Bảng 3 .12 Kết quả điều tra trắc nghiệm khâu giao hàng với hãng tàu và lấy B/L
4.2 Các đề xuất với vấn đề quản trị quy trình giao hàng dệt may xuất khẩu sang thị trường
trường EU tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA
4.2.1 Hồn thiện cơng tác chuẩn bị hàng hóa
Cơng ty cần có điều chỉnh, giám sát giữa kế hoạch sản xuất với mơ hình tổ chức sản xuất, có kế hoạch sản xuất hợp lý, tăng cường kỷ luật trong sản xuất. Từ đó đảm bảo đủ nguồn nguyên vật liệu đầu vào, hàng hóa sản xuất ra đúng, đủ về số lượng, đảm bảo chất lượng, thời gian phù hợp theo yêu cầu xuất khẩu.
4.2.2 Hồn thiện cơng tác th tàu
Trong tất cả các hợp đồng công ty nên dành quyền thuê tàu, như vậy sẽ rất có lợi cho cơng ty, cơng ty sẽ chủ động hơn trong nghiệp vụ giao hàng vì cơng ty là người trực tiếp ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng tàu sẽ giúp cho công ty thuận lợi trong việc liên lạc để giải quyết các vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng. Đồng thời cơng ty cũng có thể lựa chọn được phương thức thuê tàu phù hợp với điều kiện cũng như khối lượng hàng hóa mà công ty cần giao.
Hiện nay công ty đang áp dụng phương thức thuê tàu chợ cho các hợp đồng của mình là rất phù hợp và cơng ty nên duy trì hình thức này vì những lợi ích mà phương thức này mang lại là rất lớn. Với phương thức thuê tàu chợ cơng ty có thể chọn được hãng tàu với giá cước thấp, uy tín nhờ sự cạnh tranh của các hãng tàu trên thị trường thuê tàu hiện nay. Các hãng tàu cạnh tranh nên luôn gửi thông báo bảng giá cước cùng lịch trình tàu chạy mới nhất đến cơng ty. Theo đó cơng ty có thể so sánh giữa các hãng tàu với nhau và lựa chọn hãng tàu phù hợp, có lịch trình chạy những cảng mà cơng ty cần giao hàng, với giá cước thấp nhất giúp giảm chi phí cho cơng ty. Hơn nữa cơng ty sẽ chủ động hơn trong quá trình giao hàng nhờ định trước được thời gian giao hàng.
Hiện nay công ty thường xuyên thuê tàu của hãng NYK Line vì lịch trình của hãng này qua các cảng mà công ty cần giao hàng và cơng ty đã hợp tác lâu năm nên đã có uy tín, giúp cho việc ký hợp đồng dễ dàng. Bên cạnh đó trong thời gian tới cơng ty cũng nên tìm hiểu và hợp tác với những hãng tàu khác trên thị trường. Với việc lựa chọn thêm những hãng tàu khác sẽ giúp công ty luôn được đáp ứng kịp thời với các hợp đồng xuất khẩu, ngồi ra giúp cơng ty giành được lợi thế so sánh về cước phí vận tải, hay các điều kiện chuyên chở khác so với việc lệ thuộc vào hãng tàu quen.
4.2.3 Hồn thiện cơng tác khai báo hồ sơ Hải Quan
Công ty cần phối hợp chặt chẽ với hải quan để nắm bắt những yêu cầu của hải quan. Nếu thủ tục hải quan chưa hồn thành thì hàng hóa chưa được giao lên tàu dẫn đến chi phí lưu kho, lưu bãi sẽ tăng lên làm giảm đi hiệu quả trong công tác giao nhận.
Khi thực hiện cơng việc này địi hỏi cán bộ lập chứng từ khai báo Hải Quan của công ty phải cẩn thận, chính xác và có sự nhanh nhạy, linh hoạt để giải quyết các vướng mắc phát sinh. Bên cạnh đó, cần nắm bắt kịp thời các sửa đổi trong vấn đề làm thủ tục, có như vậy mới có thể làm tốt cơng việc này. Từ đó tạo điều kiện rút ngắn thời gian giúp cho việc giao hàng được nhanh chóng. Đồng thời cần chú ý nộp thuế cho nhà nước đúng hạn để tránh tình trạng bị treo thuế khiến gia tăng các chi phí khác.
4.2.4 Hồn thiện cơng tác đóng gói hàng vào container
Trong quá trình bốc dỡ và vận chuyển, container và hàng hố không tránh khỏi phải gánh chịu các lực tác động từ bên ngồi. Do đó để tránh những rủi ro có thể xảy ra đối với container và hàng hố, khi xếp hàng vào container, cơng nhân thực hiện việc chất xếp cần lưu ý những điểm sau:
- Việc vận chuyển container có được an tồn hay khơng tuỳ thuộc chủ yếu vào việc xếp hàng chính xác, bất di bất dịch và việc phân đều về trọng lượng. Vì thế, cơng nhân cần phải lưu ý phân bổ hàng đều trên mặt sàn sao cho trọng tâm của hàng phải đặt ở chính giữa container. Sau khi xếp hàng xong, cơng nhân cần chằng buộc hàng hố cẩn thận để vận chuyển.
- Mặc khác cần sắp xếp hàng sao cho tận dụng tối đa khoảng trống trong container mà vẫn đảm bảo độ thông thống của container tránh khơng để thiệt hại đến hàng hóa trong container.
4.2.5 Hồn thiện lập chứng từ sau khi giao hàng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói chung và cơng tác giao nhận hàng xuất khẩu nói riêng, việc lập chứng từ đóng vai trị rất quan trọng xuyên suốt bắt đầu từ khâu làm thủ tục thơng quan xuất khẩu cho hàng hóa cho đến khi hồn thành bộ chứng từ thanh toán và nhận được tiền hàng từ ngân hàng. Tuy nhiên trong thực tế chính khâu quan trọng này lại là khâu rất dễ mắc sai sót, đặc biệt khi hàng xuất khẩu được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C). Điều này có thể dẫn đến việc kéo dài thời gian giao hàng cho người mua và nhất là bị người mua từ chối thanh tốn hoặc thanh tốn chậm. Vì thế, khi thiết lập chứng từ đặc biệt là bộ chứng từ thanh tốn, cơng ty cần phải quan tâm đến những yêu cầu sau để hạn chế được những sai sót và được ngân hàng chấp nhận trả tiền hàng nhanh chóng, góp phần tạo nên thành công trong hoạt động giao nhận của cơng ty.
Trong q trình thiết lập các chứng từ việc mắc phải những sai sót, những lỗi nhỏ là điều khó có thể tránh khỏi. Trên thực tế khi thiết lập các chứng từ trong phương thức thanh tốn L/C thì cơng ty dễ mắc các sai sót thường gặp phải và cách khắc phục nó là:
4.2.5.1 Hố đơn thương mại (Commercial invoice) :
Hố đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất và cơ bản của các chứng từ hàng hoá cũng như trong khâu thanh tốn. Do đó, khi lập hố đơn thương mại, cơng ty cần chú ý đến các mục thường sai sót sau để có thể hạn chế được những bất hợp lệ khi lập chứng từ này như ngày lập hóa đơn, mơ tả hóa đơn, trị giá hóa đơn, số bản hóa đơn khi xuất trình:
-Ngày lập hố đơn: Hóa đơn thương mại do cơng ty lập và xuất trình cho người mua sau khi đã giao hàng. Điều này dễ dẫn đến sai sót cho cơng ty bởi vì sau giao hàng xong nhân viên giao nhận của công ty mới bắt đầu hồn thành bộ chứng từ thanh tốn nên dễ ghi nhầm ngày lập hóa đơn sau ngày giao hàng, tức là sau ngày ký B/L. Để tránh sai sót
này khi lập hóa đơn cơng ty cần phải để ý ngày lập hóa đơn phải trước hoặc bằng với ngày ký B/L.
-Trị giá hóa đơn: Hóa đơn thương mại là cơ sở để người bán đòi người mua phải trả tiền theo tổng số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Do đó trị giá hàng xuất khẩu ghi trên hóa đơn phải khơng được vượt q số tiền trong hợp đồng hoặc L/C cho phép. Điều này có nghĩa là nếu giao hàng từng phần khơng cho phép thì tổng giá trị hóa đơn phải nằm trong dung sai cho phép của thư tín dụng. Ngược lại, nếu người mua chấp nhận việc giao hàng từng phần thì trị giá hố đơn có thể nhỏ hơn trị giá L/C, nhưng khi công ty giao hàng lần cuối cùng thì tổng giá trị của tất cả các lần giao hàng có thể nhỏ hơn trị giá L/C là 5% khơng bị giảm. Tuy nhiên, nếu trong L/C có những từ: vào khoảng, khoảng chừng hoặc những từ ngữ tương tự khác dùng để nói về số tiền thì phải được hiểu là số dung sai cho phép là hơn hoặc kém khơng q 10%.
- Số bản hố đơn khi xuất trình: Số bản hố đơn khi xuất trình phải bằng số bản mà hợp đồng hoặc L/C yêu cầu và ít nhất trong đó phải có một bản gốc có dấu nguyên bản “ORIGINAL”, nếu khơng bộ chứng từ xuất trình sẽ được coi là khơng hợp lệ. Tuy nhiên, việc khắc phục sai sót này khơng có gì khó khăn, chỉ cần trước khi gửi bộ chứng từ thanh tốn cho ngân hàng, cơng ty nên xem lại quy định của hợp đồng hoặc của L/C để chuẩn bị số lượng bản hóa đơn gốc và phụ (bản photo) cho đầy đủ.
4.2.5.2 Phiếu đóng gói (Packing list)
Phiếu đóng gói là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, những loại hàng và số lượng mỗi loại được đóng trong một container nhất định. Phiếu này do cơng ty lập ra mỗi khi đóng hàng xuất khẩu vào container. Phiếu đóng gói là một chứng từ cần thiết cho công ty khi tiến hành làm thủ tục thơng quan xuất khẩu cho hàng hóa, bởi vì nó có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa trong container nhằm phục vụ cho khâu làm thủ tục hải quan và công tác giao nhận hàng được dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Trong thực tế trường hợp bất hợp lệ mà công ty thường gặp phải khi lập hối phiếu là tổng số số lượng hàng hóa được kể chi tiết trong packing list khơng bằng với số lượng hàng hóa ghi trong hóa đơn hoặc khơng phù hợp với số lượng hàng giao thực tế. Chính vì
vậy đã làm cho thời gian kiểm hoá hải quan bị kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của công ty. Do vậy, khi lập phiếu đóng gói cơng ty cần phải chú ý không được tạo ra sự khác biệt về nội dung giữa phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại và cần phải chú trọng đến số lượng hàng giao thực tế để lập phiếu đóng gói cho phù hợp.
4.2.5.3 Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L)
Vận đơn đường biển là một chứng từ hết sức quan trọng trong bn bán quốc tế. Nó được ví như là “linh hồn” của bộ chứng từ bởi vì nó khơng thể thiếu được trong q trình thanh tốn, trong bảo hiểm và trong khiếu nại đòi bồi thường các tổn thất trong q trình vận chuyển. Hơn nữa, vận đơn đường biển cịn là một chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hóa ghi trên vận đơn nghĩa là người nào cầm được chứng từ này thì có thể nhận hàng từ tàu biển. Vì thế đây là một chứng từ phức tạp đòi hỏi người lập vận đơn phải thật cẩn thận và am hiểu về nó để có thể tránh được những bất hợp lệ rất dễ xảy ra đối với chứng từ này.
Vận đơn, về danh nghĩa là do người vận tải cấp. Nhưng trong thực tế khi tiến hành cơng tác giao nhận thì chứng từ này lại được giao cho công ty chuẩn bị sẵn trên cơ sở mẫu chứng từ do hãng tàu cấp. Sau khi công ty giao container tại CY thì đại lý của hãng tàu đó sẽ xem xét và ghi chú (nếu cần) vào vận đơn. Do vậy, khi lập vận đơn công ty thường mắc phải các sai sót do khơng nắm vững được cách lập chứng từ. Để có thể tránh được những bất hợp lệ công ty thường gặp trong khi lập vận đơn, góp phần mang lại hiệu quả trong khâu lập bộ chứng từ sau khi giao hàng thì nhân viên lập chứng từ này cần phải lưu ý những vấn đề sau:
Trước hết, khi chuẩn bị điền các thông tin vào vận đơn cần phải xem lại thử mẫu vận đơn mà mình đang sử dụng thuộc mẫu vận đơn nào. Nhân viên lập chứng từ cần thiết phải thực hiện bước này bởi vì đối với công ty tuy mới bắt đầu tham gia vào hoạt động xuất khẩu nhưng đã có rất nhiều khách hàng ở các thị trường khác nhau. Vì thế, mỗi lần giao hàng công ty phải quan hệ với nhiều hãng tàu khác nhau, do đó nếu khơng cẩn thận rất dễ sử dụng nhầm mẫu vận đơn không phải của hãng tàu mà công ty đang giao dịch. Do vậy công ty cần phải lưu ý rằng mẫu vận đơn của hãng tàu nào thì chỉ dùng cho tàu thuộc hãng đó.
Kết luận, việc thiết lập bộ chứng từ thanh toán sau khi giao hàng là một nghiệp vụ
phức tạp, rất dễ mắc sai sót. Do đó, trong q trình lập các chứng từ này công ty cần phải chú ý đến những bất hợp lệ thường gặp và cách khắc phục nó trên đây để có thể hạn chế được rủi ro do ngân hàng gây khó khăn hoặc thậm chí từ chối thanh toán tiền hàng cho cơng ty. Ngồi ra, sau khi hồn thành bộ chứng từ thanh tốn, ngồi việc xuất trình cho ngân hàng và gửi trực tiếp cho người mua, công ty cũng cần phải lưu giữ bộ chứng từ đó cẩn thận trong hồ sơ lưu và trong máy tính để làm tài liệu tham khảo khi cần thiết và làm bằng chứng về hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu của công ty.