2.5 .1Thành công
3.3 Đề xuất một số giải pháp quản trị hoạt động Logistics tại công ty cổ phần
3.3.1 Nâng cao dịch vụ khách hàng
Để phát triển và nâng cao tính cạnh trang của mình, cơng ty cần tập trung vào việc đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp, đáp ứng được sự phát triển của Logistics cũng như yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng. Việc đầu tiên là công ty nên cử nhân viên tham gia chương trình đào tạo của Hiệp hội giao nhận vận tải Việt Nam- VIFFAS để nâng cao hiểu biết về logistics.
Thường xuyên gọi điện, gặp gỡ khách hàng của mình để tìm tìm hiểu xem họ có hài lịng và thỏa mãn với phong cách phục vụ của mình khơng, xem xét các vấn đề liên quan đến hoạt động giao nhận. Hoạt động này sẽ do các nhân viên phòng bán hàng và phòng quản trị dịch vụ khách hàng đảm nhận. Thường xuyên tiếp xúc khách hàng hơn nữa và có những dự đốn chính xác cũng như thơng báo cập nhật liên tục những biến động của môi trường kinh doanh cũng như của tình hình hoạt động Logistics sẽ giúp ích rất nhiều cho khách hàng của mình. Với đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và có năng lực thì việc chăm sóc khách hàng, thỏa mãn các u cầu của khách hàng sẽ được các nhân viên này thực hiện tốt nhất. Đây là yếu tố lớn nhất ảnh hưởng đến chất lượng
dịch vụ khách hàng và chi phí kinh doanh cũng như lợi nhuận của công ty trong kỳ kinh doanh.
Thủ tục thuận tiện trong q trình giao dịch. Khách hàng ln ln ưa thích các nhà cung cấp khơng gây khó khăn cho khách hàng. Do đó, thủ tục đặt hàng, thanh tốn, hợp đồng cần được đơn giản hóa . Thủ tục, hợp đồng không cần quá rườm rà và mất thời gian. Liên tục tiếp xúc với khách hàng để nắm bắt yêu cầu và thay đổi của khách hàng sao cho phù hợp nhất.
Hoạt động phân phối hàng hóa của phịng kinh doanh phải đảm bảo ngun tắc bao phủ trong thời kỳ khan hiếm. Đảm bảo cho tất cả các khách hàng của mình đều được phân bổ hàng hóa và phân theo sản lượng tiêu thụ. Ngược lại những thời điểm hàng hóa dư thừa thì có chính sách khuyến khích cho từng đối tượng khách hàng khác nhau. Đây là hoạt động đảm bảo cho quá trình kinh doanh của các khách hàng không bị gián đoạn trong kỳ kinh doanh, ln đảm bảo hoạt động cho khách hàng của mình chính là đảm bảo cho hoạt động của chính cơng ty mình.
Đối với các bạn hàng lâu năm, khách hàng trung thành của cơng ty và các khách hàng có thành tích xuất sắc trong hoạt động kinh doanh cơng ty cần có chính sách khuyến khích kịp thời và đúng mức. Cơng ty cần phải duy trì mối quan hệ tốt đẹp khơng chỉ với danh nghĩa là bạn hàng ví dụ như nhũng ngày lễ tết , sự kiện trọng đại cơng ty cần có sự quan tâm và chúc mừng kịp thời, điều này thể hiện mức độ lịch sự và sự quan tâm đối với khách hàng khiến cho khách hàng xem công ty không chỉ là nhà cung cấp mà cịn là những người bạn thực sự
3.3.2 Hồn thiện hoạt động dự trữ hàng hóa
Để đảm bảo cơng tác dự trữ hàng hóa về mặt hiện vật, cơng ty cần chú trọng xây dựng hệ thống kho hàng, bổ sung phương tiện vận chuyển phục vụ cho quá trình lưu kho, xuất- nhập hàng hóa và q trình bảo quản hàng hóa tránh sự sai hỏng về chất lượng cũng như sản phẩm mà công ty thực hiện nhận vận chuyển. Hiện nay, cơng ty có hệ thống kho tương đối ổn định, đáp ứng tạm thời nhu cầu dự trữ khá tốt, song với sự phát triển của nền kinh tế nước ta nói chung, thị trường Logistics nói riêng, nhu cầu của khách hàng ngày càng tăng nhanh, đòi hỏi cao về chất lượng cũng như chất lượng sản phẩm,dịch vụ đi kèm: vận chuyển, khuến mãi….Do đó, doanh nghiệp cần bố trí, sắp xếp các kho hàng hợp lý, kịp thời. Để làm được điều này, công ty cần đầu tư mở
rộng hệ thống kho bãi, phương tiện nhằm giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc dự trữ kho hàng. Ngồi ra, trong q trình dự trữ hàng hóa, cơng ty cần phải chú trọng cơng tác phân bổ, sắp xếp bố trí khơng gian kho sao cho:
- Tận dụng hợp lý diện tích, dung tích của kho - Tránh sự ảnh hưởng của các mặt hàng với nhau - Giữ gìn về chất lượng của hàng hóa
- Thuận lợi cho công tác nhập-xuất, báo cáo tồn kho cũng như q trình kiểm kê hàng hóa trong kho dễ dàng hơn.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, cơng ty nên cung cấp phần mềm máy tính phục vụ cơng tác mua-bán-dự trữ kho và việc kiểm tra hàng tồn sẽ dễ dàng hơn. Cần thiết phải ứng dụng một phần mềm riêng phục vụ công tác quản lý lượng hàng hóa mua,bán,dự trữ thay vì cách quản lý thủ cơng truyền thống.
3.3.3 Hồn thiện hoạt động vận chuyển hàng hóa
Qua thực tế có thể thấy, cơng ty cổ phần Logistics hàng khơng đang có những nỗ lực nhằm đáp ứng các nhu cầu về vận tải bằng các nguồn lực vật chất sẵn có như đội xe cơ giới, hệ thống kho bãi…Tuy nhiên, đối với những đơn hàng xuất nhập khẩu có giá trị cao, nên áp dụng phương án sử dụng các loại dịch vụ tốt nhất, hiện đại nhất bằng cách cung cấp trọn gói dịch vụ logistics chuyên nghiệp. Việc cung cấp dịch vụ trọn gói dịch vụ chuyển hàng hóa xuất nhập sẽ giúp hàng hóa được lưu thơng trong một q trình xuyên suốt và chuyên nghiệp. Các vấn đề về thủ tục hải quan, thuế quan, bốc xếp hàng hóa,…mà doanh nghiệp cần đáp ứng đươc, đảm nhiệm tốt hơn nữa, nhờ đó sẽ giúp tiết kiệm được thời gian và cơng sức cho cơng ty, hàng hóa đến được tay khách hàng nhanh chóng và khách hàng qua đó cũng thấy được tính chun nghiệp trong hoạt động của cơng ty. Uy tín của cơng ty từ đó sễ được nâng cao hơn.
Cần xác định phương thức vận chuyển hàng hóa chủ đạo cho mỗi loại hình hàng hóa, song song với đó là đáp ứng yêu cầu khác biệt của khách hàng đối với hình thức và phương tiện vận chuyển với hàng hóa nội địa, phương tiện vận chuyển chủ đạo và phổ biến nhất của công ty là vận chuyển bằng xe tải với trọng tải linh động. Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, hình thức phổ biến là phối hợp vận chuyển đa phương tiện mà phương tiện chủ chốt là máy bay, dịch vụ hàng không, và tàu thủy. Trong trường
hợp khách hàng có những cũng cần xem xét và đáp ứng kịp thời nhằm nâng cao mức độ đáp ứng và sự hài lịng của khách hàng.
Cơng ty nên thiết kế kênh và tuyến đường vận chuyển hợp lý. Do điềư kiện cơ sở giao thông hạ tầng cũng như phương tiện vận tải trong nước chưa phát triển vì thế địi hỏi cơng ty phải đưa ra các mơ hình vận chuyển khoa học giảm thiểu được chi phí cho cả khách hàng lẫn công ty như mở rộng thêm nhiều các cơ sở hay nhà kho, bãi, bến để tiện hơn trong q trình lưu thơng hàng hóa được thuận tiện nhất. Cơng ty cần lựa chọn cho mình tuyến đường vận chuyển phù hợp nhất với công ty. Công ty nên đầu tư và tìm hiểu thật kỹ về tuyến đường vận chuyển từ đó xây dựng quy trình chuẩn cung ứng hàng hóa cũng như cơng ty nên tạo dựng cho mình các kênh phân phối riêng biệt và tuyến đường vận chuyển hợp lý đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về quãng đường, chi phí sẽ đem loại rất nhiều tiện ích cho cả khách hàng và công ty.
Củng cố thêm cơ sở vật chất, trang bị thêm các phương tiện vận tải tiên tiến nhằm đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng.
3.3.4 Hoàn thiện các hoạt động hỗ trợ
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hoạt động vận tải được xem là một giải pháp hữu hiệu cho vận tải hàng hóa nói riêng và hoạt động logsistics nói chung. Hiện nay công nghệ thông tin đã được ứng dụng rộng rãi trong các hoạt động của đời sống xã hội, nhưng công ty vẫn chưa tận dụng được lợi thế này để phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Trước hết, để có thể đáp ứng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động logistics công ty cổ phần logistics hàng không cần đầu tư mua sắm thêm các trang thiết bị đầy đủ cho tất cả các nhân viên trong công ty. Tiếp đến là việc đầu tư áp dụng công nghệ thông tin hiện đại phù hợp với Việt Nam ở thời điểm hiện tại, từng bước áp dụng công nghệ tiên tiến của thế giới. Công ty cũng cần tập trung vào công nghệ phần mềm phù hợp với điều kiện tại Việt Nam trong hoạt động Logistics. Trước hết công ty cổ phần logistics hàng không phải xây dựng một hệ thống thông tin nội bộ, đó là một hệ thống thơng tin được áp dụng cho từng bộ phận chức năng của công ty, áp dụng công nghệ cho tất cả các hoạt động, tạo lập hệ thống cơ sở dữ liệu chuẩn, để tạo cơ sở nền tảng trong hệ thống thông tin logistics. Việc kết nối thơng tin nội bộ và với bên ngồi bằng cách sử dụng internet là phương thức phù hợp với cơng ty trong thời điểm hiện tại. Những tiện ích trong sử dụng internet với hoạt động logistics ngày
càng rõ ràng, chính vì vậy việc đầu tư để sử dụng website của công ty là một cách hiệu quả là việc nên làm càng sớm càng tốt.
Để cơng tác Logistics hồn thiện hơn, đặc biệt trong quá trình tiếp nhận hàng tại kho, quy trình nhập, kiểm tra đơn giản để tiết kiệm thịi gian, chi phí nhưng đảm bảo số lượng, chất lượng hàng hóa, cơng ty cần tạo dựng được mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung ứng. Quá trình tìm kiếm chiếm rất nhiều thời gian, chi phí của bất kỳ một doanh nghiệp nào, vì vậy, cơng ty cần phải lựa chọn cho mình những nhà cung ứng uy tín, theo đó đặt vấn đề kinh doanh lâu dài. Điều này giúp cơng ty có được nguồn hàng ổn định. Q trình kiểm tra hàng hóa nhanh chóng hơn. Song, để thực hiện được điều này, cơng ty cần có chính sách thanh tốn nhanh chóng, xử lý các đơn hàng kịp thời.
3.3.5 Nâng cao và bồi dưỡng nguồn nhân lực
Đặc thù của hoạt động Logistics là tính phức tạp cao nên một lỗi sai sót nhỏ về nghiệp vụ cũng có thể dẫn đến những tổn thất lớn không chỉ làm thiệt hại về vật chất mà cịn tổn hại đến uy tín của cơng ty. Do đó, đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ là một giải pháp cần thiết. Để làm được điều này cơng ty cần có những biện pháp cụ thể:
- Nâng cao trình độ ngoại ngữ và tin học cho nhân viên bằng cách đưa ra các yêu cầu tuyển dụng đầu vào và đầu tư các khóa học đào tạo và tổ chức các buổi học kinh nghiệm cho nhân viên. Việc tổ chức đào tạo nhằm nâng cao chất lượng nhân lực cần một kinh phí khơng nhỏ, cơng ty có thể th ngồi các trung tâm đào tạo, cử một số nhân viên đi học, sau đó các nhân viên được đào tạo có thể truyền đạt lại kinh nghiệm, kỹnăng cho các nhân viên cịn lại. Điều này góp phần làm giảm chi phí đào tạo đồng thời phát huy được tinh thần đoàn kết học hỏi lẫn nhau của các nhân viên trong công ty. Ngay từ khâu tuyển dụng công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn lựa được những nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tình tạo thuận lợi cho khâu đào tạo về sau. Hàng năm, công ty nên tổ chức các cuộc sát hạch về nghiệp vụ, đặc biệt là ngoại ngữ để mọi nhân viên phải tự học tập, không lơ là việc trau dồi, làm giàu kiến thức, trình độ của mình.
- Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức cho các nhân viên cũng rất quan trọng, góp phần giúp cơng ty nâng cao hiệu quả cơng việc. Đó là tinh thần trách nhiệm, tư duy sáng tạo trong cơng việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn bảo vệ tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty. Để nâng cao ý thức của mọi nhân viên trong công ty, cần thực hiện
một số nhiệm vụ như : Đưa ra các nội quy chặt chẽ, chính sách thưởng phạt rõ ràng để khuyến khích tinh thần tự giác, đãi ngộ tốt với người có sáng kiến cải tiến trong cơng việc. Chính sách sử dụng lao động phải đúng người đúng việc, lãnh đạo công ty phải gương mẫu trong thực hành tiết kiệm, ý thức, trách nhiệm cao với công việc.
Ban lãnh đạo cơng ty cần tìm cơ hội để các cán bộ của cơng ty có điều kiện cọ xát với thị trường quốc tế, tìm nguồn hàng mới, thực hiện giao dịch, đàm phán, ký kết các hợp đồng mới, khơng chỉ nâng cao mức phủ sóng thị trường cho cơng ty tạo doanh thu mà còn nâng cao kinh nghiệm và kỹ năng cho cán bộ nhân viên.
3.3.6 Giải pháp về tài chính, cơng nghệ kỹ thuật
Giải pháp về tài chính
Cơng ty cần tiến hành phân bổ hợp lý nguồn lực tài chính của mình. Việc phân bổ hợp lý nguồn tài chính sẽ ảnh hưởng tới việc sử dụng tài chính cũng như liên quan tới chi phí khác liên quan. Từ đó, các mức sử dụng tài chính hợp lý cho các hoạt động hậu cần mà chi phí lại hợp lý. Cần có sự phân bổ hợp lý chi phí cho các hạng mục như nâng cấp, tu sửa hệ thống phương tiện vận tải, bến bãi đỗ xe, chi phí cho vận tải và lao động.
Phân loại các hạng mục chi phí cho hoạt động Logistics cũng như quản lý chặt chẽ các nhóm chi phí này. Nghiên cứu và tìm hiểu nhằm giảm thiểu chi phí này tới mức hạn chế nhất. Nó bao gồm rất nhiều loại chi phí: chi phí khách hàng, chi phí vận tải, chi phí quản lý, chi phí kho bãi, chi phí mua, chi phí cơng nghệ, chi phí hoạt động… tất cả các chi phí này cấu thành chi phí của hoạt động cơng ty do đó việc quản lý sẽ giúp cơng ty có được những quyết định và chính sách phân bổ hợp lý nhất trong chi phí của mình. Nó sẽ cấu thành giá của sản phẩm của cơng ty, ảnh hưởng tới lợi nhuận của công ty.
Giải pháp về công nghệ kỹ thuật
Ngày nay khoa học kỹ thuật phát triển mạnh mẽ, máy móc đã dần thay thế con người, giúp con người tạo ra của cải vật chất cho xã hội đáp ứng nhu cầu xã hội, con người. Vậy trang thiết bị gián tiếp thỏa mãn nhu cầu của xã hội. Tuy nhiên với khoa học cơng nghệ tiên tiến ln có những phát minh, sáng chế và ln có những cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và kết quả là cho ra đời nhiều hơn nữa những công cụ hiện đại hơn, hoạt động hiệu quả hơn. Chính vì vậy cơng ty cổ phần Logistics hàng
không muốn nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như hoạt động quản trị logistics của mình thì cần đầu tư, cải thiện, tu dưỡng các phương tiện vận tải, cơ sở vật chất kỹ thuật của mình như các chính sách dịch vụ khách hàng, kế hoạch vận chuyển của cơng ty, q trình giao nhận, xử lý đơn đặt hàng của công ty. Quản trị Logistics sẽ tốt hơn khi hồn thiện được hệ thống máy móc hoạt động bên cạnh đó là hồn thiện hệ thống bãi đỗ xe, phương tiện vận tải ngày càng có cơng nghệ tân tiến hơn, phục vụ tốt hơn. Tận dụng nhiều hơn nữa những thành tựu công nghệ hiện đại. Không chỉ sử dụng một số phần mềm đơn giản, công ty cần tiếp xúc nhiều hơn nữa với những chương trình, phần mềm quản lý hiện đại và phù hợp với mình hơn như: hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử nội bộ, các phần mềm quản lý…
3.4 Một số kiến nghị
3.3.1 Kiến nghị với doanh nghiệp
Công ty cần kiểm tra và rà sốt hệ thống quản trị của mình nhất là quản trị Logistics. Việc kiểm tra và rà sốt này có ý nghĩa rất lớn cho hoạt động của công ty