- Kết quả sơ bộ: Cho đến nay, hoạt động của NVHTGV đã đi vào nề nếp.
3.3.3. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thu thập, tổng hợp và phân tích số liệu
liệu
Việc thu thập số liệu phục vụ công tác giám sát, đánh giá vẫn được thực hiện riêng trong từng Nhóm TCNL, khó có thể tổng hợp và phân tích số liệu một cách có hệ thống để có được những kết quả tồn diện. Do đó, xây dựng và hoàn thiện hệ thống thu thập, tổng hợp và phân tích số liệu cho tồn bộ Dự án là một công việc cần thiết, khơng chỉ ở cấp TW mà cịn ở các cấp địa phương. Từng cấp cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau:
Cập nhật số liệu: Để duy trì hệ thống giám sát tất cả các cấp trường cần xác
định rõ nhiệm vụ cho các nhân sự thực hiện. Ở từng cấp cần hỗ trợ quá trình cập nhật số liệu, trong đó cấp huyện và cấp TW có khối lượng cập nhật tương đối lớn. Cần xây dựng công cụ tổng hợp số liệu là các file điện tử ở từng cấp. Q trình tổng hợp thủ cơng bằng cách cắt dán thơng tin cũng có thể làm được tuy nhiên lưu ý khi thực hiện dễ bị mất số liệu từ bảng biểu bằng file Excel.
Cấp trường có thể cập nhật số liệu vào bảng biểu tóm tắt cho trường chính và các điểm trường nếu có điều kiện về tin học. Tuy nhiên, do điều kiện ở các vùng khó khăn hiện nay, các trường sẽ thực hiện điền thơng tin trên giấy cịn việc cập nhật thơng tin vào các file trên máy tính sẽ được thực hiện ở cấp huyện.
Thu thập số liệu: Hệ thống thu thập số liệu yêu cầu hiệu trưởng các trường
phối hợp với các điểm trường thực hiện các biểu mẫu. Hệ thống này đòi hỏi Ban ĐHDA cấp huyện phối hợp với những cán bộ quản lý thông tin về các hoạt động quản lý MCLTT, phân bổ quỹ Hỗ trợ điểm trường, tập huấn, và các hoạt động của cán bộ phát triển cộng đồng. Ban ĐHDA cấp tỉnh cũng cần phối hợp với các cán bộ quản lý thông tin về các hoạt động MCLTT và tập huấn.
Chuẩn bị số liệu: Số lượng các huyện gửi báo cáo số liệu không nhiều bằng
cấp tỉnh. Cần hỗ trợ thêm cho cấp huyện và cấp TW để phân loại và tổng hợp các thơng tin định tính.
Phân tích số liệu và báo cáo: Báo cáo được thiết kế theo hướng dẫn phân
tích cơ bản ở mỗi cấp. Các câu hỏi đề cập đến cải thiện chất lượng giáo dục và nâng cao chất lượng các hoạt động của Dự án thực chất là hướng người trả lời đến phân tích số liệu cơ bản. Khi số liệu đã được chuẩn bị, chuyển sang qui trình thực hiện báo cáo, thì cần có một cán bộ chịu trách nhiệm phần này.
Quản lý dữ liệu: Tại cấp tỉnh, các bảng excel cập nhật cơ sở dữ liệu, với
khối lượng tổng hợp lớn từ các cơ sở dữ liệu của các huyện trong tỉnh, sau đó khối lượng số liệu đó được chuyển cho cấp TW mà ở đó cần xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu. Hệ thống này sẽ đảm bảo dữ liệu trong q trình cập nhật và phân tích, tạo thuận lợi cho việc cập nhật dữ liệu, tạo được năng lực quản lý tốt hơn đối với bộ số liệu lớn và có thể xây dựng một bộ số liệu với các mẫu câu hỏi có sẵn trong các mẫu báo cáo để tạo thuận lợi cho hoạt
động phân tích. Cần có một người giỏi sử dụng chương trình excel để tổng hợp số liệu thơ từ các Tỉnh.