Vị trí Phân loại Tên thiết
bị/NVL Hiện trạng
Khu vực Máy móc máy cắt sắt, Bị dính nhiều bụi bẩn do chƣa đƣợc vệ xƣởng sản xuất máy hàn, máy sinh.
sản xuất cắt nẹp, máy
phay, máy bào Tủ thiết bị Máy hàn tay,
máy bắn phụ kiện, phụ kiện mẫu
Các thiết bị để chung với nhau, không dán nhãn phân biệt
Nguyên vật liệu thô
Nhựa uPVC Sắp xếp trên kệ và trên trần nhà, một số thanh mới nằm bên trên, bên dƣới những thanh nhựa bị dinh bụi bẩn và chầy xƣớc, khơng có nhãn dãn phân biệt các thanh uPVC khác nhau.
Lõi sắt Để dƣới nền đất và để lẫn lộn các loại sắt cùng với nhau, nhiều cây sắt bị hoen rỉ. Kính Đặt bên ngồi xƣởng, khơng có mái che và
khơng có vật bảo quản, có dãn nhãn phân biệt kính của từng cơng trình.
Bán thành phẩm
Cửa dở dang Đặt dựa vào kệ đựng thanh nhựa, không đƣợc bảo quản chầy xƣớc.
Thành
phẩm Cửaphẩm thành Đặt dựa vào tƣờng, cửa thành phẩm bịhỏng đặt bên trong, bên ngoài là những sản phẩm mới chuẩn bị đƣợc đƣa đi lắp đặt. Kho
kiện
phụ Phụ kiện
sản xuất Thanh chuyểnđộng quay, trƣợt, thanh chống gió.
Đặt trên kệ cùng với các thanh bị hỏng, khơng có vật bảo vệ bên ngoài, một số thanh bị rỉ vì ngấm nƣớc. Bản lề, con lăn, gioăng, vít, thanh, ổ khóa, tay nắm,nêm kính, silicon… Đặt dƣới nền đất, một số đƣợc đựng bằng thùng cát tông, một số đựng bằng tuí ni lơng, khơng có nhãn dán phân biệt các t i phụ kiện với nhau và khơng có chỗ rành riêng cho phụ kiện hƣ hỏng.
Thứ nhất, về vấn đề xác định rõ vị trí để vật liệu, dụng cụ hoặc phụ tùng thì 100% ý kiến cho rằng khơng có vị trí rõ ràng cho những vật này. Vì xƣởng sản xuất
nhỏ nên chỗ nào thấy trống sẽ bố trí chỗ đó để để vật dụng.Chẳng hạn nhƣ, thanh uPVC mua về đƣợc đặt lên kệ bằng sắt, nếu kệ sắt quá đầy thì những vật liệu này sẽ đƣợc gác lên mái nhà để giữ thay vì để trên kệ hay những phụ kiện hỏng đƣợc mang từ cơng trình về có thể giữ ở trong kho nhƣng đơi khi lại cất trong tủ thiết bị…
Thứ hai, việc giữ gìn ngăn nắp nơi làm việc vẫn chƣa đƣợc công nhân quan tâm 93% công nhân nhận định rằng họ thỉnh thoảng mới dọn dẹp lại nơi làm việc vì việc này khơng bắt buộc nên họ chỉ dọn dẹp khi thực sự rảnh rỗi. 40% công nhân cho rằng họ thƣờng quên không trả lại các thiết bị đ ng vị trí sau khi sử dụng và 60% có nhớ trả nhƣng lại đặt khơng đ ng vị trí hoặc đƣa cho thủ kho cất giữ gi p.
Từ trên tác giả r t tiếp ra kết luận thứ hai: công tác sắp xếp của công nhân chủ yếu dựa trên ý thức của cá nhân mà chƣa có sự chỉ đạo từ cấp trên nên cơng việc này chƣa thực sự có hiệu quả. Nguyên vật liệu, thiết bị không đƣợc sắp xếp cẩn thận, khơng tn theo ngun tắc FIFO do đó thƣờng xuyên bị thất lạc, mất mát hoặc hƣ hỏng.
• Thực trạng về về vệ sinh nơi làm việc tại xưởng sản xuất cửa nhựa.
Hiện tại cơng ty vẫn chƣa có một tiêu chuẩn về làm sạch nơi làm việc vì vậy việc làm sạch máy móc, cửa sổ, nền nhà đều hoàn toàn xuất phát từ ý thức tự giác của công nhân.Đặc biệt, khi tiến hành khảo sát có 60% cơng nhân cho rằng nền nhà và các vị trí khác là tƣơng đối sạch, 40% cịn lại thì đánh giá là chƣa sạch nhƣng có thể chấp nhận đƣợc.Chính thái độ hài lịng với tình hình hiện tại, cộng với cơng việc làm sạch là không bắt buộc đã làm giảm đi tinh thần tự giác làm sạch của các cơng nhân.
Máy móc bị dính rất nhiều bụi nhựa đã làm giảm đáng kể tuổi thọ trung bình của máy, hơn nữa việc bảo trì máy lại khơng đƣợc diễn ra thƣờng xun, trung bình cơng ty bảo hành 6 tháng/lần trong khi khảo sát các xƣởng sản xuất khác trong khu vực có tần suất bảo hành là 3 tháng/lần. Điều này đã gây ảnh hƣởng rất nhiều đến sản xuất của công ty.Cụ thể, trong tháng 6 vừa qua, 1 chiếc máy hàn nhựa đã bị hỏng khiến các
công nhân không thể hàn cánh cửa và phải dừng công việc và sửa chữa trong vịng 2 ngày, cơng ty đã phải tốn gần 20 triệu cho việc sửa chữa này và nguyên nhân chính đƣợc ngƣời sửa chữa cho rằng do quá nhiều bụi bẩn báo vào nhớt dầu làm tắc trục quay và làm cháy mạch điện, đồng thời công ty phải lùi thời gian lắp đặt cho khách hàng mất 2 ngày.
Từ trên có thể r t ra kết luận thứ 3: công tác làm sạch đã không đƣợc thực hiện một cách nghiêm t c từ ban giám đốc tới nhân viên nên gây ra nhiều lãng phí về tiền bạc, nhân lực và thời gian.
• Thực trạng về thái độ làm việc của công nhân.
Theo kết quả khảo sát 100% công nhân cho rằng họ có mối quan hệ rất tốt với nhau, giữa các thành viên không bao giờ xảy ra mâu thuẫn hay mất đoàn kết, họ thƣờng xuyên đi làm đ ng giờ và mặc đ ng đồng phục, đồng thời luôn cập nhật liên tục thông tin từ ban giám đốc.Điều này cho thấy những công nhân ở đây là những ngƣời có ý thức và có tính kỉ luật tƣơng đối tốt, đây chính là một dấu hiệu đáng mừng nếu nhƣ cơng ty có ý định thực hiện một cơng cụ quản lý chất lƣợng thì việc sẽ ít mắc phải sự chống đối từ nhân viên.
2.3 Đánh giá thực trạng
Từ những phân tích thực trạng ở trên ta có thể thấy những ƣu điểm hiện tại của công ty nhƣ sau:
Công nhân là những ngƣời có ý thức, ln cố gắng thực hiện tốt nội quy và quy định của cơng ty.Theo nguồn văn phịng của bộ phận cửa, 33% công nhân trong xƣởng làm việc trên 3 năm, 46% công nhân làm việc từ 1-3 năm và 21% số công nhân trong xƣởng làm việc dƣới 1 năm và hầu hết công nhân ở đây đều cho rằng môi trƣờng làm việc ở đây rất tốt, mọi ngƣời đoàn kết, ban lãnh đạo quan tâm tới đời sống của nhân viên. Chính điều này tạo nên sự trung thành của cơng nhân với cơng ty và lịng tin
của họ với ban lãnh đạo. Đó cũng chính là một điểm thuận lợi khi cơng ty áp dụng một chính sách mới sẽ dễ dàng nhận đƣợc sự đồng tình của cơng nhân.
Bên cạnh ƣu điểm ở trên cơng ty hiện cịn một số tồn tại cần công ty phải giải quyết trong thời gian tới nhƣ sau:
Thứ nhất, mặt bằng bố trí chƣa hợp lý nên gây ra nhiều lãng phí về thời gian,ảnh hƣởng tới hoạt động sản xuất của công nhân.Đồng thời gây hƣ hỏng tới các sản phẩm và nguyên vật liệu.Bố trí lại mặt bằng là bƣớc đầu tiên để khắc phục tình trạng trên.
Thứ hai, công nhân chƣa quan tâm tới việc sàng lọc, dọn dẹp và sắp xếp nơi làm việc của mình nên gây ra nhiều tình trạng lãng phí về ngun vật liệu, hƣ hỏng và thất lạc thiết bị làm việc.
Thứ ba,việc làm sạch nơi làm việc chƣa đƣợc ban lãnh đạo và công nhân quan tâm. Với công nhân môi trƣờng làm việc không đƣợc làm sạch dẫn tới có rất nhiều bụi bẩn gây ảnh hƣởng nghiêm trọng tới sức khỏe.Với máy móc, việc bảo trì và làm sạch định kỳ không đƣợc ch ý nên dẫn tới tình trạng máy thƣờng xuyên hƣ hỏng và phải sửa chữa tốn nhiều chi phí và ảnh hƣởng tới quy trình sản xuất của công nhân.Với nguyên vật liệu, việc không làm sạch môi trƣờng làm cho các thiết bị bị dính bụi, hoen rỉ dẫn tới không thể sử dụng đƣợc.
2.4 . Sự cấp thiết phải ứng dụng 5S trong công ty.
2.4.1 Các vấn đề mà 5S có thể khắc phục.
Thực hiện 5S gi p doanh nghiệp khắc phục đƣợc tình trạng lộn xộn do vật liệu không đƣợc sắp xếp một cách hợp lý và khoa học.
Thực hiện 5S có thể khắc ph c đƣợc bụi bẩn, giảm thiểu đƣợc sự lãng phí về thời gian và nguyên vật liệu, tạo mơi trƣờng làm việc an tồn và sạch sẽ.
Thực hiện 5S khắc phục đƣợc tình trạng mất mát và hỏng hóc ở thiết bị, tăng tuổi thọ của máy móc bằng việc th c đẩy làm sạch và bảo trì thƣờng xuyên.
Thực hiện 5S làm tăng tinh thần tự giác và tăng tính kỷ luật của nhân viên, tăng lòng trung thành của nhân viên đối với doanh nghiệp.
2.4.2 Đánh giá sự phù hợp 5S với việc giải quyết từng vấn đề của công ty.
Nhƣ đã đề cập trong phần đánh giá thực trạng những vấn đề hiện tại của cơng ty đang gặp phải có thể sử dụng 5S để khắc phục:
Thứ nhất, về con ngƣời: Ban giám đốc chƣa ý thức đƣợc tầm quan trọng của việc làm gọn và làm sạch môi trƣờng làm việc đồng thời công nhân cũng chƣa tự giác trong việc vệ sinh khu vực sản xuất và máy móc. Thực hiện 5S sẽ gi p ban giám đốc có cái nhìn đ ng đắn về ý nghĩa của việc làm sạch nhà xƣởng và mơi trƣờng làm việc từ đó tạo động lực và là tăng tính dự giác của cơng nhân.
Thứ hai, về trang thiết bị và nguyên vật liệu.Hiện tại, các vật dụng tại xƣởng chƣa đƣợc sàng lọc, sắp xếp và cất giữ cẩn thận do vậy thƣờng xuyên xảy ra hƣ hỏng, mất mát ở các vật dụng này gây ra rất nhiều lãng phí cho cơng ty.Thực hiện 5S gi p cơng ty có thể sắp xếp vật dụng một cách ngăn nắp và khoa học, giảm thiểu đƣợc sự mất mát và lãng phí.
Thứ ba, về thời gian, trong q trình sản xuất hiện tại của cơng ty có nhiều cơng đoạn thừa gây lãng phí về thời gian,thực hiện 5S bằng việc bố trí lại mặt bằng sẽ r t ngắn đƣợc thời gian và làm tăng đƣợc năng suất lao động của công nhân.
Thứ năm, về môi trƣờng làm việc trong cơng ty đang có nhiều bụi bẩn gây ảnh hƣởng nhiều tới sức khỏe cũng nhƣ năng suất làm việc của công nhân.Thực hiện 5S gi p công ty tạo đƣợc một mơi trƣờng an tồn và sạch sẽ hơn.
Thứ sáu, trong quá trình phỏng vấn ban giám đốc về mong muốn khi thực hiện giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề thực trạng nêu trên thì cả 3 thành viên trong ban giám đốc đều mong muốn khi thực hiện giải pháp sẽ đem lại một môi trƣờng sạch sẽ, giảm bớt lãng phí trong sản xuất, tránh mất mát hay hƣ hỏng trang thiết bị, tăng lòng trung
thành và tính đồn kết của cơng nhân. Đồng thời giải pháp đƣa ra phải đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện bởi công nhân trong xƣởng hầu hết là những ngƣời có trình độ học vấn khơng cao nên việc thực hiện một giải pháp quá phức tạp sẽ gây nhiều khó khăn và dễ dẫn tới sự chống đối. Kết hợp những điều trên có thể thấy 5S là giải pháp không những phù hợp với tình trạng tài chính của cơng ty mà cịn có thể thỏa mãn đƣợc mong muốn của ban giám đốc.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào khi thực hiện 5S đều thành cơng và ƣớc tính chỉ khoảng 1% trong tổng số các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam hiện nay thực hiện thành công 5S (Nguyễn Đăng Minh& cộng sự, 2013).Từ thực trạng kết hợp với nghiên cứu của Nguyễn Đăng Minh& cộng sự (2013) về ứng dụng 5S trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ để xác định nguyên nhân hiện tại công ty chƣa thực hiện 5S và thực hiện chƣa thành cơng 5S đó là:
Thứ nhất, do thiếu sự cam kết của ban lãnh đạo khi thực hiện 5S. Ngƣời lãnh đạo là ngƣời có tầm ảnh hƣởng quan trọng tới việc thành công khi thực hiện 5S trong công ty. Ngƣời lãnh đạo cũng chính là ngƣời tạo động lực, truyền cảm hứng và định hƣớng chiến lƣợc cho nhân viên. Vì vậy, khi lãnh đạo cam kết và quyết tâm thực hiện 5S tới cùng thì có thể khẳng định 5S đã thành cơng một phần.
Thứ hai, sự tuyên truyền về lợi ích của 5S là chƣa hiệu quả. Điều này dẫn tới hầu hết các doanh nghiệp sẽ không mặn mà với việc thực hiện thêm 5S. Họ sẽ cho rằng, việc thực hiện thêm một hoạt động mới sẽ ảnh hƣởng tới nội bộ và tốn kém chi phí trong khi lợi ích thì khơng có, đó cũng chính ngun nhân làm cho các doanh nghiệp không muốn áp dụng bất cứ một công cụ quản lý chất lƣợng nào vào trong doanh nghiệp mình.
Thứ ba, chƣa đƣợc đào tạo 5S một cách bài bản là một nguyên nhân dẫn tới các doanh nghiệp chán nản trong việc thực hiện 5S. 5S tƣởng nhƣ là một công cụ rất đơn giản nhƣng để thực hiện đƣợc thì bắt buộc các doanh nghiệp cần phải hiểu rõ, nắm vững các bƣớc thực hiện bằng việc đào tạo một cách bài bản để tránh hiểu sai về bản
chất của 5S. Đây cũng đƣợc xem là một nguyên nhân quan trọng dẫn tới sự thành bại của 5S tại doanh nghiệp.
Thứ tƣ, chƣa có sự kiểm tra chặt chẽ khi thực hiện 5S. Hiện tại, trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam hầu hết các nhân cơng là những ngƣời có trình độ học vấn khơng cao,ý thức thực hiện cũng chƣa thực sự tốt nên việc kiểm sốt khơng chặt chẽ sẽ dẫn tới việc hời hợt trong quá trình thực hiện, làm qua loa dẫn tới 5S không mang lại kết quả cho doanh nghiệp.
Vì vậy, để đảm bảo 5S thành cơng trong q trình thực hiện điều kiện tiên quyết là cơng ty cần cam kết thực hiện tốt 5 điều kiện ở bên trên
2.5 Đánh giá tính khả thi của việc ứng dụng 5S.
Về khía cạnh ban lãnh đạo:nắm bắt đƣợc những lợi ích của 5S mang lại ban lãnh
đạo quyết tâm thực hiện 5S đến cùng với mục đích mang lại lợi ích khơng chỉ cho cơng ty mà cịn cho tất cả các cơng nhân viên.
Về khía cạnh cơng nhân viên: thực hiện 5S tốt có thể mang lại cho họ một môi trƣờng làm việc trong sạch, an tồn và hiệu quả. Vì những lợi ích này nên hầu hết cơng nhân bƣớc đầu có thể sẽ dễ dàng tiếp nhận một cơng cụ quản lý chất lƣợng mới. Hơn nữa, những cơng nhân ở đây mặc dù có trình độ học vấn khơng cao nhƣng có ý thức và tinh thần làm việc khá tốt, lại là những ngƣời làm lâu năm trong công ty nên khá tin tƣởng vào ban lãnh đạo và chiến lƣợc mà ban lãnh đạo đƣa ra. Đây chính là những điểm thuận lợi đầu tiên để th c đẩy việc áp dụng 5S vào trong cơng ty.
Về khía cạnh nhà nước: hiện nay, việc áp dụng các công cụ quản lý chất lƣợng
nhằm làm tăng chất lƣợng sản phẩm và tăng sự cạnh tranh của sản phẩm trong nƣớc với những sản phẩm nhập khẩu đang đƣợc nhà nƣớc rất quan tâm. Hầu hết các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều nhận đƣợc rất nhiều sự hỗ trợ từ phía nhà nƣớc nếu ứng dụng các cơng cụ quản lý chất lƣợng này.Một ví dụ điển hình đó là mới đây trong dự án “Nâng cao năng suất và chất lƣợng sản phẩm, hàng hóa của
doanh nghiệp nhỏ và vừa tỉnh Bến Tre giai đoạn 2013 – 2020”. đã đƣa ra quy định cho việc hỗ trợ các doanh nghiệp khi áp dụng các công cụ quản lý chất lƣợng cụ thể “hỗ trợ kinh phí đào tạo, tƣ vấn cho doanh nghiệp áp dụng các công cụ cải tiến năng suất và chất lƣợng nhƣ: 5S, Kaizen, TPM, Lean 6 Sigma hoặc các công cụ cải tiến năng suất và chất lƣợng khác. Mức hỗ trợ bao gồm 50% kinh phí đào tạo, tƣ vấn áp dụng các công cụ cải tiến năng suất và chất lƣợng cho doanh nghiệp, nhƣng không quá 25 triệu đồng cho một công cụ. Mỗi doanh nghiệp đƣợc hỗ trợ tối đa hai công cụ/năm. Đối với doanh nghiệp đƣợc chọn làm mơ hình điểm để nhân rộng việc áp dụng công cụ cải tiến năng suất và chất lƣợng, là nơi để thực hành cho lớp đào tạo