3. Yêu cầu của đề tài
3.3.2. Cơ chế hoạt động của VPĐKĐ&N
3.3.2.1. Cơ cấu, tổ chức của VPĐKĐ&N:
VPĐKĐ&N có 1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc và chia 27 cán bộ còn lại thành 7 tổ, mỗi tổ có 1 tổ trưởng. Mỗi tổ phụ trách một số đơn vị cấp xã và được phân công nhiệm vụ cụ thể đến từng người.
- Tổ 1 có 1 Phó Giám đốc và 5 cán bộ, thực hiện nhiệm vụ về đăng ký, cấp giấy chứng nhận tại xã Xuân Đỉnh, Mễ Trì, Đông Ngạc, Tây Tựu, Thượng Cát, Liên Mạc.
- Tổ 2 có 1 tổ trưởng và 5 cán bộ Xuân Phương, Cổ Nhuế, Trung Văn, Thụy Phương, Mỹ Đình, Phú Diễn.
- Tổ 3 có 1 tổ trưởng và 4 cán bộ, thực hiện nhiệm vụ về đăng ký, cấp giấy chứng nhận tại xã Tây Mỗ và chịu trách nhiệm về công nghệ thông tin, bản đồ số; cấp GCN theo Nghị định 61/CP; đất dự án; đấu giá; tái Định cư.
- Tổ 4 có 1 tổ trưởng và 1 cán bộ, thực hiện nhiệm vụ đăng ký, cấp giấy chứng nhận tại Thị trấn Cầu Diễn, xã Minh Khai, xã Đại Mỗ.
- Tổ 5 có 1 tổ trưởng và 5 cán bộ thực hiện các nhiệm vụ về văn phòng, thu phí, tiếp nhận hồ sơ, quản lý, lưu trữ hồ sơ địa chính.
- Tổ 6 có 1 tổ trưởng và 2 cán bộ thực hiện nhiệm vụ đăng ký giao dịch bảo đảm và 1 số nhiệm vụ quản lý hành chính như quản lý hồ sơ viên chức, người lao động, tài chính và tài sản thuộc Văn phòng.
- Tổ 7 có 1 tổ trưởng và 1 cán bộ thực hiện quản lý kho lưu trữ, văn thư và các nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo.
3.3.2.2. Quy trình đăng ký cấp giấy chứng nhận.
- Trách nhiệm của VPĐKĐ&N - cán bộ thụ lý hồ sơ của VPĐKĐ&N (thụ lý hồ sơ không quá 20 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ).
Theo địa bàn được phân công tiếp nhận hồ sơ kê khai đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở của công dân; Kiểm tra tính đầy đủ của các tài liệu trong hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, cán bộ thụ lý lập Biên bản giao
nhận hồ sơ với công dân. Nều hồ sơ không đầy đủ, cán bộ thụ lý yêu cầu công dân bổ sung hồ sơ và chỉnh sửa hồ sơ theo quy định của Pháp luật hiện hành. Đối với trường hợp đủ VPĐKĐ&N điều kiện cấp Giấy chứng nhận, cán bộ thụ lý hồ sơ áp dụng nghĩa vụ tài chính theo các quy định hiện hành của Nhà nước; đối chiếu bản đồ, lập bản thảo Giấy chứng nhận và in vẽ Giấy chứng nhận; chuyển bản thảo Giấy chứng nhận kèm theo bộ hồ sơ kê khai của công dân trình lãnh đạo VPĐKĐ&N phê duyệt, chuyển cán bộ thẩm định hồ sơ của phòng TN&MT.
Đối với trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận, cán bộ thụ lý hồ sơ có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo VPĐKĐ&N, ra thông báo bằng văn bản gửi công dân để bổ sung hồ sơ theo quy định trong thời gian không quá 3 ngày.
- Trách nhiệm của phòng TN&MT - cán bộ thẩm định hồ sơ (5 ngày làm việc)
Kiểm tra tính đầy đủ và tính pháp lý của hồ sơ kê khai đăng ký cấp Giấy chứng nhận của công dân; kiểm tra bản thảo Giấy chứng nhận; kiểm tra quy hoạch và kiểm tra việc áp dụng nghĩa vụ tài chính đối với trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận.
Nếu trường hợp đủ điều kiện cán bộ thẩm định của phòng TN&MT xác nhận vào bản thảo Giấy chứng nhận; lập Tờ trình Lãnh đạo phòng TN&MT xem xét, phê duyệt; dự thảo quyết định cấp Giấy chứng nhận.
Nếu trường hợp không đủ điều kiện, cán bộ thẩm định phòng TN&MT lập thông báo bằng văn bản chuyển đến VPĐKĐ&N để bổ sung hồ sơ hoặc chuyển trả hồ sơ cho công dân.
Lãnh đạo phòng TN&MT: xem xét và phê duyệt bản thảo Giấy chứng nhận đồng thời phê duyệt tờ trình; trình Lãnh đạo UBND huyện phê duyệt quyết định và ký Giấy chứng nhận.
Sau khi Lãnh đạo UBND huyện phê duyệt quyết định cấp Giấy chứng nhận và ký Giấy chứng nhận; cán bộ thẩm định phòng TN&MT vào sổ cấp Giấy chứng nhận (sổ theo dõi cấp Giấy chứng nhận) và chuyển toàn bộ hồ sơ kèm theo Giấy chứng nhận về cán bộ thụ lý của VPĐKĐ&N (sổ giao nhận giấy chứng nhận).
VPĐKĐ&N có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho công dân hoặc thông báo trực tiếp để công dân thực hiện hoàn thành nghĩa vụ tài chính trước khi nhận Giấy chứng nhận theo quy định. Đồng thời chuyển Quyết định cấp Giấy chứng nhận về UBND phường để cập nhật và theo dõi.
Sau khi công dân thực hiện các thủ tục để hoàn thành nghĩa vụ tài chính tại VPĐKĐ&N và tại Kho bạc nhà nước huyện Từ Liêm; cán bộ thụ lý trao bản gốc Giấy chứng nhận cho công dân và chuyển toàn bộ hồ sơ cho cán bộ thẩm định phòng TN&MT lưu.
- Lưu hồ sơ: Tại VPĐKĐ&N lưu bản lưu giấy chứng nhận và các tài liệu giao nhận hồ sơ với công dân, biên bản giao nhận hồ sơ. Tại phòng TN&MT lưu hồ sơ kê khai xin cấp Giấy chứng nhận của công dân, biên bản giao nhận hồ sơ.
3.3.2.3. Quy trình đăng ký biến động
Đến nay, VPĐKĐ&N huyện Từ Liêm đã và đang thực hiện 46 quy trình đăng kí biến động cho 46 loại đăng kí biến động khác nhau như thừa kế toàn bộ quyền sử dụng đất, chuyển nhượng một phần QSDĐ, đăng ký thế chấp QSDĐ, ghi nợ trên giấy chứng nhận v.v…, mỗi quy trình có một đặc thù riêng. Dưới đây là quy trình đăng ký biến động đối với trường hợp chuyển nhượng một phần thửa đất.
Trường hợp chuyển nhượng một phần thửa đất
Bước 1. Trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán bộ thụ lý hồ sơ của VPĐKĐ&N có trách nhiệm thẩm tra hồ sơ, ban hành văn bản gửi phòng Công chứng nhà nước thành phố Hà Nội và Chi cục Thuế huyện Từ Liêm để lập hợp đồng theo quy định;
Bước 2. Trong thời hạn không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hợp đồng chuyển nhượng theo quy định (02 cán bộ) do công dân nộp, VPĐKĐ&N có trách nhiệm kiểm tra, gửi số liệu địa chính đến cơ quan Thuế để xác định nghĩa vụ tài chính;
Bước 3. Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được phiếu chuyển thông tin địa chính do VPĐKĐ&N bàn giao, Chi cục Thuế huyện Từ Liêm có trách nhiệm xác định nghĩa vụ tài chính và hoàn thiện Thông báo nghĩa vụ tài chính, chuyển trả về VPĐKĐ&N để bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả Thông báo nghĩa vụ tài chính cho công dân theo đúng giấy hẹn; Bước 4. Công dân mang theo Thông báo nghĩa vụ tài chính đến Kho bạc Nhà Nước nộp và lấy biên lai nộp tiền nộp lại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính của VPĐKĐ&N, lấy giấy hẹn;
Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận biên lai nộp tiền, VPĐKĐ&N có trách nhiệm chỉnh lý biến động trên Giấy chứng nhận đã cấp, đồng thời thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đối với trường hợp phải cấp mới Giấy chứng nhận, chuyển phòng TN&MT thẩm định.
Bước 5. Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ do VPĐKĐ&N bàn giao, phòng TN&MT có trách nhiệm thẩm định hồ sơ trình UBND huyện cấp Giấy chứng nhận đối với trường hợp phải cấp mới Giấy chứng nhận và luân chuyển lại VPĐKĐ&N huyện.
Bước 6. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ VPĐKĐ&N có trách nhiệm trả Giấy chứng nhận cho chủ sử dụng theo đúng giấy hẹn, yêu cầu công dân ký nhận và nộp lệ phí theo quy định.