- Sổ chi tiết TK 331, TK141...
- Bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê Nhập - Xuất - Tồn - Sổ cái TK 152, TK 621, TK 627...
1.4 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện kế toán trên máy vi tính. vi tính.
1.4.1 Các đối tợng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu nguyên vật liệu
Phần mềm kế toán là chơng trình đợc thiết kế để xử lý tự động những thông tin cập nhật từ chứng từ gốc ban đầu theo quy trình kế toán đã đợc ấn định sau đó in ra các sổ sách và báo cáo có liên quan. Hiện nay trên thị trờng có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau nh : Sas, Cads, Effect, Fast...Khi đa những phần mềm này vào sử dụng, bộ phận kế toán không còn phải thực hiện một cách thủ công một số khâu công việc nh : ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, lập báo cáo kế toán mà chỉ cần phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, kiểm tra, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đa ra các quyết định phù hợp. Ngoài u điểm trên nó còn cho phép cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, với độ chính xác cao thông qua tính năng u việt của máy tính và kỹ thuật tin học, phục vụ kịp thời cho công tác quản trị doanh nghiệp.
Khi đa phần mềm kế toán vào sử dụng doanh nghiệp sẽ phải tiến hành mã hoá các đối tợng cần quản lý. Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu và xếp lớp các đối tợng này. Nó cho phép
Page | 34
CBNS Minh Quang
nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác các đối tợng trong quá trình xử lý thông tin tự động đồng thời cho phép tăng tốc độ xử lý, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Việc xác định các đối tợng cần mã hoá hoàn toàn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Thông thờng các đối tợng sau đây cần phải đợc mã hoá khi tổ chức kế toán vật liệu trên máy vi tính :
+ Danh mục tài khoản + Danh mục vật liệu
+ Danh mục nhóm vật liệu + Danh mục kho vật liệu
+ Danh mục khách hàng, nhà cung cấp + Danh mục chứng từ
+ Danh mục đơn vị cơ sở ...
Khi tiến hành mã hoá các đối tợng cần phải đảm bảo mã hoá đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống cho tất cả các đối tợng cần quản ký, đảm bảo tính thống nhất và nhất quán, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Lu ý :
+ Mã phải là duy nhất trong danh mục.
+ Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu.
+ Trong trờng hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hoá cho các danh điểm sẽ phát sinh.
+ Trờng hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu đợc cập nhật tại các đơn vị này sau đó đợc gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đối với một số danh điểm phải thống nhất trong toàn công ty, một số khác phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên.
Sau đây là một số cách thức để tiến hành mã hoá các danh mục :
- Mã hoá theo cách gợi nhớ đến tên và đặc điểm của danh điểm. Ví dụ mã hoá than cám quy cách 5 là TC05
Page | 35
CBNS Minh Quang
- Mã hoá bằng cách đánh số lần lợt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm, bắt đầu từ 1. Phơng pháp này thờng đợc áp dụng trong trờng hợp số lợng danh điểm lớn, khi đó các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dới khi liệt kê theo vần ABC. Ví dụ mã hoá kho vật liệu của công trình mới, công trình số 28 nh sau : KHO28.
- Trong mã ta chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có một cấp mà có thể có đến 2 - 3 cấp. Ví dụ đối với doanh nghiệp có các khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh hoặc thành phố, giả sử khách hàng ở Hà Nội bắt đầu bằng HN, ở Hải Phòng bắt đầu bằng HP...
Tuỳ thuộc vào đặc điểm cụ thể của đơn vị mình mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn cách thức mã hoá cho phù hợp.