1.2.1. Quản lý
Khái niệm: Trong quá trình hình thành và phát triển của lý luận quản lý,
khái niệm quản lý đó được các nhà nghiên cứu đưa ra theo nhiều cách khác nhau, tuỳ theo những cách tiếp cận khác nhau.
Frederik Winslon Taylor (1856 – 1915), người Mỹ, được coi là “Cha đẻ của thuyết quản lý khoa học”, là một trong những người mở ra “Kỷ nguyên vàng” trong quản lý đã thể hiện tư tưởng cốt lõi của mình trong quản lý là:
“Mỗi loại công việc dù nhỏ nhất đều phải chun mơn hố và đều phải quản lý chặt chẽ”. Ông cho rằng: “Quản lý là nghệ thuật biết rõ ràng chính xác cái gì cần làm và làm cái đó như thế nào bằng phương pháp tốt nhất, rẻ nhất.”
Theo Mác: “Tất cả mọi lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào
tiến hành trên qui mơ tương đối lớn thì ít nhiều cùng đến một sự chỉ đạo để điều hoà những hoạt động cá nhân và thực hiện những chức năng chung phát sinh từ sự vận động của toàn bộ cơ thể khác với sự vận động của những khách quan độc lập của nó. Một người độc tấu vĩ cầm tự mình điều khiển lấy mình, cịn một dàn nhạc thì cần nhạc trưởng” [4,tr1]. Như vậy Mác đã lột tả được bản chất quản lý
là một hoạt động lao động, một hoạt động tất yếu vô cùng quan trọng trong quá trình phát triển của lồi người.
Theo GS Nguyễn Ngọc Quang: “Quản lý là tác động có mục đích, có kế
hoạch của chủ thể quản lý đến tập thể những người lao động (nói chung là khách thể quản lý) nhằm thực hiện được những mục tiêu dự kiến” [ 23, tr24].
Quản lý vừa là khoa học, vừa là một nghệ thuật chính vì vậy trong hoạt động quản lý người quản lý phải hết sức sáng tạo, linh hoạt, mềm dẻo để chỉ đạo hoạt động của tổ chức đi tới đích.
Những định nghĩa trên đây tuy khác nhau về cách diễn đạt, về góc độ tiếp cận nhưng đều gặp nhau ở những nội dung cơ bản của khỏi niệm quản lý, các định nghĩa trên ta có thể hiểu:
Quản lý là q trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên khách thể quản lý bằng việc vận dụng các chức năng quản lý, nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng và cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra
Chức năng quản lý: Chức năng của quản lý là hình thức biểu hiện sự tác
động có chủ định của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý. Đó là tập hợp những nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành trong quá trình quản lý. Ta có thể hiểu chức năng quản lý là một nội dung cơ bản của quá trình quản lý, là nhiệm vụ không thể thiếu được của chủ thể quản lý.
cập tới bốn chức năng chủ yếu đó là: Kế hoạch hố tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra và trong đó thơng tin vừa là phương tiện, vừa là điều kiện để thực hiện chức năng quản lý.
- Chức năng kế hoạch hoá: Để thực hiện chủ chương, chương trình, dự
án kế hoạch hố là hành động đầu tiên, chức năng cơ bản để hoàn thành các chức năng khác. Đây được coi là chức năng chỉ lối làm cho tổ chức phát triển theo kế hoạch. Trong quản lý đây là căn cứ mang tính pháp lý quy định hành động của cả tổ chức.
- Chức năng tổ chức: Người quản lý phải hình thành bộ máy tổ chức là
cơ cấu các bộ phận (tuỳ theo tính chất cơng việc, có thể tiến hành phân cơng, phân nhiệm cho các cá nhân), quy định chức năng nhiệm vụ từng bộ phận, mối quan hệ giữa chúng.
Như vậy thực chất của tổ chức là thiết lập mối quan hệ, liên hệ giữa con người với con người, giữa các bộ phận riêng rẽ thành một hệ thống hoạt động nhịp nhàng của một cơ thể thống nhất. Một tổ chức được thiết kế phù hợp sẽ phát huy được năng lực nội sinh và có ý nghĩa quyết định đến việc chuyển hố kế hoạch thành hiện thực, tổ chức tốt sẽ khơi nguồn cho các tiềm năng.
- Chức năng chỉ đạo: Chức năng này đòi hỏi người quản lý phải vận dụng khéo léo các PP và nghệ thuật quản lý. Đây là quá trình tác động qua lại giũa chủ thể quản lý và mọi thành viên trong tổ chức nhằm gúp phần thực hiện hoá các mục tiêu đề ra. Bản chất của chức năng chỉ đạo xét cho cùng là sự tác động lên con người, khơi dậy những tiềm năng của con người trong hệ thống quản lý, thực hiện tốt mối liên hệ giữa con người với con người và q trình đó giải quyết những mối quan hệ đó để họ tự nguyện, tự giác và hăng hái phấn đấu trong công việc.
- Chức năng kiểm tra: Chức năng kiểm tra nhằm đánh giá việc thực hiện
các mục tiêu đề ra, điều cần lưu ý là khi kiểm tra phải theo chuẩn. Chuẩn phải xuất phát từ mục tiêu, là đòi hỏi bắt buộc đối với mọi thành viên của tổ chức.
Cuối cùng, tất cả các chức năng trên đều cần đến yếu tố thông tin. Thơng tin đầy đủ, kịp thời, cập nhật, chính xác là một căn cứ để hoạch định kế hoạch ; thông tin cũng cần cho các bộ phận trong cơ cấu tổ chức, là chất liệu tạo quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức, thông tin truyền tải mệnh lệnh chỉ đạo (thông tin xuôi) và phản hồi (thông tin ngược) diễn tiến hoạt động của tổ chức và thông tin từ kết quả hoạt động của tổ chức giúp cho người quản lý xem xét mức độ đạt mục tiêu của toàn tổ chức.
Các chức năng nêu trên lập thành chu trình quản lý. Chủ thể quản lý khi triển khai hoạt động quản lý đều thực hiện chu trình này.
Sơ đồ các chức năng trong chu trình quản lý
Sơ đồ 1-1