơng nhân khá thấp. Vì vậy mà cơng tác đào tạo cần phải được bổ sung thường xuyên.
Bảng 2.13: Bảng kết cấu lao động của Phòng nhân sự
(Đv: Người)
STT Chức năng, nhiệm vụ Số lượng Ngành đào tạo Trình độ
1. Trưởng phịng 1 Quản trị Nhân lực Đại học
2. Phó phịng 1 Quản trị nhân lực Đại học
3. Nhân viên 8 Nhân sự Đại học
5 Cao đẳng
( Nguồn: Phòng nhân sự)
Nhận xét:
- Về biên chế: với số lượng nhân viên là 15 người cho thấy việc biên chế này
chưa hợp lý dẫn tới việc nhân viên cịn có nhiều thời gian rảnh rỗi trong khi các phòng ban khác lại thiếu lao động nên dẫn tới việc phải bố trí làm thêm giờ.
- Về trình độ chun mơn: Với đa số lao động đều tốt nghiệp đại học chuyên
ngành nhân lực (10/15) như vậy là đảm bảo yêu cầu công việc. Tuy nhiên, cũng cần chú ý tới các hoạt động nâng cao chất lượng cho đội ngũ cán bộ nhân viên để họ biết