7. Phƣơng pháp nghiên cứu
1.4. Mơ hình văn phịng điện tử tại sở giáo dục và đào tạo
1.4.1. Mơ hình
Mơ hình là hình thức biểu diễn một cách tổng quát các đối tƣợng cùng với các thuộc tính của nó và mối quan hệ giữa các đối tƣợng. Mơ hình là sự đơn giản hóa của thế giới thực. Mơ hình cung cấp cho ta một khn mẫu về thế giới thực, giúp ta có thể định hƣớng trong q trình xây dựng, có thể tính tốn các chi phí, xác định các rủi ro, làm dự liệu cho hệ thống.
Việc xây dựng mơ hình giúp ta hiểu rõ hơn về hệ thống chúng ta đang xây dựng. Trong các nhân tố quyết định sự thành công của các dự án, nhân tố cần thiết là một mơ hình chuẩn.
1.4.2. Mơ hình văn phịng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo
Trong thời gian gần đây việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT&TT trong công tác quản lý đã và đang đƣợc diễn ra tại các tổ chức, mức độ ứng dụng CNTT&TT đơn giản hay phức tạp tuỳ theo nhu cầu và điều kiện của từng tổ chức. VPĐT là hình thức thể hiện của ứng dụng CNTT&TT trong quản lý với một trình độ cao hay nói cách khác mơ hình VPĐT là một cách thức, khn mẫu để ứng dụng CNTT&TT trong công tác quản lý của các tổ chức.
Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng và điều kiện của các tổ chức mà độ phức tạp của mơ hình VPĐT tại các tổ chức có thể sẽ khác nhau tuy nhiên
căn cứ vào khái niệm VPĐT thì mơ hình VPĐT có những tính chất và thành phần cơ bản sau:
Tính chất:
- Cung cấp các dịch vụ trực tuyến thông qua hệ thống môi trƣờng làm việc cộng tác;
- Các ứng dụng đƣợc tích hợp và kết nối với CSDL dùng chung thống nhất;
- Thông tin đƣợc lƣu chuyển dƣới dạng tài liệu điện tử.
Hình 1.3 - Mơ hình các thành phần của văn phịng điện tử
Các quy trình xử lý cơng việc: là hệ thống các thủ tục, trình tự các
Mơi trường làm việc cộng tác (mạng, máy tính, các thiết bị phụ trợ)
Cổng văn phòng trực tuyến
Dữ liệu
dùng chung Dịch vụ Tài liệu điện tử
Các quy trình xử lý cơng việc
Vă n bả n, q uy ch ế, qu y địn h vi ệc xâ y dựn g và vậ n hà nh VPĐ T Người sử dụng (cán bộ, công chức, các đơn vị……)
bƣớc tiến hành để giải quyết công việc đã đƣợc điều chỉnh hợp lý, rõ ràng, đúng pháp luật. Các quy trình xử lý cơng việc sẽ quyết định đến số lƣợng và độ phức tạp của các chức năng của VPĐT.
Dữ liệu dùng chung: thu thập, lƣu trữ và chia sẻ các thông tin đƣợc
sử dụng lại nhiều lần cho các dịch vụ đƣợc triển khai tại VPĐT. Tại Sở GD&ĐT, hệ thống dữ liệu dùng chung cơ bản gồm các thông tin sau:
- Thông tin về các cơ sở giáo dục (trƣờng học, trung tâm giáo dục thƣờng xuyên), thông tin về các cơ quan quản lý giáo dục (Sở, phịng GD&ĐT);
- Thơng tin về nhân sự; - Thông tin về học sinh;
- Thông tin về văn bằng chứng chỉ; ………
Tài liệu điện tử: tài liệu điện tử là thông điệp dữ liệu đƣợc tạo ra,
đƣợc gửi đi, đƣợc nhận và đƣợc lƣu trữ bằng phƣơng tiện điện tử. Trong VPĐT tài liệu điện tử là những tệp tin chứa dữ liệu, thay thế tài liệu giấy trong việc lƣu chuyển thông tin giữa các bộ phận trong Sở GD&ĐT với các đơn vị và ngƣời dân. Để tài liệu điện tử có thể thay thế văn bản truyền thống trong việc giao dịch giữa các tổ chức và cá nhân trong VPĐT thì tài liệu điện tử phải có tính pháp lý với những đặc điểm về tính xác định nguồn gốc và sự tồn vẹn của văn bản giấy thơng thƣờng:
- Tài liệu điện tử phải có giá trị nhƣ văn bản, có thể truy cập và sử dụng đƣợc để tham chiếu khi cần thiết.
- Tài liệu điện tử phải có giá trị nhƣ bản gốc, nội dung của tài liệu điện tử đƣợc bảo đảm toàn vẹn kể từ khi đƣợc khởi tạo lần đầu tiên dƣới dạng một tài liệu điện tử hoàn chỉnh.
- Cho phép xác định nguồn gốc và thời gian khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận tài liệu điện tử.
- Để đảm bảo tính pháp lý của tài liệu điện tử, trong VPĐT các tài liệu điện tử phải đƣợc áp dụng chữ ký điện tử. Các tài liệu điện tử đã đƣợc ký bởi chữ ký điện tử có khả năng xác nhận ngƣời ký (ban hành) và xác nhận sự chấp thuận của ngƣời đó đối với nội dung tài liệu điện tử đƣợc ký
Các dịch vụ: là các chức năng, công cụ tác nghiệp trong quản lý mà
VPĐT cung cấp cho các thành viên tham gia hệ thống. Số lƣợng và độ phức tạp của các dịch vụ này phụ thuộc vào số lƣợng và độ phức tạp của các quy trình cơng việc trong cơng tác quản lý của Sở. Các dịch vụ trong VPĐT trao đổi với nhau thông qua các tài liệu điện tử và hệ thống dữ liệu dùng chung.
Cổng văn phòng trực tuyến: là nơi cung cấp các dịch vụ của
VPĐT thông qua một điểm truy cập duy nhất.
Môi trƣờng làm việc cộng tác: là các phƣơng thức gửi/ nhận thông
tin trong VPĐT giúp ngƣời sử dụng có thể truy cập, khai thác các dịch vụ của VPĐT. Môi trƣờng làm việc cộng tác bao gồm: hạ tầng CNTT&TT, mạng máy tính; các thiết bị đầu cuối nhƣ: máy tính, máy in, điện thoại, máy nhắn tin, PDA. Với mơi trƣờng cộng tác, ngƣời sử dụng có thể truy cập, khai thác, sử dụng VPĐT trong công tác quản lý từ mọi nơi, mọi lúc.
Ngƣời sử dụng: ngƣời sử dụng ở đây là những thành viên tham gia
vận hành, khai thác VPĐT trong công tác quản lý của Sở GD&ĐT bao gồm lãnh đạo Sở GD&ĐT, cán bộ công chức, các đơn vị trực thuộc. Để vận hành, khai thác sử dụng VPĐT một cách có hiệu quả thì cần phải có những ngƣời có năng lực nhất định về VPĐT, đó là các “cơng chức điện tử” (e-Employee ).
nội bộ liên quan đến việc xây dựng, vận hành và phát triển VPĐT tại Sở GD&ĐT. Đây chính là cơ sở pháp lý tác động đến tất cả các thành phần của mơ hình trong q trình sử dụng và phát triển VPĐT.
Để phát triển mơ hình VPĐT trong cơng tác quản lý của Sở GD&ĐT cả về quy mô, và hiệu quả, yêu cầu ngƣời quản lý phải biết phối hợp giữa kiến thức về CNTT&TT và kiến thức quản lý một cách hài hoà, hợp lý.
1.5. Quản lý phát triển mơ hình văn phịng điện tử ở sở giáo dục và đào tạo
Tƣơng lai của VPĐT sẽ là một hệ thống mới góp phần chia sẻ và luân chuyển các luồng thông tin trong nội bộ sở GD&ĐT và các đơn vị trực thuộc cũng nhƣ với ngƣời dân. Có thể coi đây là một hệ thống “mở” về thông tin. Trong hệ thống này, thông tin sẽ đƣợc lƣu chuyển rộng rãi trên mạng và đƣợc chọn lọc để sử dụng một cách hiệu quả nhất tùy vào ngƣời và mục đích sử dụng.
Tuy nhiên, nhƣ với bất kỳ một hệ thống “mở” nào, hệ thống thông tin này gắn liền với những thách thức về quản lý, cơng nghệ, đầu tƣ và địi hỏi các bản thân các sở GD&ĐT phải lƣờng trƣớc đƣợc sự phức tạp nảy sinh từ thực tế, từ đó có biện pháp quản lý phù hợp.
Quản lý việc phát triển mơ hình VPĐT chính là sự tác động của chủ thể quản lý – Giám đốc Sở GD&ĐT vào đối tƣợng quản lý là mơ hình VPĐT để đạt đƣợc mục tiêu đã đặt ra là phát triển mơ hình VPĐT tại Sở GD&ĐT nhằm nâng cao chất lƣợng công tác quản lý của Sở. Quản lý việc phát triển mơ hình VPĐT tại Sở GD&ĐT bao gồm 4 bƣớc:
1.5.1. Lập kế hoạch xây dựng và phát triển văn phịng điện tử
Có thể hiểu lập kế hoạch phát triển VPĐT là quá trình thiết lập các mục tiêu, hệ thống các hoạt động và các điều kiện đảm bảo thực hiện các
mục tiêu đã nêu là: phát triển mơ hình VPĐT phục vụ cơng tác quản lý của Sở GD&ĐT theo hƣớng chuẩn hố và hiện đại hố.
Nói cách khác, kế hoạch là bản hƣớng dẫn, theo đó:
- Đặt ra các mục tiêu khái quát và các mục tiêu cụ thể về phát triển mơ hình VPĐT trong cơng tác quản lý giáo dục tại địa phƣơng.
- Xác định các nguồn lực mà Sở GD&ĐT sẽ đầu tƣ để đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra. Các nguồn lực ở đây bao gồm: kinh phí, thời gian, nhân lực, cơ sở vật chất, thiết bị.
- Xây dựng các danh mục công việc cần phải làm nhằm đạt đƣợc các mục tiêu đã đề ra để phát triển mơ hình VPĐT tại Sở GD&ĐT. Hồn thiện mơ hình VPĐT theo hƣớng chuẩn hố, hiện đại hố, nâng cao chất lƣợng hoạt động của mơ hình VPĐT trong cơng tác quản lý của Sở GD&ĐT, triển khai, nhân rộng mơ hình VPĐT tới các đơn vị trực thuộc. Các công việc phải đƣợc sắp xếp hợp lý và thời gian cụ thể phải hoàn thành; trên cơ sở đó giám sát và đánh giá việc thực hiện các mục tiêu và có thể điều chỉnh các hoạt động nếu không thoả mãn những tiến bộ đạt đƣợc.
1.5.2. Tổ chức thực hiện việc phát triển văn phòng điện tử
Xuất phát từ kế hoạch và các mục tiêu phát triển VPĐT đã đề ra, phân công cụ thể từng nội dung công việc cho các đơn vị liên quan triển khai tƣ vấn, mua sắm lắp đặt các thiết bị, máy móc, chƣơng trình phần mềm (cái gì đã có, cái gì cịn thiếu, cái gì lạc hậu cần thanh lý, mua cái gì, với số lƣợng bao nhiêu, từ nguồn tài chính nào, thời gian thực hiện và các biện pháp quản lý cần thiết,...) phục vụ phát triển, mở rộng VPĐT.
Thành lập Ban chỉ đạo triển khai phát triển mơ hình VPĐT phục vụ cơng tác quản lý của Sở với các thành viên là Ban Giám đốc và các trƣởng phịng chun mơn.
Thành lập bộ phận chuyên trách để triển khai, vận hành và bảo dƣỡng VPĐT tại Sở GD&ĐT và các đơn vị trực thuộc.
1.5.3. Chỉ đạo triển khai việc phát triển văn phòng điện tử
Chỉ đạo triển khai việc mua sắm, lắp đặt các thiết bị và chương trình phần mềm trong VPĐT
- Lựa chọn kiến trúc công nghệ, thiết bị phần cứng, chƣơng trình phần mềm;
- Tìm hiểu thị trƣờng trong và ngoài nƣớc; - Triển khai hợp đồng tƣ vấn, mua sắm;
- Lắp đặt thiết bị, cài đặt các chƣơng trình phần mềm.
Chỉ đạo triển khai việc sử dụng VPĐT
- Thay đổi các quy trình xử lý công việc trong quản lý theo hƣớng rõ ràng, hợp lý hơn;
- Xây dựng những văn bản nội bộ quy định về việc vận hành, sử dụng và khai thác VPĐT tại đơn vị;
- Tổ chức đào tạo và bồi dƣỡng về kiến thức và kỹ năng sử dụng và vận hành hệ thống VPĐT cho những tất cả những ngƣời tham gia hệ thống. - Giám sát chặt chẽ việc sử dụng và vận hành hệ thống VPĐT, đảm bảo mọi công việc đƣợc sử dụng thông qua hệ thống VPĐT một cách hiệu quả.
Chỉ đạo triển khai việc vận hành và duy trì VPĐT
- Một trong những đặc điểm của hệ thống VPĐT là thời gian sử dụng phải liên tục do đó u cầu cao về tính sẵn sàng; hệ thống phải đảm bảo đƣợc vận hành thông suốt 24 giờ/ ngày, 7 ngày/ tuần để ngƣời sử dụng có
đó cơng tác bảo trì, duy tu hệ thống VPĐT là một yêu cầu bắt buộc.
- Tổ chức tập huấn, hƣớng dẫn các thao tác sử dụng đúng quy trình vận hành của các thiết bị và phần mềm cho ngƣời sử dụng để tránh hỏng hóc về thiết bị và mất an tồn về dữ liệu.
- Xây dựng kế hoạch bảo trì thƣờng xuyên các trang thiết bị; thay thế và các thiết bị hết hạn sử dụng; nâng cấp các chƣơng trình phần mềm.
1.5.4. Kiểm tra, đánh giá việc sử dụng và quản lý văn phòng điện tử
Đây là khâu cuối cùng của quy trình quản lý VPĐT.
Đặt ra tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng VĐPT: số lƣợng VPĐT đƣợc triển khai tới các đơn vị trực thuộc; số lƣợng và chất lƣợng các dịch vụ phục vụ công tác quản lý điều hành mà VPĐT có thể cung cấp; số lƣợng hồ sơ công việc mà VPĐT đã xử lý trong một khoảng thời gian xác định.
Đánh giá hiệu quả sử dụng của VPĐT về thời gian xử lý công việc của từng cá nhân trong hệ thống, về hiệu quả kinh tế, tiết kiệm chi phí so với phƣơng thức quản lý theo truyền thống.
Căn cứ vào kế hoạch và mục tiêu đã đề ra thƣờng xuyên tổ chức hoạt động kiểm tra nội bộ và hoạt động đánh giá giữa thực tiễn và mục tiêu đặt ra nhằm tìm ra các sai lệch trong khâu nào (kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo hay chính bởi khâu kiểm tra) của hoạt động quản lý việc phát triển VPĐT; từ đó có các quyết định điều chỉnh kịp thời.
1.6. Các điều kiện để phát triển mơ hình văn phịng điện tử
1.6.1. Cơ chế, chính sách
Cơ chế chính sách là mơi trƣờng pháp lý cho việc ứng dụng CNTT&TT trong đổi mới quản lý, cải cách hành chính theo mơ hình VPĐT, về phía các cấp quản lý trung ƣơng, đã có nhiều văn bản quản lý
nhà nƣớc về CNTT&TT tạo điều kiện cho mơ hình VPĐT phát triển nhƣ Chỉ thị 58 của Bộ Chính trị, Luật Công nghệ thông tin, Nghị định 64/2007/NĐ-CP về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc.
“Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc phải đƣợc ƣu tiên, bảo đảm tính cơng khai, minh bạch nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nƣớc; tạo điều kiện để nhân dân thực hiện tốt quyền và nghĩa vụ công dân” [22].
“Ngƣời đứng đầu cơ quan nhà nƣớc ở các cấp có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc, tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử, từng bƣớc thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin.” [7]
Luật Giao dịch điện tử quy định giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, và tài liệu điện tử:
- Điều 11. Giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu: Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thơng tin đó đƣợc thể hiện dƣới dạng thông điệp dữ liệu.
- Điều 12. Thông điệp dữ liệu có giá trị nhƣ văn bản - Điều 13. Thơng điệp dữ liệu có giá trị nhƣ bản gốc - Điều 14. Thơng điệp dữ liệu có giá trị làm chứng cứ
Nghị định 26/2007/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, khẳng định: “Trong trƣờng hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì u cầu đối với một thông điệp dữ liệu đƣợc xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó đƣợc ký bằng chữ ký số”
cơ sở pháp lý tƣơng đối đầy đủ để mơ hình VPĐT tại các cơ quan, tổ chức kinh tế - xã hội phát triển
1.6.2. Nhân lực của các cơ quan quản lý và các cơ sở giáo dục
Nguồn nhân lực giữ vai trò quyết định trong việc phát triển CNTT&TT trong mọi ngành nghề nói chung và giáo dục nói riêng. Trong những năm gần đây việc tiếp cận khai thác và sử dụng CNTT&TT trong quản lý giáo dục đã có nhiều tiến bộ và hiệu quả, để có đƣợc kết quả đó phần lớn là do trình độ, năng lực về CNTT&TT, của CBQL, giáo viên bƣớc đầu đã tiến bộ. Số CBQL, giáo viên, nhân viên đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng kiến thức về CNTT&TT ngày đƣợc chú trọng và đƣợc thực hiện thƣờng xuyên. Các cơ quan QLGD và các cơ sở giáo dục đã coi đây là một tiêu chí quan trọng trong cơng tác bồi dƣỡng đội ngũ của mình để đẩy