Bảng 3 .12 Kết quả điều tra trắc nghiệm khâu giao hàng với hãng tàu và lấy B/L
3.3 Phân tích thực trạng vấn đề quản trị quy trình giao hàng dệt may xuất khẩu sang thị
3.3.8 Giám sát quá trình vận chuyển và ghi nhận tổn thất nếu có khiếu nại
Việc giám sát quá trình vận chuyển và ghi nhận tổn thất, theo kết quả điều tra trắc nghiệm cho thấy việc giám sát vận chuyển và ghi nhận tổn thất được chú trọng triệt để. Bởi vì cơng ty thường sử dụng phương thức thanh tốn bằng L/C không huỷ ngang do vậy khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của mình với hãng tàu là đã chắc chắn thu được tiền hàng nên khâu này thường khơng phát sinh sai sót, trừ khi có u cầu của người mua hỗ trợ cho họ khiếu nại hãng tàu ví dụ có lỗi trong việc vận chuyển chậm trễ, chất lượng hàng hóa bị ảnh hưởng do việc vận chuyển của hãng tàu. Nhưng nhìn chung, do có những đặc điểm đã nêu nên sự cố trong khâu này tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA rất hiếm khi xảy ra.
3.3.9 Hoàn thành bộ chứng từ thanh toán
Khi nhận được vận đơn hồn hảo, cơng ty sẽ tiến hành hồn tất mọi thủ tục có liên quan để thành lập bộ chứng từ đầy đủ theo đúng yêu cầu trong L/C và gửi đến ngân hàng AGRIBANK Việt Nam để được thanh toán.
Bộ chứng từ thanh toán bao gồm các chứng từ sau: + Hoá đơn thương mại.
+ Vân đơn (Bill of Lading.) + Giấy chứng nhận xuất xứ. + Phiếu đóng gói.
+ Giấy chứng nhận kiểm dịch.
Ở khâu này cũng thực hiện khá tốt, tuy nhiên vẫn còn những hạn chế. Do vẫn cịn sai sót (tỷ lệ rất ít) trong chứng từ thanh tốn L/C dẫn đến người mua chậm thanh tốn. Đây là khâu quan trọng nhưng nhân viên cơng ty chủ quan dẫn đến sai sót. Lỗi xảy ra thường gặp ở việc lập hóa đơn thương mại như nhầm các khoản:
-Ngày lập hố đơn: Hóa đơn thương mại do cơng ty lập và xuất trình cho người mua sau khi đã giao hàng. Điều này dễ dẫn đến sai sót cho cơng ty bởi vì sau giao hàng xong, nhân viên giao nhận của cơng ty mới bắt đầu hồn thành bộ chứng từ thanh toán nên dễ ghi nhầm ngày lập hóa đơn sau ngày giao hàng tức là sau ngày ký B/L.
-Trị giá hóa đơn: Trị giá hàng xuất khẩu ghi trên hóa đơn phải khơng được vượt quá số tiền trong hợp đồng hoặc L/C cho phép. Điều này có nghĩa là, nếu giao hàng từng phần khơng cho phép thì tổng giá trị hóa đơn phải nằm trong dung sai cho phép của thư tín dụng. Ngược lại, nếu người mua chấp nhận việc giao hàng từng phần thì trị giá hố đơn có thể nhỏ hơn trị giá L/C nhưng khi cơng ty giao hàng lần cuối cùng thì tổng giá trị của tất cả các lần giao hàng có thể nhỏ hơn trị giá L/C là 5% không bị giảm. Tuy nhiên, nếu trong L/C có những từ: vào khoảng, khoảng chừng hoặc những từ ngữ tương tự khác dùng để nói về số tiền thì phải được hiểu là số dung sai cho phép là hơn hoặc kém không quá 10%.
- Số bản hố đơn khi xuất trình: Số bản hố đơn khi xuất trình phải bằng số bản mà hợp đồng hoặc L/C u cầu và ít nhất trong đó phải có một bản gốc có dấu nguyên bản “ORIGINAL”, nếu khơng bộ chứng từ xuất trình sẽ được coi là khơng hợp lệ.
3.4 Đánh giá thực trạng nội dung của vấn đề quản trị quy trình giao hàng dệt mayxuất khẩu sang thị trường EU tại công ty TNHH may xuất khẩu DH xuất khẩu sang thị trường EU tại công ty TNHH may xuất khẩu DH
- Công tác giao hàng dệt may xuất khẩu tính đến nay đã được thực hiện khá hồn chỉnh và tương đối chun nghiệp, ít có những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện.
- Hoạt động giao nhận đơn giản, thuận tiện giúp cho quá trình giao hàng ít xảy ra tranh chấp, đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cho công ty.
- Việc giao dịch với các hãng tàu được thực hiện trực tiếp không phải thông qua môi giới, giảm được một phần lớn chi phí vận tải.
- Cơng ty đã phần nào khẳng định được uy tín trên thị trường, tạo được sự tin tưởng từ phía khách hàng giúp thuận lợi trong việc mở rộng thị trường.
- Công tác tổ chức cán bộ: là một cơng ty có đội ngũ CBCNNV trẻ, nhiệt tình với cơng việc, trình độ đa số được đào tạo trong các trường Đại Học, có tác phong làm việc nghiêm túc. Đội ngũ cán bộ có nghiệp vụ cao và có mối quan hệ rộng, năng động, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm.
3.4.2 Những vấn đề còn tồn tại
Từ những tổng hợp và phân tích phiếu điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn chuyên sâu, có thể thấy trong các bước thực hiện quy trình giao hàng dệt may xuất khẩu của cơng ty TNHH may xuất khẩu DHA cịn có một vài vấn đề tồn tại, cần có giải pháp khắc phục để việc xuất khẩu sản phẩm phích cắm điện đạt hiệu quả cao hơn, với chi phí thấp hơn.
- Khâu chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu vẫn cịn một số sai sót: sai sót trong khâu xác định kế hoạch sản xuất dẫn tới tình trạng sản xuất thực tế khơng hợp lý, làm cho việc sản xuất chậm khơng cung cấp đủ hàng hóa giao hàng theo kế hoạch xuất khẩu hoặc thừa gây tăng chi phí sản xuất, bảo quản. Mặt khác, sai sót trong khâu xác định kế hoạch sản xuất có thể khiến việc nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất không đúng kế hoạch về thời gian, số lượng, chủng loại gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm để xuất khẩu.
- Công ty vẫn chưa linh hoạt trong việc so sánh giá cước và chi phí giữa các hãng tàu, lệ thuộc vào hãng tàu quen. Dẫn đến thuê tàu với chi phí cao.
- Thủ tục hải quan còn vẫn còn một số vướng mắc, sai sót, cần hồn thiện hơn. Tồn tại tình trạng chậm nộp thuế, hay khai báo chưa chính xác hoặc cịn nhiều thiếu sót mà nguyên nhân cũng là sự hạn chế từ phía nhân lực của cơng ty. Do đó mà hàng hóa chậm
được thơng quan, phải lưu tại cảng khiến cho cơng ty phải tốn thêm một khoản chi phí nữa.
- Khi tiến hành giao hàng tại kho công ty, việc xếp hàng trong kho tại cơng ty chưa có trật tự khoa học, khơng có sự phân chia rõ ràng từng mặt hàng đóng ở địa điểm nào, nên có thể gây xáo trộn hàng trong kho gây ra tổn thất.
- Hiện nay việc xếp hàng vào container tại cơng ty vẫn cịn mắc phải hạn chế. Việc sắp xếp hàng vào container mất rất nhiều thời gian và việc tận dụng khoảng trống trong container vẫn chưa được công ty áp dụng một cách tối ưu để sử dụng tối đa diện tích của container. Việc xếp hàng đúng quy cách và tận dụng triệt để những khoảng trống trong container không chỉ làm giảm chi phí vận chuyển mà cịn giúp hàng hóa được cố định trong container và tránh được việc các kiện hàng bị xơ lệch trong q trình di chuyển. Từ đó hàng hóa khi tới đích vẫn giữ được ngun chất lượng gần như khi khi xuất xưởng từ nhà máy.
Có thể nói các hạn chế của quy trình giao hàng dệt may xuất khẩu sang thị trường EU nói riêng và các hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất khẩu hàng dệt may nói chung là do các yếu tố khách quan cũng như các yếu tố chủ quan. Tuy nhiên các hạn chế này có thể nói gần như các doanh nghiệp đều gặp phải, chỉ là ít hay nhiều. Với những điều chỉnh và hoàn thiện từng bước một cách chuyên nghiệp các hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Kỳ vọng rằng quy trình chuẩn bị giao hàng của cơng ty sẽ dần hồn thiện trong thời gian tới.
Chương 4 : ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG DỆT MAY XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG EU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA
4.1 Định hướng phát triển của vấn đề quản trị quy trình giao hàng dệt may xuất khẩu sang thị trường EU tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA
4.1.1 Định hướng hoạt động chung của công ty trong thời gian tới
Định hướng hoạt động chung của công ty trong thời gian tới nhận được sự đồng thuận cao của CBCNV tồn cơng ty với mục tiêu : tiếp tục đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, nâng cao chất lượng, đa dạng hóa các mẫu mã sản phẩm, tìm kiếm các khách hàng mới. Cụ thể như sau:
- Khơng ngừng đa dạng hóa các mẫu mã sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm tối đa chi phí sản xuất để giảm giá thành sản phẩm. Hiểu được rằng chỉ có những sản phẩm chất lượng tốt, giá cả hợp lý mới có thể tồn tại và phát triển. Do đó tiêu chí này được cơng ty hết sức chú trọng.
- Phát triển mạnh hệ thống marketing, từ đó có thể thu thập được thơng tin từ các thị trường quốc tế, đẩy mạnh tìm kiếm các thị trường XK mới, tìm hiểu xu hướng phát triển của thị trường vận tải container quốc tế. Từ đó được cách thức khai thác container và các nghiệp vụ giao nhận hàng hóa của cơng ty bằng container một cách hiệu quả nhất.
- Xác định nhân tố nguồn nhân lực là yếu tố quyết định mọi thành cơng của cơng ty, do đó nhu cầu sắp xếp, đào tạo và nâng cao trình độ quản lý của các cấp quản lý, nâng cao tay nghề của công nhân là nhiệm vụ rất quan trọng.
- Chủ động tìm kiếm thị trường mới và duy trì thị phần ở các thị trường cũ để đảm bảo hoạt động kinh đoanh xuất khẩu của công ty luôn ổn định. Đồng thời đầu tư đổi mới trang thiết bị công nghệ, phương tiện, mở rộng diện tích kho bãi, từng bước tạo nền tảng cho việc giao hàng dệt may xuất khẩu của cơng ty ngày càng hồn thiện và đạt hiệu quả tối ưu.
- Tìm kiếm thêm các đối tác vận tải để việc giao hàng không quá phụ thuộc vào các đối tác truyền thống, xem xét hiệu quả vận tải, chi phí vận tải để tìm ra được những đối tác vận tải tối ưu để giảm tối đa chi phí vận tải.
4.1.2 Định hướng hoạt động giao hàng dệt may xuất khẩu của công ty bằngcontainer. container.
Trong những năm gần đây cùng với sự gia tang nhanh chóng của các hoạt động xuất nhập khẩu, các hoạt động giao nhận hàng hóa bằng container của cơng ty đã có những tiến bộ rõ rệt. Cơng ty cũng đang có những hoạt động để mở rộng các loại hình giao nhận
(như giao nhận bằng đường sắt, giao nhận bằng đường bộ đối với các thị trường như Lào, Campuchia, Thailand). Mặt khác cũng chun mơn hóa lĩnh vực giao nhận hàng bằng container, quản lý chặt chẽ các khâu trong quy trình giao hàng dệt may xuất khẩu bằng đường biển. Từ quy trình chuẩn bị hàng, quy trình làm thủ lục hải quan và các chứng từ xuất khẩu, quy trình đóng hàng vào container, quy trình giao hàng với hãng tàu và lấy vận đơn B/L đều phải được quản lý một cách khoa học và chặt chẽ.
4.2 Các đề xuất với vấn đề quản trị quy trình giao hàng dệt may xuất khẩu sang thịtrường EU tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA trường EU tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA
4.2.1 Hoàn thiện cơng tác chuẩn bị hàng hóa
Cơng ty cần có điều chỉnh, giám sát giữa kế hoạch sản xuất với mơ hình tổ chức sản xuất, có kế hoạch sản xuất hợp lý, tăng cường kỷ luật trong sản xuất. Từ đó đảm bảo đủ nguồn nguyên vật liệu đầu vào, hàng hóa sản xuất ra đúng, đủ về số lượng, đảm bảo chất lượng, thời gian phù hợp theo yêu cầu xuất khẩu.
4.2.2 Hồn thiện cơng tác th tàu
Trong tất cả các hợp đồng công ty nên dành quyền thuê tàu, như vậy sẽ rất có lợi cho cơng ty, công ty sẽ chủ động hơn trong nghiệp vụ giao hàng vì cơng ty là người trực tiếp ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng tàu sẽ giúp cho công ty thuận lợi trong việc liên lạc để giải quyết các vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng. Đồng thời cơng ty cũng có thể lựa chọn được phương thức thuê tàu phù hợp với điều kiện cũng như khối lượng hàng hóa mà cơng ty cần giao.
Hiện nay cơng ty đang áp dụng phương thức thuê tàu chợ cho các hợp đồng của mình là rất phù hợp và cơng ty nên duy trì hình thức này vì những lợi ích mà phương thức này mang lại là rất lớn. Với phương thức th tàu chợ cơng ty có thể chọn được hãng tàu với giá cước thấp, uy tín nhờ sự cạnh tranh của các hãng tàu trên thị trường thuê tàu hiện nay. Các hãng tàu cạnh tranh nên luôn gửi thông báo bảng giá cước cùng lịch trình tàu chạy mới nhất đến cơng ty. Theo đó cơng ty có thể so sánh giữa các hãng tàu với nhau và lựa chọn hãng tàu phù hợp, có lịch trình chạy những cảng mà cơng ty cần giao hàng, với giá cước thấp nhất giúp giảm chi phí cho cơng ty. Hơn nữa cơng ty sẽ chủ động hơn trong quá trình giao hàng nhờ định trước được thời gian giao hàng.
Hiện nay công ty thường xuyên thuê tàu của hãng NYK Line vì lịch trình của hãng này qua các cảng mà cơng ty cần giao hàng và công ty đã hợp tác lâu năm nên đã có uy tín, giúp cho việc ký hợp đồng dễ dàng. Bên cạnh đó trong thời gian tới cơng ty cũng nên tìm hiểu và hợp tác với những hãng tàu khác trên thị trường. Với việc lựa chọn thêm những hãng tàu khác sẽ giúp công ty luôn được đáp ứng kịp thời với các hợp đồng xuất khẩu, ngồi ra giúp cơng ty giành được lợi thế so sánh về cước phí vận tải, hay các điều kiện chuyên chở khác so với việc lệ thuộc vào hãng tàu quen.
4.2.3 Hồn thiện cơng tác khai báo hồ sơ Hải Quan
Công ty cần phối hợp chặt chẽ với hải quan để nắm bắt những yêu cầu của hải quan. Nếu thủ tục hải quan chưa hồn thành thì hàng hóa chưa được giao lên tàu dẫn đến chi phí lưu kho, lưu bãi sẽ tăng lên làm giảm đi hiệu quả trong công tác giao nhận.
Khi thực hiện cơng việc này địi hỏi cán bộ lập chứng từ khai báo Hải Quan của công ty phải cẩn thận, chính xác và có sự nhanh nhạy, linh hoạt để giải quyết các vướng mắc phát sinh. Bên cạnh đó, cần nắm bắt kịp thời các sửa đổi trong vấn đề làm thủ tục, có như vậy mới có thể làm tốt cơng việc này. Từ đó tạo điều kiện rút ngắn thời gian giúp cho việc giao hàng được nhanh chóng. Đồng thời cần chú ý nộp thuế cho nhà nước đúng hạn để tránh tình trạng bị treo thuế khiến gia tăng các chi phí khác.
4.2.4 Hồn thiện cơng tác đóng gói hàng vào container
Trong q trình bốc dỡ và vận chuyển, container và hàng hố không tránh khỏi phải gánh chịu các lực tác động từ bên ngồi. Do đó để tránh những rủi ro có thể xảy ra đối với container và hàng hoá, khi xếp hàng vào container, công nhân thực hiện việc chất xếp cần lưu ý những điểm sau:
- Việc vận chuyển container có được an tồn hay khơng tuỳ thuộc chủ yếu vào việc xếp hàng chính xác, bất di bất dịch và việc phân đều về trọng lượng. Vì thế, cơng nhân cần phải lưu ý phân bổ hàng đều trên mặt sàn sao cho trọng tâm của hàng phải đặt ở chính giữa container. Sau khi xếp hàng xong, cơng nhân cần chằng buộc hàng hố cẩn thận để vận chuyển.
- Mặc khác cần sắp xếp hàng sao cho tận dụng tối đa khoảng trống trong container mà vẫn đảm bảo độ thông thống của container tránh khơng để thiệt hại đến hàng hóa trong container.
4.2.5 Hồn thiện lập chứng từ sau khi giao hàng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói chung và cơng tác giao nhận hàng xuất khẩu nói riêng, việc lập chứng từ đóng vai trị rất quan trọng xuyên suốt bắt đầu từ