2.1.3 .Lĩnh vực hoạt động của công ty
2.2.1. Chức năng của hệ thống CRM
Công ty tuy là đã thành lập được 9 năm kể từ năm 2008 nhưng hệ thống thông tin quản lý khách hàng CRM mới được xây dựng và đưa vào triển khai vào tháng 2/2017. Chính vì vậy mà hệ thống quản lý khách hàng CRM hiện tại của công ty vẫn rất đơn giản, cụ thể hệ thống CRM của công ty thực hiện được những chức năng sau:
Chức năng giao dịch
-Trao đổi thơng tin giữa các phịng ban qua hệ thống email chung.
-Tiếp nhận chỉ đạo của Ban giám đốc ban xuống cấp dưới qua hệ thống CRM chung.
-Trung bình mỗi phịng ban sẽ nhận được khoảng 30 email nội bộ của các nhân viên và các phòng ban khác gửi sang.
Chức năng phân tích
-Các thơng tin khách hàng được phân tích đầy đủ: thơng tin cá nhân, thơng tin liên lạc, thời gian gặp mặt, người chịu trách nhiệm với cuộc hẹn,…
-Trung bình một ngày số khách hàng được phân tích và đưa lên hệ thống là khoảng 2000 khách hàng.
-Trung bình một ngày số cuộc hẹn được diễn ra theo đúng lịch hẹn là 80 cuộc, đáp ứng 100 % so với lịch hẹn đặt ra.
Chức năng lập kế hoạch
-Hỗ trợ sắp xếp kế hoạch làm việc của Ban lãnh đạo theo tuần.
-Hỗ trợ trưởng phòng kiểm tra giám sát tiến độ của các nhân biên theo kế hoạch đã đề ra.
-Tỉ lệ tiến độ cơng việc diễn ra nhanh hơn,hồn thành theo đúng thời gian được biểu diễn dưới hình sau:
Hình 2.6:Biểu đồ trịn biểu diễn tỉ lệ hồn thành cơng việc theo tiến độ khi áp dụng CRM
Chức năng quản lý việc liên lạc
-Số liên lạc được tạo ra một ngày trung bình khoảng 2000 số tương ứng với số lượng khách hàng.
-Số cuộc gọi lấy số trên hệ thống trung bình khoảng 2000 cuộc gọi bao gồm cả những khách hàng mới và khách hàng cũ, những khách hàng gọi lần đầu với những khách hàng chăm sóc lại.
Chức năng lưu trữ và cập nhập
Các tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty khi gửi lên hệ thống đều được tất cả các nhân viên có thể đọc và hiểu được dù văn bản đó được lưu trữ dưới dạng nào đi chăng nữa. Thơng tin khách hàng đươc cập nhật hàng ngày, trung bình mỗi ngày là 2000 khách hàng.Chức năng này của CRM rất tốt và hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động của công ty, đặc biệt là trong trường hợp nhân viên không thể đến cơng ty thì nhân viên vẫn có thể xem và sử dụng được những dữ liệu trên hệ thống ngay tại nhà. Tuy nhiên việc lưu trữ và cập nhập vẫn chưa thực sự hiệu quả. Khi có virut xâm nhập hay xảy ra các sự cố thì một vài dự liệu vẫn bị mất do chưa có hệ thống sao lưu và phục hồi dữ liệu.
Chức năng quản lý hợp đồng
-Lưu trữ các thông tin liên quan đến hợp đồng: tên hợp đồng, người tham gia, thời gian kí, điều khoản,.. dưới dạng file PDF để Ban quản trị có thể theo dõi và kiểm soát được tiến độ thực hiện hợp đồng.
-Hỗ trợ kế tốn trong cơng tác tổng hợp doanh thu, lập báo cáo định kì. Chức năng quản trị
-Hỗ trợ giám đốc kiểm sốt tình hình kinh doanh của cơng ty.
-Hỗ trợ Ban giám đốc kiểm tra, đối chiếu thông tin với báo cáo định kì.