7. Phƣơng pháp nghiên cứu
2.4. Thực trạng quản lý phát triển văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục
2.4.4. Xây dựng kế hoạch và triển khai việc phát triển mơ hình văn
phòng điện tử
Năm 2000, lãnh đạo Sở GD&ĐT Hải Phòng đã chỉ đạo các phòng chức năng xây dựng kế hoạch phát triển việc ứng dụng CNTT&TT trong công tác quản lý. Đến nay đã triển khai một số công việc và đƣa vào sử dụng tuy nhiên việc duy trì và phát triển mơ hình VPĐT vẫn mang tính chất giải quyết tình huống cụ thể.
Trƣớc sự phát triển về quy mô của ngành cũng nhƣ yêu cầu về số lƣợng công việc ngày càng nhiều, nhu cầu về xử lý thông tin lớn trong thời
gian ngắn ngày một cao, Sở GD&ĐT Hải Phòng chƣa xây dựng đƣợc định hƣớng kế hoạch phát triển mơ hình VPĐT tại Sở GD&ĐT và các đơn vị trực thuộc, đáp ứng nhu cầu quản lý cho thời gian tới trong điều kiện tài chính cho phép. Mặt khác chƣa tìm ra đƣợc biện pháp quản lý phù hợp với thực tiễn đang diễn ra trong quá trình sử dụng và vận hành VPĐT của Sở để tăng hiệu suất sử dụng, từ đó nâng cao hiệu quả của VPĐT.
2.4.5. Quản lý cơ sở hạ tầng thơng tin của văn phịng điện tử
Cơ sở hạ tầng thơng tin, máy tính, thiết bị tin học là những điều kiện kỹ thuật khơng thể thiếu trong q trình vận hành và phát triển VPĐT, cần phải có các biện pháp quản lý để đảm bảo cho các thiết bị hoạt động ổn định, đảm bảo các yêu cầu về kỹ thuật.
Trong những năm gần đây, từ việc nhận thức vị trí tầm quan trọng của CNTT&TT trong giáo dục, CSVC, thiết bị, các điều kiện phục vụ ứng dụng CNTT&TT trong các cơ quan QLGD và các cơ sở giáo dục ngày càng đƣợc tăng cƣờng, từng bƣớc đáp ứng yêu cầu của việc thực hiện tin học hoá QLGD. Với số lƣợng, chất lƣợng máy tính và các thiết bị khác đƣợc trang bị nhƣ hiện nay có thể nói cơ bản đủ để đáp ứng yêu cầu phục vụ công tác quản lý trƣờng học và triển khai tốt VPĐT.
Hiện nay tại Sở GD&ĐT Hải Phịng đã trang bị máy tính cho 100% lãnh đạo chuyên viên phục vụ cho công việc. Tất cả thành viên Ban Giám đốc, trƣởng các phịng chun mơn đƣợc trang bị máy tính xách tay phục vụ cho nhu cầu làm việc di động; hệ thống máy chủ và các thiết bị mạng đƣợc đặt tại phịng riêng có điều hồ nhƣng chƣa có bộ nguồn điện dự phịng phần nào đã làm ảnh hƣởng đến thời gian hoạt động của VPĐT.
100% các máy tính đƣợc kết nối mạng cục bộ (LAN) bằng cáp, ngồi ra các máy tính xách tay có thể kết nối qua hệ thống mạng không dây (Wireless) tại tất cả các khu vực trong cơ quan, tất cả các máy tính kết
nối Internet qua hệ thống thiết bị chuyên dùng Draytek 3300B với 2 đƣờng cáp quang của 2 nhà cung cấp dịch vụ Internet là Viettel và VNPT với tổng dung lƣợng 14MBs. Hệ thống máy chủ với 2 máy chủ công suất cao đƣợc vận hành 24/7 phục vụ nhu cầu truy cập và khai thác thông tin của cán bộ chuyên viên Sở và các đơn vị.
Với thiết bị và cơ sở hạ tầng kết nối mạng có giá trị cao và công nghệ hiện đại nhƣng cơng tác quản lý chƣa tƣơng xứng, chƣa có kế hoạch trang bị một cách có hệ thống. Việc trang bị máy tính hiện nay theo quy trình các phịng ban tự đề xuất, Văn phịng tổng hợp, bộ phận kế tốn triển khai mua sắm, khơng có tiêu chuẩn về cơng nghệ, khơng có sự tham gia của chuyên viên kỹ thuật, dẫn đến máy tính đƣợc trang bị khơng đồng bộ, lãng phí.
Việc nâng cấp, bảo trì thiết bị theo quy định chƣa đƣợc thực hiện nghiêm túc vẫn thực hiện theo hình thức “hỏng đâu, sửa đấy” dẫn đến tình trạng hỏng hóc máy tính trong khi đang tác nghiệp, gây mất dữ liệu, tăng thời gian chết hệ thống ảnh hƣởng đến công việc.
2.4.6. Quản lý hệ thống phần mềm và các ứng dụng
Hiện nay ngoài những phần mềm phục vụ cơng tác văn phịng nhƣ: xử lý văn bản, bảng tính, tại Sở GD&ĐT và các đơn vị đã triển khai nhiều phần mềm tác nghiệp hỗ trợ cho những công việc cụ thể nhƣ: phần mềm quản lý thi, quản lý cán bộ cơng chức, quản lý tài chính, quản lý học sinh, xếp thời khoá biểu,….. các phần mềm này đã phần nào đáp ứng đƣợc những yêu cầu cụ thể của từng nghiệp vụ.
Việc xây dựng và phát triển các chƣơng trình phần mềm ứng dụng xuất phát từ nhu cầu của các phòng ban, đơn vị nhằm giải quyết một nghiệp vụ cụ thể. Hiện nay trong ngành GD&ĐT Hải Phịng chƣa có các quy định nội bộ về chuẩn kỹ thuật và chuẩn dữ liệu thông tin để làm căn cứ
cho các chƣơng trình phần mềm tn theo, do đó các chƣơng trình phần mềm này vẫn là các “ốc đảo ứng dụng” nằm tách rời không liên thông với nhau, không chia sẻ, sử dụng thông tin lẫn nhau.
2.5. Đánh giá mức độ sẵn sàng tham gia vào văn phòng điện tử tại các đơn vị trực thuộc đơn vị trực thuộc
2.5.1. Cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ quản lý tại các đơn vị trực thuộc
Bảng 2.6 – Cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ quản lý tại các đơn vị trực thuộc
Stt Đơn vị SL Máy tính phục vụ QL Tốc độ kết nối Internet Mạng nội bộ (LAN) 1. THPT 25 – 10 5 1 x 2Mbs X 2. THPT An Dƣơng 9 2 x 2Mbs X 3. THPT An Hải 4 1 x 2 Mbs X 4. THPT An Lão 12 2 x 2 Mbs X 5. THPT Bạch Đằng 6 1 x 2 Mbs X 6. THPT Cát Bà 10 2 x 2 Mbs X 7. THPT Cát Hải 8 1 x 2 Mbs X 8. THPT Cộng Hiền 13 1 x 2Mbs X 9. THPT Đồ Sơn 7 2 x 2 Mbs X 10. THPT Đồng Hoà 20 2 x 2 Mbs X 11. THPT Hải An 6 1 x 2 Mbs X 12. THPT Hàng Hải 13 1 x 2 Mbs X 13. THPT Hùng Thắng 7 1 x 2 Mbs X 14. THPT Kiến An 11 2 x 2 Mbs X 15. THPT Kiến Thuỵ 8 1 x 2Mbs X 16. THPT Hồng Bàng 6 2 x 2 Mbs X 17. THPT Lê Chân 10 1 x 2 Mbs X 18. THPT Lê Hồng Phong 12 2 x 2 Mbs X
19. THPT Lê ích Mộc 5 1 x 2 Mbs X
20. THPT Lê Quý Đôn 12 2 x 2 Mbs X
21. THPT Lƣơng Thế Vinh 7 2 x 2 Mbs X 22. THPT Lý Thƣờng Kiệt 20 1 x 1 Mbs X 23. THPT Mạc Đĩnh Chi 11 1 x 1 Mbs X 24. THPT Marie Curie 15 1 x 8Mbs X 25. THPT Nam Triệu 8 1 x 1 Mbs X 26. THPT Ngô Quyền 15 2 x 3 Mbs X 27. THPT Nguyễn Bỉnh Khiêm 12 1 x 2Mbs X 28. THPT Nguyễn Du 2 1 x 1Mbs X 29. THPT Nguyễn Đức Cảnh 24 1 x 2Mbs X 30. THPT Nguyễn Huệ 4 1 x 1Mbs X 31. THPT Nguyễn Khuyến 13 1 x 2Mbs X 32. THPT Nguyễn Trãi 10 2 x 2Mbs X 33. THPT Nhữ Văn Lan 5 1 x 2Mbs X 34. THPT Phạm Ngũ Lão 11 1 x 2Mbs X
35. THPT Phan Chu Trinh 1 1 x 1Mbs X
36. THPT Phan Đăng Lƣu 2 1 x 2Mbs X
37. THPT Quảng Thanh 2 1 x 2Mbs X 38. THPT Quang Trung 15 1 x 2Mbs X 39. THPT Quốc Tuấn 10 1 x 2Mbs X 40. THPT Tân An 1 1 x 2Mbs X 41. THPT Thái Phiên 19 2 x 2Mbs X 42. THPT Thăng Long 7 1 x 2Mbs X 43. THPT Thuỵ Hƣơng 3 1 x 2Mbs X 44. THPT Thuỷ Sơn 3 1 x 2Mbs X 45. THPT Tiên Lãng 8 1 x 2Mbs X 46. THPT Tô Hiệu 9 1 x 2Mbs X 47. THPT Toàn Thắng 5 1 x 2Mbs X 48. THPT Trần Hƣng Đạo 28 1 x 2Mbs X 49. THPT Trần Nguyên Hãn 21 2 x 2Mbs X
50. THPT Trần Tất Văn 3 1 x 1Mbs 51. THPT Vĩnh Bảo 13 1 x 2Mbs X 52. THPT Năng khiếu Trần Phú 13 2 x 3Mbs X 53. Phổ thông Lý Thái Tổ 7 1 x 2Mbs X 54. PT Hermann Gmeiner 10 1 x 2Mbs X 55. PTTH Nội trú Đồ Sơn 10 1 x 2Mbs X 56. PTTH Lê Lợi 3 1 x 1Mbs X 57. Phòng GD&ĐT Hồng Bàng 7 1 x 2Mbs X 58. Phịng GD&ĐT Ngơ Quyền 6 1 x 2Mbs X 59. Phòng GD&ĐT Lê Chân 7 1 x 2Mbs X 60. Phòng GD&ĐT Kiến An 7 1 x 2Mbs X
61. Phòng GD&ĐT Hải An 8 1 x 2Mbs X
62. Phòng GD&ĐT Dƣơng Kinh 7 1 x 2Mbs X
63. Phòng GD&ĐT Đồ Sơn 5 1 x 2Mbs X
64. Phòng GD&ĐT Kiến Thụy 6 1 x 2Mbs X 65. Phòng GD&ĐT Tiên Lãng 6 1 x 2Mbs X
66. Phòng GD&ĐT An Lão 9 1 x 2Mbs X
67. Phòng GD&ĐT An Dƣơng 8 1 x 2Mbs X 68. Phòng GD&ĐT Vĩnh Bảo 8 1 x 2Mbs X 69. Phòng GD&ĐT Thủy Nguyên 10 1 x 2Mbs X 70. Phòng GD&ĐT Cát Hải 6 1 x 2Mbs X 71. TT GDTX Hồng Bàng 6 1 x 2Mbs X 72. TT GDTX Ngô Quyền 5 1 x 2Mbs X 73. TT GDTX Lê Chân 4 1 x 2Mbs X 74. TT GDTX Kiến An 5 1 x 2Mbs X 75. TT GDTX Hải An 6 1 x 2Mbs X 76. TT GDTX Đồ Sơn 3 1 x 2Mbs X 77. TT GDTX Kiến Thụy 4 1 x 2Mbs X 78. TT GDTX Tiên Lãng 6 1 x 2Mbs X 79. TT GDTX An Lão 5 1 x 2Mbs X 80. TT GDTX An Dƣơng 5 1 x 2Mbs X
81. TT GDTX Vĩnh Bảo 5 1 x 2Mbs X
82. TT GDTX Thủy Nguyên 6 1 x 2Mbs X
83. TT GDTX Cát Hải 4 1 x 2Mbs X
(Nguồn: Khảo sát ứng dụng CNTT&TT trong ngành GD&ĐT Hải Phòng tháng 12/2008)
2.5.2. Nguồn dữ liệu và cơ sở dữ liệu tại các đơn vị trực thuộc.
Hiện nay 100% các trƣờng học ở Hải Phòng từ mầm non đến trung học phổ thông đã triển khai hệ thống quản lý nhân sự PMIS và quản lý thông tin trƣờng học EMIS do Bộ GD&ĐT cung cấp, dữ liệu liệu đƣợc truyền từ cấp trƣờng, cấp phịng, cấp sở theo mơ hình “giếng dầu” có nghĩa là dữ liệu chi tiết đƣợc lƣu trữ tại các cấp cơ quan quản lý giáo dục; tại phịng, Sở lƣu trữ chi tiết dữ liệu, thơng tin của từng giáo viên, từng trƣờng học; các dữ liệu này đã đƣợc chuẩn hoá về nội dung và thời điểm thu thập dữ liệu nên có độ tin cậy cao, đây là nguồn rất quan trọng để hình thành trung tâm dữ liệu về trƣờng học và giáo viên của Sở.
Về cơ sở dữ liệu học sinh:
- Tại cấp trung học phổ thông việc thu thập dữ liệu thông tin về học sinh đƣợc tuyển sinh vào lớp 10, kết quả thi tốt nghiệp trung học phổ thông, bổ túc trung học phổ thông từng năm học đƣợc thực hiện thông qua một số phần mềm phục vụ công tác quản lý thi. Các dữ liệu này đƣợc lƣu trữ dƣới dạng tệp tin DBF, chƣa đƣợc thống nhất và chuẩn hoá về danh mục với hệ thống PMIS, EMIS nên vẫn nằm riêng lẻ và chƣa đƣợc tích hợp.
- Tại cấp mầm non, tiểu học và trung học cơ sở: do phân cấp quản lý các trƣờng mầm non, tiểu học và trung học cơ sở do phòng GD&ĐT quản lý nên việc ứng dụng CNTT thông tin do UBND huyện
và các phòng GD&ĐT chỉ đạo triển khai nên sử dụng phần mềm từ nhiều nguồn khác nhau dẫn đến CSLD học sinh cũng khác nhau gây khó khăn cho việc tích hợp dữ liệu.
2.5.3. Trình độ tin học của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ văn thư, cán bộ tin học tại các đơn vị
Ngay từ năm 2000 Sở GD&ĐT Hải Phòng đã quan tâm chú trọng triển khai đào tạo, tập huấn ứng dụng CNTT&TT cho đội ngũ cán bộ quản lý các trƣờng học. Năng lực về ứng dụng CNTT&TT là một trong những điều kiện cần để quy hoạch và bổ nhiệm cán bộ quản lý; tính đến nay 100% cán bộ quản lý các trƣờng THPT, phịng GD&ĐT, trung tâm GDTX đạt trình độ A tin học ứng dụng, đặc biệt kỹ năng tìm kiếm và khai thác thông tin trên Internet đƣợc chú trọng. Năm 2008, Sở GD&ĐT đã tổ chức Hội thi “Cán bộ quản lý sử dụng CNTT giỏi” đã thu hút 83 đồng chí dự thi, qua cuộc thi đã đánh giá đƣợc năng lực ứng dụng CNTT&TT trong công tác quản lý của cán bộ QLGD các trƣờng, kết quả 100% cán bộ đạt yêu cầu, trong đó 70% đạt loại khá, giỏi.
Cán bộ Văn thƣ tại các đơn vị thƣờng là những ngƣời đƣợc giao trực tiếp vận hành, khai thác hệ thống VPĐT phục vụ quản lý tại đơn vị nên trình độ ứng dụng CNTT đặc biệt là kỹ năng làm việc trên mạng là một trong những điều kiện cần của cán bộ văn thƣ. Theo khảo sát của Sở GD&ĐT, trong cuộc thi “Cán bộ Văn thƣ sử dụng tin học giỏi” năm 2008 có 120 cán bộ dự thi 85% cán bộ có trình độ tin học ứng dụng A hoặc tƣơng đƣơng trình độ A, 15% có trình độ tin học B; kết quả cuộc thi: 100% cán bộ đạt yêu cầu, trong đó: 45 đoạt loại giỏi, 40 đạt loại khá.
Thực hiện Công văn số 1171 /BGDĐT-CNTT ngày 8/11/2008 của Bộ GD&ĐT về triển khai thực hiện nhiệm vụ Công nghệ thông tin năm học 2008-2009 sở GD&ĐT đã có Cơng văn số 975/SGDĐT-VP ngày
11/11/2008 chỉ đạo việc kiện toàn tổ chức CNTT tại các cơ sở giáo dục theo đó mỗi một trƣờng học phải có một tổ tin học hoặc một cán bộ tin học có trình độ trung cấp trở lên chịu trách nhiệm triển khai về mặt kỹ thuật và bảo trì thiết bị và ứng dụng CNTT trong đơn vị. Qua kiểm tra 100% các đơn vị thuộc sở đã thành lập tổ CNTT với thành viên là giáo viên tin học có trình độ từ cao đẳng trở lên, đây là một trong những lực lƣợng mạnh để triển khai và bảo trì VPĐT tại cơ sở.
Với các khảo sát, đánh giá điều kiện tại các đơn vị trực thuộc cho thấy các điều kiện có sẵn về cơ sở hạ tầng, năng lực ứng dụng công nghệ thông tin và nguồn dữ liệu để triển khai mơ hình VPĐT một cách nhanh chóng, hiệu quả, chi phí thấp.
2.6. Đánh giá chung về mặt mạnh, mặt yếu của việc quản lý phát triển văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phịng
Sử dụng phƣơng pháp phân tích theo mơ hình SWOT để phân tích các ảnh hƣởng bên trong bao gồm: điểm mạnh, điểm yếu, các ảnh hƣởng bên ngoài gồm: thời cơ và thách thức của q trình quản lý phát triển mơ hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phịng.
Mạnh:
- Sự quyết tâm của lãnh đạo Sở, sự ủng hộ của các thành viên, các đơn vị tham gia trong việc ứng dụng VPĐT vào công tác quản lý điều hành của Sở GD&ĐT.
- Tổ chức đào tạo nâng cao trình độ, năng lực ứng dụng CNTT&TT và đội ngũ cán bộ quản lý và văn thƣ
Yếu:
- Chƣa kết hợp chặt chẽ giữa việc cải cách hành chính với sử dụng và phát triển mơ hình VPĐT trong cơng tác quản lý .
- Chƣa xây dựng kế hoạch phát triển, mơ hình VPĐT tƣơng xứng và theo kịp với sự phát triển của Sở, cịn mang tính giải quyết sự vụ.
đáp ứng đƣợc yêu cầu triển khai VPĐT.
- Xây dựng hạ tầng CNTT&TT, trang bị thiết bị tin học, máy tính, thiết bị mạng và các trang thiết bị phụ trợ đủ mạnh để áp dụng triển khai
- Kinh nghiệm của Sở GD&ĐT trong việc ứng dụng CNTT&TT trong công tác quản lý giáo dục.
- Kinh phí đầu tƣ cịn hạn hẹp, chƣa tranh thủ đƣợc nguồn kinh phí từ các nguồn khác cho việc phát triển VPĐT
- Chƣa có bộ phận chuyên trách quản lý về kỹ thuật, vận hành VPĐT tại Sở.
- Một số cán bộ ở Sở, ở các đơn vị thức chƣa thật đầy đủ về lợi ích kinh tế, xã hội của VPĐT trong quản lý giáo dục.
Thời cơ:
- Hệ thống văn bản của nhà nƣớc nhƣ Luật Công nghệ thông tin, Luật Giao dịch điện tử, các Nghị định, Chỉ thị của Chính phủ là cơ sở pháp lý tƣơng đối đầy đủ cho việc ứng VPĐT trong công tác quản lý tại các cơ quan nhà nƣớc.
- Sự phát triển của khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực CNTT&TT trong giai đoạn hiện nay là cơ sở khoa học để triển khai các ứng dụng VPĐT đảm bảo nhanh chóng, chính xác, chi phí thấp.