7. Phƣơng pháp nghiên cứu
2.3. Thực trạng mô hình văn phịng điện tử phục vụ cơng tác quản lý
2.3.3. Văn phịng điện tử hỗ trợ cơng tác quản lý của Sở Giáo dục
Đào tạo thành phố Hải Phòng
Đối với Sở Giáo dục và Đào tạo
Thứ nhất, rút ngắn thời gian xử lý công việc và nâng cao hiệu suất, hiệu quả công tác, tiết kiệm thời gian và giấy mực trong việc in ấn, nhân bản tài liệu.
Thứ hai, phát huy triệt để quy chế dân chủ cơ sở và thực hiện đầy đủ nguyên tắc tập trung dân chủ cơ quan. Trên thực tế, các thành viên ban lãnh đạo đều đƣợc nắm tất cả công việc cơ quan qua hệ thống công văn đến và công văn đi từ khi dự thảo đến khi phát hành. Cán bộ, công chức đều đƣợc thông báo đầy đủ chủ trƣơng, kết quả điều hành của thủ trƣởng một cách nhanh chóng và triệt để. Các thông báo cơ quan, đảng bộ (chi bộ), các đồn thể, lịch cơng tác tuần khơng phải sao in và nhân bản để phát cho mỗi ngƣời. Tất cả đƣa lên mạng, cấp quyền - tạo luồng xử lý đến cá nhân bộ phận có liên quan.
căn cứ cho việc đánh giá thực hiện nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận trong cơ quan. Những cán bộ, cơng chức có thành tích hoặc làm một cơng việc có chất lƣợng hiệu quả, đảm bảo tiến độ sẽ đƣợc biểu dƣơng và thơng báo đến tồn thể cán bộ, công chức ngay mà không cần phải chờ đến các cuộc họp nhƣ trƣớc đây. Điều này thúc đẩy mỗi cán bộ, công chức nâng cao tinh thần trách nhiệm, lịng tự trọng, tính kỷ luật và thi đua trong cơng tác.
Thứ tƣ, xây dựng một hệ thống lƣu trữ công văn đi và đến theo từng bộ hồ sơ, hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng cơng văn đi, đến một cách thông minh, khoa học. Một cơng văn đến có u cầu giải quyết xong thì kết quả giải quyết ngồi việc lƣu ở cơng văn đi cịn tích hợp vào cơng văn đến để ngƣời đọc có thể xem biết cả nội dung yêu cầu của cơ quan ngoài và nội dung xử lý, giải quyết của Sở GD&ĐT. Ngƣợc lại, một công văn đi của sở GD&ĐT có yêu cầu bên ngoài giải quyết khi có kết quả phúc đáp ngồi việc lƣu vào cơng văn đến cịn đƣợc tích hợp vào cơng văn đi để ngƣời đọc có thể xem cả yêu cầu và kết quả phúc đáp từ bên ngồi.
Tóm lại, mơ hình VPĐT góp phần tích cực trong cải cách hành chính, hỗ trợ toàn diện các hoạt động quản lý và điều hành của Sở GD&ĐT, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động hành chính bằng giao việc và kiểm soát tiến độ xử lý công việc qua mạng máy tính, tăng cƣờng trách nhiệm cá nhân, tăng khả năng kiểm sốt cơng việc, góp phần tăng cƣờng sức mạnh của ngƣời quản lý. Mơ hình VPĐT sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác, giảm thiểu các chi phí phát sinh trong q trình xử lý cơng việc, góp phần xóa bỏ giới hạn về khơng gian và giảm thiểu thời gian trong q trình xử lý cơng việc. Đây còn là cơ hội để cán bộ, cơng chức có điều kiện nâng cao trình độ tin học; khơng bị lạc hậu, hiểu biết và sử dụng thành thạo các thiết bị tin học; tạo dựng cho mình thói
quen sử dụng thơng tin, từ đó nâng cao kiến thức, văn hóa và lịng tự tin
Đối với các đơn vị trực thuộc (các trường THPT, phòng GD&ĐT, trung tâm GDTX)
Một trong những khó khăn của các đơn vị trực thuộc là việc tiếp cận với các nguồn văn bản của trung ƣơng, của thành phố, các đơn vị chỉ đƣợc tiếp cận thông qua việc sao y của Sở gửi; để tiết giảm chi phí chi thƣờng xuyên Sở chỉ gửi những văn bản thật quan trọng do đó dẫn đến việc thiếu thơng tin khi thực hiện, tình trạng áp dụng những văn bản đã hết hiệu lực tại cơ sở làm ảnh hƣởng đến quá trình quản lý ngành. Qua hệ thống VPĐT với cơ sở dữ liệu dùng chung về văn bản, các đơn vị đƣợc tiếp cận với các hệ thống văn bản liên quan đến đơn vị của cấp trên một cách đầy đủ và chính xác, từ đó có căn cứ để triển khai các hoạt động trong đơn vị
Qua khảo sát, để một văn bản đƣợc phát đi từ cơ quan Sở GD&ĐT Hải Phòng đến các đơn vị trực thuộc bằng đƣờng bƣu điện tiêu tốn một khoảng thời gian từ 2 đến 4 ngày làm việc và vẫn cịn có hiện tƣợng thất lạc văn bản. Các đơn vị không nhận đƣợc văn bản hoặc nhận đƣợc văn bản muộn làm ảnh hƣởng đến thời gian, chậm tiến độ công việc mà Sở GD&ĐT u cầu qua văn bản hành chính đó. Qua hệ thống VPĐT các đơn vị trực thuộc có thể nhận đƣợc văn bản ngay sau khi đƣợc ký duyệt và ban hành, để từ đó triển khai đƣa vào thực hiện đƣợc kịp thời.
Với môi trƣờng làm việc cộng tác những ngƣời tham gia hệ thống có thể trao đổi với nhau qua hệ thống các dịch vụ nhƣ email, tin nhắn nhanh một các tức thời, chi phí thấp; với sự bình đẳng về khoảng cách số đã rút ngắn khoảng cách địa lý, rút ngắn thời gian tiếp cận thông tin giữa các đơn vị trong địa bàn thành phố.
Đối với người dân
Việc triển khai VPĐT giúp ngƣời dân có thể tham gia vào công việc quản lý của sở GD&ĐT qua việc tăng số lƣợng các kênh truy cập để khai thác các dịch vụ công thuộc lĩnh vực GD&ĐT.
Một trong những công việc ngƣời dân phải thực hiện khi làm việc với các cơ quan nhà nƣớc là phải tìm hiểu các thủ tục hành chính, kê khai các biểu mẫu của các thủ tục hành chính, nộp hồ sơ và nhận kết quả. Tất cả các công việc trên có thể ngƣời dân có thể thực hiện tại nhà của mình thơng qua hệ thống mạng đƣợc kết nối với hệ thống VPĐT cơ chế “một cửa” theo mơ hình G2C, ngƣời dân có thể điền thơng tin vào các biểu mẫu hành chính trên mạng, theo dõi đƣợc tiến độ, thời hạn xử lý các yêu cầu, nhận kết quả trả về trực tiếp tại Sở hoặc qua đƣờng bƣu điện. Các thủ tục hành chính có thể đƣợc cung cấp qua hệ thống VPĐT là: đăng ký hồ sơ chuyển trƣờng, xác minh văn bằng chứng chỉ, cấp và đính chính lại văn bằng chứng chỉ