Biểu đồ 3.10 Mức độ khả thi của biện pháp 4
3.3.1. Lập dự toán chi tiết các khoản chi phí sẽ chi trong năm học mới
3.3.1.1. Mục tiêu và ý nghĩa của biện pháp
Việc lập dự toán chi tiết sẽ thể hiện được “con số dự chi” gần sát nhất so với thực tế giúp cho các nhà quản lý dễ dàng xét duyệt dự toán và kiểm soát quyết tốn hơn. Ngồi ra, việc lập dự tốn chi tiết cịn giúp cho phịng TCKT sẽ dễ dàng thực hiện việc lập các loại báo cáo khác nhau (tùy theo từng nhu cầu của các nhà quản lý cấp cao hơn) một cách nhanh chóng và kịp thời hạn. Đặc biệt khi phát triển GDM, công tác này phải càng được coi trọng do tính
đa dạng và phức tạp của các loại hình, hình thức và địa điểm đào tạo tất yếu sẽ tác động nhiều chiều đến CPĐT.
3.3.1.2. Nội dung và cách thức thực hiện
Việc xây dựng kế hoạch, lập dự toán các khoản chi trong năm học mới phải dựa trên cơ sở đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của các năm trước trên các mặt chủ yếu sau:
Chi thường xuyên: đánh giá khả năng các khoản thu đáp ứng cho nhu cầu chi thường xuyên (chi lương, giáo trình tài liệu, dụng cụ học tập) dẫn đến tình hình thực hiện dự tốn hiệu quả hay khơng hiệu quả để rút kinh nghiệm cho việc lập dự toán năm sau.
Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản cho các lĩnh vực tăng cường cơ sở vật chất, nhằm xây dựng dự tốn chính xác hơn tránh tình trạng thiếu vốn hoặc thừa vốn, trên cơ sở phân tích đánh giá tình hình đầu tư và tình hình thực hiện vốn đầu tư giúp cho việc quản lý được tốt hơn và hiệu quả đầu tư cao hơn.
Đánh giá tình hình thực hiện các nguồn thu nhằm phản ánh chính xác các nguồn thu từ đó dự báo được đầy đủ về khả năng đáp ứng của nguồn thu cho hoạt động thường xuyên trong năm học mới.
Đánh giá tình hình thực hiện các nội dung chi và so sánh đối chiếu tác động của các loại hình, phương thức và địa điểm đào tạo đến CPĐT
3.3.2. Tăng cường giám sát và kiểm tra chun mơn trong q trình thực hiện dự toán và khi quyết toán
3.3.2.1. Mục tiêu và ý nghĩa của biện pháp
Biện pháp này nhằm mục đích giúp cho quá trình xét duyệt và quyết toán của lãnh đạo nhà trường được chặt chẽ hơn, nhưng vẫn đảm bảo tính đúng và đủ về thời gian cũng như số tiền cần chi.
3.3.2.2. Nội dung và cách thức thực hiện
Kiểm tra là một trong bốn chức năng cơ bản của quản lý, trong quản lý tài chính mà cụ thể hơn là quản lý các khoản chi thì việc kiểm tra và đánh giá
lại càng quan trọng hơn vì đó chính là cơ sở để quản lý hoạt động thu – chi trong nhà trường cho đúng với kế hoạch đặt ra, đúng mục đích, đúng nguyên tắc, đúng chế độ Nhà nước quy định. Thông qua hoạt động này, người kiểm tra sẽ xác lập được một hệ thống thông tin phản hồi, so sánh kết quả thực hiện với các chuẩn mực đã định; xác định những lệch lạc nếu có và đo lường ý nghĩa mức độ của chúng, tiến hành những hành động cần thiết để đảm bảo rằng những nguồn tài chính của nhà Trường được sử dụng một cách hiệu nghiệm và hiệu quả để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Kiểm tra việc sử dụng các nguồn tài chính chi tiết tới từng khoản chi, mục chi theo Quy chế chi tiêu nội bộ, có đúng mục đích, đúng nguyên tắc, đúng chế độ và có đạt được mục tiêu đề ra hay không. Đồng thời, kiểm tra việc quản lý các nguồn tài chính có mang lại hiệu quả thiết thực và đáp ứng được nhiệm vụ đào tạo của Nhà trường hay không.
Kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng đào tạo, hợp đồng liên kết… được thực hiện nghiêm túc theo nội dung đã ký kết hay không? Thơng qua đó sẽ biết được mức độ thực hiện các kế hoạch đặt ra như thế nào, nếu phát hiện có sai lệch thì phải nhanh chóng khắc phục, điều chỉnh.
3.3.3. Đánh giá chi phí đào tạo theo nhu cầu thực tế 3.3.3.1. Mục tiêu và ý nghĩa của biện pháp 3.3.3.1. Mục tiêu và ý nghĩa của biện pháp
Khi đánh giá chi phí đào tạo theo nhu cầu thực tế của nhà trường sẽ giúp cho HĐQT và Ban giám hiệu nhà trường có thể xây dựng được các quy định, chế độ làm việc phù hợp hơn nữa với tình hình hiện tại của trường, nhằm đạt được hiệu quả đào tạo ngày càng cao hơn.
3.3.3.2. Nội dung và cách thức thực hiện
Dựa trên hai quan điểm về việc xây dựng phương án CPĐT theo nhu cầu thực tế:
Một là, CPĐT phải đáp ứng nhu cầu cơ bản cho hoạt động đào tạo nhằm đảm bảo được chuẩn đầu ra trên cơ sở tính đúng tính vừa đủ (ở đây khơng tính đến yếu tố lợi nhuận và đầu tư).
Hai là, tính tốn CPĐT phải xét đến khả năng nguồn lực tài chính của nhà trường và khả năng đóng góp của người học.
Ba là, tính tốn CPĐT trong q trình phát triển GDM phải xét đến loại hình, phương thức và địa điểm đào tạo. Khơng áp đặt mức chi của loại hình, phương thức và địa điểm đào tạo này cho loại hình, phương thức và địa điểm đào tạo khác.
Bốn là, đảm bảo nguyên tắc việc tính CPĐT là để phát triển GDM, tức là để đa dạng hóa loại hình, phương thức và địa điểm đào tạo. Tính CPĐT khơng đạt u cầu khi có tác động hạn chế sự đa dạng hóa này. Từ đó đưa ra những kiến nghị để điều chỉnh cơ cấu chi phí theo hướng hợp lý để đảm bảo sử dụng hiệu quả hơn nguồn lực tài chính của nhà trường, như: tăng giảm tỷ lệ chi phí quản lý chung và nghiệp vụ chuyên mơn, chi phí giảng dạy và thực hành chuyên môn…
3.3.4. Đánh giá chi phí đào tạo theo tính hiệu quả của chi phí 3.3.4.1. Mục tiêu và ý nghĩa của biện pháp 3.3.4.1. Mục tiêu và ý nghĩa của biện pháp
Cũng tương tự như mục tiêu và ý nghĩa của biện pháp trên, biện pháp này càng phân tích được cụ thể hơn nữa về mặt hiệu quả của chi phí, nhờ đó mà các nhà quản lý có thể sẽ đưa ra các quy định, chế độ làm việc đối với CBQL, giảng viên và các đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài một cách gần sát thực tế nhất.
3.3.4.2. Nội dung và cách thức thực hiện
Tính hiệu quả được thể hiện trước hết ở việc sử dụng chi phí thực hiện hoạt động đào tạo là thấp nhất so với kết quả “đầu ra” đạt được là cao nhất. Cũng cần lưu ý rằng: việc xác định chi phí đầu vào để thực thi các quyết định tài chính về hoạt động đào tạo phải được xem xét đầy đủ, toàn diện trên các mặt. Đồng thời, kết quả đạt được cũng cần phải dự tính trên nhiều mặt cả trong điều kiện thực tế, chẳng hạn, việc quyết định lựa chọn phương thức tạo thêm nguồn thu từ kết quả của đợt thi đua hiến kế với chủ đề “Làm gì, làm thế nào để tạo và tăng nguồn thu cho Trường” do Ban chấp hành Cơng Đồn
Trường phát động… được xem là quyết định tài chính chính xác nếu đáp ứng được nhu cầu đầu tư, phát triển của nhà trường mang lại hiệu quả cao.
3.3.5. Tăng cường kiểm soát nội bộ
3.3.5.1. Mục tiêu và ý nghĩa của biện pháp
Nhằm thực hiện tốt nhất hoạt động phân tích, kiểm tra đánh giá các khoản mục chi phí đã, đang và sẽ chi bằng cách thường xuyên kiểm tra chéo giữa các phịng ban, hoặc là việc kiểm sốt này được thực hiện bởi Ban kiểm soát của nhà trường.
3.3.5.2. Nội dung và cách thức thực hiện
Hồn thiện mơi trường kiểm sốt
Hồn thiện chính sách nhân sự:
Sau khi đã thực hiện biện pháp khuyến khích cán bộ, giảng viên tham gia quá trình hỗ trợ/ kiêm nhiệm thêm cơng việc giữa các phịng khoa với nhau, xác định đúng và đủ vị trí mà nhà trường đang thiếu và có nhu cầu tuyển dụng. Tiến hành thực hiện chặt chẽ các khâu tuyển dụng trong quy trình tuyển dụng cán bộ, giảng viên đảm bảo tuyển chọn được những người có trình độ chun mơn, năng lực thật sự phù hợp với vị trí tuyển dụng.
Hồn thiện quy chế xây dựng kế hoạch:
Kế hoạch năm sau cần được xây dựng dựa trên số liệu thực tế (số thực tế thu – chi) của năm hoạt động trước đó, có như vậy thì sẽ khơng có sự chênh lệch quá nhiều khi bản kế hoạch được đi vào thực hiện trong thực tế và tránh gây lãng phí.
Hồn thiện kiểm sốt các khoản thu – chi chủ yếu
Hồn thiện kiểm sốt các khoản thu:
Khoản thu chủ yếu chiếm tỷ trọng lớn nhất là thu từ học phí. Khoản thu này về cơ bản được kiểm soát chặt chẽ, giảm thiểu được các rủi ro, sai sót, chấp hành đúng quy định và quy trình về việc sử dụng phiếu thu học phí. Tuy nhiên, quy trình và thủ tục kiểm soát hoạt động thu tại các đơn vị liên kết vẫn còn một số vấn đề bất cập cần khắc phục để tránh trường hợp bị chiếm dụng
nguồn thu đó. Ngồi ra, cần thường xuyên theo dõi lịch học, lịch thi của các lớp để kịp thời đơn đốc sinh viên nộp học phí đúng thời hạn quy định.
Hồn thiện kiểm sốt các khoản chi chủ yếu:
Tăng cường kiểm soát chi nghiệp vụ chun mơn: chi mua giáo trình, tài liệu, dụng cụ học tập, chi lương…..
3.3.6. Đào tạo bồi dưỡng nhân lực có khả năng đảm nhiệm được việc thực hiện quy trình sau hồn thiện. hiện quy trình sau hồn thiện.
3.3.6.1. Mục tiêu và ý nghĩa của biện pháp
Nhằm thực hiện tốt nhất quy trình đã được hồn thiện, đồng thời có thể cập nhật vào quy trình những thay đổi trong chính sách nhà nước hoặc những biến động trong môi trường kinh tế xã hội ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí đào tạo của trường.
3.3.6.2. Nội dung và cách thức thực hiện
- Nâng cao trình độ chuyên mơn nghiệp vụ cho các cán bộ phịng TC-KT của trường theo 3 hướng
Tham dự khóa học cao học về quản lý giáo dục ( việc này đã thực hiện. 3 trong số 4 nhân viên của phòng TC-KT của trường đã có bằng thạc sỹ quản lý giáo dục)
Thường xuyên tham dự các khóa tập huấn nghiệp vụ tài chính, kết tốn do Bộ GD-ĐT, Bộ Tài chính tổ chức
Nâng cao trình độ và năng lực ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý tài chính
- Tập huấn các cán bô, giảng viên trong các đơn vị trong trường về quy trình để có thể phối hợp thực hiện.
Biện pháp này cần được thực hiện đồng thời và xuyên suốt cùng 05 biện pháp đề xuất trên, nhằm mục đích cuối cùng là đạt được hiệu quả cao nhất về hoạt động quản lý chi phí đào tạo của nhà trường.
3.4. Thăm dị tính cấp thiết và tính khả thi của các biện pháp
3.4.1. Đối tượng khảo sát
Để tìm hiểu tính cần thiết của các biện pháp đề xuất trong đề tài, chúng tôi đã tiến hành khảo sát, thăm dò ý kiến của lãnh đạo nhà trường, cán bộ quản lý thuộc các phòng/khoa cũng như các đơn vị trực thuộc trường ĐH Hịa Bình.
3.4.2. Phương pháp khảo sát
Để thu nhận ý kiến, chúng tôi tiến hành khảo sát bằng phiếu kết hợp với xin ý kiến trực tiếp qua phỏng vấn trao đổi với 25 cán bộ đang tham gia quản lý từ cấp trường đến cấp phòng/khoa và các đơn vị trực thuộc trong khoảng thời gian từ tháng 07 đến tháng 09 năm 2014 (Phiếu khảo sát - Phụ lục 07). Kết quả khảo sát thể hiện ở mục 3.4.3.
3.4.3. Kết quả khảo sát
Nhìn chung, cả năm biện pháp đưa ra đều cần thiết và khả thi đối với công tác quản lý chi phí đào tạo của trường ĐH Hịa Bình. Tuy nhiên, mức độ cần thiết và tính khả thi giữa các biện pháp có sự khác nhau giữa các nhóm ý kiến, đồng thời cũng có mức độ phân tán ý kiến khác nhau.
3.4.3.1. Tính cần thiết của các biện pháp
Các biện pháp đều đáp ứng được yêu cầu, khơng có biện pháp nào đưa ra ở mức khơng cần thiết, trong đó điểm trung bình của các biện pháp là 4,75 - ở mức rất cần thiết, biện pháp 5 được đánh giá là cần thiết nhất. Hầu hết các ý kiến đều đánh giá các nhóm biện pháp mà đề tài đề xuất có mức độ rất cần
thiết và cần thiết, chỉ có 1 ý kiến ở nhóm biện pháp số 1 (Lập dự tốn chi tiết các khoản chi phí sẽ chi trong năm học mới) và 3 ý kiến ở nhóm biện pháp 3 (Đánh giá CPĐT theo nhu cầu thực tế) là ít cần thiết. Khơng có ý kiến nào
Bảng 3.1. Kết quả khảo sát tính cần thiết của các biện pháp
Biện pháp
Mức độ cần thiết của biện pháp Điểm trung bình (X) Thứ bậc (Xi) Ghi chú 5 4 3 2 1 1 18 5 2 0 0 4,64 2 2 15 8 0 1 1 4,4 5 3 15 7 3 0 0 4,48 3 4 17 5 1 1 1 4,44 4 5 21 3 1 0 0 4,8 1
Ghi chú: Mức độ cần thiết của biện pháp: 5 – Rất cần thiết, 4 – Cần thiết, 3 – Ít cần thiết, 2 – Khơng cần thiết, 1 – Không trả lời
Cơng thức tính điểm trung bình của từng biện pháp:
Điểm trung bình = N E D C B A 4 3 2 1 5
Trong đó: - A, B, C, D, E lần lượt là số ý kiến chọn rất cần thiết, cần thiết, it cần thiết, không cần thiết, không trả lời
- N là tổng số người được hỏi
Mức độ cần thiết của biện pháp 5
84% 12% 4% 0% 0% Rất cần thiết Cần thiết Ít cần thiết Khơng cần thiết Khơng trả lời
Theo hình vẽ ta thấy, biện pháp 5: Tăng cường KSNB được đánh giá là
cần thiết nhất, với mức điểm trung bình là 4,8 và có tỷ lệ “mức độ rất cần thiết” đạt 84% trong tổng số ý kiến được hỏi. Điều này phản ánh đúng thực trạng của nhà trường hiện nay là một trường ĐH tư thục nên việc kiểm tra, kiểm soát các khoản mục chi phí ln được đặt lên hàng đầu, nhằm mục tiêu đảm bảo chi phí cho hoạt động của nhà trường một cách hiệu quả nhất.
Mức độ cần thiết của biện pháp 1
72% 20% 8% 0% 0% Rất cần thiết Cần thiết Ít cần thiết Khơng cần thiết Không trả lời
Biểu đồ 3.2. Mức độ cần thiết của biện pháp 1
Mức độ cần thiết của biện pháp 3
60% 28% 12% 0% 0% Rất cần thiết Cần thiết Ít cần thiết Khơng cần thiết Khơng trả lời
Biện pháp 1: Lập dự tốn chi tiết các khoản chi phí sẽ chi trong năm học mới và biện pháp 3: Đánh giá chi phí đào tạo theo nhu cầu thực tế lần lượt đạt được mức điểm là 4,64 và 4,48, đứng thứ 2 và 3.
Mức độ cần thiết của biện pháp 4
68% 20% 4% 4% 4% Rất cần thiết Cần thiết Ít cần thiết Không cần thiết Không trả lời
Biểu đồ 3.4. Mức độ cần thiết của biện pháp 4
Mức độ cần thiết của biện pháp 2
60% 32% 0% 4% 4% Rất cần thiết Cần thiết Ít cần thiết Khơng cần thiết Khơng trả lời
Đứng ở vị trí thứ 4 và thứ 5 là biện pháp 4: Đánh giá CPĐT theo tính hiệu quả của chi phí và biện pháp 2: Tăng cường giám sát và kiểm tra chuyên mơn trong q trình thực hiện dự toán và khi quyết toán với mức điểm lần
lượt là 4,44 và 4,4.
3.4.3.2. Tính khả thi của các biện pháp
Các nhà quản lý cũng đều đánh giá các biện pháp đưa ra trong đề tài có khả năng áp dụng hiệu quả trong việc quản lý CPĐT trong thời gian tới. Những biện pháp được quan tâm nhất là nhóm biện pháp số 1 và số 5, tuy nhiên cũng khơng tránh khỏi một số ý kiến cịn phân vân, e ngại
Bảng 3.2. Kết quả khảo sát tính khả thi của các biện pháp