Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
2 13 Cơ cấu tổ chức và quản lý
2.2. Quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu của Công ty Cổ phần Sản xuất
tìm ra những giải pháp thích ứng với khó khăn chung của toàn nền kinh t hiện nay để giảm thiểu các chi phí và khơi phục lại sự tăng trưởng của Cơng ty.
2.2. Quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu của Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Lạng Sơn Thương mại Lạng Sơn
Khách hàng của Công ty thường là những doanh nghiệp trong nước có nhu cầu nhập khẩu máy móc, thi t bị để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của họ nhưng chưa có khả năng thực hiện cả một quy trình giao nhận đầy đủ, chuyên nghiệp với chi phí và thời gian hợp lý. Vì th , Cơng ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Lạng Sơn nhập khẩu từ các đối tác nước ngoài và bán buôn lại cho các khách
hàng trong nước rất nhiều mặt hàng máy móc, thi t bị theo nhu cầu của khách hàng, được khách hàng vô cùng tin tưởng sử dụng dịch vụ. Trải qua nhiều năm học hỏi và kinh doanh, Cơng ty đ dần hồn thiện hơn trong các khâu của quy trình thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu, từng bước nâng cao hoạt động kinh doanh.
Sơ đồ 2.2.1. Quy trình thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa
Nhận yêu cầu hỏi hàng, báo giá cho khách hàng trong nước
Lập phương án nhập khẩu và phê duyệt
Đàm phán lập và ký k t Hợp đồng
Thực hiện Hợp đồng nhập khẩu
Nhận phản hồi của khách hàng, phản hồi lại nhà cung cấp
Theo dõi nhà bảo hành, dịch vụ sau bán và theo dõi thanh toán
Thanh lý hợp đồng lưu hồ sơ
Nguồn: Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu, 2021
Bước 1: Nhận yêu cầu hỏi hàng, báo giá cho khách hàng trong nước
Các khách hàng trong nước có nhu cầu tìm ki m và mua mặt hàng máy móc, thi t bị nào đó từ Trung Quốc gửi thơng báo đặt hàng bằng các hình thức fax, e-mail hoặc điện thoại trực ti p tới phịng Kinh doanh – XNK của Cơng ty. Thông tin của khách hàng được trình cho Trưởng phịng xem xét sau đó Trưởng phịng phân công cụ thể cho cán bộ của phòng (NVKD) phụ trách chuyên môn thực hiện các cơng tác nghiệp vụ - tìm hiểu các yêu cầu của khách hàng như: cần mua mặt hàng gì, kích cỡ, số lượng, chủng loại, thời gian giao hàng điều kiện thanh toán,...
hi đ nắm bắt nhu cầu của khách hàng trong nước, n u các nhà cung cấp tại Trung Quốc đ từng giao thương với Công ty không cung cấp sản phẩm mà khách
hàng tìm ki m, NVKD ti n hành tìm ki m các nhà cung cấp mới thơng thường, tự tìm ki m thơng tin về nguồn cung, chất lượng sản phẩm trên các trang website trước. Ngồi ra, thơng qua các mối quan hệ làm ăn lâu dài với các nhà cung cấp trước đó có thể nhờ họ giúp đỡ, tìm ki m nhà cung cấp đáng tin cậy và có thiện chí hợp tác kinh doanh Sau đó NV D chọn ra khoảng 3 nhà cung cấp và ti n hành gửi thư hỏi giá cho họ về giá cả và một số thông tin liên quan. Khi nhận được thư báo giá, NVKD lập bảng đánh giá chấm điểm các nhà cung cấp theo các tiêu chí giá cả, thời gian, chất lượng, thanh tốn, bảo hành, khuy n mại và trình lên Trưởng phịng. NVKD báo cáo lại cho Trưởng phòng chi ti t về yêu cầu của khách hàng trong nước và các điều kiện đáp ứng của nhà cung cấp nước ngoài về tất cả các thông tin như giá cả, chủng loại, thời gian giao hàng, dịch vụ sau bán và yêu cầu dịch vụ sau - mua Trưởng phòng xem xét, ra quy t định xác nhận và lập đơn hàng
Căn cứ vào nhu cầu khách hàng và bảng đánh giá các nhà cung cấp, NVKD lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất đồng thời lập thư báo giá và gửi cho khách hàng để thông báo những thông tin liên quan đ n sản phẩm. Theo dõi các yêu cầu của khách hàng và phản hồi những thông tin cần thi t khi khách hàng u cầu, sau đó báo cáo lại cho Trưởng phịng.
Bước 2: Lập phương án nhập khẩu và phê duyệt
Sau khi có thơng tin chấp nhận giá của khách hàng trong nước và đ lựa chọn được nhà cung cấp nước ngồi căn cứ các thơng tin trên, NVKD lập k hoạch vay vốn và tính lãi suất phải trả (n u cần), kiểm tra biểu thu và tính thu nhập khẩu (n u có), thu VAT và các khoản phí liên quan đ n máy móc, thi t bị cần nhập khẩu sau đó lập Phương án nhập khẩu để trình lên Trưởng phịng Kinh doanh – XNK và phịng K tốn – Tài chính.
L nh đạo các phịng Kinh doanh – XNK, phịng K tốn – Tài chính có trách nhiệm xem xét tính hiệu quả của Phương án nhập khẩu và ký duyệt Sau đó NV D trình lên L nh đạo Cơng ty xem xét giải quy t. Ở bước này n u có sự điều chỉnh hay bổ sung thơng tin gì từ phía L nh đạo các phịng Kinh doanh – XNK, phịng K tốn – Tài chính hay L nh đạo Cơng ty thì phương án được trả lại cho NVKD tính tốn, lựa chọn và lập hoặc sửa Phương án nhập khẩu phù hợp hơn
Bước 3: Đàm phán, lập và ký kết Hợp đồng
Sau khi Phương án nhập khẩu được phê duyệt căn cứ các thông tin liên quan đ n nhà cung cấp và khách hàng, NVKD k t hợp với NVXNK soạn thảo các Hợp đồng kinh t giữa Công ty và khách hàng trong nước, Hợp đồng mua bán ngoại thương giữa Cơng ty và nhà cung cấp nước ngồi, Hợp đồng ủy thác (n u có), sau đó trao đổi và đàm phán với khách hàng và nhà cung cấp qua các phương thức là điện thoại thư thương mại, fax, e-mail hi các bên đ thống nhất về các điều khoản trong Hợp đồng rồi NV D trình lên Trưởng phịng Kinh doanh – XNK, phịng K tốn – Tài chính xem xét, ký nháy, cuối cùng trình lên L nh đạo Cơng ty ký Đối với khách hàng trong nước, Công ty thường hẹn gặp mặt trực ti p để đàm phán và ký k t Hợp đồng kinh t Đối với nhà cung cấp Trung Quốc, rất ít khi Cơng ty đàm phán và ký k t Hợp đồng mua bán ngoại thương trực ti p được, mà chỉ thường giao k t qua các phương tiện như máy fax thư từ và điện tín, trừ những lơ hàng lớn, phức tạp, có giá trị lớn thì chính Giám đốc Cơng ty sẽ đàm phán và ký k t trực ti p với nhà cung cấp Trung Quốc.
Việc lập Hợp đồng mua bán ngoại thương cũng khơng nhất thi t phải do phía Cơng ty thực hiện, mà có thể do nhà cung cấp nước ngồi lập và ký trước sau đó gửi sang bằng fax Trong trường hợp này, Công ty cần kiểm tra kỹ lưỡng các điều khoản xem có đúng với những thỏa thuận khi đàm phán hay khơng n u khơng có sai sót gì thì L nh đạo ký và fax lại cho bên bán. Hợp đồng này được coi là hợp đồng chính thức giữa hai bên, chữ ký và con dấu qua fax có giá trị pháp lý như khi ký k t trực ti p.
Bước 4: Thực hiện Hợp đồng nhập khẩu
Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Lạng Sơn luôn thực hiện từng bước trong quy trình thực hiện hợp đồng một cách chính xác và chuyên nghiệp, hi m khi để ra những sai sót, ln tn thủ đúng với quy định luật pháp của Nhà nước.
Sơ đồ 2.2.2. Quy trình thực hiện Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa
Nhận đặt cọc và đặt cọc, làm thủ tục thanh toán T/T, L/C
Xin giấy phép nhập khẩu
Xác lập, theo dõi giao hàng
Khai và truyền tờ khai Hải quan hàng nhập khẩu
Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu, kiểm tra và nhận hàng
Làm thủ tục nhập kho và ti n hàng giao hàng cho khách hàng trong nước
Nguồn: Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu, 2021 - Nhận đặt cọc và đặt cọc, làm thủ tục thanh toán T/T, L/C:
NVKD yêu cầu khách hàng trong nước ti n hành đặt cọc (n u có) và đồng thời gửi các chứng từ liên quan, yêu cầu phịng K tốn – Tài chính làm các thủ tục đặt cọc mua hàng cho nhà cung cấp Trung Quốc (n u cần).
Các thương vụ của Công ty và các đối tác Trung Quốc chủ y u lựa chọn phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền - T/T Trước thời gian giao hàng, Công ty lập một lệnh chuyển tiền và gửi kèm với một bản sao Hợp đồng mua bán ngoại thương đ n cho ngân hàng, yêu cầu ngân hàng thu hộ bộ chứng từ và thanh toán của nhà cung cấp. Sau khi nhận được các chứng từ liên quan đ n lô hàng từ nhà cung cấp và kiểm tra thấy phù hợp với những điều kiện đ thỏa thuận trong hợp đồng, Công ty sẽ lập thủ tục chuyển tiền gửi ngân hàng phục vụ mình Trường hợp
n u nhà cung cấp yêu cầu thanh tốn bằng thư tín dụng - L/C thì NVKD thơng báo cho phịng K tốn – Tài chính phụ trách làm thủ tục mở L/C tại ngân hàng.
- Xin giấy phép nhập khẩu:
NVXN căn cứ các mặt hàng máy móc, thi t bị nhập khẩu n u là hàng hóa nhập khẩu có điều kiện, thuộc danh mục hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành và nguyên tắc quản lý theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP ngày 15/05/2018 của Chính phủ, phải xin phép nhập khẩu tại các cơ quan ban ngành quản lý thì ti n hành lập hồ sơ gửi đi xin phép
Ngoài ra, trường hợp n u các mặt hàng máy móc, thi t bị thuộc danh mục sản phẩm, hàng hóa phải đăng ký kiểm tra chuyên ngành được quy định và quản lý bởi từng bộ ban ngành, ví dụ như phải kiểm tra về chất lượng thì NVXNK ti n hành lập bộ hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng, gồm: bản đăng ký kiểm tra chất lượng, bản sao chứng chỉ chất lượng có chứng thực, tài liệu kỹ thuật khác liên quan, bản sao hợp đồng mua bán và danh mục hàng hóa kèm theo hợp đồng Cơ quan thẩm quyền xem xét toàn bộ hồ sơ để xem tính hợp lệ của giấy tờ cũng như đơn vị cần kiểm tra hàng hóa. Cùng với đó ti n hành kiểm tra hàng hóa theo các tiêu chuẩn về đánh giá sự phù hợp, nhãn hàng, dấu hợp quy, hợp chuẩn và toàn bộ tài liệu kèm theo hàng hóa đó Lấy mẫu thử nghiệm sản phẩm và ti n hành thử nghiệm để đảm bảo sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn đ công bố, áp dụng hoặc tương đương Ti n hành thơng báo k t quả chính xác cho người nhập khẩu, xác nhận hàng hóa đáp ứng yêu cầu chất lượng để được làm thủ tục nhập khẩu với cơ quan hải quan cho sản phẩm, hàng hóa lưu thơng
- Xác lập, theo dõi giao hàng:
NVXNK lập đơn yêu cầu giao hàng để xác nhận thời gian giao hàng của nhà cung cấp nước ngồi và lập thơng báo thời gian giao hàng cho khách hàng trong nước NVXN thường xuyên theo d i và đơn đốc tình hình nhà cung cấp Trung Quốc chuẩn bị và giao hàng đúng thời gian hai bên thỏa thuận qua fax hoặc gửi e- mail cho họ.
- Khai và truyền tờ khai Hải quan hàng nhập khẩu:
Sơ đồ 2.2.3. Quy trình khai và truyền tờ khai Hải quan hàng nhập khẩu
Nguồn: Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu, 2021
NVXNK ti n hành khai báo thông quan điện tử đối với các lô hàng nhập khẩu tại cửa khẩu Hữu Nghị và các cửa khẩu còn lại trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn ngoại tỉnh. Việc khai báo hoàn toàn được thực hiện qua phần mềm ECUS5 - VNACCS, các thông tin sau:
+ Bởi Công ty chỉ nhập khẩu máy móc, thi t bị bằng đường bộ để kinh doanh bán lại nên Nhóm loại hình là inh doanh đầu tư; M loại hình đều là A11 – Nhập kinh doanh tiêu dùng; Mã hiệu phương thức vận chuyển đều là 4 – Đường bộ (xe tải).
+ Thông tin về Người nhập khẩu và Người xuất khẩu: sẽ khai báo dựa theo thơng tin trên Hóa đơn thương mại.
+ Trong mục Vận đơn trên phần mềm: một điểm đặc biệt của hàng hóa vận chuyển bằng đường bộ là khơng có vận đơn vận tải, vậy nên Số vận đơn trên tờ khai sẽ mặc định hiện một dãy 15 số do cơ quan Hải quan cấp để phục vụ mục đích dễ quản lý. Thông tin về số lượng kiện, tổng trọng lượng hàng khai báo theo Phi u đóng gói hàng hóa Thơng tin về phương tiện vận chuyển cần khai báo là loại phương tiện và biển số xe đăng ký do đối tác Trung Quốc cung cấp thông tin. Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự ki n tương ứng với Cơ quan Hải quan,
Tạo lập tờ khai điện tử
Ti p nhận và xử lý thông
tin Phân luồng
Luồng xanh Luồng vàng Luồng đỏ
Kiểm tra chứng từ
Xác nhận thông quan
Kiểm tra thực t hàng hóa
gồm 4 chữ đầu là M Cơ quan hải quan và 3 chữ sau bất kì, bởi Cơng ty chưa xin mã kho của riêng Công ty nên mượn mã kho của Cơ quan Hải quan để khai báo. Ngày hàng đ n khai báo theo thông tin đối tác cung cấp và Địa điểm x p hàng căn cứ vào Hóa đơn thương mại.
+ Trong mục Thông tin văn bản và giấy phép: n u máy móc, thi t bị nhập khẩu của Công ty thuộc danh mục hàng hóa phải xin phép nhập khẩu hay kiểm tra chuyên ngành thì phải điền M văn bản pháp quy quy định tương ứng và đính kèm Giấy phép yêu cầu.
+ N u máy móc, thi t bị có C/O thì phải ghi chú thơng tin trong mục Thơng tin khác về loại C/O (ln là form E vì nhập khẩu máy móc, thi t bị sản xuất tại Trung Quốc), số tham chi u và ngày phát hành của C/O.
+ Trong mục Hóa đơn thương mại: các thơng tin khai báo theo thơng tin trên Hóa đơn thương mại.
+ Trong mục Danh sách hàng: Vì là loại hình kinh doanh đầu tư nên không cần khai Mã hàng hóa. Tên hàng hóa (mơ tả hàng hóa) là tên của máy móc, thi t bị và một vài thông số của sản phẩm mà Hải quan yêu cầu kê khai bằng ti ng Việt. Mã HS dựa một phần vào hỏi đối tác hoặc C/O (n u có) và tra lại chuẩn xác trong Biểu thu XNK Việt Nam. Số lượng 1 lấy trên Hóa đơn thương mại, Số lượng 2 phải khai theo quy định trên Biểu thu .
Đơn giá và trị giá hóa đơn phải là đồng tiền ghi trên Hóa đơn thương mại. N u máy móc, thi t bị có C/O hợp lệ thì lơ hàng được hưởng thu nhập khẩu ưu đ i đặc biệt khi đó ơ M biểu thu nhập khẩu chọn mã biểu thu ưu đ i tương ứng, với Cơng ty chỉ nhập khẩu máy móc, thi t bị sản xuất tại Trung Quốc, có C/O form E thì tại ơ này chọn B5 trường hợp khơng có C/O, chọn B1. Vì nhập hàng để bán lại nên Công ty vẫn phải nộp thu giá trị gia tăng nên tại ô Mã áp dụng thu suất phải chọn mức thu giá trị gia tăng tương ứng với máy móc, thi t bị tra trong Biểu thu XNK.
Sau khi đ điền đầy đủ thông tin cần khai trên phần mềm và kiểm tra lại cẩn thận, NVXNK ti n hành truyền tờ khai tới Cơ quan Hải quan đăng ký khai báo Cán bộ Hải quan ti p nhận hồ sơ và thông báo k t quả phân luồng qua phần mềm.
- Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu, kiểm tra và nhận hàng:
Tương ứng luồng tờ khai, NVXNK lập bộ hồ sơ nhập khẩu cho lô hàng để chuẩn bị đi làm thủ tục nhận hàng tại chi cục hải quan, bộ hồ sơ bao gồm:
+ Giấy giới thiệu của Cơng ty
+ Hóa đơn thương mại, Phi u đóng gói hàng hóa (bản gốc) + C/O form E, C/Q (bản gốc, n u có)
+ Tờ khai Hải quan
+ Hợp đồng ngoại thương sao y (n u cần) + Hợp đồng ủy thác (n u có)
+ Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc Giấy phép nhập khẩu hoặc Văn bản cho phép nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp