* Mục đích của biện pháp:
- Để có cơ sở pháp lý cho công tác quản lý SV ngoại trú, Bộ GD&ĐT đã ban hành Quy chế ngoại trú HSSV. Tuy nhiên hiện nay, việc bàn hành các quy định để tổ chức thực hiện quản lý công tác SV ngoại trú của Nhà trƣờng chƣa đầy đủ và chƣa tập hợp theo hệ thống các văn bản riêng.
- Văn bản quản lý SV ngoại trú là phƣơng tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động của công tác SV ngoại trú; công bố các chủ trƣơng, chính sách của Nhà nƣớc, của Bộ GD&ĐT và các cơ quan khác để giải quyết các công việc cụ thể liên quan đến SV ngoại trú. Chính vì vậy, việc ban hành các quy định về quản lý SV ngoại trú phù hợp với điều kiện thực tế của Nhà
nhằm tạo hành lang pháp lý cho các tổ chức, đơn vị, cá nhân thực hiện công tác này.
* Nội dung biện pháp và cách thực hiện:
- Ngay từ đầu năm học, Nhà trƣờng tập hợp các văn bản pháp quy của Nhà nƣớc, của Bộ GD&ĐT và các cơ quan khác liên quan đến SV nói chung và SV ngoại trú nói riêng, gồm: Luật Giáo dục, Luật giáo dục đại học, Điều lệ trƣờng đại học, Quy chế HSSV, Quy chế đánh giá kết quả rèn luyện của HSSV, Quy chế ngoại trú của HSSV, Quy chế nội trú của HSSV, các văn bản hƣớng dẫn về chế độ chính sách, học phí, học bổng. Các văn bản này đƣợc đóng quyển và gửi đến SV trong ngày đầu của Tuần Sinh hoạt Công dân HSSV và gửi các đơn vị, cán bộ quản lý có liên quan.
- Căn cứ Quy chế ngoại trú của HSSV, Nhà trƣờng xây dựng Quy định về quản lý sinh viên ngoại trú với các điều khoản quy định về trách nhiệm quản lý công tác SV ngoại trú của Phịng Chính trị - Cơng tác HSSV, các phòng ban chức năng, các khoa đào tạo, cố vấn học tập, Đoàn Thanh niên, Hội Sinh viên; trách nhiệm của SV ngoại trú; các hình thức khen thƣởng, kỷ luật SV ngoại trú.
- Xây dựng Quy định một số nội dung vi phạm và khung xử lý kỷ luật SV ngoại trú (Phụ lục số 5).
- Ban hành Giấy nhận xét của Công an phƣờng đối với SV ngoại trú với các nội dung phù hợp (Phụ lục số 6).
- Hoàn thiện sổ theo dõi quản lý SV ngoại trú, phiếu báo thay đổi địa chỉ tạm trú, các biểu mẫu quản lý SV ngoại trú, mẫu báo cáo công tác SV ngoại trú...
Ngƣời
thực hiện Công việc Cách thực hiện
Chuyên viên
Chuyên viên
Vào đầu mỗi năm học, Phịng Chính trị - Cơng tác HSSV yêu cầu các lớp lập danh sách SV ngoại trú phân theo phƣờng. Phân công 01 chuyên viên trực tiếp hƣớng dẫn các lớp ghi vào sổ SV ngoại trú.
Sau khi đã tiếp nhận đầy đủ thông tin từ các lớp, danh sách đƣợc cập nhật vào phần mềm quản lý sinh viên ngoại trú, sau đó dữ liệu đƣợc chuyển cho Tổ Quản lý SV ngoại trú. Tổ trƣởng Tổ Quản lý SV ngoại trú Định kỳ Tổ Quản lý SV ngoại trú phối hợp với chính quyền địa phƣơng, chủ nhà trọ họp đánh giá đồng thời góp ý nhằm tăng cƣờng cơng tác quản lý SV ngoại trú. Cuối mỗi học kỳ SV ngoại trú nộp lại cho Tổ Quản lý SV ngoại trú giấy nhận xét của công an phƣờng. Đây là căn cứ để Nhà trƣờng đánh giá điểm rèn luyện cho SV.
Chuyên
viên Lƣu vào sổ theo dõi
- Xây dựng quy trình giải quyết một số thủ tục hành chính khác nhƣ: + Quy trình xác nhận đơn đề nghị cấp tiền hỗ trợ miễn, giảm học phí. + Quy trình cấp giấy xác nhận để vay vốn tại Ngân hàng Chính sách xã hội Việt Nam.
Cập nhật vào cơ sở dữ liệu SV ngoại trú Kiểm tra, quản lý Lƣu hồ sơ SV đăng ký ở ngoại trú 1 2 3 4
+ Quy trình xét nghỉ học tạm thời và bảo lƣu kết quả học tập.
+ Quy trình xét tiếp tục học tập khi hết thời hạn nghỉ học tạm thời hoặc đình chỉ học tập.
+ Quy trình chuyển trƣờng, chuyển ngành. + Quy trình giải quyết cho sinh viên thơi học.
* Điều kiện thực hiện biện pháp có hiệu quả:
- Phịng Chính trị - Cơng tác HSSV căn cứ vào các văn bản của Bộ GD&ĐT để tham mƣu soạn dự thảo các quy định và tổ chức lấy ý kiến góp ý của cán bộ quản lý, đại diện giảng viên, cố vấn học tập và SV Nhà trƣờng. Trên cơ sở các ý kiến góp ý, Phịng Chính trị - Cơng tác HSSV bổ sung, điều chỉnh và trình BGH xem xét ký duyệt.
- Sau khi đƣợc BGH phê duyệt, các quy định phải đƣợc nhanh chóng phổ biến, quán triệt đến các đơn vị, cá nhân có liên quan và SV ngoại trú để tổ chức triển khai thực hiện. Hàng năm tiến hành rà soát, bổ sung nội dung của các quy định cho phù hợp với yêu cầu thực tiễn.
- Phịng Chính trị- Cơng tác HSSV phối hợp các phịng, ban chức năng và các khoa đào tạo, cố vấn học tập, lớp SV tổ chức tuyên truyền, phổ biến quy định đến SV và theo dõi thực hiện.
- Thƣờng xuyên cập nhật, bổ sung các văn bản mới của Bộ GD&ĐT để cán bộ quản lý, giảng viên và SV đƣợc tiếp cận một cách dễ dàng, thuận lợi trong việc nghiên cứu các nội dung về công tác SV ngoại trú.