CHƯƠNG I : CƠ SỞ Lí LUẬN VỀ BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CễNG CHỨC
3.3. Biện phỏp quản lý hoạt động bồi dưỡng cỏn bộ,cụng chức
3.3.3. Hoàn thiện quy trỡnh bồi dưỡng cỏn bộ cụng chức
a, Mục tiờu của biện phỏp
Quy trỡnh bồi dưỡng cỏn bộ cụng chức là khõu rất quan trọng trong hoạt động bồi dưỡng cỏn bộ, cụng chức. Để hoạt động bồi dưỡng cỏn bộ, cụng chức được thực hiện cần phải cú rất nhiều những hoạt động quản lý khỏc nhau từ cấp lónh đạo đến cấp khoa, cấp phũng và đến từng cỏn bộ quản lý lớp. Những quy trỡnh này nhằm mục tiờu:
- Kế hoạch bồi dưỡng cỏn bộ, cụng chức được cỏc cấp lónh đạo dự kiến và phờ duyệt cú trật tự, đảm bảo mọi nhu cầu mở lớp của cỏc đơn vị.
- Cỏn bộ quản lý lớp chủ động thực hiện trỏch nhiệm của mỡnh như: làm cỏc thủ tục mở lớp, giỏm sỏt tất cả cỏc hoạt động diễn ra trong quỏ trỡnh học tập được khoa học, chặt chẽ.
- Cỏc đơn vị cú liờn quan trong Học viện cựng nhau phối hợp cho hoạt động bồi dưỡng được diễn ra cú hiệu quả cao nhất như: Tài vụ - kế toỏn, trung tõm thư viện, ký tỳc xỏ...
b, Nội dung của biện phỏp
Để quản lý hoạt động bồi dưỡng cỏn bộ, cụng chức ở Học viện Hành chớnh Quốc gia cần phải hoàn thiện và làm tốt những nội dung sau đõy:
Về quy trỡnh thủ tục.
1. Hàng năm Học viện Hành chớnh Quốc gia làm cụng văn gửi đến cỏc cơ quan Đảng, đoàn thể Trung ương; Viện Kiểm sỏt Nhõn dõn tối cao, Tũa ỏn Nhõn dõn tối cao; Văn phũng Quốc hội, Văn phũng Chủ tịch nước; Cỏc cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chớnh phủ; UBND cỏc tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương; Cỏc tổ chức chớnh trị, chớnh trị - xó hội. Nội dung cụng văn ghi rừ kế hoạch mở lớp như : thời gian, địa điểm cũng như đối tượng chiờu sinh, kinh phớ khúa học tại Học viện Hành chớnh Quốc gia và cỏc cơ sở thuộc Học viện, cũng như tại cỏc địa điểm xin mở lớp.
2. Khi nhận được cụng văn đăng ký cỏc lớp bồi dưỡng cỏn bộ, cụng chức gửi về Học viện Hành chớnh Quốc gia, Trưởng khoa Đào tạo bồi dưỡng cỏn bộ, cụng chức gửi cho phũng phụ trỏch lớp bồi dưỡng làm tờ trỡnh kế hoạch mở lớp cho Phú Giỏm đốc phụ trỏch phờ duyệt. Làm thụng bỏo đến đơn vị xin mở lớp về kế hoạch mở lớp với nội dung thụng bỏo địa điểm, thời gian, kinh phớ và yờu cầu làm Hợp đồng đào tạo khi đó thỏa thuận xong.
3. Mặc dự lớp học chưa được hỡnh thành nhưng phải phõn cụng cỏn bộ quản lý lớp để tổ chức thực hiện cỏc khõu chuẩn bị cho lớp học. Chủ động xõy dựng lịch học cụ thể, liờn hệ với Khoa chuyờn mụn và giảng viờn để thụng bỏo
cho họ biết trước thời gian, địa điểm, nội dung chương trỡnh của khúa học để giảng viờn chủ động nghiờn cứu những chuyờn đề mà mỡnh đảm nhận. Đồng thời chủ nhiệm lớp cũng làm Tờ trỡnh mở lớp, Quyết định mở lớp, Quyết định cử chủ nhiệm lớp. Làm giấy mời cỏc Khoa chuyờn mụn, phũng, ban cú liờn quan đến cỏc hoạt động khi lớp học diễn ra như: Phũng Quản trị, Trung tõm thụng tin – Tư liệu, Ký tỳc xỏ…
4. Việc tổ chức đún học viờn nhập học phải được quan tõm chu đỏo, phải hướng dẫn cho học viờn nơi ăn ở, nơi học tập. Tài liệu, lịch học, phiếu ghi thụng tin học viờn để làm căn cứ viết chứng chỉ phải phỏt cho học viờn ngay khi họ đến làm thủ tục nhập học. Chỳ ý hướng dẫn về cỏc khoản kinh phớ và thủ tục cú liờn quan để học viờn chủ động bố trớ thời gian và liờn hệ với cỏc phũng ban chức năng của Học viện.
5. Chuẩn bị khai giảng, sau khi hoàn thành cụng tỏc chuẩn bị cỏc thủ tục cho lớp học, cỏn bộ quản lý lớp phải tiến hành kiểm tra hội trường, giấy mời đại biểu, chuẩn bị diễn văn khai mạc, đặc biệt chỳ ý khõu chào cờ, tổ chức khai giảng.
6. Cụng tỏc trực tiếp quản lý lớp học. Khi lớp học bắt đầu, cần chỳ ý phõn cụng người theo dừi lớp học từ đầu đến cuối khúa học. Trong hoạt động này chỳ ý tới một số nội dung sau: bầu ban cỏn sự lớp gồm 01 lớp trưởng, 03 lớp phú, chia tổ, liờn hệ, thụng bỏo cho giảng viờn biết về số lượng, thành phần và trỡnh độ học viờn để giảng viờn cú những bài giảng cũng như phương phỏp thớch hợp cho đối tượng học viện. Hàng ngày ngoài việc tự quản của lớp học, cỏn bộ quản lý lớp phải lờn lớp điểm danh thường xuyờn để làm căn cứ đỏnh giỏ ý thức học tập của từng học viờn phục vụ cho tiờu chớ khen thưởng học viờn cuối khúa học.
7. Khúa học cú 02 lần kiểm tra, trước khi kiểm tra để 1-2 ngày để học viờn nghỉ ngơi và ụn bài để làm bài kiểm tra được tốt nhất. Viết bài tỡnh huống quản lý cần thăm dũ nhu cầu của học viờn để tổ chức hướng dẫn và giới thiệu những nội dung cũng như cỏch thức viết bài…
8. Chuẩn bị chứng chỉ, giấy khen cho học viờn đủ tiờu chuẩn tụt nghiệp. Trước khi viết chứng chỉ cần kiểm tra kỹ và chớnh xỏc phiếu học viờn của học viờn để trỏnh sai sút.
9. Họp đỏnh giỏ kết quả khúa học. Trước khi Bế giảng, cỏn bộ quản lý lớp cú một buổi họp với ban cỏn sự lớp, trờn cơ sở kết quả học tập, rốn luyện và ý thức học tập của học viờn để bỡnh xột khen thưởng cỏ nhõn cú thành tớch xuất sắc. Cuộc họp phải cú biờn bản và chữ ký của ban cỏn sự lớp để làm căn cứ trỡnh vào hồ sơ bế giảng lớp học. Hồ sơ kết thỳc lớp học gồm cú: Tờ trỡnh cấp chứng chỉ, Quyết định cấp chứng chỉ (cú danh sỏch kốm theo), Quyết định khen thưởng học viờn, Kết quả học tập.
10. Chuẩn bị bế giảng và cỏc thủ tục liờn quan như: giấy mời bế giảng, viết bỏo cỏo tổng kết, tổ chức bế giảng, trao chứng chỉ, giấy khen cho cỏc học viờn.
Kết thỳc lớp học hoàn thiện hồ sơ là những bản gốc để lưu bộ phận lưu trữ, làm căn cứ để xỏc nhận cho những học viờn làm thất lạc, mất chứng chỉ.
Cỏc thủ tục quyờt toỏn
1. Lập dự trự kinh phớ, cần chi tiết cho từng hoạt động như hoạt động Khai, bế giảng, giảng dạy của cỏc giảng viờn, cụng tỏc chủ nhiệm lớp, chấm bài, cỏc hoạt động phục vụ lớp học… Dự trự kinh phớ lập dựa trờn Thụng tư của Bộ Tài chớnh, quy chế chi tiờu nội bộ của Học viện Hành chớnh Quốc gia.
2. Tiến hành tạm ứng và chi cỏc hoạt động quản lý lớp, rà soỏt lại tất cả cỏc khoản chi, xem lại tất cả cỏc khoản chi xem cú đỳng chế độ quy định Nhà nước và của Học viện khụng. Sau đú làm thủ tục quyết toỏn.
Quy trỡnh bồi dưỡng cỏn bộ, cụng chức nờu trờn là chung cho tất cả cỏc lớp bồi dưỡng cỏn bộ cụng chức mở tại Học viện Hành chớnh Quốc gia và cỏc phõn viện thuộc Học viện. Quy trỡnh mở lớp ở địa phương hay ở tại đơn vị mở lớp chỉ khỏc một số nội dung như: chuẩn bị khai bế giảng, tiếp đún học viờn, điểm danh học viờn hàng ngày là do đơn vị mở lớp đảm nhận.
c, Điều kiện và cỏch thức thực hiện
Để quy trỡnh bồi dưỡng cỏn bộ, cụng chức được thực hiện cú hiệu quả và chất lượng, đơn vị Khoa Đào tạo, bồi dưỡng cụng chức và tại chức là đơn vị trực tiếp quản lý hoạt động bồi dưỡng của Học viện phải tham mưu cho cỏc cấp lónh đạo, cỏc khoa chuyờn mụn, cú phũng ban cú liờn quan những thủ tục cần thiết,
ngắn gọn và tạo điều kiện nhất cú thể mang tớnh nhanh nhạy, linh hoạt bởi tớnh chất cỏc lớp bồi dưỡng là lớp học ngắn ngày.
Thực hiện được đồng bộ và đỳng quy chuẩn cần phải cú những quy chế làm việc và quy chế phối hợp giữa cỏc phõn viện, quy chế phối hợp giữa cỏc phũng ban, khoa chuyờn mụn, thể hiện tớnh chuyờn nghiệp của Học viện Hành chớnh Quốc gia.