I Phân theo chức năng
2.2.2.Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Cổ Phần Khí Cơng Nghiệp Ninh Bình
1 Lao động trực tiếp 30 72,
2.2.2.Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Cổ Phần Khí Cơng Nghiệp Ninh Bình
Phần Khí Cơng Nghiệp Ninh Bình
Các chứng từ cơng ty sử dụng: Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán
hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có,...
Quy trình lập và ln chuyển chứng từ:
Hàng ngày, khi có nhu cầu về hàng hóa, khách hàng sẽ liên hệ với phịng kinh doanh ký hợp đồng kinh tế. Hợp đồng kinh tế được lập thành 6 bản: công ty giữ 3 bản (giám đốc giữ một bản, phịng kinh doanh giữ 1 bản, phịng kế tốn giữ 1 bản), khách hàng giữ 3 bản.
Sau khi hợp đồng được ký kết và hai bên thống nhất các điều kiện liên quan (địa điểm giao hàng, số lượng, đơn giá, phương thức thanh toán,...), căn cứ vào hợp đồng hai bên sẽ tiến hành thực hiện như trong thõa thuận.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, phòng kinh doanh lập Lệnh bán hàng gồm 3 liên và có sự ký duyệt của trưởng phịng kinh doanh, Lệnh bán hàng gồm:
+) Liên 1: Lưu tại phòng kinh doanh
+) Liên 2: Chuyển cho bộ phận kế tốn lập hóa đơn +) Liên 3: Chuyển cho bộ phận giao hàng
Căn cứ vào Lệnh bán hàng đã được ký duyệt, bộ phận giao hàng lập PXK, PXK được lập thành 2 liên:
+) Liên 1: Lưu tại bộ phận lập phiếu
+) Liên 2: Chuyển cho thủ kho làm căn cứ xuất kho
PXK được giám đốc phê duyệt, liên 2 PXK chuyển đến cho thủ kho, thủ kho xuất kho, ghi số lượng thực xuất và ký xác nhận vào PXK. Sau đó chuyển PXK cho kế tốn làm căn cứ ghi sổ.
Tùy vào thỏa thuận của hai bên trong hợp đồng kinh tế, hàng có thể được giao nhận tại kho hoặc bộ phận giao hàng sẽ vận chuyển đến nơi khách hàng yêu cầu trong hợp đồng.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, PXK, kế tốn tiến hành viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT là căn cứ để kế toán ghi nhận doanh thu, thu tiền bán hàng và đồng thời để xuất kho hàng hóa. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
+) Liên 1: Lưu tại cuốn
+) Liên 2: Giao cho khách hàng +) Liên 3: Lưu hành nội bộ
Sau khi kiểm tra chứng từ (hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, lệnh giao hàng), kế tốn nhập liệu vào máy tính.Theo trình tự ghi sổ đã được cài đặt, số liệu sẽ được tự động cập nhật vào các sổ sách liên quan.